Difference between revisions of "Client and Project/da"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
 
(49 intermediate revisions by 3 users not shown)
Line 1: Line 1:
−  
−
== Startside ==
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik1.png}}
  
−  
−
Marathon er opdelt i Frontoffice og Backoffice. For at komme til startsiden tastes på Kalin Setterbergs logotype oppe i det venstre hjørne.
  
−
Funktioner, du ikke har adgang til, er deaktiverede (lysgrå).
  
−  
−  
−
{|class="colspaced firstcol-black"
 
−
|-
  
−
|[[File:Startsida.png]]
  
−
|Tager dig til startsiden.
  
−
|-
  
−
|[[File:Sessionsfunktioner.png]]
  
−
|Ved at klikke på symbolet, eller ved at anvende Alt -tasten + Pil ned, når du de funktioner, du har været inde i og ikke endnu afsluttet. Hvornår du logger ud af Marathon, slettes listen.
  
−
|-
  
−
|[[File:Backpilen.png]]
  
−
|Anvendes for at forlade en funktion
  
−
|-
  
−
|[[File:Informationsruta.png]]
  
−
|Viser hvor i Marathon du befinder dig.
  
−
|-
  
−
|[[File:Kugghjulet.png]]
  
−
|Under tandhjulet finder du følgende valg:
  
−
|}
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
|'''Indstillinger'''
  
−
|Generelle systemindstillinger. Indstillingerne gælder kun din bruger.
  
−
|-
  
−
|'''Nyt password'''
  
−
|Bruges for at ændre password til Marathon.
  
−
|-
  
−
|'''Skift firma'''
  
−
|Anvendes for at skifte til et andet firma på samme Marathoninstallation.
  
−
|-
  
−
|'''Support'''
  
−
|Supportformular for forespørgsler om Marathon som sendes direkte til Kalin Setterbergs supportafdeling.
  
−
|-
  
−
|'''Dokumentation'''
  
−
|Link til docs.kase.se – Kalin Setterbergs dokumentationsside hvor du kan læse om alle nyheder i Marathon.
  
−
|-
  
−
|'''Udskrift'''
  
−
|Anvendes for at lave en udskrift af aktuelt skærmbillede til en fysisk printer.
  
−
|-
  
−
|'''PDF'''
  
−
|Anvendes for at lave en udskrift af aktuelt skærmbillede til PDF-format.
  
−
|-
  
−
|'''Nyt vindue'''
  
−
|Åbner et nyt Marathonvindue.
  
−
|-
  
−
|'''Læg til som favorit'''
  
−
|Klik på Læg til favorit hvornår du befinder dig på en side, så bliver den automatisk med i Mine favoritter på startsiden.
  
−
|'''Log ud'''
  
−
|Anvendes for at logge ud af Marathon
  
−
|}
  
−  
−
Længst nede til højre i Marathon -vinduet vises med rød tekst hvis du har urapporterede dage i Marathon Tid, fakturaer at godkende eller sendte mails fra Marathon i kø. Når du klikker på felterne flyttes du automatisk til Marathon Tid. Fakturagodkendelse eller Sendekøen.
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik6.png}}'
  
−  
−
== Funktioner ==
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
|'''Right mouse click'''
  
−
|The click opens a small menu from which you e.g. can choose to export to Excel, to print out or to select columns. The cursor has to be somewhere in the list /table when you click.
  
−
|-
  
−
|'''Tab/Enter'''
  
−
|Move to next object/field.
  
−
|-
  
−
|'''Shift + Tab'''
  
−
|Move to previous object/field.
  
−
|-
  
−
|'''Alt + underlined letter'''
  
−
|Instead of clicking, you can activate a function with Alt + the letter that is underlined in the word, e.g. <u>O</u>PEN with Alt + O.
  
−
|-
  
−
|'''Ctrl + Page Down'''
  
−
|Move to next tab, e.g. in the Client & Project module
  
−
|-
  
−
|'''Ctrl + Page Up'''
  
−
|Move to previous tab.
  
−
|-
  
−
|'''Search box'''
  
−
|Shows the alternatives to fill the field with.
  
−
|-
  
−
|'''F1'''
  
−
|Open search box
  
−
|-
  
−
|'''F3'''
  
−
|Copies last saved information in a field'''.'''
  
−
|-
  
−
|'''Quick search field'''
  
−
|You can write the first characters of a code, name etc. The search list will only include those alternatives that fit your search.
 
−
|-
  
−
|
  
−
|{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik27.png}}
  
−
|
  
−
|-
  
−
|'''Quick search'''
  
−
|A new window opens as you are writing, showing the alternatives that fit your search. This function has to be set in cog wheel/Settings/General
 
−
|-
  
−
|
  
−
|{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik29.png}}
  
−
|}
  
−  
−
== Tabeller i Marathon ==
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik2.png}}
  
−  
−
Alle Marathons tabeller er fleksible på den måde, at du selv kan ændre udseende på dem. Du kan vælge de kolonner der skal vises, i hvilken orden og i hvilken bredde de skal vises og hvordan de skal sorteres.
  
−  
−
Kolonnerne vælges med højreklik i listen, eller ved at klikke i feltet med tre prikker, der findes i sluttet af overskriftsraden (se billede neden) Når de er på sin plads kan du drag og slippe kolonnerne i den orden du ønsker.
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik3.png}}
  
−  
−
Når de er på sin plads kan du drag og slippe kolonnerne i den orden du ønsker. De kolonner som indeholder en pil kan sorteres.
  
−
Klik på kolonnen og pilen skifter retning, fra laveste først til højeste øverst, fra tidligste til seneste dato øverst, etc.
  
−  
−
Når de er på sin plads kan du drag og slippe kolonnerne i den orden du ønsker. De kolonner som indeholder en pil kan sorteres.
  
−
Klik på kolonnen og pilen skifter retning, fra laveste først til højeste øverst, fra tidligste til seneste dato øverst, etc.
  
−  
−
== Favoritter i Marathon ==
  
−  
−
Favoritfunktionen er tilgængelig i de fleste tabeller. Marker dine egne favoritter ved at klikke i favoritkolonnen længst til venstre i hver tabel for koder e. d, du bruger ofte. Favoritten bliver mærket med en cirkel. Hvilke farver der skal bruges, bestemmer du ved at klikke en eller flere ganger i de tomme cirkler.
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik34.png}}
  
−  
−
Skab en ny favorit ved at markere én linie og klikke i favorittkolonnen. Favoriten markeras med en boll. For at skifte mellem at kun se favoritterne og at se hele listen klikker du på favoritkolonnens overskrift. Samtlige udvalgsparametre fungerer parallelt, f eks hurtigsøg. (Du kan altså hurtigsøge bland dine favoritter).
  
   
 
== Kunde- og Jobanalyse ==
  
== Kunde- og Jobanalyse ==
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
 
I startbilledet i Kunde og Jobanalyse vises til venstre de kunder, som er blevet registrerede i systemet. Når du markerer en kunde, vises kundens alle jobber til højre. Hvis du vil se en liste med alle jobber, afkryds ”Kunder og job”.
  
I startbilledet i Kunde og Jobanalyse vises til venstre de kunder, som er blevet registrerede i systemet. Når du markerer en kunde, vises kundens alle jobber til højre. Hvis du vil se en liste med alle jobber, afkryds ”Kunder og job”.
  +
</div>
   
 
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik4.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik4.png}}
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
 
Afkryds feltet ”Alle jobs” for at se alle jobs, uanset kunde.
  
Afkryds feltet ”Alle jobs” for at se alle jobs, uanset kunde.
  +
</div>
   
 
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik5.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik5.png}}
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
 
|'''Forfaldne jobs'''
  
|'''Forfaldne jobs'''
Line 155: Line 31:
 
|Lukkes giver en indikation til økonomiafdelingen/faktureringen, som afslutter jobbet.
  
|Lukkes giver en indikation til økonomiafdelingen/faktureringen, som afslutter jobbet.
 
|}
  
|}
  +
</div>
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
 
Klik på søgeruten i overskriftsraden eller højreklik i listen, så kan du vælge kolonner. De valg du gør, bliver igen til den næste gang, du logger ind.
  
Klik på søgeruten i overskriftsraden eller højreklik i listen, så kan du vælge kolonner. De valg du gør, bliver igen til den næste gang, du logger ind.
  +
</div>
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
 
|'''Favoritter'''
  
|'''Favoritter'''
Line 177: Line 57:
 
|Gruppetilhørighed. (Bruges f eks når kunder har fælles Jobsystem for flere firmaer.)
  
|Gruppetilhørighed. (Bruges f eks når kunder har fælles Jobsystem for flere firmaer.)
 
|}
  
|}
  +
</div>
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
'''Columns in the project list:'''
  
  +
'''Kolonner i Joblisten:'''
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
|'''Favourites'''
  
  +
{|class=mandeflist
−
|Possibility to select the most frequent projects only.
  
  +
|'''Favoritter'''
  +
|Bruges for at markere jobber som sine favoritter
 
|-
  
|-
−
|'''Code'''
 +
|'''Kode'''
  +
|Jobbets unikke identitet. Består af kundekoden og et løbenummer.
−
|A unique identity for the project. The code consists of the client code + a running number.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Project'''
 +
|'''Job'''
  +
|Jobbenævningen
−
|The project name.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Registered'''
 +
|'''Oprettet'''
  +
|Jobbets oprettelsesdato
−
|Date when the project was opened (registered).
  
 
|-
  
|-
−
|'''PM'''
 +
|'''PL'''
  +
|Projektlederens medarbejderkode
−
|Employee code of the project manager.
  
 
|-
  
|-
 
|'''$'''
  
|'''$'''
  +
|Viser, at der findes lager på jobbet
−
|Shows that there is WIP on the project.
  
 
|-
  
|-
−
|'''A lock'''
 +
|'''Hængelås'''
  +
|Viser hvis jobbet er lukket, dvs. afsluttet
−
|A project with a lock is closed.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Due'''
 +
|'''Forf.'''
  +
|Rød markering viser at der findes forfaldne ubetalte fakturaer på jobbet.
−
|Overdue client invoices on the project are shown in red. (one symbol if the invoice is due more than 8 days, two symbols if more than 31 days)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Inv text created'''
 +
|'''Fakt.tekst skabt'''
  +
|Kryds viser at der findes skabt fakturatekst på jobbet.
−
|If this is marked, somebody has started to create an invoice text on the Invoice- tab.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Inv text ready'''
 +
|'''Fakt.tekst færdig'''
  +
|Kryds viser at teksten i fakturafanebladet er markeret som færdig
−
|If this is marked, somebody has created an invoice text and marked it as ready.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Production manager'''
 +
|'''Produktionsleder'''
  +
|Produktionslederens medarbejderkode.
−
|Employee code of the production manager
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP'''
 +
|'''Lager'''
  +
|Viser beløbet, der findes i lagret. Tid som endnu ikke er opdateret til økonomisystemet (vises ikke her).
−
|Shows the amount in the project’s WIP.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Currency'''
 +
|'''Valuta'''
  +
|Viser basisvalutaen for jobbet. Bruges kun ved flervalutahåndtering.
−
|Shows the base currency of the project. (Used only in multiple agency handling)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Project type'''
 +
|'''Jobtype'''
−
|Shows project types: external (E), within group or external within group (G), internal (I), project for internal work (9) and speculation- or pitch projects (J).
 +
|Viser jobtype :eksternt (E), gruppefælles, eksternt inden for koncernen (G), internt (I), job for internt arbejd (9) og spekulations/pitch jobber (J).
 
|-
  
|-
−
|'''Estimate'''
 +
|'''Budget'''
  +
|Kryds viser at der er laget budget på jobbet.
−
|Shows if the project has a cost estimate.
  
 
|-
  
|-
−
|'''To be closed'''
 +
|'''Lukkes'''
  +
|Kryds viser at jobbet er færdig at lukkes. Økonomiafdelingen kan selektere på fakturaer, som skal lukkes, i faktureringsprogrammet i Backoffice.
−
|Indicates to the accounting department that the project is ready to close.
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP Fees'''
 +
|'''Lager Honorar'''
  +
|Viser beløb i honorarlagret
−
|Shows amount in WIP Fees
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP Purchases'''
 +
|'''Lager Indkøb'''
  +
|Viser beløb i indkøbslagret
−
|Shows amount in WIP Purchases
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP Other'''
 +
|'''Lager Øvrigt'''
  +
|Viser beløb i øvrigtlagret
−
|Shows amount in WIP Other
  
 
|-
  
|-
−
|'''Fixed price'''
 +
|'''Fast pris'''
  +
|Viser jobbets aftalte pris
−
|Shows the fixed price of the project, if that has been set in advance
  
 
|-
  
|-
 
|'''Deadline'''
  
|'''Deadline'''
  +
|Viser deadline for jobbet(aktiveres i Basisregister/Job/Kunder og Job)
−
|Shows the project’s deadline date, if set (Base registers/Pro/Client & Project)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Inv date'''
 +
|'''Fakturadato'''
  +
|Hvis fakturadato angives på jobbet, vises den her (aktiveres i Basisregister/Job/Kunder og Job)
−
|Shows the project’s invoice date, if set (Base registers/Pro/Client & Project)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoiced'''
 +
|'''Faktureret'''
  +
|Viser hvad der er faktureret på jobbet (inkl. aconto).
−
|Shows what has been invoiced on the project (including pre-inv.)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Marathon Time'''
 +
|'''Marathon Tid'''
  +
|Afkryds kolonnen, hvis tidsrapportering skal være mulig på jobbet.
−
|Marked, if the project is reportable in Marathon Tid.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Local name'''
 +
|'''Lokalt navn'''
  +
|Viser lokalt navn, hvis det er registreret på jobbet.
−
|Shows a local project name, if set
  
 
|-
  
|-
−
|'''Reference no'''
 +
|'''Referencenummer'''
  +
|Viser referencenummer, hvis det er registreret på jobbet
−
|Shows possible reference number.
  
 
|-
  
|-
−
|'''End date'''
 +
|'''Stoppdato'''
  +
|Hvis jobbet er stoppet, vises dato her.
−
|Shows closing date of the project, if it is closed.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Start date'''
 +
|'''Startdato'''
  +
|Viser evt. startdato.
−
|Shows the project’s start date, if stated.
  
 
|}
  
|}
  +
</div>
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
If you wish to see the columns in a different order, you can drag and
  
  +
Hvis du vil se kolonnerne i en anden rækkefølge kan du drage i kolonnen med musen og slippe den på den plads, du ønsker.
−
drop them where you want with the mouse indicator. Click in the
  
  +
Klik i overskriften i den kolonne, der skal styre sorteringen.
−
heading field in the column that shall control the sorting.
  
  +
</div>
   
−
'''Enter new clients and projects'''
 +
'''Oprettelse af kunder og jobs'''
   
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
New clients and projects can be entered directly in Client & Project.
  
  +
Nye kunder og jobber kan oprettes her, hvis funktionen hos jer er aktiveret (Ellers gør økonomiafdelingen det i Backoffice). Der findes forskel fra firma til anden, hvilke felter der skal være med i oprettelsen. Derfor kan billedet neden være forskelligt fra jeres version.
−
(New entries have to be activated by an administrator in
  
  +
</div>
−
Classic and you must have authorisation on user level.) The fields
  
−
to be shown are selected in the system parameters- therefore the view
  
−
in your company can differ from the view in this manual.
  
   
−
=== New client ===
 +
=== Ny kunde ===
   
  +
Klikk på feltet NY i kundelisten. Indtast kode og klik på OK.
−
Click New in the client list. Fill in the field Client ID and press OK.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik7.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik7.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
|'''Kunde - ID'''
−
|'''Client ID''' || The client’s unique identity. Maximum four (4) digits
  
  +
|Kundens unikke identitet kan bestå af op til fire tegn.
 
|-
  
|-
  +
|'''Navn'''
−
|'''Name''' || The complete name of the client, shown on invoices etc.
  
  +
|Kundens fuldstændige navn (syns f.eks. på fakturaer).
 
|-
  
|-
  +
|'''Intern benævnelse'''
−
|'''Internal name''' || The internal name can be used to identify the client with another, internal, name. The name is shown as client name in Marathon, but the client’s real name will be printed on invoices.
  
  +
|Internbenævnelsen kan bruges til at identificere kunden med nogen egen benævnelse. den bliver vist som kundenavn i Marathon, men på fakturaer til kunden vises kundens rigtige navn
 
|-
  
|-
  +
|'''Kundeansvarlig'''
−
|'''Client manager''' || Marathon suggests you as client manager, but you can of course change name.
  
  +
|Systemet foreslår automatisk dig (den som er logget ind), men du kan ændre medarbejdere.
 
|-
  
|-
  +
|'''Kundekontakt'''
−
|'''Client contact''' || Contact person at the client.
  
  +
|Navn på kontaktperson hos kunden
 
|-
  
|-
  +
|'''Overkunde'''
−
|'''Collective client''' || You can use Collective clients to tie together different clients, e.g. different branches of a client. E.g. Volvo can be collective client for Volvo Göteborg and Volvo Stockholm. (Collective clients are set in Base registers/Pro).
  
  +
|For statistik kan kunder knyttes sammen med overkunder. F. eks. kan Volvo være overkunde for Volvo Göteborg og Volvo Stockholm. (Overkunder oprettes i Basisregister/Job).
 
|-
  
|-
  +
|'''Kategori'''
−
|'''Category''' || You can divide clients in to categories and use for statistics
  
  +
|Kundekategori bruges til at kategorisere kunderne.
 
|-
  
|-
  +
|'''Moms'''
−
|'''VAT''' || Enter what type of VAT the client represents.
  
  +
|Før momsberegningen i systemet fungerer, kræves det at momstype bliver udfyldt.
  +
  +
* Indenrigs Ordinær momssats for kunder inden for landet.
  +
  +
* EU Fritaget fra moms udenlands, inden for EU.
  +
  +
* Udenlands Fritaget fra moms, udenlands, uden for EU.
  +
 
|-
  
|-
  +
|'''Vat'''
−
|'''Domestic''' || Ordinary VAT for domestic clients.
  
  +
|For udenlandske kunder kræver systemet at VAT -nummer indtastes.
−
|-
  
−
|'''EU''' || VAT free for clients within the EU.
  
−
|-
  
−
|'''Other countries''' ||VAT free for clients outside of the EU.
  
−
|-
  
−
|'''VAT number''' || Non-domestic clients must be completed with a VAT number.You can copy previously entered information from another client. Click the button “Copy from” andselect the client you want to copy from. The function copies all information and writes it in the fields (it writes over possible earlier text), you can then edit the data before you save.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Vad at klikke på Kopier fra kan man hente oplysninger ind fra en allerede eksisterende kunde. I vinduet, som åbnes, hentes kunden. Husk, at hvis du har skrevet oplysninger ind, vil de blive overskrevne med den kopierede kundens oplysninger.
−
=== New project ===
  
   
  +
=== Nyt job ===
−
Select
  
−
client in the client list, thereafter click New in the project part
  
   
  +
Marker kunden og klik Ny i job -delen.
−
{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik8.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik8.png}}
−
If
  
  +
−
you enter project numbers manually, start with filling in a number.
  
  +
Hvis I har en installering, således at jobnumret skal angives manuelt, begynd med at udfylde ønsket nummer. Ved automatiske jobnummer vises nummerfeltet ikke, men jobbet tildeles næste ledige nummer.
−
If you use automatic project numbering, this field
  
−
is not shown and the project is assigned a number when you save it.
  
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Client-ID'''
 +
|'''Kunde - ID'''
  +
|Kunde udfyldes automatisk.
−
|The selected client. Comes automatically.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Name'''
 +
|'''Benævnelse'''
  +
|Jobbets navn
−
|Project name.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Project manager'''
 +
|'''Projektleder'''
  +
|Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
−
|Project manager. Marathon suggests you (thelogged in).
  
 
|-
  
|-
−
|'''Production manager'''
 +
|'''Produktionsledere'''
  +
|Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
−
|Production manager. Marathon suggests you (the logged in)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Project description'''
 +
|'''Projektbeskrivning'''
  +
|Projektkrivning kan fyllas i och visas på projektet
−
|An optional description of the project
  
 
|-
  
|-
 
|'''Type'''
  
|'''Type'''
  +
|Jobtype, bruges for opfølgning.
−
|The different project types are:
  
  +
  +
* Eksternt - Job mod ekstern kunde
  +
  +
* Spekulation/Pitch - spekulationsjob. Når opdraget er sikkert, mærker økonomiafdelingen den til eksternt job
  +
  +
* Internt - Internt job
  +
 
|-
  
|-
−
|'''External'''
 +
|'''Jobtype'''
  +
|Hvilken type af arbejd, jobbet afser. Du kan angive op til 3 forskellige typer.
−
|Projects for external clients, chargeable
  
 
|-
  
|-
−
|'''Speculation'''
 +
|'''Kundekontakt'''
  +
|Navn på kontaktperson hos kunden. Hentes automatisk fra kunden men kan ændres.
−
|Speculation/competition projects. This can be changed to external projects later (in Backoffice).
  
 
|-
  
|-
−
|'''Internal'''
 +
|'''Masterjob'''
  +
|Jobber kan knyttes sammen med hinanden. F eks kan SAS 0002 være Masterjob for SAS 0004 og SAS 0005. På den måde kan jobbene analyseres enten hver for sig eller sammen.
−
|Internal, not chargeable project
  
 
|-
  
|-
−
|'''Group'''
 +
|'''Særskilt fakturatekst'''
  +
|Her kan du skrive en tekst ind, som skal komme med på alle jobbets fakturaer. Teksten vil komme som forslag på hver faktura men du kan vælge at fjerne den.
−
|External project within the company group.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Job type'''
 +
|'''Vår ref på faktura'''
  +
|Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan
−
|Defines the type of job. You can select up to three different job types per project.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Client contact'''
 +
|'''Marathon Tid'''
  +
|Afkryds feltet hvis du vil at jobbet skal være aktivt for timeføring i Marathon tid.
−
|The contact person at the client..
  
 
|-
  
|-
−
|'''Master'''
 +
|'''Gruppe'''
  +
|Den jobgruppe, jobbet tilhører
−
|Similarly to Collective clients, also projects can be tied together with a Master project definition. That gives opportunity to analyse projects in a broader perspective, as well as they can be analysed separately.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Special invoice text'''
 +
|'''Omkostningssted'''
  +
|Hvis jobindtægterne skal føres på et bestemt omkostningssted
−
|This text will come as a suggestion on each invoice sent within this project, e.g. reference number. When invoicing, you can choose if you want to include the text or not.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Our ref on invoice'''
 +
|'''Fast pris'''
  +
|Hvis der findes en aftalt pris på jobbet, indtast den her. I Jobanalysen og i rapporter findes siden mulighed at sammenligne registreret og faktureret beløb mod den faste pris.
−
|Fill in, if someone else than the project manager shall be referred to on the invoice.
  
−
|-
  
−
|'''Marathon Time'''
  
−
|Tick this box if you want the project to be in the time reporting program.
  
−
|-
  
−
|'''Group'''
  
−
|Enter project group. Look for alternatives in the search box.
  
−
|-
  
−
|'''Cost centre'''
  
−
|If the project revenue shall be redirected to a certain cost centre
  
−
|-
  
−
|'''Fixed price'''
  
−
|If the project has a fixed price, it can be stated here. In the project analysis and in reports, you can later compare what has been registered and the fixed price.
  
 
|-
  
|-
 
|'''Deadline'''
  
|'''Deadline'''
  +
|Hvis jobbet har en deadline kan du skrive den ind og se den i forskellige rapporter.
−
|Possibility to fill in deadline for the project. Deadline is shown as Overdue projects in the lower part of the Marathon window. Deadline can also be shown in reports.
  
 
|-
  
|-
−
|'''VAT'''
 +
|'''Moms'''
  +
|För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
−
|State the VAT type for the project, so that the system can handle taxes on the project.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoice date'''
 +
|'''Fakturadato'''
  +
|Hvis fakturadato angives, vil det vises under forfaldne jobs i Marathon-vinduets nedre hjørne.
−
|If you fill in the invoice date of the project, it will be shown when due in the Marathon window.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Copy from'''
 +
|'''Kopier fra'''
  +
|Med Kopier fra kan du hente oplysninger ind fra et allerede eksisterende job. Hent jobbet i vinduet som vises. Husk at alt du eventuelt har skrevet ind på jobbet vil blive overskrevet.
−
|You can copy previously entered information from another project. Select the project you want to copy from. The function copies all information and writes over earlier entered information.
  
 
|}
  
|}
  +
</div>
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
=== Analysis ===
  
  +
=== Analyse ===
  +
</div>
   
−
This
  
−
tab shows the current status of the project.
 
−
You can deepen into any underlined heading.
  
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik9.png}}
  
  +
Under fanebladet Analyse
  +
vises jobbets aktuelle status.
  +
Understregede overskrifter indebærer at der findes mere detaljeret information, du kan fordybe dig i.
  +
</div>
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik9.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Currency'''
 +
|'''Valuta'''
  +
|Marathon kan håndtere flere valutaer. Du kan vælge anden valuta end basisvalutaen; beløbene bliver da omregnet med den kurs, som er angivet i Basisregister/Valuta.
−
|Marathon supports handling of multiple currencies. It is possible to use other that your base currency; the amounts will then be recalculated with the currency rate stated in Base registers/General/Currencies.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Fees/Purchases/Other'''
 +
|'''Honorar/Indkøb/Øvrigt'''
  +
|Vælg, hvordan informationen om honorar/indkøb og øvrigt skal præsenteres ved fordybning (når du klikker på understreget overskrift).
−
|In these menus you can choose how you want the information on fees/purchases/other to be shown when deepening. If you choose e.g.Cat/Code/Employee in Fees - Marathon shows you first the information divided per job category. If you click on a certain category, you will see the information divided in job codes. Click on a job code to see the employees that have been reporting time on the code. Finally, by clicking on an employee code, you can see her/his complete time report row including the comments.
  
  +
|}
  +
  +
Hvis du f eks vælger ''Kat/Kode/Med''i Honorar, vises informationen først opdelt på arbejdskategori, ved yderligere fordybning på arbejdskode, derefter per medarbejdere. Sidst vises detaljer, dvs. medarbejdernes timeføringsrader med kommentarer.
  +
  +
{| class=mandeflist
  +
|'''Vis kun indlæst tid'''
  +
|Ved at afkrydse feltet vises kun de timer, der er blevet indlæst og opdateret af økonomiafdelingen. Ellers vises al tid som er indberettet på jobbet. (Kun opdateret tid komme med på udskrifter under fanebladet Udskrift.)
 
|-
  
|-
−
|'''Show only updated hours'''
 +
|'''Masterjob'''
  +
|Hvis du har koblet sammen jobber med Master-sortering kan du her se statistik for alle jobber som er koblede til en Master. Masterjob oprettes enten ved joboprettelse eller under fanebladet Basisoplysninger.
−
|If you tick this box Marathon shows only the hours that have been updated by the Accounting Department. If not, all reported hours on the project are shown.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Total master project'''
 +
|'''Vis periode'''
  +
|Under fanebladet Analyse vises i normale fald altid jobbets aktuelle status, men hvis du her vælger en periode, vises information kun fra den specifikke periode.
−
|If you tick this, Marathon shows statistics for all projects that are tied to different master projects. The master projects are defined in the project registration or in the General information tab at each of the separate projects.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Show period'''
 +
|'''Fast pris'''
  +
|Du kan angive en fast pris ved joboprettelsen eller under fanebladet Basisoplysninger, hvis disse felter er aktiverede.
−
|The analysis tab shows normally the current status of the project, but it is possible to write a certain period here, to see only that period’s data. Note that Invoiced shows what has been invoiced of registered during that period.
  
−
|-
  
−
|'''Fixed price'''
  
−
|Fixed price can be stated here or in the tab General information, provided that the field is active.
  
 
|-
  
|-
 
|'''Budget'''
  
|'''Budget'''
  +
|I kolonnen vises jobbets budget/budgetter opdelt på honorar, indkøb og øvrigt. (Hvis parameteren ” Regn kun med bekræftede budgetter” er afkrydset, ser du kun de budgetter, der er bekræftede.)
−
|This column shows the total sums of the estimate divided on fees, purchases and other. (If the parameter “Include only confirmed estimates” is checked, only confirmed estimates will be shown here.)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Quantity'''
 +
|'''Antal'''
  +
|Antallet indberettede timer, antal indkøb og antal øvrigtposter.
−
|Number of reported hours, number of purchases and number of other records
  
 
|-
  
|-
−
|'''Registered'''
 +
|'''Registreret'''
  +
|Kolonnen viser værdien af oparbejdet honorar, indkøb og øvrigt.
−
|This column calculates the monetary value of actual fees, purchases and other.
 
  +
|}
   
  +
Registreret honorar viser værdien af antal timer multipliceret med de timepriser (eller kodepriser) som er blevet registrerede i systemet.
−
Concerning
  
−
fees the value is based on the number of hours multiplied with the
  
−
hourly rate/code price entered in Marathon.
  
   
  +
For indkøb vises indprisen (omkostningen) plus eventuelt påslag.
−
Concerning
  
−
purchases the purchase price (cost) added to the mark-up defined
  
−
for the purchase code.
  
   
  +
{| class=mandeflist
  +
|'''Justeret'''
  +
|Justeringer gøres oftest i forbindelse med fakturering eller når jobbet bliver afsluttet. Klik for at se detaljer om justeringer.
 
|-
  
|-
−
|'''Adjusted'''
 +
|'''Faktureret'''
  +
|I kolonnen vises hvad som hidtil er blevet faktureret på jobbet (eksklusive aconto faktureret).
−
|Adjustments are normally made in connection with invoicing or when closing project. Click on the underlining to see adjustment details.
  
−
|-
  
−
|'''Invoiced'''
  
−
|Shows what have been invoiced so far on the project. Read more about invoiced below.
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP'''
 +
|'''Lager'''
  +
|Det beløb, som skal faktureres. Lagret afser registreret beløb plus eventuelle justeringer minus faktureret beløb.
−
|Amount to be invoiced. The WIP is the sum of registered amount plus possible adjustments minus the invoiced amount.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Pre-inv.'''
 +
|'''Aconto'''
  +
|Viser hvis der findes noget aconto faktureret (ikke faktureret fra lager). Når aconto en bliver afregnet mod lager, vil faktureret beløb vises i kolonnen Faktureret.
−
|Shows if there is any pre-invoices on the project (i.e. not invoiced from WIP) that not yet have been deducted from the WIP. When the deduction is done, the amount shows in the column Invoiced.
  
 
|}
  
|}
   
  +
For at kunne følge faktureret op, klik på kolonneoverskriften Faktureret. Nedenstående billede vises da.
−
Click
  
−
on the column heading to see information of what has been invoiced.
  
−
The following image will be displayed.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik10.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik10.png}}
   
  +
I billedet vises information om hvilke fakturaer, der udgør beløbene samt hvad fakturaerne afser. Klik på fakturanumrene til venstre for at se, hvilke poster fakturaen baseres på samt anvisningen fra fakturafanebladet. Klik på arket til højre for fakturaoplysningerne for at se, hvordan fakturaen ser ud i Pdf format. Videre kan du se, at fakturaerne oven er forfaldne, eftersom de har en rød markering i kolonnen Forf.
−
The
  
−
picture shows the invoices behind the amounts. Click on an invoice to
  
−
see more information about it. If there is a red sign in the DUE
  
−
column, the invoice is overdue. Click on the sheet on the right to
  
−
see the scanned invoice in Pdf format.
  
   
−
=== General information ===
 +
=== Basisoplysninger ===
   
  +
Under fanebladet basisoplysninger vises de joboplysninger, der blev indtastet ved joboprettelsen eller som er arvet fra kunden.
−
This
  
−
tab shows all project information entered at the time of registration
  
−
or transferred from the client. If you want to change something,
  
−
click Edit. The window is the same as when entering a new project.
  
−
If nothing is registered on the project, you can, if you want, delete
  
−
it.
  
   
  +
Hvis du vil ændre på nogen oplysning, klik på Ændre.
−
=== Authorisation ===
  
  +
Du ser da samme registreringsbillede som ved joboprettelsen.
   
  +
Du kan slette et helt job, forudsat at der ikke er noget registreret på det. Klik på feltet Slet.
−
This
  
−
tab tells who the project manager and client manager are. If the
  
−
project has limited access you can
  
−
see here which ones of the employees have access.
  
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik11.png}}
  
  +
=== Autoriserede ===
  +
</div>
   
  +
Under fanebladet Autoriserede vises projektledere for det aktuelle job, og kundeansvarlig for kunden. Derefter vises hvilke medarbejdere som har adgang til jobbet.
−
=== Price ===
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik11.png}}
−
The
  
−
price tab contains information of how the project is priced divided
  
−
into fees, purchases and other.
  
   
  +
=== Pris ===
−
{{ExpandImage|PRO-PL-EN-grafik12.png}}
  
   
  +
I fanebladet Pris vises hvordan jobbet er blevet prissat med opdeling på honorar, indkøb og øvrigt.
−
First
  
−
Marathon tells if there is a fixed price for fees, purchases and/or
  
−
other.
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-PL-DA-grafik12.png}}
−
Then
  
−
you can see if there are any exceptions from the ordinary rates. The
  
−
special prices cannot be changed in this tab (They have to be edited
  
−
in Back office). ****/*** means that the special pricingconcerns
  
−
all employees and job codes.
  
   
  +
Hvis jobbet har fast pris så synes det øverst i hver kategori.
−
The
  
  +
−
example above shows that all employees, except Carl
  
  +
Derefter synes eventuelle afvigelser fra medarbejdernes ordinære timepriser. Afvigende timepriser kan ikke ændres i dette billede, det gøres i Backoffice. Ved brug af afvigende priser anvendes en prioritetsorden for at bestemme gældende pris.
−
Eriksson, cost 1 500 on all codes. Carl Eriksson
  
−
costs normally 1 200, but on code 010 his rate is 1 000.
  
   
  +
<code>****</code>/<code>****</code> betyder alle medarbejdere henholdsvis alle honorarskoder.
−
If
  
  +
−
you use pricing per job code, you can’t use special hourly
  
  +
Eksempelet oven viser at alle medarbejdere koster 1 500 kr på alle koder undtaget Carl Eriksson, som koster 1 200 i normale fals, men lige på koden Informationsinsamling koster han 1 000.
−
rate. In those cases Marathon says that he price
  
  +
−
is fetched from the code.
  
  +
(Hvis parameterindstillingen ”pris pr. arbejdskode” bruges i stedet for ”pris pr. medarbejder”, vil ikke de afvigende timepriser fungere. Da står det kun ”timeprisen hentes fra kode”)
   
 
Purchases
  
Purchases
Line 904: Line 779:
 
to documents that are connected to the project. The files are stored
  
to documents that are connected to the project. The files are stored
 
in one folder per project. Contact
  
in one folder per project. Contact
−
Kalin Setterberg for more information.
 +
Marathon support for more information.
   
 
== Project printouts ==
  
== Project printouts ==
Line 981: Line 856:
 
|Start printout
  
|Start printout
 
|}
  
|}
−  
−
[[Category:PRO-PL-EN]]
  

Latest revision as of 13:43, 29 May 2023

Kunde- og Jobanalyse

I startbilledet i Kunde og Jobanalyse vises til venstre de kunder, som er blevet registrerede i systemet. Når du markerer en kunde, vises kundens alle jobber til højre. Hvis du vil se en liste med alle jobber, afkryds ”Kunder og job”.

Afkryds feltet ”Alle jobs” for at se alle jobs, uanset kunde.

Forfaldne jobs Hvis der findes jobs, der er nået deadline (dagens dato), vises de under forfaldne jobs. Også jobs med indlagt fakturadato vises, hvis der ikke er blevet udskrevet faktura med den fakturadato eller senere. Informationen vises kun for projekt- og produktionsledere.
Kun aktive Både på kundesiden og jobsiden er det mulig at kun se aktive kunder/jobs.
Kun egne Kun egne kunder er kunder, der du er kundeansvarlig. Kun egne jobs er jobs, der du er kundeansvarlig, projektleder eller produktionsleder.
Eksport Du kan eksportere lister til Excel. Vælg hvilke kolonner du vil ha med i eksporten. Hvis du velger ” ifølge udvalg” kommer kun aktive/egne, hvis de er afkrydset.
Lukkes Lukkes giver en indikation til økonomiafdelingen/faktureringen, som afslutter jobbet.

Klik på søgeruten i overskriftsraden eller højreklik i listen, så kan du vælge kolonner. De valg du gør, bliver igen til den næste gang, du logger ind.

Favoritter Bruges for at markere kunder som sine favoritter
Kode Kundens unikke identitet
Kunde Kundenavnet
Kundeansvarlig Kundeansvarliges medarbejderkode
Hængelås Viser hvis kunden er standset. Det indebærer at kunden ikke har nogen aktive jobs og det er heller ikke mulig at åbne nye.
Gruppe Gruppetilhørighed. (Bruges f eks når kunder har fælles Jobsystem for flere firmaer.)

Kolonner i Joblisten:

Favoritter Bruges for at markere jobber som sine favoritter
Kode Jobbets unikke identitet. Består af kundekoden og et løbenummer.
Job Jobbenævningen
Oprettet Jobbets oprettelsesdato
PL Projektlederens medarbejderkode
$ Viser, at der findes lager på jobbet
Hængelås Viser hvis jobbet er lukket, dvs. afsluttet
Forf. Rød markering viser at der findes forfaldne ubetalte fakturaer på jobbet.
Fakt.tekst skabt Kryds viser at der findes skabt fakturatekst på jobbet.
Fakt.tekst færdig Kryds viser at teksten i fakturafanebladet er markeret som færdig
Produktionsleder Produktionslederens medarbejderkode.
Lager Viser beløbet, der findes i lagret. Tid som endnu ikke er opdateret til økonomisystemet (vises ikke her).
Valuta Viser basisvalutaen for jobbet. Bruges kun ved flervalutahåndtering.
Jobtype Viser jobtype :eksternt (E), gruppefælles, eksternt inden for koncernen (G), internt (I), job for internt arbejd (9) og spekulations/pitch jobber (J).
Budget Kryds viser at der er laget budget på jobbet.
Lukkes Kryds viser at jobbet er færdig at lukkes. Økonomiafdelingen kan selektere på fakturaer, som skal lukkes, i faktureringsprogrammet i Backoffice.
Lager Honorar Viser beløb i honorarlagret
Lager Indkøb Viser beløb i indkøbslagret
Lager Øvrigt Viser beløb i øvrigtlagret
Fast pris Viser jobbets aftalte pris
Deadline Viser deadline for jobbet(aktiveres i Basisregister/Job/Kunder og Job)
Fakturadato Hvis fakturadato angives på jobbet, vises den her (aktiveres i Basisregister/Job/Kunder og Job)
Faktureret Viser hvad der er faktureret på jobbet (inkl. aconto).
Marathon Tid Afkryds kolonnen, hvis tidsrapportering skal være mulig på jobbet.
Lokalt navn Viser lokalt navn, hvis det er registreret på jobbet.
Referencenummer Viser referencenummer, hvis det er registreret på jobbet
Stoppdato Hvis jobbet er stoppet, vises dato her.
Startdato Viser evt. startdato.

Hvis du vil se kolonnerne i en anden rækkefølge kan du drage i kolonnen med musen og slippe den på den plads, du ønsker. Klik i overskriften i den kolonne, der skal styre sorteringen.

Oprettelse af kunder og jobs


Nye kunder og jobber kan oprettes her, hvis funktionen hos jer er aktiveret (Ellers gør økonomiafdelingen det i Backoffice). Der findes forskel fra firma til anden, hvilke felter der skal være med i oprettelsen. Derfor kan billedet neden være forskelligt fra jeres version.

Ny kunde

Klikk på feltet NY i kundelisten. Indtast kode og klik på OK.

Kunde - ID Kundens unikke identitet kan bestå af op til fire tegn.
Navn Kundens fuldstændige navn (syns f.eks. på fakturaer).
Intern benævnelse Internbenævnelsen kan bruges til at identificere kunden med nogen egen benævnelse. den bliver vist som kundenavn i Marathon, men på fakturaer til kunden vises kundens rigtige navn
Kundeansvarlig Systemet foreslår automatisk dig (den som er logget ind), men du kan ændre medarbejdere.
Kundekontakt Navn på kontaktperson hos kunden
Overkunde For statistik kan kunder knyttes sammen med overkunder. F. eks. kan Volvo være overkunde for Volvo Göteborg og Volvo Stockholm. (Overkunder oprettes i Basisregister/Job).
Kategori Kundekategori bruges til at kategorisere kunderne.
Moms Før momsberegningen i systemet fungerer, kræves det at momstype bliver udfyldt.
  • Indenrigs Ordinær momssats for kunder inden for landet.
  • EU Fritaget fra moms udenlands, inden for EU.
  • Udenlands Fritaget fra moms, udenlands, uden for EU.
Vat For udenlandske kunder kræver systemet at VAT -nummer indtastes.

Vad at klikke på Kopier fra kan man hente oplysninger ind fra en allerede eksisterende kunde. I vinduet, som åbnes, hentes kunden. Husk, at hvis du har skrevet oplysninger ind, vil de blive overskrevne med den kopierede kundens oplysninger.

Nyt job

Marker kunden og klik Ny i job -delen.

Hvis I har en installering, således at jobnumret skal angives manuelt, begynd med at udfylde ønsket nummer. Ved automatiske jobnummer vises nummerfeltet ikke, men jobbet tildeles næste ledige nummer.

Kunde - ID Kunde udfyldes automatisk.
Benævnelse Jobbets navn
Projektleder Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
Produktionsledere Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
Projektbeskrivning Projektkrivning kan fyllas i och visas på projektet
Type Jobtype, bruges for opfølgning.
  • Eksternt - Job mod ekstern kunde
  • Spekulation/Pitch - spekulationsjob. Når opdraget er sikkert, mærker økonomiafdelingen den til eksternt job
  • Internt - Internt job
Jobtype Hvilken type af arbejd, jobbet afser. Du kan angive op til 3 forskellige typer.
Kundekontakt Navn på kontaktperson hos kunden. Hentes automatisk fra kunden men kan ændres.
Masterjob Jobber kan knyttes sammen med hinanden. F eks kan SAS 0002 være Masterjob for SAS 0004 og SAS 0005. På den måde kan jobbene analyseres enten hver for sig eller sammen.
Særskilt fakturatekst Her kan du skrive en tekst ind, som skal komme med på alle jobbets fakturaer. Teksten vil komme som forslag på hver faktura men du kan vælge at fjerne den.
Vår ref på faktura Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan
Marathon Tid Afkryds feltet hvis du vil at jobbet skal være aktivt for timeføring i Marathon tid.
Gruppe Den jobgruppe, jobbet tilhører
Omkostningssted Hvis jobindtægterne skal føres på et bestemt omkostningssted
Fast pris Hvis der findes en aftalt pris på jobbet, indtast den her. I Jobanalysen og i rapporter findes siden mulighed at sammenligne registreret og faktureret beløb mod den faste pris.
Deadline Hvis jobbet har en deadline kan du skrive den ind og se den i forskellige rapporter.
Moms För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
Fakturadato Hvis fakturadato angives, vil det vises under forfaldne jobs i Marathon-vinduets nedre hjørne.
Kopier fra Med Kopier fra kan du hente oplysninger ind fra et allerede eksisterende job. Hent jobbet i vinduet som vises. Husk at alt du eventuelt har skrevet ind på jobbet vil blive overskrevet.

Analyse


Under fanebladet Analyse vises jobbets aktuelle status. Understregede overskrifter indebærer at der findes mere detaljeret information, du kan fordybe dig i.

Valuta Marathon kan håndtere flere valutaer. Du kan vælge anden valuta end basisvalutaen; beløbene bliver da omregnet med den kurs, som er angivet i Basisregister/Valuta.
Honorar/Indkøb/Øvrigt Vælg, hvordan informationen om honorar/indkøb og øvrigt skal præsenteres ved fordybning (når du klikker på understreget overskrift).

Hvis du f eks vælger Kat/Kode/Medi Honorar, vises informationen først opdelt på arbejdskategori, ved yderligere fordybning på arbejdskode, derefter per medarbejdere. Sidst vises detaljer, dvs. medarbejdernes timeføringsrader med kommentarer.

Vis kun indlæst tid Ved at afkrydse feltet vises kun de timer, der er blevet indlæst og opdateret af økonomiafdelingen. Ellers vises al tid som er indberettet på jobbet. (Kun opdateret tid komme med på udskrifter under fanebladet Udskrift.)
Masterjob Hvis du har koblet sammen jobber med Master-sortering kan du her se statistik for alle jobber som er koblede til en Master. Masterjob oprettes enten ved joboprettelse eller under fanebladet Basisoplysninger.
Vis periode Under fanebladet Analyse vises i normale fald altid jobbets aktuelle status, men hvis du her vælger en periode, vises information kun fra den specifikke periode.
Fast pris Du kan angive en fast pris ved joboprettelsen eller under fanebladet Basisoplysninger, hvis disse felter er aktiverede.
Budget I kolonnen vises jobbets budget/budgetter opdelt på honorar, indkøb og øvrigt. (Hvis parameteren ” Regn kun med bekræftede budgetter” er afkrydset, ser du kun de budgetter, der er bekræftede.)
Antal Antallet indberettede timer, antal indkøb og antal øvrigtposter.
Registreret Kolonnen viser værdien af oparbejdet honorar, indkøb og øvrigt.

Registreret honorar viser værdien af antal timer multipliceret med de timepriser (eller kodepriser) som er blevet registrerede i systemet.

For indkøb vises indprisen (omkostningen) plus eventuelt påslag.

Justeret Justeringer gøres oftest i forbindelse med fakturering eller når jobbet bliver afsluttet. Klik for at se detaljer om justeringer.
Faktureret I kolonnen vises hvad som hidtil er blevet faktureret på jobbet (eksklusive aconto faktureret).
Lager Det beløb, som skal faktureres. Lagret afser registreret beløb plus eventuelle justeringer minus faktureret beløb.
Aconto Viser hvis der findes noget aconto faktureret (ikke faktureret fra lager). Når aconto en bliver afregnet mod lager, vil faktureret beløb vises i kolonnen Faktureret.

For at kunne følge faktureret op, klik på kolonneoverskriften Faktureret. Nedenstående billede vises da.

I billedet vises information om hvilke fakturaer, der udgør beløbene samt hvad fakturaerne afser. Klik på fakturanumrene til venstre for at se, hvilke poster fakturaen baseres på samt anvisningen fra fakturafanebladet. Klik på arket til højre for fakturaoplysningerne for at se, hvordan fakturaen ser ud i Pdf format. Videre kan du se, at fakturaerne oven er forfaldne, eftersom de har en rød markering i kolonnen Forf.

Basisoplysninger

Under fanebladet basisoplysninger vises de joboplysninger, der blev indtastet ved joboprettelsen eller som er arvet fra kunden.

Hvis du vil ændre på nogen oplysning, klik på Ændre. Du ser da samme registreringsbillede som ved joboprettelsen.

Du kan slette et helt job, forudsat at der ikke er noget registreret på det. Klik på feltet Slet.

Autoriserede

Under fanebladet Autoriserede vises projektledere for det aktuelle job, og kundeansvarlig for kunden. Derefter vises hvilke medarbejdere som har adgang til jobbet.

Pris

I fanebladet Pris vises hvordan jobbet er blevet prissat med opdeling på honorar, indkøb og øvrigt.

Hvis jobbet har fast pris så synes det øverst i hver kategori.

Derefter synes eventuelle afvigelser fra medarbejdernes ordinære timepriser. Afvigende timepriser kan ikke ændres i dette billede, det gøres i Backoffice. Ved brug af afvigende priser anvendes en prioritetsorden for at bestemme gældende pris.

****/**** betyder alle medarbejdere henholdsvis alle honorarskoder.

Eksempelet oven viser at alle medarbejdere koster 1 500 kr på alle koder undtaget Carl Eriksson, som koster 1 200 i normale fals, men lige på koden Informationsinsamling koster han 1 000.

(Hvis parameterindstillingen ”pris pr. arbejdskode” bruges i stedet for ”pris pr. medarbejder”, vil ikke de afvigende timepriser fungere. Da står det kun ”timeprisen hentes fra kode”)

Purchases have defined mark-ups per code for different kinds of purchases. Concerning Other in the example above, Marathon tells that there is a fixed price and that the unit prices are fetched from the codes.

Cost estimate

The tab can be used not only to create estimates, but also for writing quotations.

Confirm You can mark an estimate as Confirmed. The estimate will be marked with a confirmation date and user name of the confirmer. A parameter in the system(Base registers/Pro/Parameters/Project estimate) defines whether an estimate must be confirmed or not in order to be included in calculations.
Delete confirmation You can also cancel a confirmation- if you must do changes in the estimate. If you confirm the budget again after the cancellation, new date and user name will show on it.
Activate Possibility to activate a deactivated estimate
Deactivate If a project has many estimates you can deactivate the revisions you want to exclude from the project analysis, reports, etc.


New estimate

Click New to create a new estimate. The estimate has separate tabs for Fees, Purchases, Other and Text & Currency. There are no specific rules of what it must include, you can choose to budget on optional detail leve

Write headings and texts in Text & currency. If you want some text to be printed out after the estimated values, write it in the field Estimate text After.

Copy from You can use existing templates or previous estimates in new estimates.
Templates Select template. Templates are registered in Backoffice/Project Accounting/Estimate templates
Update prices If you set an estimate on employee level, and the employee's prices change, you can update the price in order to get the new one into the estimate.
Import team Imports all employee from the project’s team to the estimate.

Print estimate

When the estimate is saved, you can print it out. There are a few printout selections to do

Special invoice text Text written as special invoice text on the project (e.g. reference number that you want on the client’s invoice).
Estimate text before Text that has been written in the Estimate text before-field in the texttab.
Page break after heading Tick the box if you want a leaf with project information separately from the actual budget.
Fee/Purchases/Other Select detail level in the drop-down menus. If you e.g. select Code/description, the estimate will be divided in codes and you can see comments for each code. If you have just set fixed amounts for fees/purchases/other, Description is the best printing alternative. Note, that even if you have created a very detailed budget, you can still print out one more compressed, e.g. on category level.
Estimate text after The text that has been written in the Estimate text after in the text tab.
Show hours Select if you want to see number of hours for the fee.
Subtotals Select on what level you want to see the subtotals. The higher numbers you choose, the more detailed the subtotals will be.
Show 0-lines Select if you want to see lines with zero- amounts
Show amounts on… When you select this, the amount will not be specified by detail for each record; only the total sum will be shown for fees, purchases and other.
Print out VAT All values in the estimate are exclusive of VAT. If you want to see the amounts with VAT, tick this alternative.
Language You can select between different languages (Marathon is available in several languages - but in order to see your company’s specific fee and purchase/other codes, check that they are translated in Backoffice) Otherwise they will show in your company’s basic language.
PDF/Spreadsheet The destination of the printout; either in Pdf format or as an export to Excel.
Printout template If your company is using different templates for printouts, select one in the menu.

Fee

The fee tab has two “sub-tabs”; reconciliation and resource planning.The reconciliation module is the same that is shown in Marathon Time. You can follow the employees’reported hours either per project or total.

The resource planning tab shows how the time has been planned in Back office (Projectaccounting/resource planning). You can select a period and sort the list per employee, code or date.

Only planned time Shows only the time that has been planned for the project.
Dates You can select a period.
Employee Shows the planned time per employee.
Code Shows the planned time per job code.
Date Shows the time per date.
Detailed Shows a detailed list.

Purchases

Inquiries are found in the PURCHASES tab in Client & Project. Inquiries can be sent to suppliers and later be used as a framework for purchase orders. Purchase orders may be created directly from theinquiry, or from the Purchase order tab.

Create a new inquiry. Click NEW.

Purchase of Text, which will be shown in the Text-field in the purchase order. It will also be shown in Marathon Approval.
Purchase code Type of purchase.
Our reference Employee in the own company that is in charge of the purchase. Marathon suggests the logged-in employee.
Quoted price Can be filled in when the inquiry has been replied to. It can later be seen as a column in the overview list (and in the inquiries list in Backoffice), which can be used as overview of purchase order recipient’s and also for follow-ups on price developments regarding previous inquiries.
Company Company, into which the purchase goes.
Supplier If the supplier has been registered with address and terms of payment, this information will automatically be pasted to the fields below..
Delivery address Address, where the purchase shall be delivered. Select between own address, client’s address or write an address manually.
Goods label The delivery’s label (e.g. project-ID)
Description text Text field for notes to the supplier. A purchase order text may be connected to each purchase code. If selected, it will show automatically.
Copy from Information on inquiries may be copied from an already existing inquiry.
Print When an inquiry has been saved it can be printed out to Pdf or be sent to the supplier either as fax or email. When an inquiry has been printed out, it turns inactive.
New purchase order If an inquiry shall be used as a purchase order, select the inquiry and press new purchase order. The purchase order receives a running number.
Open purchase order Select open purchase order to make complementary additions to the order.
Print purchase order The purchase order can be printed out or sent to the supplier by fax or e-mail.

Creating a purchase order for a purchase facilitates the work of the accounting department and approvers, as it is possible to match the purchase order with the invoice later.

If the box Only activeis ticked, the list shows only those purchase orders that has not yet beenmatched with an invoice. Select a line and click openin order to see more details about a specific order.

All of the company’s inquiries and purchase orders are shown in Backoffice/Purchase ledger.

Printout

You can print out project status in this tab. Use the search boxes to see all alternatives. Start with PRINTOUT. If you click SAVE SELECTION, your selection will be saved and suggested to you nexttime you are in the program. Note that only imported hours are shown in the printout.

General information Main information about the project, e.g. project manager, start date, client manager, etc. Contains also information about parameters set for the project.
Total Shows total project status, i.e. the same information that you can find in the Analysis tab.
Details fee Shows hours divided according to your selection.
List fee Shows what each employee has reported. The list can be reduced to a certain period.
Hide amounts Possibility to hide amounts in printout.
Details purch Shows purchases according to your selection.
List purch Detailed list of all purchases.
Summarise purchases… Summarises purchases whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
Mark accumulated… Marks the time reported as accumulated project time.
List orders A list of all orders on the project. You can choose to exclude the matched orders - select Do not show binding purchase orders in the menu.
Details others Shows other records according to your selection.
List others A detailed list of other registered costs.
Summarise others… Summarises other-records whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
List invoices A list of all invoices on the project.
Invoice draft Shows the current amount in WIP to be invoiced. The detail level is according to settings on the project. The numerical codes will not be visible on the real invoice.

Invoicing

Determine in this tab what to invoice and the appearance of the invoice. There are different ways of prparing an invoice. Here is three methods.

New invoice – only text

Prepare the invoice text in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department, who is using the text that is prepared and the instructions that have been given. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Text

Create text in the Text tab.

Create text Click Create Text if you want to use the project's WIP or to invoice from the cost estimate. Select first if the amounts shall be based on estimated values (and in that case select estimate) or onthe project's actual wip.
Itemis. level Select level of details for fees, purchases and other.
Subtotals Select how you want the subtotals.

The suggestion can be changed. You can add own rows and subtotals and write a new text andamounts. Down right you can see a summary of the amounts and possible pre-invoices waiting for deduction.

Instructions If the amounts are changed, it is very important to instruct the accounting department what shall be adjusted and what shall be left in WIP, etc. Use the field Instruction; it will not be shown on the invoice. The instructions are shown in the Analysis tab, under Invoiced, for each invoice.
Import text If the invoice is similar to a previously created one, you can import text from old invoices and adjust the text to fit the actual one.
Invoice text ready When the invoice is ready, tick the box Invoice text ready.
Invoicing fee If invoicing fee is set, click the box if you want invoicing fee on this specific invoice.
Planned inv.date Write a date.
Printout When the invoice is saved you can print a test invoice. Select printout template.

New invoice – text and content

Prepare invoice text and content in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Create text by following instructions in the chapter above ( 1. New invoice- only text).

Create content; please request a separate invoicing manual for instructions.

New invoice – collective invoice

Collective invoicing means invoicing several projects for a client on the same invoice. It is requested that:

The projects have the same client code

The projects have the same client number

Collective invoicing is allowed on the projects.

That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.

Open one of the invoices and select Invoice Type Collective Invoice. Go to the tab Collective Invoice and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the Content tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.

Invoice client

If the project has another rinvoicing address than the client, use a invoicing client on it. Fetch invoice client from the tab Parameters.

Notes

You can gather all notes about the project in this tab so that all colleagues can read it and also fill in their notes. A note is automatically marked with name and time.

If you want to write a note, click NEW to open a box, fill in heading and the note - you can also copy from a previous note, then Save.

Documents

Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact Marathon support for more information.

Project printouts

In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.

Hits If you want to check the number of projects found, click HITS
Print Print selection
Save selection You can save your selection
Master If you use Master projects for grouping projects, you can select to sort by master here
Status If you want to see projects with a certain status, select:
  • Active Projects: Open for transactions
  • Deactivated Projects: Temporarily closed for transactions. Deactivated projects can have WIP.
  • Closed: Closed projects with no WIP.
Min WIP amount You can select projects that have WIP exceeding a certain amount.
Marathon Time proj only The list shows only projects that are available for time reporting in Marathon Time.
Sort A menu to select sort order of the projects, e.g. project name, project manager or start date.

Reports

This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.

Print out report

Select a report and click Printout. A selection window opens.

Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template

Summation Summations (subtotals) determine how the report shall be presented.
Sorting Sort order for summation levels. ngsordning för respektive summeringsnivåer kan väljas. Click Reversed if you want the biggest amounts to be presented on top.
Print destination The report can be printed to Pdf or Spreadsheet.
No sums Printout without summarizations
Start Start printout
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Client_and_Project/da&oldid=77038"