Difference between revisions of "Invoice scanning/fi"
(Created page with "{|class= mandeflist !Lähetä hyväksyttäväksi |Lähettää ilmoituksen laskun hyväksyjille, että heillä on laskuja hyväksyttävinä |- !Vaihda hyväksyjä |Mahdollisuu...") |
|||
| Line 77: | Line 77: | ||
|Mahdollisuus vaihtaa toimittaja |
|Mahdollisuus vaihtaa toimittaja |
||
|- |
|- |
||
| + | !Mitätöi |
||
| − | ! |
||
| + | |Valittu rivi mitätöidään. |
||
| − | |The selected row will be cancelled. |
||
|- |
|- |
||
| + | !Manuaalinen rekisteröinti |
||
| − | !Manual registration |
||
| + | |Mahdollisuus syöttää lasku järjestelmään manuaalisesti, ilman Kalin Setterbergin tulkintapalvelua. |
||
| − | |Possibility to enter an invoice manually, without Kalin Setterberg's interpretation. |
||
|- |
|- |
||
| + | !Ilmoitus |
||
| − | !Message |
||
| − | | |
+ | |Voit kirjoittaa ilmoituksen suoraan riville ja myös lukea aikaisempia ilmoituksia laskusta. The message can also be sent as a notification to your colleagues. |
|- |
|- |
||
| + | !Medialasku |
||
| − | !Media invoice |
||
| + | |Lasku siirtyy medialaskuksi ja lähetetään tulkittavaksi mediapuolelle. |
||
| − | |The invoice is transformed to a media invoice and will be sent for interpretation in the media system. |
||
|} |
|} |
||
Revision as of 15:43, 5 August 2019
Contents
Tee näin
Skannaustoiminto löytyy ohjelmassa Taloushallinto: Ostolaskut. Jos rekisteröit laskun tiedot itse, käytä toimintoa Manuaalinen rekisteröinti. Laskuja voi lähettää tulkittavaksi kolmella eri tavalla.
Yksi tapa on lähettää laskut sähköpostitse eri osoitteilla kullekin yritykselle. Ota yhteytt Kalin Setterbergii saadaksesi osoitteen. Tämä on helpoin ja suositeltu tapa lähettää laskut.
Sähköpostiviestissä olevat laskut on oltava PDF-muodossa. Niiden resoluutio on oltava vähintään 300 dpi. Kussakin sähköpostiviestissä saa olla vain yksi PDF liitteenä. Jos liitteessä on monta laskua, ne on jaettava yksittäisiin tiedostoihin. Yhdessä viestissä voi lähettää useita tiedostoja, mutta tärkeää on, ettei viestissä ole mitään linkkejä, logoa tai sähköpostin allekirjoitusta.
Prosessi on täysin automatisoitu. Sähköpostit, joissa on poikkeuksia, jäävät manuaaliseen tarkistukseen, mikä pidentää niiden käsittelyaikaa.
Laskut voi myös ladata suoraan Marathoniin toiminnoilla Skannaus tai Suoratuonti
Skannaus:
Valitse Skannaus, sen jälkeen Hae. Valitse laskut, jotka haluat tuoda.
Tuodut laskut näkyvät vasemmalla puolella, joka sivu on yksi kuva. Rastita ruudut kuvan vierellä lähettääksesi ne tulkittavaksi. Rastituksen jälkeen ne saavat myös numerot.
Laskut voi sen jälkeen lähettää erillisinä laskuina tai monisivuisena laskuna. Painikkella Tallenna lasku lähtee monisivuisena jossa numero inikoi sivujen lukumäärää ja Tallenna erillisetlähettää laskut erillisinä laskuina.
Suoratuonti:
Valitse Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulittavaksi ja paina OK.
Status:
Saapumisrekisteröintivälilehdellä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan.
Kustakin lähetetystä laskusta tulee erä saapumisrekisteröintiin. Niiden statukseksi tulee "Lähetetty + päivän päiväys". Kun lasku palautetaan tulkinnan jälkeen, statuskenttä jää tyhjäksi ja lasku on valmiina jatkokäsittelyyn.
OK-sarake:
Sarake näyttää eri tarkistuksia, esim. toimittajarekisterin kanssa. Tarkistukset ovat:
1. Tarkistus, että toimittaja on rekisterissä
2. Tarkistaa jos laskun voi kohdistaa useaan eri toimittajaan
3. Tarkistaa, että hyväksyjä löytyy.
4. Tarkistaa, ettei samalla laskunumerolla olevaa laskua löydy ennestään.
5. Tarkistaa, ettei ulkomaalaisella toimittajalla ole VAT-numeroa
6. OK (Jos OK, lasku on valmis lähetettäväksi hyväksyjille)
Muut toiminnot
| Lähetä hyväksyttäväksi | Lähettää ilmoituksen laskun hyväksyjille, että heillä on laskuja hyväksyttävinä |
|---|---|
| Vaihda hyväksyjä | Mahdollisuus vaihtaa hyväksyjä |
| Vaihda toimittaja | Mahdollisuus vaihtaa toimittaja |
| Mitätöi | Valittu rivi mitätöidään. |
| Manuaalinen rekisteröinti | Mahdollisuus syöttää lasku järjestelmään manuaalisesti, ilman Kalin Setterbergin tulkintapalvelua. |
| Ilmoitus | Voit kirjoittaa ilmoituksen suoraan riville ja myös lukea aikaisempia ilmoituksia laskusta. The message can also be sent as a notification to your colleagues. |
| Medialasku | Lasku siirtyy medialaskuksi ja lähetetään tulkittavaksi mediapuolelle. |
Tab Errors/reminders
This tab informs of possible reminders and invoices with errors. Reminders have status Reminder whereas other erroneous invoices have status Rejected.
Other functions:
| Show | Shows the reminder/rejected invoice in pdf format |
|---|---|
| Confirm | Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. If you remove the check from ”Only active”, you will see all confirmed invoices. |
| Message | Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it. |
