Revision as of 14:31, 20 June 2016

Media Budgetter og Ordrer

Denne manual beskriver hvordan du skaber medieplaner og ordrer i Marathon.

Mediebudgetter

Under mediabudgetter oprettes nye budgetter og skitser, ordrer skabes og bookes direkte til medierne via e-post eller faks. Under startsiden foretages forskellige budgetudskrifter og materialespecifikationer. Udskrift til PDF eller Excel.

Klik på Mediebudgetter på startsiden.

Når man vælger at oprette et nyt budget skal budgethovedet udfyldes. Her angives de generelle oplysninger for budgettet, f eks budgetnavn, aftale og andet.

Efter at basisoplysningerne er blevet udfyldt gemmes budgettet med GEM. Budgettet gemmes og får et budgetnummer. Tilbagestil = Fortryd

Det er muligt at Kopiere et eksisterende budget. Hvornår Kopiér vælges, vil et søgefelt vises, der et budget kan vælges.

Når et budget kopieres, er det nøjagtig alt som er registreret i budgettet, der kopieres.

Det er også mulig at kopiere deler af budget, ved at først vælge budget og siden én eller flere ordrer.

When you click on NEW you are directed to the General tab. Fill in the general plan information here. When you have created a new plan you can either make a draft or create orders.

Ud fra budgetskitsen kan du lave flow charts, detaljerede økonomiske budgetter og Marathonbudgetter. Skitsen henter information fra Mediedatabasen og beregner CTC ifølge kundeaftalen. Dette er en ren skitse, og rører ingen ordinær beordring i systemet.

Det er mulig at lave flere skitser parallelt og bruge som kampagneforslag, og bagefter automatisk forandre skitsen til ordrer på budgettet uden at skulle behøve lave nye. Ordrerne får status ”Planlagte”. Skitsen kan udskrives til PDF og Excel/Regneark.

Sådan laver du en skitse:

Vælg ny budget og indtast kunde og aftale under Mediebudgetter. Klik på fanebladet Skitse.

Klik Ny, angiv navn og eventuel kommentar.

Vælg media og klikk på Mediadatabase. Du får da oplysninger om placering, farve, format, antal indrykninger, mulige indrykningsdatoer og Brutto.

Klik Opdater ordre inde i Mediedatabasen. Oplysningerne importeres til skitsen.

Skriv eventuel forhandlet rabat ind.

• Insertions in TV, radio, search engines, internet and cinema have to be registered manually outside the data base.

Gem

Med skræddersyede udskriftsskabeloner kan du udskrive en detaljeret økonomisk plan.

Under flow chart vises en oversigt over indrykninger pr. dag eller pr. uge (indrykningsdatoer skal være angivne på skitsen). Klik på Til Excel for udskrift.

Når alt er blevet godkendt kan du skabe Marathon- ordrer ud fra skitsen. Klik på Skab ordre. Hvis der allrede eksitserer ordrer på budgettet vises en advarsel.

Registrer ordrer

En ordre opdeles i en række elementer:

Funktioner i ordrefanebladet:

Brug mediedatabasen som støtte ved oprettelsen af nye ordrer. Oplysninger, der hentes fra mediadatabasen, er sektion, placering, enhed, bredde, højde, format og farve.

Se separat beskrivelse af mediedatabasen

Beskrivelse af felterne i ordrehovedet

Indrykninger

Under fanebladet Indrykninger registreres Nye indrykninger, eksisterende Åbnes og der kan lægges Rabat ind på en eller flere indrykninger. Hvornår Mediadatabasen bruges oprettes indrykningerne automatisk og vil være tilgængelige for yderligere bearbejdning.

For at tillægge rabatter, priser og provisioner på flere indrykninger markeres indrykningerne ved at holde Ctrl-knappen nede.

Der findes to yderligere statuser: P – Planlagt og I - Standset.

Under fanebladet Indrykning registreres nye indrykninger ved at vælge Ny. Her angives Indrykningsdato og evt. Udgave på aviser.

På øvrige medier kan man angive fra og med dato og til og med dato som vil fremgå af den grafiske oversigt. Fra og med datoen bliver indrykningsdato.

Fanebladene Øvrigt, Afstemning og Korrigering viser information over annoncekontrol, afstemninger og fordelninger.

Priselement

For at oprette et priselement namuellt, klik Ny. Udfyld information for priselement og klik på Gem. Farvetillæg og andre tillæg registreres på separate priselementer.

Når et priselement skal slettes, åbnes den først hvorefter, der vælges Slet priselement. Hvis det er en hel indrykning, som ønskes slettet vælges Slet indrykningen inde på indrykningen.

Efter afslutning af registrering af priselementer afsluttes med, at vælge Gem på indrykningen.

Fordelning

Du kan fordele budgetter og ordrer. Valget foretages i fanen Fordeling på budgettet. Hvis du vælger Ordre, vil samme faneblad sktiveres i ordrelisten.

Afkryds "Brug fordelingsnøgle ved nye ordrer" hvis du vil, at skabelonen skal foreslås på budgettets nye ordrer.

Du kan lægge til et indrykningsgebyr manuelt, hvis beløbet er andet end det på aftalen. Du kan også justere indryksgebyret manuelt, hvis kunderne i fordelningen normalt har forskellige indrykningsgebyrer.

Du kan også angive referencenummer, overskrifter og ordregebyrer på fordelningen.

Samannoncering

If the media on the order is a combination, a package of several media, the Media combination tab will be activated.

In this tab you can choose which allocation clients that shall be in which media.

Other

This tab shows information about currencies and some other things.

When the order is saved you will return to the media plan where you can continue creating new orders.

Make definitive/Print

You can print out an order after making it definitive.

The column Printed shows the printing status of the order.

If the letters are in red, the orders have not been sent. Open the order and go to the Sending queue tab to find out the reason for not being sent.

You can print out plans, material lists and export plan data to Excel from a media plan.

Print the plan as PDF or send directly by fax or e-mail.

A graphic plan is a printout designed by yourselves that can be printed as PDF or exported to Excel. You can select among other things on plan, client and order. You can also print out several media plans in the same graphic plan. If you have several graphic plans, select the right one in the field Print template.

Select one or several plans that you want to export. Then choose which columns that shall be exported. You can select on order and insertion period and select what column the export should be sorted on.

The export is printed to Excel.

Yo can print a material list for one or several plans. You can also select so that th eprintout only concerns one order, some orders or a certain insertion period.

Sending queue

Orders, plans and invoices that are sent (or faxed) from Marathon go through the Sending queue in System: Sending queue. Here you can see if they have been successfully sent or not.

You can stop a certain document in the queue from being sent by selecting it and clicking on the function Cancel. Click Restart to make a new attempt to send. The function Show shows an image of what has been sent with sender and recipient information.

Queries

In Media: Queries, you can search information with different selections and pressing Search. The program shows a list og insertions and you can deepen into orders and plans.

The Invoices tab shows what you have invoiced the client. Select an invoice and ckilck on Show.

The Media invoices tab shows invoices that you have received from the media. Open an invoice to see how the amounts are allocated concerning gross, discounts, net, commissions and net-net. If you scan media invoices into Marathon you can see acopy by pressing Show. You can also see the invoice amounts in Excel with the Export function.

In the Reconciliation tab you can see what has been invoiced from client versus what the media have been invoicing you. You can choose to see amounts for the insertion or the whole order of the insertion.

Reports

Reports are printed from Media: Reports (see separate manual on building reports). You can make selections just as in Queries; the difference is that each media report is predefined to show certain information.

Select subtotals, for example per order and insertion, client, media, media type, etc.