Difference between revisions of "Media accounting/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "=Fakturering=")
 
(214 intermediate revisions by 3 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
   
 
=Fakturering=
  
=Fakturering=
   
  +
All fakturering sker under MEDIA/FAKTURERING, även a-conto-fakturering och avräkningar.
−
Invoicing is made in Classic, 08-70-10.
  
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild1.png}}
   
  +
Olika selekteringar kan göras på införingsdatum, plannummer, kund, kundkategori osv. Även fakturering per kampanj om detta används.
−
Selection is possible on insertion date, plan numbers, clients, client categories, etc.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild2.png}}
−
{| class=mandeflist
  
−
!Current invoicing
  
−
|If blank, everything is shown regardless of the agreement's settings. If you only wish to invoice agreements with current invoicing, write Y.
  
−
|-
  
−
!Unchecked also
  
−
|Y= also not ad-checked insertions are shown, provided that plan or order number has been stated.
  
−
|-
  
−
!No ref number
  
−
|N= orders with reference number will be invoiced – if the parameter on the client ”Invoice only orders with reference number” is checked.
  
−
|}
  
   
  +
Fakturerar man en specifik medietyp eller kund kontinuerligt kan man spara urvalet och då inte behöva ange ny selektering varje gång. Valen finns bakom den blå pilen.
−
Y= all plans/orders with blank reference number even if set to be mandatory will be invoiced.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild3.png}}
−
Blank= Everything is shown but only in test print.
  
−  
−
If the parameter ”Invoice only orders with reference number” in the client records is checked, this field must have Y.
 
−
If you enter an erroneous combination, the system shows an error message and you cannot continue invoicing.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Löpande fakturering
−
!Debit/credit
  
  +
|Om man sätter blankt kommer allt ut oavsett om avtalet har "Löpande fakturering"eller ej. Vill man bara fakturera ut de planer/ordrar som enligt avtal har "löpandefakturering skall valet vara Ja.
−
|0 = everything is invoiced.1 = only debit invoices. 2 = only credit invoices. S = debit- and credit invoices on separate invoices.
  
 
|-
  
|-
  +
!Även ej kontrollerade
−
!Corrections
  
  +
|Sätter man Ja kommer införande med även om de inte är annonskontrollerade under förutsättning att man anger plan eller ordernummer.
−
|Marked invoices (x) can be invoiced separately. J = include corrections N = do not include corrections S = invoice ordinary and corrections an separate invoices
  
 
|-
  
|-
  +
!Ref-nr saknas
−
!Force one inv/client
  
  +
|Om Nej så faktureras ordrar där ett referensnummer ligger inlagt - då parametern på kunden "Fakturera bara ordrar med ref. nr" är ikryssad.
−
|Y= overrules client'minimum billable amount.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Om Ja, faktureras alla planer/ordrar där referensnummer är blankt och där man dessutom på kunden har sagt att det måste anges.
−
If there is something that you want to write on the invoices , use General invoice text. Text that shall remain for a longer period shall be written in 08-70-11.
  
  +
Om Referensnummer saknas = blankt kommer allt ut men endast vid provutskrift.
   
  +
I Basregister på kunden finns en parameter "Fakturera bara ordrar med ref. nr". När denna är vald måste parametern vara J. Vid felaktig kombination av val kommer ett felmeddelande upp och fakturering tillåts inte.
−
== Credit/Reverse an invoice ==
  
−  
−
If a whole invoice is erroneous, you can credit it in Classic 08-70-12.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild2.png}}
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Debet/kredit
−
!Block insertions
  
  +
|Blank= allt faktureras ut. Debet = bara debetfakturor skrivs ut. Kredit = endast kreditfakturor skrivs ut.Separat = debet-och kreditposter faktureras ut på separata fakturor.
−
|All insertions will be blocked from invoicing when the invoice is credited. N= the insertions become definite and can be corrected and re-invoiced.
  
  +
|-
  +
!Korrigeringar
  +
|Införanden som markerats med korrigering (x) kan faktureras ut separat. Ja = tag med korrigeringar.|Nej = tag inte med korrigeringar. Separat = fakturera ordinarie fakturering och korrigeringar på separata fakturor.
 
|-
  
|-
  +
!Tvinga fram en faktura/kund
−
!Mail clients with …
  
  +
|Genom att markera överstyr man kundens minibelopp för faktura.
−
|Obsolete function. Use Invoice distribution in Accounting: Invoice distribution.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Allmän fakturatext kan man skriva in inför varje fakturering.
−
== Credit/Reverse insertions==
  
   
  +
== Kreditera faktura ==
−
Open order and insertion. Select the insertion to be credited, use the function CREDIT.
  
   
  +
Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras under fliken Vändning.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild3.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild4.png}}
−
The insertion is reversed, i.e. shown as a credit insertion and marked with a correction mark. This means that you can invoice this credit separately in the current invoicing.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild11.png}}
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Stoppa inf. för fakt.
−
This crediting means that the whole insertion, inclusive of possible fees and capital costs will be credited.
  
  +
|innebär att vid vändning av fakturan så stoppas alla införande för fakturering. Om okryssad blir införandena definitiva och kan korrigeras samt faktureras igen.
−
|
  
  +
|-
  +
!Maila kunder med mailadress för fakturor
  +
|Fungerar ej. För att mejla fakturor gå till {{pth|Ekonomi|Fakturadistribution}} (se separat manual).
 
|}
  
|}
   
  +
== Kreditera införande ==
−
If you want to credit an insertion without including fees and capital costs, you can exclude them.
  
   
  +
Öppna order och införande. Markera det införande som skall krediteras och använd knappen Kreditera.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild12.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild5.png}}
−
Exclude insertion fee and capital cost in the insertion, under the tab Other.
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild6.png}}
   
−
== Credit/Reverse part of allocation ==
  
   
  +
Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditförande och får en korrigeringsmärkning. Den innebär att man kan välja att fakturera ut denna kredit separat i den löpande faktureringen.
−
{| class=mandeflist
  
  +
Välj om referens till tidigare fakturanummer skall läggas till som kommentar.
−
!Example:
  
−
|
  
−
|}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild7.png}}
−
The client SAS Norway shall be credited and instead SAS Sweden shall be debited.
  
   
  +
Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.
−
1. Open the order and select the insertion that shall be corrected. Use CREDIT ALLOCATION.
  
   
  +
För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan man ''undertrycka'' dessa avgifter.
−
2. Select the invoice to be credited, press OK.
  
   
−
3. Select the insertion to be debited (the original insertion, not the credit).
  
   
  +
Undertryck (välj bort) införingsavgift och /eller kapitalkostnad under fliken Övrigt inne på införandet.
−
4. Use DEBIT ALLOCATION.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild8.png}}
−
5. Select the post that shall be debited again and press OK.
  
   
  +
== Kreditera del av fördelning ==
−
6. Select the new debit insertion and open it. Under the tab Correction, change the client to SAS Sweden and write a possible invoice comment.
  
   
  +
Om man har en fördelning och bara skall kreditera en av kunderna innebär att man ”flyttar” kostnaden till annan kund.
−
7. Save. Two new invoices will be printed out at next invoicing. One credit invoice to SAS Norway and a new debit invoice to SAS Sweden.
  
   
  +
Exempel:
−
== Reverse part of invoice ==
  
   
  +
Kunden Sas Norge skall krediteras och istället debiteras kunden SAS Sverige, SAS Sverige skall alltså betala hela kostnaden.
−
Use program 08-70-14 to reverse part of an invoice. Write invoice number and press Enter. All insertions are shown. Press the space key to select an insertion (marked with an asterisk*) that shall be credited.
  
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild13.png}}
 +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild9.png}}
   
  +
1. Öppna ordern och markera det införande som skall korrigeras. Använd Kreditera fördelning.
−
NB! These credits are visible only in Classic.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild10.png}}
−
== Pre-invoicing ==
  
   
  +
2. Markera den faktura som skall krediteras och tryck OK.
−
There are two ways of pre-invoicing:
  
   
−
1. The client is pre-invoiced, later a deduction (settlement) is made.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild11.png}}
−
* Release a pre-invoice in Classic 08-70-20. State client, invoice date, due date and then select 3 3=Change settl agnst. State the same client code and make possible restrictions of records to settle with help of plan- and order numbers. Note, that you cannot make a settlement to another client.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild12.png}}
−
* Register pre-invoice text and amount in 08-70-21.
  
   
  +
3. Markera införandet som skall debiteras. (ursprungliga införandet, ej krediteringen)
−
* Print out the pre-invoice in 08-70-23.
  
   
  +
4. Använd Debitera fördelning.
−
* The settlement is then made in 08-70-24. Write the pre-invoice number that shall be deducted. If there is discrepancies, those are invoiced as debit- or credit invoices and the pre-invoice wil be settled.
  
   
  +
5. Markera den post som skall debiteras på nytt och OK. (SAS Sverige-delen)
−
2. The client is pre-invoiced and the deduction is made currently as ads has been inserted and checked.
  
   
  +
6. Markera det nya debetinförandet och öppna. Under fliken korrigering skall kund ändras till SAS Sverige och en ev. fakturakommentar kan läggas till.
−
* Select Y on “Current pre-invoice deduction” on the agreement.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild13.png}}
−
* Release a pre-invoice in 08-70-20. Select client, invoice date and due date.Select function 3= Change settle agnst. Write the same client code, make possible restrictions and enter period and/or plan- or order number. Note, that a pre-invoice cannot be deducted from another client.
  
   
  +
Spara. Två nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till SAS Norge och en ny debitering till SAS Sverige.
−
* Write pre-invoice text and amount in 08-70-21.
  
   
  +
== Acontofakturering ==
−
* Print the pre-invoice in 08-70-23.
  
   
−
* When invoicing in 08-70-10, pre-invoiced will be automatically deducted. The part that possibly not is deducted will be saved for the next time that something concerning the pre-invoice shall be invoiced.
  
   
  +
Listan under A-conto fliken visar status på a-contot. Hur mycket fakturan är utställd på, vad som har blivit avräknat och mot vilka fakturor. Och restbelopp. Avräknas mot visar definitiva order som kan räknas av.
−
{| class=mandeflist
  
−
!Keep in mind:
  
−
|
  
−
|}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild14.png}}
−
When invoicing clients in 08-70-10, who have “Current pre-invoicing” in their agreements, the system always starts with the oldest pre-invoice. If nothing matches the terms of it, it goes to the second pre-invoice.
  
   
  +
Det finns två sätt att fakturera a-conto som styrs från kundavtalet:
−
A problem that can occur is if you have general pre-invoices (not pointing at any specific plan or order) and pre-invoices connected to certain plans. Regarding the general accounts, the system deducts from everything possible, regardless if the pre-invoice is connected to a plan or not.
  
   
  +
* Kunden förskottsfaktureras och en kontrollerad avräkning sker.'''Ej löpande a-conto-avräkning.'''
−
Use the list in 08-70-26 to see the actual deductions/settlements status.
  
−
Select Y on Details.
  
   
  +
* Kunden förskottsfaktureras och alla definitiva införanden räknas av löpande. '''Löpande a-conto-avräkning.'''
−
= Reconciliation of discrepancies/ Discrepancies =
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild15.png}}
−
Book away discrepancies in Media: Reconciliation.
  
   
  +
Lägg upp ett nytt a-conto:
−
Make a selection in the screen with reconciliation code, owner, client, date, etc. You can save your selection for coming uses.
  
   
  +
Lägg upp ett a-conto under fliken A-conto Observera att man inte kan räkna av ett a-conto mot en annan kund.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild4.png}}
  
   
  +
Ange kund och ev. ägare. Ägare endast för att kunna sortera och filtrera på egna i listan.
−
{| class=mandeflist
  
  +
Spärra löpande avräkning = a-contot räknas inte av vid den löpande a-contoavräkningen.
−
!Discr Net /Discr Net-net
  
−
|State how big discrepancies you wish to see in the list. If you don&apos;t want to see all insertions, write at least 1-999 999 999 in Discr. Net- net. The setting is that both fields should have 0-999 999 999.
  
−
|}
  
   
−
The amount in the list showing Discr Net-net is reconciled with the media deduction account.
  
−
Select only “to booking date” if you want to reconcile with the deduction account.
  
   
  +
Ange NY under a-contofakturor.
−
Adjust the columns such that you see the information that is relevant for you. Select columns with the '''&gt;'''
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild16.png}}
−
symbol furthest to the right in the heading row.
  
   
  +
Ange fakturadatum, förfallodatum och text med belopp. Markera om detta a-conto skall vara momspliktigt eller ej. Spara och skriv ut fakturan under fliken A-contofaktura.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild14.png}}
  
  +
Vet man redan mot vilken plan/order detta a-conto skall avräknas mot kan man fylla i det direkt innan man skriver ut fakturan
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild17.png}}
−
Open
  
   
  +
Avräknas mot
−
{| class=mandeflist
  
−
!Create corrections
  
−
|Creates a new insertion of the selectedinsertion&apos;s net-net discrepancy, depending on the discrepancy either a negative or a positive one. The new insertion can later be invoiced to client.
  
−
|-
  
−
!Book away
  
−
|See below.
  
−
|-
  
−
!Reconciling code
  
−
|Changeable.
  
−
|-
  
−
!Reconciling comment
  
−
|Possibility to add or edit comments.
  
−
|-
  
−
!Change order number/ins. date
  
−
|Possibility to move the media invoice of the insertion to another insertion. See further description below.
  
−
|-
  
−
!Change owner/client
  
−
|Change owner or client, if the parameter has been set to allow it.
  
−
|-
  
−
!Show invoice
  
−
|Shows an invoice copy as PDF.
  
−
|-
  
−
!Printout
  
−
|Prints the reconciling list. Requires a special print template.
  
−
|}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild18.png}}
−
== Book away discrepancies ==
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild19.png}}
−
Select one or several rows and click on BOOK AWAY.
  
   
  +
Ange Plan, order eller kampanj. ''Om man markerar Avräkna allt är det inte möjligt att ange något i fälten.''
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild15.png}}
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild20.png}}
   
  +
Använd med fördel beskrivningsfältet.
−
{| class=mandeflist
  
−
!''Note, that you cannot undo this action!
  
−
|''
  
−
|}
  
   
  +
När det sedan är dags för avräkning görs det under Fakturering (vid löpande a-contoavräkning) eller under fliken A-contoavräkning om det gäller en kontrollerad avräkning. Här anges a-contonumret som ska räknas av. Eventuell över-/underskott faktureras ut i form av en debet eller kreditfaktura och a-contot töms
−
Update the book-away to G/L in Classic 08-80-22.
  
   
  +
=== Att tänka på: ===
−
The voucher is booked directly on the accounts stated in the media parameters under the Reconciliation tab.
  
   
  +
Vid fakturering på kunder med avtal som säger ”Löpande a-contoavräkning” tar systemet det äldsta a-contot och börjar med den. Om inget uppfyller villkoret som är satt för det a-contot så fortsätter den med nästa a-conto.
−
== Move media invoice to another order or insertion date. ==
  
   
  +
Ett problem som kan uppstå är om man dels har allmänna a-conton (dvs a-conton som inte är riktade mot specifika planer/order), dels a-conton som är bundna till specifika planer. Systemet tar på de allmänna a-contona inte hänsyn till de som är låsta mot en specifik plan utan avräknar mot allt den kan.
−
Use the function CHANGE ORDER NUMBER/INSERTION DATE to move an invoice that was incorrectly registered.
  
   
−
Select order and click on the function.
  
   
  +
= Avstämning mediadifferenser / Differenshantering =
−
Fetch the media invoice (from the search box) and enter order number + insertion date of the media invoice&apos;s destination.
  
   
  +
Bortbokningar av differenser görs i {{pth|Media|Avstämning}}.
−
If only a part of the invoice shall be moved, write amount.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild21.png}}
−
= Agency settlement =
  
   
  +
Selektering kan göras på avstämningskoder, ägare, kund, datum eller andra fält. Val som gjorts kan sparas default eller som ett urval som kan sparas för att slippa ändra varje gång man vill ta ut listan.
−
Some clients have an agreement that the advertising agency shall have part of commissions and fees. This is done by making an agency settlement and send it to the advertising agency.
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild22.png}}
−
When you print out the settlement, a supplier&apos;s invoice is created in the purchase ledger and will be paid out to the agency.
  
   
  +
{| class=mandeflist
−
- Enter the agency in System: Base registers/MED/Clients/Agencies.
  
  +
!Diff netto/Diff Net-net
−  
  +
|Har anges hur stora diffar som ska visas i listan. För att slippa se alla införanden ange 1-999 999 999 i Diff Net-net. Inställning för att se bortbokade differenser är 0-999 999 999 på båda fälten.
−
- Then state the agency in the client record in System: Base registers/MED/Clients/Clients, tab Parameters 1.
  
  +
|}
−  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild23.png}}
−
- In the agreement in System: Base registers/MED/Clients/Agreements, set percentages of insertion fees, agency commissions and capital costs to be forwarded to the agency.
  
   
  +
Beloppet i listan som visar Diff. Net-Net stäms av mot medieavräkningskontot. Skall man stämma av avräkningskontot mot differenslistan skall man välja till och med bokföringsdatum, inget annat.
−
- Print the invoice and the agency settlement in 08-71-10.
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild24.png}}
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild25.png}}
   
  +
Ställ in kolumnerna så att relevant information syns. Valet av kolumner görs med pilen längst till höger i rubrikraden.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild16.png}}
  
   
−
Select client and accounting date, or another selection if you for example want to deduct only one certain media on a plan.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Öppna
−
!Paid invoices
  
  +
|Öppna ordern för att fördjupa dig.
−
|Y = Settles only paid client invoices.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skapa korrigeringar
−
!Already updated
  
  +
|Skapar ett nytt införande av det markerade införandets net-net-differens, i minus eller plus beroende på om differensen är positiv eller negativ. Det nya införandet kan sedan faktureras kunden.
−
|Y= Possibility to reprint specification.
  
  +
|-
  +
!Boka bort
  +
|Se nedan.
  +
|-
  +
!Avstämningskod/kommentar
  +
|Möjlighet att ändra införandets avstämningskodoch/eller lägga in en kommentar.
  +
|-
  +
!Byt ordernr/inf.datum
  +
|Ger möjlighet att flytta mediafakturan som ligger registrerad på införandet till ett nytt införande. Se nedan för utförligare beskrivning.
  +
|-
  +
!Byt ägare/kund
  +
|För att byta planens ägare eller kund. Byte av kund på fakturerad plan kräver en parameterinställning som tillåter det.
  +
|-
  +
!Visa mediefakturor
  +
|Visar en fakturakopia i PDF-format om fakturan skannats in.
  +
|-
  +
!Utskrift
  +
|Skriver ut avstämningslistan. Kräver utskriftsmall som måste beställas separat från Kalin Setterberg om det inte finns.
  +
|-
  +
!Reklamationer
  +
|Om fakturan är felaktig kan man direkt reklamera till leverantören.
 
|}
  
|}
   
  +
== Boka bort differenser ==
−
You can edit amounts that has yet not been settled in '''08-71-20.'''Select agency and press Enter. Press the F1 -key to edit.
  
−
This corrects the booking of the client invoice.
  
   
  +
Markera en eller flera rader och tryck på Boka bort.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild17.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild26.png}}
−
= Invoice projects together with the media invoice in 08-70-10. =
  
   
  +
Ange bokföringsdatum. Det går också att endast boka bort en del av beloppet genom att ändra och också ändra till valfritt konto.
−
Check the parameter Include invoices made in PRO in System: Base registers/Parameters, tab Invoicing
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild27.png}}
   
  +
= Flytta mediefaktura till annan order eller inf. datum. =
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild10.png}}
  
   
  +
Med funktionen Byt ordernummer /införingsdatum kan man flytta en felregistrerad mediefaktura. Markera ordern och klicka på knappen. Ange mediefakturan (finns att välja i sökboxen) och ange ordernummer + införandedatum dit fakturan skall flyttas. Man kan bara flytta till en existerande order och införingsdatum. Ange belopp om endast del av fakturan skall flyttas.
−
The media invoice template must be updated such that it fetches information from the Project accounting.
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild28.png}}
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild29.png}}
   
−
Create an invoice as normally in Project: Adjusting/invoicing and connect it to the media plan in the tab Parameters.
  
   
  +
= Byråavräkning =
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild18.png}}
  
   
  +
För de kunder vars avtal säger att reklambyrån ska få del av provision, arvode och avgifter används byrån på kunden för att kunna skapa en byråavräkning. När man skriver ut byråavräkningen skapas en leverantörsfaktura som lägger sig på motsvarande leverantör i leverantörsreskontran och som sedan blir utbetald precis som vilken annan leverantörsfaktura som helst.
−
The invoice is printed out in Classic 08-70-10. The bottom part of the invoice shows the project.
  
  +
Upplägg av byrå sker i {{pth|Basregister/MED/Byråer}}.
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild30.png}}
−
= Enter media invoices =
  
   
  +
På kunden i {{pth|Basregister/MED/Kunder}}anges därefter byrån under fliken Parametrar 1.
−
Register incoming media invoices in Media: Enter media invoices.
  
   
  +
På kundavtalet i {{pth|Basregister/MED/Avtal}} ställs in hur stor del/hur många procentandelar av införingsavgift, förmedlingsersättning och kapitalkostnad som ska ges vidare till byrån.
−
Search by order number and/or media, supplier, client or insertion date.
  
   
  +
Fakturan och byråavräkningsunderlaget skrivs ut under Byråavräkning
−
If the media is connected to a supplier in the base registers, it will be fetched from there. If not, fill in supplier info in the Registration part.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild31.png}}
−
If the media has another currency, all amounts shall be entered in it.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-SV-Bild32.png}}
−
You can write the invoice number here or when saving the invoice.
  
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild5.png}}
  
   
  +
Välj byrå och bokföringsdatum eller annan selektering. Olika selekteringar kan även göras om det är så att ex. endast ett visst media skall avräknas på en viss plan.
−  
−
All matching insertions are shown. Select columns wih the &gt; sign furthermost to the right in the heading bar.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild6.png}}
  
−  
−
If there is discrepancy between insertion and invoice, you can correct it directly on the insertion. Select insertion, open it and write invoice amount in the column This invoice.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild7.png}}
  
−  
−
In the fields to the left you can add a discount – or surcharge code. The fields will then be open for you to enter amounts.
  
−  
−
If you want to send a reclamation (claim) of an erroneous invoice, use the function SAVE AND CLAIM.
  
−  
−
The orders will be marked with an X when they are corrected and saved. You can mark an order as correct directly, if you can see that it is OK.
  
−  
−
All marked orders will be included in the invoice.
  
−
If the invoice is OK, save it.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild8.png}}
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Betalda fakturor
−
!Cancel
  
  +
|Ja = Skapar bara avräkning för de kundfakturor som betalats.
−
|Return to previous view
  
 
|-
  
|-
  +
!Redan uppdaterade
−
!Save
  
  +
|Ja = Möjlighet till omutskrift av specifikationen.
−
|Select invoice number and accounting date in order to save the invoice. The voucher number will be given after saving.
  
  +
!Omutskrif
−
|-
  
  +
|Alla byråavräkningar kan omutskrivas.
−
!Create order
  
−
|If an order not is entered but you still want to include it in the invoice, click on CREATE ORDER and select an insertion date.
  
−
|}
  
−  
−
This order gets a temporary order number (900000-series) when the invoice is saved. It can thereafter be changed to a real order number in Reconciliation of media invoices with the function CHANGE ORDER NUMBER/INSERTION DATE.
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Insert order
  
−
|If you cannot find an order or the order hasn&apos;t been included in the selection, you can insert it to the invoice. Click INSERT ORDER and write order number and insertion date, then click OK.
  
−
|-
  
−
!Find order
  
−
|Search order with order number.
  
−
|-
  
−
!Save as pending
  
−
|You can suspend the registration of an invoice that you have started with.
  
−
|}
  
−  
−
When you want to continue, click Pending invoices instead of Search and select the invoice from the list shown.
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Claim
  
−
|You can send a claim (reclamation) directly from the program after your correction.
  
 
|}
  
|}
   
  +
= Fakturera projekt tillsammans med mediefakturan =
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild9.png}}
  
   
  +
För att kunna skriva ut projektfakturering tillsammans med mediefaktura skall parameterinställningar göras inne i Media/Parametrar/Fakturering. Faktureringen sker från mediafaktureringen och inne i projektfaktureringen lägger man in på fakturan vilken plan som gäller. Skapa en faktura som vanligt inne i Justering/Fakturering och koppla den till mediaplanen. Det görs under fliken Parametrar.
−
If you have a text that shall be shown automatically, you can write it (or several texts for different types of claims) in System: Base registers/Parameters, tab Claims. Use IMPORT TEXT and select from the list.
  
   
  +
Mediefakturamallen (utskriftsmall) skall uppdateras så att den hämtar information från projektredovisningen.
−
Before sending the claim you can check it with the function SHOW. Use SEND to email/fax the claim to the supplier.
  
   
−
[[Category:MED-EK-EN]]
 +
[[Category:MED-EK-SV]] [[Category:Manuals]] [[Category:Media]]

Latest revision as of 17:45, 16 March 2021


Fakturering

All fakturering sker under MEDIA/FAKTURERING, även a-conto-fakturering och avräkningar.

Olika selekteringar kan göras på införingsdatum, plannummer, kund, kundkategori osv. Även fakturering per kampanj om detta används.

Fakturerar man en specifik medietyp eller kund kontinuerligt kan man spara urvalet och då inte behöva ange ny selektering varje gång. Valen finns bakom den blå pilen.

Löpande fakturering Om man sätter blankt kommer allt ut oavsett om avtalet har "Löpande fakturering"eller ej. Vill man bara fakturera ut de planer/ordrar som enligt avtal har "löpandefakturering skall valet vara Ja.
Även ej kontrollerade Sätter man Ja kommer införande med även om de inte är annonskontrollerade under förutsättning att man anger plan eller ordernummer.
Ref-nr saknas Om Nej så faktureras ordrar där ett referensnummer ligger inlagt - då parametern på kunden "Fakturera bara ordrar med ref. nr" är ikryssad.

Om Ja, faktureras alla planer/ordrar där referensnummer är blankt och där man dessutom på kunden har sagt att det måste anges. Om Referensnummer saknas = blankt kommer allt ut men endast vid provutskrift.

I Basregister på kunden finns en parameter "Fakturera bara ordrar med ref. nr". När denna är vald måste parametern vara J. Vid felaktig kombination av val kommer ett felmeddelande upp och fakturering tillåts inte.

Debet/kredit Blank= allt faktureras ut. Debet = bara debetfakturor skrivs ut. Kredit = endast kreditfakturor skrivs ut.Separat = debet-och kreditposter faktureras ut på separata fakturor.
Korrigeringar Nej = tag inte med korrigeringar. Separat = fakturera ordinarie fakturering och korrigeringar på separata fakturor.
Tvinga fram en faktura/kund Genom att markera överstyr man kundens minibelopp för faktura.

Allmän fakturatext kan man skriva in inför varje fakturering.

Kreditera faktura

Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras under fliken Vändning.

Stoppa inf. för fakt. innebär att vid vändning av fakturan så stoppas alla införande för fakturering. Om okryssad blir införandena definitiva och kan korrigeras samt faktureras igen.
Maila kunder med mailadress för fakturor Fungerar ej. För att mejla fakturor gå till Ekonomi: Fakturadistribution (se separat manual).

Kreditera införande

Öppna order och införande. Markera det införande som skall krediteras och använd knappen Kreditera.


Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditförande och får en korrigeringsmärkning. Den innebär att man kan välja att fakturera ut denna kredit separat i den löpande faktureringen. Välj om referens till tidigare fakturanummer skall läggas till som kommentar.

Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.

För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan man undertrycka dessa avgifter.


Undertryck (välj bort) införingsavgift och /eller kapitalkostnad under fliken Övrigt inne på införandet.

Kreditera del av fördelning

Om man har en fördelning och bara skall kreditera en av kunderna innebär att man ”flyttar” kostnaden till annan kund.

Exempel:

Kunden Sas Norge skall krediteras och istället debiteras kunden SAS Sverige, SAS Sverige skall alltså betala hela kostnaden.

1. Öppna ordern och markera det införande som skall korrigeras. Använd Kreditera fördelning.

2. Markera den faktura som skall krediteras och tryck OK.


3. Markera införandet som skall debiteras. (ursprungliga införandet, ej krediteringen)

4. Använd Debitera fördelning.

5. Markera den post som skall debiteras på nytt och OK. (SAS Sverige-delen)

6. Markera det nya debetinförandet och öppna. Under fliken korrigering skall kund ändras till SAS Sverige och en ev. fakturakommentar kan läggas till.

Spara. Två nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till SAS Norge och en ny debitering till SAS Sverige.

Acontofakturering

Listan under A-conto fliken visar status på a-contot. Hur mycket fakturan är utställd på, vad som har blivit avräknat och mot vilka fakturor. Och restbelopp. Avräknas mot visar definitiva order som kan räknas av.

Det finns två sätt att fakturera a-conto som styrs från kundavtalet:

  • Kunden förskottsfaktureras och en kontrollerad avräkning sker.Ej löpande a-conto-avräkning.
  • Kunden förskottsfaktureras och alla definitiva införanden räknas av löpande. Löpande a-conto-avräkning.

Lägg upp ett nytt a-conto:

Lägg upp ett a-conto under fliken A-conto Observera att man inte kan räkna av ett a-conto mot en annan kund.

Ange kund och ev. ägare. Ägare endast för att kunna sortera och filtrera på egna i listan. Spärra löpande avräkning = a-contot räknas inte av vid den löpande a-contoavräkningen.


Ange NY under a-contofakturor.

Ange fakturadatum, förfallodatum och text med belopp. Markera om detta a-conto skall vara momspliktigt eller ej. Spara och skriv ut fakturan under fliken A-contofaktura. Vet man redan mot vilken plan/order detta a-conto skall avräknas mot kan man fylla i det direkt innan man skriver ut fakturan

Avräknas mot

Ange Plan, order eller kampanj. Om man markerar Avräkna allt är det inte möjligt att ange något i fälten.

Använd med fördel beskrivningsfältet.

När det sedan är dags för avräkning görs det under Fakturering (vid löpande a-contoavräkning) eller under fliken A-contoavräkning om det gäller en kontrollerad avräkning. Här anges a-contonumret som ska räknas av. Eventuell över-/underskott faktureras ut i form av en debet eller kreditfaktura och a-contot töms

Att tänka på:

Vid fakturering på kunder med avtal som säger ”Löpande a-contoavräkning” tar systemet det äldsta a-contot och börjar med den. Om inget uppfyller villkoret som är satt för det a-contot så fortsätter den med nästa a-conto.

Ett problem som kan uppstå är om man dels har allmänna a-conton (dvs a-conton som inte är riktade mot specifika planer/order), dels a-conton som är bundna till specifika planer. Systemet tar på de allmänna a-contona inte hänsyn till de som är låsta mot en specifik plan utan avräknar mot allt den kan.


Avstämning mediadifferenser / Differenshantering

Bortbokningar av differenser görs i Media: Avstämning.

Selektering kan göras på avstämningskoder, ägare, kund, datum eller andra fält. Val som gjorts kan sparas default eller som ett urval som kan sparas för att slippa ändra varje gång man vill ta ut listan.

Diff netto/Diff Net-net Har anges hur stora diffar som ska visas i listan. För att slippa se alla införanden ange 1-999 999 999 i Diff Net-net. Inställning för att se bortbokade differenser är 0-999 999 999 på båda fälten.

Beloppet i listan som visar Diff. Net-Net stäms av mot medieavräkningskontot. Skall man stämma av avräkningskontot mot differenslistan skall man välja till och med bokföringsdatum, inget annat.

Ställ in kolumnerna så att relevant information syns. Valet av kolumner görs med pilen längst till höger i rubrikraden.


Öppna Öppna ordern för att fördjupa dig.
Skapa korrigeringar Skapar ett nytt införande av det markerade införandets net-net-differens, i minus eller plus beroende på om differensen är positiv eller negativ. Det nya införandet kan sedan faktureras kunden.
Boka bort Se nedan.
Avstämningskod/kommentar Möjlighet att ändra införandets avstämningskodoch/eller lägga in en kommentar.
Byt ordernr/inf.datum Ger möjlighet att flytta mediafakturan som ligger registrerad på införandet till ett nytt införande. Se nedan för utförligare beskrivning.
Byt ägare/kund För att byta planens ägare eller kund. Byte av kund på fakturerad plan kräver en parameterinställning som tillåter det.
Visa mediefakturor Visar en fakturakopia i PDF-format om fakturan skannats in.
Utskrift Skriver ut avstämningslistan. Kräver utskriftsmall som måste beställas separat från Kalin Setterberg om det inte finns.
Reklamationer Om fakturan är felaktig kan man direkt reklamera till leverantören.

Boka bort differenser

Markera en eller flera rader och tryck på Boka bort.

Ange bokföringsdatum. Det går också att endast boka bort en del av beloppet genom att ändra och också ändra till valfritt konto.

Flytta mediefaktura till annan order eller inf. datum.

Med funktionen Byt ordernummer /införingsdatum kan man flytta en felregistrerad mediefaktura. Markera ordern och klicka på knappen. Ange mediefakturan (finns att välja i sökboxen) och ange ordernummer + införandedatum dit fakturan skall flyttas. Man kan bara flytta till en existerande order och införingsdatum. Ange belopp om endast del av fakturan skall flyttas.


Byråavräkning

För de kunder vars avtal säger att reklambyrån ska få del av provision, arvode och avgifter används byrån på kunden för att kunna skapa en byråavräkning. När man skriver ut byråavräkningen skapas en leverantörsfaktura som lägger sig på motsvarande leverantör i leverantörsreskontran och som sedan blir utbetald precis som vilken annan leverantörsfaktura som helst. Upplägg av byrå sker i Basregister/MED/Byråer.

På kunden i Basregister/MED/Kunderanges därefter byrån under fliken Parametrar 1.

På kundavtalet i Basregister/MED/Avtal ställs in hur stor del/hur många procentandelar av införingsavgift, förmedlingsersättning och kapitalkostnad som ska ges vidare till byrån.

Fakturan och byråavräkningsunderlaget skrivs ut under Byråavräkning


Välj byrå och bokföringsdatum eller annan selektering. Olika selekteringar kan även göras om det är så att ex. endast ett visst media skall avräknas på en viss plan.

Betalda fakturor Ja = Skapar bara avräkning för de kundfakturor som betalats.
Redan uppdaterade Ja = Möjlighet till omutskrift av specifikationen. Omutskrif Alla byråavräkningar kan omutskrivas.

Fakturera projekt tillsammans med mediefakturan

För att kunna skriva ut projektfakturering tillsammans med mediefaktura skall parameterinställningar göras inne i Media/Parametrar/Fakturering. Faktureringen sker från mediafaktureringen och inne i projektfaktureringen lägger man in på fakturan vilken plan som gäller. Skapa en faktura som vanligt inne i Justering/Fakturering och koppla den till mediaplanen. Det görs under fliken Parametrar.

Mediefakturamallen (utskriftsmall) skall uppdateras så att den hämtar information från projektredovisningen.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Media_accounting/sv&oldid=65173"