Difference between revisions of "Invoicing/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Faktureringsproceduren ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken i Kund och Projekt används eller inte (se separata avsnitt). En fak...")
 
(157 intermediate revisions by 3 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
__FORCETOC__
  
   
  +
  +
Denna manual beskriver olika moment i projektfakturering. Allt från förberedelser och justering till utsktift av färdig faktura. Här beskrivs även hur man skapar en aconto, dvs en förskottsfaktura a-conto, en kreditfaktura, hur man slår samman fakturor till samlingsfaktura och hur man fakturerar i utländsk valuta. Här visas också några av de vanligaste parametrarna som rör fakturering.
   
 
== Förberedelser ==
  
== Förberedelser ==
   
−
Kontrollera i avprickningslistan i Backoffice/Projektredovisning/Avprickning tid att alla har tidrapporterat. Uppdatera Arvode, Inköp och Övrigt i Backoffice/Projektredovisning/Uppdatera.
 +
Kontrollera i avprickningslistan i Projekt: Rapporter/Avprickning tid att alla har tidrapporterat. Uppdatera Arvode, Inköp och Övrigt i Projekt: registrering, korrigering och uppdatering, om inte automatisk uppdatering är påslagen.
   
 
== Skapa faktura ==
  
== Skapa faktura ==
   
−
Faktureringsproceduren ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken i Kund och Projekt används eller inte (se separata avsnitt). En faktura består av en fakturatext och en omfattning, dessa måste stämma överens för att fakturan ska kunna skriva ut.
 +
En faktura består av en fakturatext och en omfattning. Omfattningen är det belopp från lager eller aconto som är ifyllt att faktureras. Fakturatext och omfattning måste stämma överens för att fakturan ska kunna skrivas ut.
  +
  +
Faktureringsproceduren ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken i Projekt: Frågor/Projekt används eller inte (se separata avsnitt).
  +
   
  +
==Skapa faktura där fakturatext finns==
−
== Create invoice when invoice text exist ==
  
   
  +
Faktureringen sker i Projekt: Fakturering och justering. Fliken Fakturor lyser rött när det finns en eller flera fakturatexter skapade i Projekt: Frågor, och om det finns outskrivna fakturor på ett projekt.
−
The tab Invoices is shown in red when there is one or several invoice texts created in Client and Project and/or when there are unprinted invoices on a project.
  
   
  +
Gå in på fliken Fakturor, markera en faktura och välj Öppna.
−
Open the tab Invoices, select an invoice and click Open.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik1.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild1.png}}
   
−
=== Invoice content ===
 +
=== Omfattning ===
   
  +
Omfattningen är uppdelad på Arvode, Inköp, Övrigt och A-conto. Kryssa i de rader som ska ingå i fakturan. Hela lagerbeloppet på den raden flyttas då till rutan Denna fakt. Om inte allt ska faktureras finns det möjlighet att delfakturera genom att markera raden och trycka på Ändra belopp. Fyll i det belopp som ska faktureras. Möjlighet att fördjupa sig på medarbetare, kategori, kod och period finns.
−
As Invoice type, select Invoice. Open the invoice content tab to see what there is in the project’s WIP in Fees, Purchases and Other respectively. Select the rows that are going to the invoice. The whole WIP amount on that row will be moved to the column This Invoice.
  
−
If not everything shall be invoiced, select the row and click on Change amount and fill in a new, lower amount.
  
−
You can deepen in employee, category, code and period.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Select all'''
 +
|'''Kryssa i alla'''
  +
|Kryssar i alla fakturarader, och flyttar beloppen till rutan Denna fakt
−
|Marks all rows. And moves amounts to This invoice
  
 
|-
  
|-
−
|'''Deselect all'''
 +
|'''Kryssa ur alla'''
  +
|Kryssar ur alla fakturarader
−
|Undoes selection.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Change amount'''
 +
|'''Ändra belopp'''
  +
|Spara kvar belopp i lager genom att sänka beloppet. Ange det belopp som ska faktureras, återstående belopp ligger kvar i lager.
−
|You can save amounts in WIP by lowering the amount. State the amount to be invoiced, the remaining amount stays in WIP.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Excess invoicing'''
 +
|'''Förfakturering'''
  +
|Används enbart om s.k. förfakturering tillåts (parameterinställning). Ange förfaktureringskoden (om den inte är förinställd) och belopp som ska faktureras.
−
|Can only be used in excess invoicing is allowed (parametric setting). State the excess invoice code, unless it is not pre-set and amount to be invoiced.
  
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik2.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild2.png}}
   
−
=== Adjusting ===
  
   
  +
=== Justering ===
−
You can adjust the actual WIP so that the values agree with the amount that shall be invoiced. An adjustment is thus an appreciation or depreciation of the WIP.
  
   
  +
En justering är en nedskrivning alternativt uppskrivning av lagret för att få lagernivåerna att stämma med det som ska faktureras.
−
If you are in an invoice, click Adjust. If you are in the list of projects, click New adjustment. Depending of if there is any WIP to adjust, do the following:.
  
  +
  +
Om fakturan är öppen, tryck på Justera. I projektlistan görs en justering genom att trycka på knappen Ny Justering. Gör därefter enligt nedan beroende på om det finns ett lager att justera mot eller inte.
  +
  +
=== Fördjupning ===
  +
  +
Summeringen kan ändras och man kan fördjupa sig på en enskild rad genom att dubbelklicka på en rad. På så sätt kan man välja vad som ska justeras om man inte vill göra en proportionell justering.
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Change amount'''
 +
|'''Ändra belopp'''
  +
|Markera en rad och klicka på Ändra belopp. Ange det belopp (+/-) som ska justeras alternativt fyll i det belopp som ska bli kvar i rutan Lager. Markera flera rader om justeringen ska göras proportionellt mot lager/registrerat.Valet avgör hur beloppet som justeras ska proportioneras på underliggande nivåer
−
|Select a row and click on Change amount. Change the amount that shall be adjusted (+/-) or state the amount that shall remain in WIP in the WIP row. Select several rows if the adjustment shall be done proportionally against the value in WIP.
  
−
|-
 +
|}
  +
−
|'''New'''
  
  +
===Justering utan lager eller registrerat===
−
|If there are no WIP or nothing is registered on the project – or if an adjustment shall be pointed to something else than WIP/registered, use New to make an adjustment. Fill in fields for Employee, Code, Period and Amount.
  
  +
  +
{|class= mandeflist
  +
!Ny
  +
|Om det inte finns något i lager eller registrerat på projektet, eller om en justering ska riktas mot något annat än lager/registrerat, används Ny för att göra en justering. Fyll i Medarbetare, Kod, Period och Belopp.
 
|-
  
|-
  +
!Kryssrutan till vänster
−
|'''Comment'''
  
  +
|När en justering gjorts markeras kryssrutan till vänster på raden med antingen ett kryss eller en halvfylld ruta.
−
|Possibility to write an adjustment comment.
  
  +
'''Ikryssad''': Om rutan är ikryssad betyder det att hela raden är justerad till 0.
  +
Genom att sätta ett kryss i rutan så justeras hela raden till noll. Det är samma sak som att markera raden, trycka på ÄNDRA BELOPP och justera till 0.
  +
'''Halvfylld''': Om delar av beloppet på raden är justerat markeras det med en halvt ifylld ruta.
 
|-
  
|-
  +
!Kommentar
−
|'''Accounting date'''
  
  +
|Möjlighet att skriva en justeringskommentar.
−
|Mandatory date for adjustments.
  
  +
|-
  +
!Bokföringsdatum
  +
|Obligatoriskt datum för justeringar.
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik4.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild3.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Registered'''
 +
|'''Registrerat'''
  +
|Belopp som registrerats in på projektet.
−
|Registered on the project
  
 
|-
  
|-
−
|'''Adjusted'''
 +
|'''Justerat'''
  +
|Visar vad som totalt är justerat på projektet.
−
|Adjusted on the project, total.
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP 1'''
 +
|'''Lager 1'''
  +
|Visar allt som registrerats och justerats, men inte fakturerats.
−
|Registered and adjusted but not invoiced.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoiced'''
 +
|'''Fakturerat'''
  +
|Visar vad som fakturerats på projektet.
−
|Invoiced on the project.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Not updated'''
+
|'''Ej uppdaterat'''
  +
|Visar de belopp som finns med i skapade men ej utskrivna fakturor.
−
|Amounts in invoices created but not printed.
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP 2'''
 +
|'''Lager 2'''
−
|WIP 1 minus Not updated.
 +
|Visar Lager 1 minus Ej uppdaterat.
 
|-
  
|-
−
|'''Adjusted'''
 +
|'''Justering'''
  +
|Visar om det finns någon ny justering som inte sparats.
−
|Shows possible new adjustments that have not been saved.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Print invoices ===
 +
=== Utskrift faktura ===
   
  +
När omfattningen och texten är färdigställda väljs Spara för att komma till fliken Fakturor. Markera fakturan och välj Utskrift.
−
Save the invoice when the text and the invoice content are ready. Saving takes you to the Invoice tab. Select Printout. You can select several invoices (by pressing down the Ctrl key while selecting and print them out at one time
  
  +
Flera fakturor kan markeras (med hjälp av Ctrl-tangenten) och skrivas ut samtidigt.
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik7.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild4.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Test print'''
 +
|'''Provutskrift'''
  +
|Gör en provutskrift för att se att fakturan blir som tänkt.
−
|Make a test print to check how the invoice looks.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoice date'''
 +
|'''Fakt. datum'''
  +
|Dagens datum föreslås.Föregående fakturas datum föreslås om man skriver flera efter varandra.
−
|Today’s date is suggested.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Due date'''
 +
|'''Förf. datum'''
  +
|Hämtas från projektets betalningsvillkor men kan skrivas över.
−
|Fetched from the project, but can be overwritten
  
 
|-
  
|-
−
|'''Accounting date'''
 +
|'''Bokföringsdatum'''
  +
|Dagens datum föreslås.Föregående fakturas datum föreslås om man skriver flera efter varandra.
−
|Today’s date is suggested.
  
 
|-
  
|-
−
|'''General invoice text'''
 +
|'''Allmän fakturatext'''
  +
|Här kan en textsträng fyllas i. Om flera fakturor skrivs ut samtidigt används denna text på samtliga fakturor.
−
|An optional text to be printed out on all invoices.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Printout template'''
 +
|'''Utskriftsmall'''
  +
|Välj bolagets utskriftsmall för fakturor
−
|Select your company’s template
  
−
|-
  
−
== Create invoice without invoice text ==
  
−
|
  
 
|}
  
|}
   
  +
== Skapa faktura utan fakturatext ==
−
Go to Backoffice: Project accounting/Invoicing-Adjusting. You can either open the tab Invoices and select New for a new invoice or open the tab Project and make a selection in the list:
  
  +
  +
Faktureringen sker i Projekt:Fakturering och justering. Gå antingen till fliken Fakturor och välj Ny för att skapa en ny faktura, eller gör ett urval i fliken Projekt. För att begränsa projektlistan kan följande urval göras:
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Smallest WIP amt'''
 +
|'''Minsta lagerbelopp'''
  +
|Lagret kan avgränsas till ett minsta lagerbelopp.
−
|The WIP can be limited to a smallest WIP amount.
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP 2'''
 +
|'''Lager 2'''
  +
|Visar det totala lagret minus det belopp som är initierat i andra fakturor.
−
|Shows the total WIP minus the amounts released in other
  
 
|-
  
|-
 
|'''Status'''
  
|'''Status'''
  +
|Projektets status - välj bland alla, aktiva, faktura initierad, aconto initierad, samlingsfaktura initierad.
−
|Choose between all, active, invoice released, pre-invoice released, collective invoice released.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoices exist'''
 +
|'''Fakturor finns'''
  +
|Välj mellan inga, påbörjade och klara.
−
|Choose between none, started and ready.
  
 
|-
  
|-
−
|'''To be closed'''
 +
|'''Stoppas'''
  +
|Visar projekt som är markerade med Stoppas i Projekt: Frågor. (Stoppas används av projektledare som vill meddela backoffice om att ett projekt är färdigt att stoppas.)
−
|Choose if you want to see projects that have been marked with “To be closed” in Client and Project. (This is a message from project managers to the accounting department that a project is ready for closing.)
  
 
|}
  
|}
   
  +
Ställ i ordning vilka kolumner som ska visas i projektlistan genom att klicka på > längst till höger (sparas på användaren).
−
Use the grey search box at the far right in the heading row to select the columns that you want to see in the project list. The columns you have selected will be saved on your user name.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Show project'''
 +
|'''Visa projekt'''
  +
|Länk till analysbilden Projekt: Frågor. Under fliken Grunduppgifter kan projektuppgifterna ändras.
−
|Link to the analysis view in Client and Project. Edit general project information under the tab General.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Test invoice'''
 +
|'''Provfaktura'''
  +
|Visar det som ligger i lager på projektet på en fakturautskrift.
−
|Shows what there is in the project’s WIP on an invoice printout.
  
 
|-
  
|-
−
|'''New adjustment'''
 +
|'''Ny justering'''
  +
|Eventuella justeringar görs av det upparbetade lagret för att få lager- nivåerna att stämma med det som ska faktureras. En nedskrivning alternativt uppskrivning av lagret görs (se vidare beskrivning under rubriken Justering).
−
|Possible adjustments of the WIP in order for the values to agree with what shall be invoiced (read more in the chapter Adjustment).
  
 
|-
  
|-
−
|'''New invoice'''
 +
|'''Ny faktura'''
  +
|Här påbörjas arbetet med en ny faktura om fakturatexten inte är skapad i Kund &amp; projekt.
−
|Start working with the new invoice if the invoice text not is created in Client and Project.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Change status'''
 +
|'''Ändra status'''
  +
|Stoppa, vila eller aktivera projekt. För att projekt ska kunna stoppas måste lagernivån vara 0, det får inte heller ligga oavräknat aconto, ouppdaterad tid eller inköp som ska belasta projektet.
−
|Close, deactivate or activate project. Before a project can be closed, WIP has to be zero; there may not be any not deducted pre-invoices or not updated time or purchases on it.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Välj Ny faktura för att skapa en ny faktura, följ beskrivningen om Omfattning
−
Select New invoice to create a new invoice. Follow the instructions about
  
  +
och Justering,
−
Invoice content
  
  +
och skapa en fakturatext med hjälp av beskrivningen Text nedan.
−
and
  
−
Adjustment,
  
−
and create an invoice text with help of the following chapter
  
   
 
=== Text ===
  
=== Text ===
   
  +
Fyll antingen i egen text och belopp eller använd ett textförslag.
−
You can either write own text and amount or use a text suggestion. You can edit the suggested text. You can also add own rows and subtotals and write new text and amounts.
  
  +
Textförslaget kan ändras. Egna rader kan läggas till, delsummeringar kan göras och en ny text och belopp kan skrivas i.
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik3.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild5.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Create text'''
 +
|'''Skapa text'''
  +
|För att fånga upp det lager som finns på projektet eller för att fakturera från budget eller omfattning, väljs Skapa text.
−
| Choose this if you want to catch up the WIP on the project or to invoice from the cost estimate.
  
 
|}
  
|}
   
  +
I menyn väljs först om beloppen ska bygga på budgeterade värden (och i sådana fall på vilken budget), omfattningen eller på de belopp som är upparbetade och ligger i lager.
−
Select first if the amounts shall be based on estimated values ( and in that case which estimate) or on the amounts that are actual in WIP. You can also select amounts based on Invoice content.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Detail level'''
 +
|'''Detaljeringsnivå'''
  +
|Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt. Vidare bestäms om beloppen ska delsummeras. Välj Ok för att se resultatet.
−
| Select level of details in the invoice concerning fees, purchases and other.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Subtotal'''
 +
|'''Delsummor'''
  +
|Här bestäms om beloppen ska delsummeras.
−
|Select subtotal levels.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Import text'''
+
|'''Hämta text'''
  +
|Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas in och därefter eventuellt korrigeras.
−
| If the invoice shall be similar to a previous invoice, you can import text from it. Then you can edit the text and amounts to fit in the new invoice.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Instruction'''
 +
|'''Anvisning'''
  +
|Anvisningar kan skrivas av projektledarna i Projekt: Frågor som ett komplement till fakturatexten, för att beskriva för backoffice vad fakturan avser. Anvisningen syns inte på fakturan men visas i Kund &amp; Projekt under analysfliken per faktura.
−
|The project managers can write instructions as complement to the invoice text. The instruction is not shown on the invoice, only in the analysis tab in Client and Project for each invoice respectively.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoicing fee'''
 +
|'''Faktureringsavgift'''
  +
|Om faktureringsavgift finns inställt kryssas faktureringsavgift i om det ska gälla fakturan.
−
|If an invoicing fee has been set and shall be charged in this invoice, check the box.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Create pre-invoice ==
 +
== Skapa acontofaktura ==
   
  +
Under fliken A-conto kan ett belopp som ska förskottsfaktureras registreras som omfattning. Fyll i det belopp som ska faktureras i fältet Denna fakt. Aconto kan faktureras tillsammans med belopp ur lager i en och samma faktura.
−
Under the pre-invoiced tab, you can register the amounts that shall be pre-invoiced as invoice content. State the amount to be invoices in the column “This invoice”. It is possible to invoice pre-invoice amounts together with amounts from WIP in the same invoice.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik8.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild6.png}}
   
  +
Om aconto uppdelat på arvode, inköp och övrigt är inställt i parametrarna delas det upp. Uppdelningen kan sedan visas i rapporter.
−
If pre-invoicing has been set to be divided in fees, purchases and other (in the parameters), they are separated. This can be of interest in different reports
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Pre-invoice deduction'''
 +
|'''Acontoavräkning'''
  +
|I fliken A-conto fylls det belopp i som ska avräknas i fältet Avräkning, eller om allt ska avräknas används knappen Avräkna allt. Under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt anges vad acontot ska avräknas mot med samma tillvägagångssätt som när en vanlig faktura skapas.
−
|Open the tab Pre-invoice and fill in the amount to be deducted or select “Deduct all”. The amounts to be deducted are shown in the tabs Fees, Purchases and Other. The process is the same as in standard invoicing.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Create collective invoice ==
 +
== Skapa samlingsfaktura ==
   
  +
Samlingsfakturering innebär att flera projekt faktureras i en och samma faktura. För att detta ska fungera krävs:
−
Collective invoicing means that you invoice several projects on the same client on one invoice. The requirements are::
  
   
  +
* Att projekten har samma kundkod.
−
That the projects have the same client code
  
   
  +
* Att projekten har samma kundnummer.
−
That all the projects have the same client number.
  
   
  +
* Att samlingsfakturering tillåts på projekten.
−
That collective invoicing I s allowed on the project.
  
   
  +
* Att projekten har samma faktureringsvaluta vid utskriftstillfället.
−
That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.
  
   
  +
Gå in på ett av projekten som ska ingå i samlingsfakturan och Kryssa i Samlingsfaktura under fliken Samlingsfaktura. Hämta därefter upp de projekt som ska ingå i fakturan, inklusive projektet du är inne på.
−
Go to one of the projects that shall be in the invoice and select Invoice type “Collective Invoice”. Open the tab Collective invoice. Then fetch the other projects that shall be in the same invoice. Select also the one that you currently have opened.
  
  +
Under Omfattning finns nu alla ingående projekts lager, och vad som ska faktureras kan anges. Kryssa i fördjupning Projekt för att se de olika projektens omfattning.
−
In Invoice content you can now see all the WIP: s of the projects together. Select what to invoice.
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild7.png}}
−
Note, that possible adjustments on the projects involved have to be made <u>before</u>
  
−
they are put together to a collective invoice. To make an adjustment, mark the project in the search list in the Project tab and select “New adjustment” (read more in Adjusting).
  
   
  +
Observera att eventuella justeringar på de i samlingsfakturan ingående projekten måste göras innan de läggs in som samlingsfaktura. För att göra en justering markera projektet i söklistan i fliken Projekt och välj Ny justering (se vidare under rubriken Justering).
−
== Merge invoices ==
  
   
  +
== Slå ihop fakturor ==
−
An alternative for collective invoices is that you prepare all invoices separately, and then merge them. This method is usable for example when you use excess invoicing, or when the project managers are writing invoice text in Frontoffice, when collective invoicing is not possible. The invoicing process is the same as when making standard invoices. When the invoices are ready, , select them and click on the button Merge. Select project. In the text tab you have now a section per project, with project name and code as heading for each section.
  
−
The text is editable.
  
   
  +
Ett alternativ till samlingsfakturor är att fakturorna ställs i ordning var för sig, och sedan slås ihop. Denna metod används med fördel t ex när förfakturering är påslagen, eller när projektledarna skapar fakturatexten i Projekt: Frågor, då samlingsfakturering inte kan användas.
−
== Parameters ==
  
  +
Tillvägagångssättet är samma som när vanlig faktura skapas (se tidigare avsnitt). När fakturorna är färdigställda markeras de, och knappen Slå ihop används. Ange vilket projekt som fakturorna ska slås ihop till. I fliken Text har nu en sektion per projekt skapats, med projektkod och benämning som rubrik för varje sektion.
  +
Möjlighet finns att redigera texten.
   
  +
== Fakturor i utländsk valuta ==
−
If the project has another invoicing address then what is stated on the client, use an “invoicing client”. Invoice clients can be fetched in the tab Parameters on the project.
  
  +
Fakturavalutan ställs in på projektet i Basregister: PRO/Kunder och projekt fliken Fakturering. Valutakursen uppdateras i Basregister: Allmänt/Valutor.
  +
På fakturan är det endast texten som anges i utländsk valuta. Omfattningen är alltid i företagets basvaluta. Marathon räknar om beloppen utefter dagens valutakurs. Inne på fakturan visas beloppen i olika valutor beroende på i vilken flik man befinner sig i. I textfliken visas beloppen i summatabellen uppe i högra hörnet i fakturavalutan.
  +
I flikarna för omfattning /arvode, inköp, övrigt eller aconto räknas alla belopp, inklusive texten om till basvalutan.
  +
En mindre differens tillåts mellan omfattning och text i utländsk valuta då valutakursen kan ändras dag till dag. Hur stor differens som tillåts ställs in vid Max valutadiff på utl. Fakturor i Basregister: Pro/Parametrar fliken fakturering.
   
−
If you wish to allocate fees, purchases and other tyou can select a period in the Parameters tab. Note, that the function “Automatic transfer to S/L” has to be checked in Base registers/PRO/Parameters, under the tab Invoicing. Otherwise period cannot be chosen here. Also state an account for periodical allocation in the same tab.
  
   
−
== Reprint invoice ==
 +
== Parametrar ==
   
  +
−
It is possible to reprint invoices under the tab Printout
  
  +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild8.png}}
  +
  +
  +
  +
=== Krediterar ===
  +
Här kan fakturanumret vid en kreditfaktura skrivas som hänvisning på fakturan.
  +
  +
=== Fakturakund ===
  +
Om projektet har en annan faktureringsadress än den som finns på kunden, så anges en fakturakund på projektet. I fliken Parametrar på fakturan kan en fakturakund för fakturan hämtas upp.
  +
Fakturakunder registreras i Basregister: PRO/Fakturakunder och blir ett eget kundnummer i kundreskontran.
  +
  +
  +
=== Period ===
  +
Om arvode, inköp och övrigt ska periodiseras, anges en period i fliken Parametrar. Observera att ett periodiseringskonto måste finnas ifyllt i System: Basregister/Pro/Parametrar, fliken Fakturering.
  +
  +
=== Faktureringsavgift ===
  +
Om faktureringsavgift finns inställt kryssas faktureringsavgift i om det ska gälla fakturan
  +
  +
=== Referensnummer ===
  +
Referensnummer hämtas från projektet men kan ändras här för en enskild faktura.
  +
  +
  +
== Omutskrift faktura ==
  +
  +
I fliken Utskrivna fakturor kan omutskrift av fakturor göras
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Only mine'''
 +
|'''Endast egna'''
  +
|Visar fakturor som den inloggade användaren har skrivit ut.
−
|Shows the invoices you have been printing out.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Group'''
 +
|'''Grupp'''
  +
|Välj grupp om endast en viss grupps fakturor önskas visas.
−
|You can select to see a list with only invoices for a certain group.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Printout'''
 +
|'''Utskrift'''
  +
|Gör omutskrift på markerad faktura.
−
|Reprints selected invoice.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Välj i drop-downmenyn vilka fakturor som ska visas beroende på när de har skrivits ut. Fältet Snabbsök används för fritextsökning.
−
Select which invoices to show in the dropdown menu according to printout time. Use the quick search field for free text search
  
  +
  +
== Kreditera faktura ==
   
  +
Fakturor krediteras i sin helhet under fliken Utskrivna fakturor. Sök upp fakturan och klicka på Vänd. En ny faktura, likadan som den ursprungliga men i kredit skapas.
−
== Credit invoice ==
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-IN-SV-Bild9.png}}
−
To credit an invoice, go to the tab Printed invoices.
  
−
Find the invoice and click on ”Credit”. A similar invoice is created, but in credit.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-Bild1.png}}
  
   
  +
Välj Provutskrift eller inte. Dagens datum föreslås som datum för kreditfakturan, men det kan skrivas över med valfritt datum. Ange Utskriftsmall och Ok.
−
Select possible test print. Today&apos;s date is suggested as credit invoice date, but it can be overwritten. Select printing template and then OK.
  
   
−
[[Category:PRO-IN-EN]]
 +
[[Category:PRO-IN-SV]] [[Category:Manuals]] [[Category:Projekt]]

Latest revision as of 11:58, 22 September 2021


Denna manual beskriver olika moment i projektfakturering. Allt från förberedelser och justering till utsktift av färdig faktura. Här beskrivs även hur man skapar en aconto, dvs en förskottsfaktura a-conto, en kreditfaktura, hur man slår samman fakturor till samlingsfaktura och hur man fakturerar i utländsk valuta. Här visas också några av de vanligaste parametrarna som rör fakturering.

Förberedelser

Kontrollera i avprickningslistan i Projekt: Rapporter/Avprickning tid att alla har tidrapporterat. Uppdatera Arvode, Inköp och Övrigt i Projekt: registrering, korrigering och uppdatering, om inte automatisk uppdatering är påslagen.

Skapa faktura

En faktura består av en fakturatext och en omfattning. Omfattningen är det belopp från lager eller aconto som är ifyllt att faktureras. Fakturatext och omfattning måste stämma överens för att fakturan ska kunna skrivas ut.

Faktureringsproceduren ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken i Projekt: Frågor/Projekt används eller inte (se separata avsnitt).


Skapa faktura där fakturatext finns

Faktureringen sker i Projekt: Fakturering och justering. Fliken Fakturor lyser rött när det finns en eller flera fakturatexter skapade i Projekt: Frågor, och om det finns outskrivna fakturor på ett projekt.

Gå in på fliken Fakturor, markera en faktura och välj Öppna.

Omfattning

Omfattningen är uppdelad på Arvode, Inköp, Övrigt och A-conto. Kryssa i de rader som ska ingå i fakturan. Hela lagerbeloppet på den raden flyttas då till rutan Denna fakt. Om inte allt ska faktureras finns det möjlighet att delfakturera genom att markera raden och trycka på Ändra belopp. Fyll i det belopp som ska faktureras. Möjlighet att fördjupa sig på medarbetare, kategori, kod och period finns.

Kryssa i alla Kryssar i alla fakturarader, och flyttar beloppen till rutan Denna fakt
Kryssa ur alla Kryssar ur alla fakturarader
Ändra belopp Spara kvar belopp i lager genom att sänka beloppet. Ange det belopp som ska faktureras, återstående belopp ligger kvar i lager.
Förfakturering Används enbart om s.k. förfakturering tillåts (parameterinställning). Ange förfaktureringskoden (om den inte är förinställd) och belopp som ska faktureras.


Justering

En justering är en nedskrivning alternativt uppskrivning av lagret för att få lagernivåerna att stämma med det som ska faktureras.

Om fakturan är öppen, tryck på Justera. I projektlistan görs en justering genom att trycka på knappen Ny Justering. Gör därefter enligt nedan beroende på om det finns ett lager att justera mot eller inte.

Fördjupning

Summeringen kan ändras och man kan fördjupa sig på en enskild rad genom att dubbelklicka på en rad. På så sätt kan man välja vad som ska justeras om man inte vill göra en proportionell justering.

Ändra belopp Markera en rad och klicka på Ändra belopp. Ange det belopp (+/-) som ska justeras alternativt fyll i det belopp som ska bli kvar i rutan Lager. Markera flera rader om justeringen ska göras proportionellt mot lager/registrerat.Valet avgör hur beloppet som justeras ska proportioneras på underliggande nivåer

Justering utan lager eller registrerat

Ny Om det inte finns något i lager eller registrerat på projektet, eller om en justering ska riktas mot något annat än lager/registrerat, används Ny för att göra en justering. Fyll i Medarbetare, Kod, Period och Belopp.
Kryssrutan till vänster När en justering gjorts markeras kryssrutan till vänster på raden med antingen ett kryss eller en halvfylld ruta.

Ikryssad: Om rutan är ikryssad betyder det att hela raden är justerad till 0. Genom att sätta ett kryss i rutan så justeras hela raden till noll. Det är samma sak som att markera raden, trycka på ÄNDRA BELOPP och justera till 0. Halvfylld: Om delar av beloppet på raden är justerat markeras det med en halvt ifylld ruta.

Kommentar Möjlighet att skriva en justeringskommentar.
Bokföringsdatum Obligatoriskt datum för justeringar.

Registrerat Belopp som registrerats in på projektet.
Justerat Visar vad som totalt är justerat på projektet.
Lager 1 Visar allt som registrerats och justerats, men inte fakturerats.
Fakturerat Visar vad som fakturerats på projektet.
Ej uppdaterat Visar de belopp som finns med i skapade men ej utskrivna fakturor.
Lager 2 Visar Lager 1 minus Ej uppdaterat.
Justering Visar om det finns någon ny justering som inte sparats.

Utskrift faktura

När omfattningen och texten är färdigställda väljs Spara för att komma till fliken Fakturor. Markera fakturan och välj Utskrift. Flera fakturor kan markeras (med hjälp av Ctrl-tangenten) och skrivas ut samtidigt.

Provutskrift Gör en provutskrift för att se att fakturan blir som tänkt.
Fakt. datum Dagens datum föreslås.Föregående fakturas datum föreslås om man skriver flera efter varandra.
Förf. datum Hämtas från projektets betalningsvillkor men kan skrivas över.
Bokföringsdatum Dagens datum föreslås.Föregående fakturas datum föreslås om man skriver flera efter varandra.
Allmän fakturatext Här kan en textsträng fyllas i. Om flera fakturor skrivs ut samtidigt används denna text på samtliga fakturor.
Utskriftsmall Välj bolagets utskriftsmall för fakturor

Skapa faktura utan fakturatext

Faktureringen sker i Projekt:Fakturering och justering. Gå antingen till fliken Fakturor och välj Ny för att skapa en ny faktura, eller gör ett urval i fliken Projekt. För att begränsa projektlistan kan följande urval göras:

Minsta lagerbelopp Lagret kan avgränsas till ett minsta lagerbelopp.
Lager 2 Visar det totala lagret minus det belopp som är initierat i andra fakturor.
Status Projektets status - välj bland alla, aktiva, faktura initierad, aconto initierad, samlingsfaktura initierad.
Fakturor finns Välj mellan inga, påbörjade och klara.
Stoppas Visar projekt som är markerade med Stoppas i Projekt: Frågor. (Stoppas används av projektledare som vill meddela backoffice om att ett projekt är färdigt att stoppas.)

Ställ i ordning vilka kolumner som ska visas i projektlistan genom att klicka på > längst till höger (sparas på användaren).

Visa projekt Länk till analysbilden Projekt: Frågor. Under fliken Grunduppgifter kan projektuppgifterna ändras.
Provfaktura Visar det som ligger i lager på projektet på en fakturautskrift.
Ny justering Eventuella justeringar görs av det upparbetade lagret för att få lager- nivåerna att stämma med det som ska faktureras. En nedskrivning alternativt uppskrivning av lagret görs (se vidare beskrivning under rubriken Justering).
Ny faktura Här påbörjas arbetet med en ny faktura om fakturatexten inte är skapad i Kund & projekt.
Ändra status Stoppa, vila eller aktivera projekt. För att projekt ska kunna stoppas måste lagernivån vara 0, det får inte heller ligga oavräknat aconto, ouppdaterad tid eller inköp som ska belasta projektet.

Välj Ny faktura för att skapa en ny faktura, följ beskrivningen om Omfattning och Justering, och skapa en fakturatext med hjälp av beskrivningen Text nedan.

Text

Fyll antingen i egen text och belopp eller använd ett textförslag. Textförslaget kan ändras. Egna rader kan läggas till, delsummeringar kan göras och en ny text och belopp kan skrivas i.

Skapa text För att fånga upp det lager som finns på projektet eller för att fakturera från budget eller omfattning, väljs Skapa text.

I menyn väljs först om beloppen ska bygga på budgeterade värden (och i sådana fall på vilken budget), omfattningen eller på de belopp som är upparbetade och ligger i lager.

Detaljeringsnivå Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt. Vidare bestäms om beloppen ska delsummeras. Välj Ok för att se resultatet.
Delsummor Här bestäms om beloppen ska delsummeras.
Hämta text Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas in och därefter eventuellt korrigeras.
Anvisning Anvisningar kan skrivas av projektledarna i Projekt: Frågor som ett komplement till fakturatexten, för att beskriva för backoffice vad fakturan avser. Anvisningen syns inte på fakturan men visas i Kund & Projekt under analysfliken per faktura.
Faktureringsavgift Om faktureringsavgift finns inställt kryssas faktureringsavgift i om det ska gälla fakturan.

Skapa acontofaktura

Under fliken A-conto kan ett belopp som ska förskottsfaktureras registreras som omfattning. Fyll i det belopp som ska faktureras i fältet Denna fakt. Aconto kan faktureras tillsammans med belopp ur lager i en och samma faktura.

Om aconto uppdelat på arvode, inköp och övrigt är inställt i parametrarna delas det upp. Uppdelningen kan sedan visas i rapporter.

Acontoavräkning I fliken A-conto fylls det belopp i som ska avräknas i fältet Avräkning, eller om allt ska avräknas används knappen Avräkna allt. Under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt anges vad acontot ska avräknas mot med samma tillvägagångssätt som när en vanlig faktura skapas.

Skapa samlingsfaktura

Samlingsfakturering innebär att flera projekt faktureras i en och samma faktura. För att detta ska fungera krävs:

  • Att projekten har samma kundkod.
  • Att projekten har samma kundnummer.
  • Att samlingsfakturering tillåts på projekten.
  • Att projekten har samma faktureringsvaluta vid utskriftstillfället.

Gå in på ett av projekten som ska ingå i samlingsfakturan och Kryssa i Samlingsfaktura under fliken Samlingsfaktura. Hämta därefter upp de projekt som ska ingå i fakturan, inklusive projektet du är inne på. Under Omfattning finns nu alla ingående projekts lager, och vad som ska faktureras kan anges. Kryssa i fördjupning Projekt för att se de olika projektens omfattning.

Observera att eventuella justeringar på de i samlingsfakturan ingående projekten måste göras innan de läggs in som samlingsfaktura. För att göra en justering markera projektet i söklistan i fliken Projekt och välj Ny justering (se vidare under rubriken Justering).

Slå ihop fakturor

Ett alternativ till samlingsfakturor är att fakturorna ställs i ordning var för sig, och sedan slås ihop. Denna metod används med fördel t ex när förfakturering är påslagen, eller när projektledarna skapar fakturatexten i Projekt: Frågor, då samlingsfakturering inte kan användas. Tillvägagångssättet är samma som när vanlig faktura skapas (se tidigare avsnitt). När fakturorna är färdigställda markeras de, och knappen Slå ihop används. Ange vilket projekt som fakturorna ska slås ihop till. I fliken Text har nu en sektion per projekt skapats, med projektkod och benämning som rubrik för varje sektion. Möjlighet finns att redigera texten.

Fakturor i utländsk valuta

Fakturavalutan ställs in på projektet i Basregister: PRO/Kunder och projekt fliken Fakturering. Valutakursen uppdateras i Basregister: Allmänt/Valutor. På fakturan är det endast texten som anges i utländsk valuta. Omfattningen är alltid i företagets basvaluta. Marathon räknar om beloppen utefter dagens valutakurs. Inne på fakturan visas beloppen i olika valutor beroende på i vilken flik man befinner sig i. I textfliken visas beloppen i summatabellen uppe i högra hörnet i fakturavalutan. I flikarna för omfattning /arvode, inköp, övrigt eller aconto räknas alla belopp, inklusive texten om till basvalutan. En mindre differens tillåts mellan omfattning och text i utländsk valuta då valutakursen kan ändras dag till dag. Hur stor differens som tillåts ställs in vid Max valutadiff på utl. Fakturor i Basregister: Pro/Parametrar fliken fakturering.


Parametrar


Krediterar

Här kan fakturanumret vid en kreditfaktura skrivas som hänvisning på fakturan.

Fakturakund

Om projektet har en annan faktureringsadress än den som finns på kunden, så anges en fakturakund på projektet. I fliken Parametrar på fakturan kan en fakturakund för fakturan hämtas upp. Fakturakunder registreras i Basregister: PRO/Fakturakunder och blir ett eget kundnummer i kundreskontran.


Period

Om arvode, inköp och övrigt ska periodiseras, anges en period i fliken Parametrar. Observera att ett periodiseringskonto måste finnas ifyllt i System: Basregister/Pro/Parametrar, fliken Fakturering.

Faktureringsavgift

Om faktureringsavgift finns inställt kryssas faktureringsavgift i om det ska gälla fakturan

Referensnummer

Referensnummer hämtas från projektet men kan ändras här för en enskild faktura.


Omutskrift faktura

I fliken Utskrivna fakturor kan omutskrift av fakturor göras

Endast egna Visar fakturor som den inloggade användaren har skrivit ut.
Grupp Välj grupp om endast en viss grupps fakturor önskas visas.
Utskrift Gör omutskrift på markerad faktura.

Välj i drop-downmenyn vilka fakturor som ska visas beroende på när de har skrivits ut. Fältet Snabbsök används för fritextsökning.

Kreditera faktura

Fakturor krediteras i sin helhet under fliken Utskrivna fakturor. Sök upp fakturan och klicka på Vänd. En ny faktura, likadan som den ursprungliga men i kredit skapas.


Välj Provutskrift eller inte. Dagens datum föreslås som datum för kreditfakturan, men det kan skrivas över med valfritt datum. Ange Utskriftsmall och Ok.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Invoicing/sv&oldid=67685"