Revision as of 14:48, 23 August 2016

Fakturering

Faktureringen sker i Classic, 08-70-10.

Olika selekteringar kan göras på införingsdatum, plannummer, kund, kundkategori osv.

Ref-nr saknas = J så faktureras alla planer/ordrar där referensnummer är blankt och där man dessutom på kunden har sagt att det måste anges.

Om Ref. nr saknas = blankt kommer allt ut men endast vid provutskrift.

I Basregister på kunden finns en parameter "Fakturera bara ordrar med ref. nr". När denna är vald måste parametern vara J. Vid felaktig kombination av val kommer följande felmeddelande upp och fakturering tillåts inte.

Allmän fakturatext kan man skriva in inför varje fakturering men om det är en text som skall vara en längre tid kan man lägga in den i 08-70-11.

Kreditera faktura

Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras (vändas) i Classic 08-70-12.

Kreditera införanden

Öppna order och införande. Markera det införande som skall krediteras och använd knappen Kreditera.

Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditförande och får en korrigeringsmärkning. Den innebär att man kan välja att fakturera ut denna kredit separat i den löpande faktureringen

Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.

För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan man undertrycka dessa avgifter.

Undertryck (välj bort) införingsavgift och /eller kapitalkostnad under fliken Övrigt inne på införandet.

Kreditera del av fördelning

Exempel:

Kunden Sas Norge skall krediteras och istället debiteras kunden SAS Sverige.

1. Öppna ordern och markera det införande som skall korrigeras. Använd Kreditera fördelning.

2. Markera den faktura som skall krediteras och tryck OK.

3. Markera införandet som skall debiteras. (ursprungliga införandet, ej krediteringen)

4. Använd Debitera fördelning.

5. Markera den post som skall debiteras på nytt och OK. (SAS Norge-delen)

6. Markera det nya debetinförandet och öppna. Under fliken korrigering skall kund ändras till SAS Sverige och en ev. fakturakommentar kan läggas till.

Spara och 2 nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till SAS Norge och en ny debitering till SAS Sverige.

Vänd del av faktura

I 08-70-14 kan man välja att vända en del av en faktura. Ange fakturanummer och tryck Enter. Här kommer alla införanden upp och genom att markera med * (mellanslagstangenten) väljer man vilka som skall vändas, det vill säga krediteras.

OBS! Dessa krediteringar syns bara i Classic.

Acontofakturering

Det finns två sätt att acontofakturera:

1.Kunden förskottsfaktureras och en kontrollerad avräkning sker.

Initiera ett aconto i Classic 08-70-20. Ange kund, fakturadatum, förfallodatum och välj sedan 3=Ändra avräknas mot. Ange samma kundkod och gör eventuellt en begränsning av vad acontot ska räknas av mot genom att ange period och/eller plan- och ordernummer. Observera att man inte kan räkna av ett aconto mot en annan kund.

Registrera aconto text och belopp i 08-70-21.

Skriv ut acontofakturan i 08-70-23.

När det sedan är dags för avräkning så görs det i 08-70-24. Här anges acontonumret som ska räknas av. Eventuell över-/underskott faktureras ut i form av en debet eller kreditfaktura och acontot töms.

2. Kunden förskottsfaktureras och avräkning sker efterhand som annonser införts och annonskontrolleras.

På avtalet anger man ”Löpande acontoavräkning = J”

Initiera ett aconto i Classic 08-70-20. Ange kund, fakturadatum, förfallodatum och välj sedan 3=Ändra avräknas mot. Ange samma kundkod och gör eventuellt en begränsning av vad acontot ska räknas av mot genom att ange period och/eller plan- och ordernummer. Observera att man inte kan räkna av ett aconto mot en annan kund.

Registrera acontotext och belopp i 08-70-21.

Skriv ut acontofakturan i 08-70-23.

Vid det vanliga faktureringstillfället i 08-70-10 sker en automatisk avräkning av acontot. Den del av acontot som inte blir avräknat sparas till nästa gång något som är kopplat till acontot faktureras.

Att tänka på

Vid fakturering i 08-70-10 på kunder med avtal som säger ”Löpande acontoavräkning” tar systemet det äldsta acontot och börjar med den. Om inget uppfyller villkoret som är satt för det acontot så fortsätter den med nästa aconto.

Ett problem som kan uppstå är om man dels har allmänna aconton (dvs aconton som inte är riktade mot specifika planer/ordrar), dels aconton som är bundna till specifika planer. Systemet tar på de allmänna acontona inte hänsyn till de som är låsta mot en specifik plan utan avräknar mot allt den kan.

Med listan 08-70-26 kan man se vad acontot kommer att avräknas mot som det ser ut just nu. Välj då Detaljer = J.

Avstämning mediadifferenser / Differenshantering

Bortbokningar av differenser görs i Media: Avstämning mediefakturor.

Selektering kan göras på avstämningskoder, ägare, kund, datum eller andra fält. Val som gjorts kan sparas för att slippa ändra varje gång man vill ta ut listan.

Beloppet i listan som visar Diff Net-net stäms av mot medieavräkningskontot. Skall man stämma av avräkningskontot mot differenslistan skall man välja till och med bokföringsdatum, inget annat.

Ställ in kolumnerna så att relevant information syns. Valet av kolumner görs med listknappen […] längst till höger i rubrikraden.

Öppna

Boka bort differenser

Markera en eller flera rader och tryck på Boka bort.

När man gjort detta kan man inte ångra!

Uppdatering till bokföringen görs sedan i Classic 08-80-22.

Verifikationen bokförs direkt i bokföringen på de konton som ligger angivna i medieparametrarna under fliken Avstämning.

Flytta mediefaktura till annan order eller inf. datum.

Med funktionen Byt ordernummer /införingsdatum kan man flytta en felregistrerad mediefaktura.

Markera ordern och klicka på knappen.

Ange mediefakturan (finns att välja i sökboxen) och ange ordernummer + införandedatum dit fakturan skall flyttas.Man kan bara flytta till en existerande order och införingsdatum.

Ange belopp om endast del av fakturan skall flyttas.

Byråavräkning

För de kunder vars avtal säger att reklambyrån ska få del av provision, arvode och avgifter används byrån på kunden för att kunna skapa en byråavräkning. När man skriver ut byråavräkningen skapas en leverantörsfaktura som lägger sig på motsvarande leverantör i leverantörsreskontran och som sedan blir utbetald precis som vilken annan leverantörsfaktura som helst.

Upplägg av byrå sker i Basregister/MED/Kunder/Byråer.

- Then state the agency in the client record in System: Base registers/MED/Clients/Clients, tab Parameters 1.

- In the agreement in System: Base registers/MED/Clients/Agreements, set percentages of insertion fees, agency commissions and capital costs to be forwarded to the agency.

- Print the invoice and the agency settlement in 08-71-10.

Select client and accounting date, or another selection if you for example want to deduct only one certain media on a plan.

You can edit amounts that has yet not been settled in 08-71-20.Select agency and press Enter. Press the F1 -key to edit. This corrects the booking of the client invoice.

Invoice projects together with the media invoice in 08-70-10.

Check the parameter Include invoices made in PRO in System: Base registers/Parameters, tab Invoicing

The media invoice template must be updated such that it fetches information from the Project accounting.

Create an invoice as normally in Project: Adjusting/invoicing and connect it to the media plan in the tab Parameters.

The invoice is printed out in Classic 08-70-10. The bottom part of the invoice shows the project.

Enter media invoices

Register incoming media invoices in Media: Enter media invoices.

Search by order number and/or media, supplier, client or insertion date.

If the media is connected to a supplier in the base registers, it will be fetched from there. If not, fill in supplier info in the Registration part.

If the media has another currency, all amounts shall be entered in it.

You can write the invoice number here or when saving the invoice.

All matching insertions are shown. Select columns wih the > sign furthermost to the right in the heading bar.

If there is discrepancy between insertion and invoice, you can correct it directly on the insertion. Select insertion, open it and write invoice amount in the column This invoice.

In the fields to the left you can add a discount – or surcharge code. The fields will then be open for you to enter amounts.

If you want to send a reclamation (claim) of an erroneous invoice, use the function SAVE AND CLAIM.

The orders will be marked with an X when they are corrected and saved. You can mark an order as correct directly, if you can see that it is OK.

All marked orders will be included in the invoice. If the invoice is OK, save it.

This order gets a temporary order number (900000-series) when the invoice is saved. It can thereafter be changed to a real order number in Reconciliation of media invoices with the function CHANGE ORDER NUMBER/INSERTION DATE.

When you want to continue, click Pending invoices instead of Search and select the invoice from the list shown.

If you have a text that shall be shown automatically, you can write it (or several texts for different types of claims) in System: Base registers/Parameters, tab Claims. Use IMPORT TEXT and select from the list.

Before sending the claim you can check it with the function SHOW. Use SEND to email/fax the claim to the supplier.