Revision as of 15:50, 4 December 2019

Anleggsregister i Marathon

Anleggsregistret er en separat modul i Marathon for håndtering av selskapet sine inventarer. Den er integrert med bokføringen; inventarerna registreres enten som leverandørsfakturaer eller som manuelle bilag og avskrivninger og avhendinger konteres på de kontoer som er oppgitte på forskjellige inventarsorter.

Innstillinger og grunnregister

Det finnes visse innstillinger som rører funksjonene i anleggsregistret.

Integrasjon på konto

Anskaffelseskontoerne måtte ha integrasjon til anleggsregistret for at inventarer fra bokføring og leverandørsfakturaer skulle registreres. Innstillingen ligger på kontoen i Grunnregister: BOK/Kontoer. Velg INV i integrasjonsfeltet.

Inventarsorter

Alle inventarer i Marathon må tilhøre en inventarsort. Inventarsorten styr konteringene ved avskrivning og foreslår antall avskrivningsmåneder. det er også en måte for p kategorisere inventarer. Inventarsortene registreres i Grunnregister: INV/Inventarsorter.

Vi foreslår at dere bruker flere separate kontoer for hver inventarsort og konteringssort.

Plasseringskoder

Plaseringskoder kan brukes for å kople inventarer til forkjellige avdelinger, f eks kontor eller etasjer. Plasseringskoder registreres i System: Grunnregister/INV/ Plasseringskoder och krever kun en kode og ett navn.

Parametrer

Parametre som påvirker anleggsregistret finnes i System: Grunnregister/INV/ Parametrer. Generell inventartype må angis dersom en eller flere inventarnummer vil bruke en sentral nummerserie. Alle inventartyper med 0 i Neste inventarnummer bruker den sentrale nummerserien. Det er den nummerserie på inventarsort som brukes som er registrert her.

Parametrene Kontering av avskrivninger i BOK og Kontering av avhendinger i BOK styr hvis avskrivninger og avhendinger vil konteres automatisk i bokføringen. Dersom det ikke er avkrysset, må man booke manuelt for at anleggsregister og bokføring skulle stemme.

Registrer inventarer

Inventarer kan registreres i tre ulike program.

Via leverandørsreskontroen

Dersom inventaret kommer fra en leverandørsfaktura kan du registrera den da du registrear leverandørsfakturaen. Angi anskaffelseskonto for inventaret. Hvis kun en inventarsort er integrert med kontoen, vil den bli foreslått i feltet Inventarsort. Hvis det er flere sorter som er integrerte med kontoen, må du skrive in kontoen manuelt.

Via bokføringsbilag

Angi anskaffelseskonto for inventaret. Fliken INV skapes. I fliken, angi Inventarsort, Beløp og Navn. Gå tilbake til fliken BOK og gjør ferdig konteringen før du lagrer bilaget.

Via manuell registrering

Det er mulig å registrere inventarer direkte i anleggsregistret. En manuell registrering måtte også bokføres manuelt for at delsystemen skulle overensstemme. Den manuelle registerringen gjøres i Økonomi: Inventarer, ved å klikke på NY.

Kompletter inventarer

Inventarer som er blitt registrerte i systemet via leverandørsfaktura eller bilag må kompleteres i Økonomi: Inventarer,flik Avskrivning Avkryss feltet Kun ikke kompletterte for å se listen på inventarer som trenger komplettering

Open the asset and state at least First depreciation period. You can also write in other completing information such as Serial number, Placement and Comment.

Depreciation of assets

Depreciations are done in Accounting: Assets, tab Depreciation. Write To period for the depreciation and accounting date. You can choose to only depreciate a certain type of asset. If you leave the field empty, all asset types will be included. You can start with making a test print to get a list of what the depreciation includes and how the postings will be. When you have checked that it looks correct, remove the tick from Test print and then print.

Disposal

To dispose an asset, go to Accounting: Assets, tab Assets. Select the asset and press Sell. Choose the code that correlates to type of disposal and accounting date. If the disposal is due to sales, enter also Sales price. The posting for the disposal is suggested based on the remaining amount on the asset, possible sales price and the accounts you have set on the asset type. The posting can be corrected manually. When the posting is ready, press Start.

Split asset

If you want to split one asset into many assets; select it in Accounting: Assets, and press Split. In the table, register name, placement and acquisition price, one row per asset. All assets that are created by a split get the same main number but separate subnumbers. For example, asset COMP-1-1 that gets split to two gets numbers COMP-1-1 and COMP-1-2.

Change asset number

If you have an asset that for some reason has ended up in wrong asset type or gotten a wrong number, you can correct it in Accounting: Assets, tab Assets. Select the asset and press Change number and write the number the asset shall be moved to. Note that the bookkeeping must be manually corrected in order for the subsystems to agree.

Edit depreciation plan

The assets are depreciated with a flat depreciation plan, Acquisition price/Number of depreciation months. An asset for 60 000 SEK that shall be depreciated in 60 months is thus depreciated with 1000 SEK per month. There are two ways of changing the depreciation plan.

1.Edit depreciation plan (only correcting future depreciations)

If you want to change the depreciation pace of an asset’s remaining amount, open the asset in Accounting: Assets, tab Assets, tab Depreciation plan. State correction month in the field From period. The column To period is normally left blank; the new plan concerns hence all future depreciations. The new depreciation plan is valid from and including the month stated in the From period field. Already performed depreciations are not affected. Example: Acquisition price 60 000 SEK. First depreciation period 01-2019. Months to depreciate = 60. Performed depreciations as of 12-2019. New depreciation plan from period 01-2020 and forward with depreciation months = 12. During 2019 12 depreciations have been made with 1 000 SEK /month. Remaining amount after 2019 = 48 000 SEK. Depreciations 01-2020 and forward will be 5 000 SEK (60 000 SEK / 12).

2.Edit months (correction retrospectively)

If the asset’s depreciation plan is erroneous and you want to correct also already performed depreciations, you can change months directly on the asset Accounting: Assetst, tab Assets, tab Asset. The next depreciation will correct previous depreciations based on the new number of months. Example: Acquisition price 60 000 SEK. First depreciation period 01-2019. Months to depreciate = 60. Performed depreciations to 12–2019. Change in field Months to depreciate on the asset = 24, which means monthly depreciation of 2 500 SEK. During 2019 there has been 12 depreciations of 1 000 SEK/month = 12 000 SEK. In 01–2020, 20 500 SEK is depreciated. 2 500 SEK for 01-2020 and 18 000 SEK that corrects the previous depreciations for 2019 (60 000 / 24 * 12 - 12 000).

Reports

Inventory ledger reports is found in Accounting: Reports, tab Inventory ledger. The report List depreciations is a standard report that lists assets selected on depreciation period, accounting date and asset type. The report Reports is used for printing reports with tailor-made column templates.

[Category: Accounting] [Category: ACC-INV-EN] [Category: Manuals]