Revision as of 14:24, 7 July 2020

Registrering och attest av leverantörsfakturor

Denna manual beskriver hantering av inkommande leverantörsfakturor i Marathon

Allmänt

I Ekonomi: Leverantörsfakturor, flik Ankomstregistrering registreras leverantörsfakturor då Marathons attestfunktion används. Programmet består av flikarna: Förfrågningar, rekvisitioner, Ankomstregistrering, Attestbevakning, Bokförda fakturor, Fel/Påminnelser samt Frågor.

Preliminary entering - scanning

Start with scanning or importing the invoice documents in Accounting: Suppliers’ invoices, tab Preliminary entering. Press Scanning. It you are using Kalin Setterberg’s invoice interpretation service, the invoices are automatically entered with supplier, invoice number, invoice- and due dates and amount. If you are scanning the invoices, put them in the scanner and press Scan. If the scanner is not connected to Marathon you can use another unit for scanning them to your computer or- if they already exist digitally, press Import. A dialogue box opens, from which you can fetch a pdf file with one or several invoices. You can also use drag and drop to get a pdf into Marathon.

Efter att ha importerat PDF:en visas sidorna som miniatyrer till vänster i bild. Kontrollera kvaliteten på den skannade fakturan genom att klicka på miniatyren som kommer upp till vänster i bild. Markera fakturan genom att bocka i rutan vid miniatyren och Spara. Om fakturan innehåller flera sidor så bockas sidorna för i tur och ordning och sparas tillsammans. Klicka på knappen Spara separata om det finns många fakturor på endast en sida. Märk originalfakturan med AT-numret som visas vid Nästa AT-nr. En inskannad faktura kan raderas genom att markera den och trycka på Radera. Med knappen Välj alla markeras alla inskannade dokument. Knappen Ångra lägger tillbaka inskannade och sparade, men ej registrerade fakturor.

Ankomstregistrering

Välj Ny i ankomstregistreringen. Systemet föreslår automatiskt nästa ankomstnummer, men det går att fylla i ett annat nummer. Ankomstnummer är det nummer fakturan blev tilldelad vid skanningen och är kopplat till det inskannade dokumentet. Titta på den inskannade fakturan i fliken Inskannat dokument och jämför med originalet så att allt överensstämmer. Fyll i uppgifter om leverantör, fakturanummer, datum och fakturabelopp inklusive moms. (Momsbeloppet kan räknas ut automatiskt med eller utan decimaler genom en parameterinställning i System: Basregister/Lev/Parametrar fliken Fakturor vid fältet Uträkning av momsbelopp.) Välj en eller flera attestörer och spara, eller gå vidare till Kontering.

Kontering

Fakturan kan redan nu konteras i fliken Kontering.

Kontering av projektinköp görs i den övre tabellen. Vid kontering av projektinköp fylls inget konto i eftersom det redan är förinställt i parametrarna. Ange eventuellt rekvisition om detta används, varpå resterande uppgifter om kund, projekt, inköpskod och inpris automatiskt fylls på. I annat fall fyll i dessa uppgifter, inpriset hämtas då från registreringen av fakturan. Pålägget på inpriset hämtas från inköpskoden i System: Basregister/Pro/Kostnadskoder Inköp (och i vissa fall från projektet), och utpriset räknas automatiskt ut. Systemet kan ställas in så att det föreslagna pålägget inte kan ändras. Inställningen görs i System: Basregister/Pro/Parametrar fliken Inköp och Övrigt vid kryssrutan Ändra inköpspålägg. I fliken Justering finns ytterligare en parameter som påverkar hur ändringar av påslag och utpris ska hanteras. Den heter "Avvikande inköpsbrutto som justering", och med den aktiverad blir mellanskillnaden mellan det föreslagna utpriset och det nya utpriset en justering. Vid kontering av omkostnader ska kontot anges i den nedre tabellen. Kostnadsställe och kostnadsbärare kan anges men endast om kontot i kontoplanen tillåter det. Om kostnaden ska periodiseras anges endast kostnadskontot och period från och period till. Balanskontot för periodiseringar hämtas från parametrarna. Konteringen för projektinköp eller omkostnader kan även göras i fakturavalutan i fältet Belopp fakturavaluta. Detta underlättar uppdelningen av utländska fakturor på flera olika projekt eller konton. Med Hämta mall kan Konteringsmallar skapade i System: Basregister/Lev/Konteringsmallar användas, se beskrivning under Skapa konteringsmall. Då alla skannade fakturor är ankomstregistrerade skickas de till attestörerna genom knappen Maila i Ekonomi: Leverantörfakturor fliken Attesbevakning. Mailet skickas till alla attestörer på oattesterade fakturor som inte redan fått mejl om respektive faktura. Även om attestören inte mailas finns fakturorna i Ekonomi: Attest hos respektive person.

Skapa konteringsmall Konteringsmallar skapas i System: Basregister/Lev/Konteringsmallar. Tryck på Ny, och namnge mallen. Fyll i konto och eventuellt kostnad. Ange antingen en procentuell del av ett belopp, eller ett belopp i SEK. Om en procentuell del anges frågar systemet efter totalbeloppet när mallen används, och räknar ut andelen med hjälp av procentsatsen.

Automatkontering

En automatkontering kan registreras i en verifikationsmall i Basregister/Bok/Verifikationsmallar. Då triggas en automatkontering när man bokför på baskontot, tex 7410. Man ser dock konteringen först i bokföringen och inte på skärmen när man registrerar fakturan.

Attest

I Ekonomi: Attest kan attestören öppna fakturorna för att attestera och kontera dem.

Med Visa faktura kan fakturadokumentet visas. Med Direktattest kan fakturan attesteras utan att den öppnas, detta är dock behörighetsstyrt. Välj att visa

Markera en faktura och tryck på Öppna.

Om fakturan redan är konterad i förväg visas det med en eller flera rader i rutan längst ned till vänster. Typ Pro är projektinköp och typ Omk är omkostnader. I rutan Fakturabelopp visas en sammanfattning av fakturan med fakturabelopp, vad som är konterat och hur mycket som är kvar att kontera. Information om övriga fakturauppgifter finns under knappen Fakturauppgifter, samt i det inskannade fakturadokumentet som syns i bild. Hela dokumentet kan tas fram med hjälp av knappen Visa faktura. IAnteckningar visas alla anteckningar gjorda kring fakturan, och här kan fler anteckningar läggas till. För att kontera ett projektinköp väljs Ny rad projekt. Ange eventuellt rekvisition om detta används, varpå resterande uppgifter om kund, projekt, inköpskod och inpris automatiskt fylls på. I annat fall fyll i dessa uppgifter, inpriset hämtas då från registreringen av fakturan. Pålägget på inpriset hämtas från inköpskoden i Basregister/Pro/Kostnadskoder Inköp (och i vissa fall från projektet), och utpriset räknas automatiskt ut. Beloppet kan även anges i fakturavalutan, vilket underlättar om en utländsk faktura ska fördelas på flera projekt. Systemet kan ställas in så att det föreslagna pålägget inte kan ändras. Inställningen görs i Basregister/Pro/Parametrar fliken Inköp och Övrigt vid kryssrutan Ändra inköpspålägg. I fliken Justering finns ytterligare en parameter som påverkar hur ändringar av påslag och utpris ska hanteras. Den heter Avvikande inköpsbrutto som justering, och med den aktiverad blir mellanskillnaden mellan det föreslagna utpriset och det nya utpriset en justering. För att kontera en omkostnadsfaktura väljs Ny rad omk. Ange konto och eventuellt kostnadsställe och kostnadsbärare om kontot tillåter det. Om kostnaden ska periodiseras anges endast kostnadskontot och period från och period till. Balanskontot för periodiseringar hämtas från parametrarna. För att attestera väljs Attest och därefter kan man välja förattest, slutattest, betala ej eller endast del av beloppet. Komplettera eventuellt med en kommentar och tryck på Spara attest. Men knappen Ny attestör läggs en till attestör till fakturan. Spara hela faktura med knappen Spara.

Attestbevakning

Modulen används endast av ekonomipersonal. Här visas alla fakturor som är ankomstregistrerade men inte bokförda. Välj:

För att se detaljer kring kontering kan muspekaren föras över fältet Kontering Omk/Pro. För att se hur stort belopp attestören har attesterat eller om en kommentar lämnats, kan muspekaren placeras över medarbetarkoden. Om en slutattest eller en kontering är i parentes och skriven i röd text är det en indikering om att hela beloppet inte är konterat eller att attestören har lämnat en kommentar. Efter att projektrelaterade fakturor bokförts måste dessa uppdateras till projektredovisningen i Projekt: Registrering, korrigering och uppdatering fliken inköp. Automatisk uppdatering av inköp kan också slås på i System: Basregister/Pro/Parametrar fliken Inköp och övrigt. Observera att inköp som redan ligger ouppdaterade när parametern slås på måste uppdateras manuellt.

Bokförda fakturor

I fliken Bokförda fakturor visas de bokförda fakturorna. Här visas även när attesteringen är gjord och av vem, samt vilken typ av attest i kolumnerna Slutattest och Förattest. Markera fakturan och tryck på Öppna, så visas samma bild av fakturan och dess uppgifter som i attesteringen. Här kan även anteckningarna läsas i efterhand.

Vänd felaktig faktura

Med knappen Vänd kan en faktura vändas. Markera en faktura i listan och tryck Vänd. Två val för vändningen visas:

1. 1 Ändra attestör. Attestörer föreslås vara samma som på faktura du vänder men kan ändras.
2. 2 Skapa även en ny debetfaktura.

Om du väljer att skapa en ny debetfaktura kommer vändningen att resultera i två nya fakturor, en kredit av fakturan som vänds och en ny debetfaktura som är identisk med fakturan som vänds.

Fakturorna som skapas i och med vändningen hamnar i Attestbevakningen. Alla fakturauppgifter inklusive kontering är kopierade från ursprungsfakturan (men med motsatt tecken för den vända fakturan). fakturorna kan nu bokföras direkt eller korrigeras eller attesteras innan de bokförs.