Difference between revisions of "Internal invoicing PRO/en"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
Line 1: Line 1:
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
   
−
== Internal invoicing ==
 +
== Internfakturering ==
   
  +
Interna fakturor mellan bolag i samma Marathon-installation kan skickas via E-distributionfunktionen direkt från kundreskontran i det säljande bolaget till ankomstregistreringen i leverantörsreskontran hos det mottagande bolaget. Den inkommande fakturan lägger sig i listan som en "ej kontrollerad” post med fakturan inskannad. Administratören i det mottagande bolaget får en avisering och kan sedan komplettera uppgifterna vad gäller attestör och initiera attestering och bokföring på vanligt sätt.
−
Internal invoices between companies within the same installation can be sent from the invoice distribution function in the sending company and to the preliminary invoice entering list in the receiving company. The incoming invoice is shown as a “not checked” record with the scanned invoice attached. The administrator in the receiving company gets a notification and can then complete the invoice with approver information before proceeding to approval and bookkeeping.
  
   
  +
=== Så här gör du för att komma igång med funktionen ===
−
=== How to get started ===
  
   
−
1. Contact Kalin Setterberg who activates the function.
 +
1. Kontakta Kalin Setterberg för att slå på funktionen i installationen.
   
  +
2. Uppsättning i Basregister:
−
2. Preparations in the Base registers:
  
   
−
a. In the sending company, go to the base registers in {{pth|System|Base registers/PRO/Client/Project}}, tab {{flik|Invoice distribution}}, and select type ”Marathon” on those internal clients, that can be internal invoice recipients.
 +
a) I basregistret för det sändande bolaget i {{pth|System|Basregister/PRO/Kund/Projekt}} under fliken {{flik|E-dokument}}, välj E-fakturamottagare ”Marathon” på de interna kunder/projekt som du vill skicka via E-distribution
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild1.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild1.png}}
   
  +
I {{pth|System|Basregister/KUN/Kunder}} välj Motföretag (Marathonbolag för fakturamottagande bolag)
−
In {{pth|System|Base registers/SL/Clients}} select the receiving company in the field {{fld|Counterpart}}.
  
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild2.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild2.png}}
   
  +
b) I basregistret för det mottagande bolageti {{pth|System|Basregister/LEV/Leverantör}} välj Motföretag (Marathonbolag för fakturasändande bolag)
−
b. In the receiving company, go to {{pth|System|Base registers/PL/Suppliers}} and select the sending company in the field {{fld|Counterpart}}.
  
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild3.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild3.png}}
   
  +
I {{pth|System|Basregister/LEV/Parametrar}} under fliken {{flik|Ankomstregistrering}} ange aviseringsperson ifall den som sköter leverantörsreskontran ska få ett aviseringsmail när en e-faktura läggs till i ankomstregistreringen.
−
In {{pth|System|Base registers/PL/Parameters}}, tab {{flik|Preliminary entering}}. Select the person that will get a notification every time a new e-invoice is added to the preliminary entering.
  
   
−
Activate the parameter {{kryss|Simultaneous users (scanning)}} in order for the invoice import to function.
 +
Ställ in parametern {{kryss|Samtidiga användare}} (skanning), denna måste vara ikryssad för att import av fakturor ska göras.
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild4.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild4.png}}
   
  +
c) I det fall man vill använda E-distribution i kombination med Flerbyrå-funktionen och vill styra konteringen av kostnaden på mottagande bolags sida uppdelat arvode/inköp/övrigt så behöver två tillägg göras i basregistret.
−
c. In case you want to use the Invoice distribution in combination with the Multiagency function and want the receiving company to post the cost divided into fees, purchases and other, there is two additional parameters to activate in the base registers.
  
   
−
In the sending company, go to {{pth|System|Base registers/GENERAL/Company specific registers/Parameters}} under the tab {{flik|Invoice distribution}}, tick the field {{kryss|Subtotals on fees/purchases/other}}.
 +
I sändande bolag {{pth|System|Basregister/ALLMÄNT/Företagsspecifika register/Parametrar}} under fliken {{flik|E-faktura}}, bocka i rutan för {{kryss|Delsummera arvode/inköp/övrigt}}.
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild5.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild5.png}}
   
  +
I mottagande bolag {{pth|System|Basregister/LEV/Parametrar}} under fliken {{flik|Ankomstregistrering}} välj ”konton för e-faktura arvode, inköp och övrigt”.
−
In the receiving company, fill in accounts in {{pth|System|Base registers/PL/Parameters}} tab {{flik|Preliminary entering}} , fields ”account e-invoices fees, purchases and other”.
  
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild6.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild6.png}}
   
  +
3. Skapa fakturorna på vanligt sätt via {{pth|Projekt|Fakturering och justering}} och ta ut som definitiv faktura.
−
3. Create invoices as you normally do in {{pth|Project|Invoicing and adjusting}} and print out as definitive.
  
   
−
4. Go to {{pth|Ekonomi|Fakturadistribution}}.
 +
4. För att skicka den som e-faktura gå till {{pth|Ekonomi|Fakturadistribution}}.
   
  +
Välj period och välj Projektfakturor, Endast e-fakturor och Endast ej skickade, klicka Sök
−
Select period and tick {{kryss|Project invoices}}, {{kryss|Only e-invoices}} and {{kryss|Only not sent}} and click {{btn|Search}}
  
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild7.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild7.png}}
   
  +
Markera fakturan och klicka {{btn|Skicka}} så skickas fakturan till mottagande bolags ankomstregistrering.
−
Select the invoice and click {{btn|Send}}, the invoice will be sent to the receiving company's preliminary entering.
  
   
 
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild8.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-INT-SV-Bild8.png}}
   
  +
5. I mottagande bolags ankomstregistrering visas fakturan i listan som ”Ej kontrollerad”
−
5. The invoice will be marked as “not checked” in the receiving company’s list of preliminary entered invoices
  
   
  +
Ifall Motföretag lagts in korrekt i basregistret kommer fakturan automatiskt knytas till rätt leverantör i reskontran. I annat fall läggs fakturan in i listan för manuell komplettering av den uppgiften. Komplettera fakturan på vanligt sätt för attest och bokföring.
−
If the Counterpart company is correctly in the base registers, the invoice will automatically be connected to a supplier in the purchase ledger. If not, the supplier must be added manually. Complete the invoice as normally by adding approvers and booking it.
  
   
 
[[Category:PRO-INT-SV]]
  
[[Category:PRO-INT-SV]]
 
[[Category:Manuals]]
  
[[Category:Manuals]]
  +
[[Category:Project]]

Revision as of 14:13, 19 July 2017


Internfakturering

Interna fakturor mellan bolag i samma Marathon-installation kan skickas via E-distributionfunktionen direkt från kundreskontran i det säljande bolaget till ankomstregistreringen i leverantörsreskontran hos det mottagande bolaget. Den inkommande fakturan lägger sig i listan som en "ej kontrollerad” post med fakturan inskannad. Administratören i det mottagande bolaget får en avisering och kan sedan komplettera uppgifterna vad gäller attestör och initiera attestering och bokföring på vanligt sätt.

Så här gör du för att komma igång med funktionen

1. Kontakta Kalin Setterberg för att slå på funktionen i installationen.

2. Uppsättning i Basregister:

a) I basregistret för det sändande bolaget i System: Basregister/PRO/Kund/Projekt under fliken E-dokument, välj E-fakturamottagare ”Marathon” på de interna kunder/projekt som du vill skicka via E-distribution

I System: Basregister/KUN/Kunder välj Motföretag (Marathonbolag för fakturamottagande bolag)

b) I basregistret för det mottagande bolageti System: Basregister/LEV/Leverantör välj Motföretag (Marathonbolag för fakturasändande bolag)

I System: Basregister/LEV/Parametrar under fliken Ankomstregistrering ange aviseringsperson ifall den som sköter leverantörsreskontran ska få ett aviseringsmail när en e-faktura läggs till i ankomstregistreringen.

Ställ in parametern "Samtidiga användare" (skanning), denna måste vara ikryssad för att import av fakturor ska göras.

c) I det fall man vill använda E-distribution i kombination med Flerbyrå-funktionen och vill styra konteringen av kostnaden på mottagande bolags sida uppdelat arvode/inköp/övrigt så behöver två tillägg göras i basregistret.

I sändande bolag System: Basregister/ALLMÄNT/Företagsspecifika register/Parametrar under fliken E-faktura, bocka i rutan för "Delsummera arvode/inköp/övrigt".

I mottagande bolag System: Basregister/LEV/Parametrar under fliken Ankomstregistrering välj ”konton för e-faktura arvode, inköp och övrigt”.

3. Skapa fakturorna på vanligt sätt via Projekt: Fakturering och justering och ta ut som definitiv faktura.

4. För att skicka den som e-faktura gå till Ekonomi: Fakturadistribution.

Välj period och välj Projektfakturor, Endast e-fakturor och Endast ej skickade, klicka Sök

Markera fakturan och klicka Skicka så skickas fakturan till mottagande bolags ankomstregistrering.

5. I mottagande bolags ankomstregistrering visas fakturan i listan som ”Ej kontrollerad”

Ifall Motföretag lagts in korrekt i basregistret kommer fakturan automatiskt knytas till rätt leverantör i reskontran. I annat fall läggs fakturan in i listan för manuell komplettering av den uppgiften. Komplettera fakturan på vanligt sätt för attest och bokföring.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Internal_invoicing_PRO/en&oldid=34736"