Difference between revisions of "Client and Project/nb"

Revision as of 09:53, 10 August 2015

Startsiden

Marathon er oppdelt i Frontoffice og Backoffice. De delsystemer eller underliggende delsystemer som en medarbeider ikke har tilgang til er deaktiverte. Ved å klikke på Kalin Setterberg - logotypen oppe i venstre hjørnet kommer du alltid tilbake til Startsiden.

Tar deg til Startsiden.

Ved å klikke på symbolet, eller ved å bruke Alt - tasten + Piltast ned, kommer du til de funksjoner som du har været inne i og ennå ikke avsluttet. Når du logger av Marathon slettes listen.

Anvendes for å gå fra en funksjon.

Viser hvor i Marathon du befinner deg.

Under tannhjulet finnes følgende valg:

Lengst nede til høyre vises med rød tekst hvis det finnes urapporterte dager i Marathon Tid, fakturaer å attestere eller sendte faks/e-post i Marathons sendekø. Ved å klikke på teksten flyttes du enten till Marathon Tid, Marathon attest eller Sendekøen.

Funksjoner

Høyre museknapp	Bruk i tabeller for f eks direkteutskrift (Ctrl + museklikk på Mac)
Tab/Enter	Hopp til neste objekt/felt
Shift+Tab	Hopp til forrige objekt/felt
Alt + bokstav	F eks for Avbryt, velg Alt+ A
Page Up	Bla opp en side i tabell
Page Down	Bla ned en side i tabell
Ctrl+Page Down	Hopp til neste flik
Ctrl+Page Up	Hopp til forrige flik
Pil ned	Vis valgene du kan gjøre i ulike felter
Søkeliste med tre prikker	Vis valgene du kan gjøre i ulike felter
F1	Åpn søkeliste
F3	Hent den senest lagrete verdien i feltet
Hurtigsøksfelt	Skriv de første bokstavene i feltet for å redusere utvalget. Søking fungerer på flere ulike søketermer.
Hurtigsøk	En hurtigsøk -funksjon som åpner et nytt vindu med alternativ medens du skriver. Denne hurtigsøk innstilles i Innstillinger/Allment, som aktiverer funksjonen i alle felter der den kan brukes.

Tabeller i Marathon

Tabellkolonnene i Marathon kan avpasses; i hvilken rekkefølge de skal være, hvilken bredde de skal ha og hvordan tabellen skal sorteres.

Klikk på ruten med tre prikker oppe til høyre i tabellen og velg Kolonner. Da vises en liste med valgbare kolonner som du kan krysse av eller fjerne kryss fra dersom du ikke vil at de skal være med i tabellen

For å bytte plass på tabellene i listen, dra en kolonne til det andre stedet. Kolonnebredden kan justeres ved å ta i kanten på kolonnen og dra till rett sted

Når du klikker på en kolonnerubrikk, ser du en pil som enten viser nedad – da viser tabellen de laveste tallene øverst, eller oppad da de høyeste vises øverst.

Favoritter i Marathon

Favorittfunksjonen er tilgjenglig i de fleste tabeller i Marathon og betyr at hver bruker selv kan markere favorittene sine. Ved å høyreklikke på tabellen og velge kolonnen Favoritter vises favorittkolonnen. Innstill de forskjellige fargene ved å klikke en eller flere ganger i de hvite sirklene.

Opprett en ny favoritt ved å markere en rad og klikke i favorittkolonnen. Favoritten markeres med en sirkel. For å skifte mellom å kun vise favoritter eller alle rader, klikk i favorittkolonnen sin (tomme) overskriftsfelt. Alle utvalgsparametrer virker parallelt, også hurtigsøk. Man kan f eks altså hurtigsøke blant favorittene sine

Kunde og Prosjekt

I grunnvyen for Kunde og Prosjekt vises til venstre de kunder, som er lagt inn i systemet. Da du markerer en kunde, ser du alle prosjektene til kunden til høyre i bildet, hvis du avkrysser feltet Kunder og Prosjekt,

Dersom du avkrysser feltet Alle prosjekter, vil alle prosjekter vises i samme liste, uansett kunde

Høyreklikk i listen på søkeruten [...] eller klikk med høyre museknapp i listen for å velge kolonner og deretter hvilken informasjon som skal vises i kolonnene. Valgene lagres på brukernavnet ditt.

Kolonner i kundelisten:

Kolonner i prosjektlisten:

For å vise kolonnene i en annnen rekkefølge , kan du dra dem med musepekeren og slippe, der du vill ha kolonnen. Klikk i overskriften på den kolonne som skal styre sorteringen.

Oprettelse av kunder og prosjekter

I kunde- og prosjektlisten kan du opprette nye kunde og prosjekter. Dette forutsatt at økonomiavdelingen har aktivert funksjonen. Det er også de som bestemmer hvilke felter som skall utfylles, derfor kan deres registreringsbilde skille seg fra manualen sine eksempel.

Ny kunde

Klikk på knappen Ny ovenfor kundelisten Angi Kunde-ID og klikk på OK.

• Innenriks Ordinær mva - sats for kunder innen for landet.

• Utenlands Mva - fritt for kunder uten for EU.

Ved å klikke på Kopier fra, kan du hente inn opplysninger fra en allerede registrert kunde. Observer at hvis du har skrevet noen tekst før du kopierer, vil det bli overskrevet med den nye informasjonen.

Nytt prosjekt

Marker kunden og klikk på Ny i prosjektdelen.

Angi prosjektnummer dersom dere bruker manuelle prosjektnummer. Ellers får prosjektet automatisk et nummer når den lagres. Nummerfeltet er i så fall ikke aktivt.

Analysis

This tab shows the current status of the project. You can deepen into any underlined heading.

Click on the column heading to see information of what has been invoiced. The following image will be displayed.

The picture shows the invoices behind the amounts. Click on an invoice to see more information about it. If there is a red sign in the DUE column, the invoice is overdue. Click on the sheet on the right to see the scanned invoice in Pdf format.

General information

This tab shows all project information entered at the time of registration or transferred from the client. If you want to change something, click Edit. The window is the same as when entering a new project. If nothing is registered on the project, you can, if you want, delete it.

Authorisation

This tab tells who the project manager and client manager are. If the project has limited access you can see here which ones of the employees have access.

Price

The price tab contains information of how the project is priced divided into fees, purchases and other.

First Marathon tells if there is a fixed price for fees, purchases and/or other.

Then you can see if there are any exceptions from the ordinary rates. The special prices cannot be changed in this tab (They have to be edited in Back office). ****/*** means that the special pricingconcerns all employees and job codes.

The example above shows that all employees, except Carl Eriksson, cost 1 500 on all codes. Carl Eriksson costs normally 1 200, but on code 010 his rate is 1 000.

If you use pricing per job code, you can’t use special hourly rate. In those cases Marathon says that he price is fetched from the code.

Purchases have defined mark-ups per code for different kinds of purchases. Concerning Other in the example above, Marathon tells that there is a fixed price and that the unit prices are fetched from the codes.

Cost estimate

The tab can be used not only to create estimates, but also for writing quotations.

New estimate

Click New to create a new estimate. The estimate has separate tabs for Fees, Purchases, Other and Text & Currency. There are no specific rules of what it must include, you can choose to budget on optional detail leve

Write headings and texts in Text & currency. If you want some text to be printed out after the estimated values, write it in the field Estimate text After.

Print estimate

When the estimate is saved, you can print it out. There are a few printout selections to do

Fee

The fee tab has two “sub-tabs”; reconciliation and resource planning.The reconciliation module is the same that is shown in Marathon Time. You can follow the employees’reported hours either per project or total.

The resource planning tab shows how the time has been planned in Back office (Projectaccounting/resource planning). You can select a period and sort the list per employee, code or date.

Purchases

Inquiries are found in the PURCHASES tab in Client & Project. Inquiries can be sent to suppliers and later be used as a framework for purchase orders. Purchase orders may be created directly from theinquiry, or from the Purchase order tab.

Create a new inquiry. Click NEW.

Creating a purchase order for a purchase facilitates the work of the accounting department and approvers, as it is possible to match the purchase order with the invoice later.

If the box Only activeis ticked, the list shows only those purchase orders that has not yet beenmatched with an invoice. Select a line and click openin order to see more details about a specific order.

All of the company’s inquiries and purchase orders are shown in Backoffice/Purchase ledger.

Printout

You can print out project status in this tab. Use the search boxes to see all alternatives. Start with PRINTOUT. If you click SAVE SELECTION, your selection will be saved and suggested to you nexttime you are in the program. Note that only imported hours are shown in the printout.

Invoicing

Determine in this tab what to invoice and the appearance of the invoice. There are different ways of prparing an invoice. Here is three methods.

New invoice – only text

Prepare the invoice text in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department, who is using the text that is prepared and the instructions that have been given. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Text

Create text in the Text tab.

The suggestion can be changed. You can add own rows and subtotals and write a new text andamounts. Down right you can see a summary of the amounts and possible pre-invoices waiting for deduction.

New invoice – text and content

Prepare invoice text and content in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Create text by following instructions in the chapter above ( 1. New invoice- only text).

Create content; please request a separate invoicing manual for instructions.

New invoice – collective invoice

Collective invoicing means invoicing several projects for a client on the same invoice. It is requested that:

The projects have the same client code

The projects have the same client number

Collective invoicing is allowed on the projects.

That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.

Open one of the invoices and select Invoice Type Collective Invoice. Go to the tab Collective Invoice and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the Content tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.

Invoice client

If the project has another rinvoicing address than the client, use a invoicing client on it. Fetch invoice client from the tab Parameters.

Notes

You can gather all notes about the project in this tab so that all colleagues can read it and also fill in their notes. A note is automatically marked with name and time.

If you want to write a note, click NEW to open a box, fill in heading and the note - you can also copy from a previous note, then Save.

Documents

Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact Kalin Setterberg for more information.

Project printouts

In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.

Reports

This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.

Select a report and click Printout. A selection window opens.

Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template