Difference between revisions of "Client and Project/da"

Latest revision as of 13:43, 29 May 2023

Kunde- og Jobanalyse

I startbilledet i Kunde og Jobanalyse vises til venstre de kunder, som er blevet registrerede i systemet. Når du markerer en kunde, vises kundens alle jobber til højre. Hvis du vil se en liste med alle jobber, afkryds ”Kunder og job”.

Afkryds feltet ”Alle jobs” for at se alle jobs, uanset kunde.

Forfaldne jobs	Hvis der findes jobs, der er nået deadline (dagens dato), vises de under forfaldne jobs. Også jobs med indlagt fakturadato vises, hvis der ikke er blevet udskrevet faktura med den fakturadato eller senere. Informationen vises kun for projekt- og produktionsledere.
Kun aktive	Både på kundesiden og jobsiden er det mulig at kun se aktive kunder/jobs.
Kun egne	Kun egne kunder er kunder, der du er kundeansvarlig. Kun egne jobs er jobs, der du er kundeansvarlig, projektleder eller produktionsleder.
Eksport	Du kan eksportere lister til Excel. Vælg hvilke kolonner du vil ha med i eksporten. Hvis du velger ” ifølge udvalg” kommer kun aktive/egne, hvis de er afkrydset.
Lukkes	Lukkes giver en indikation til økonomiafdelingen/faktureringen, som afslutter jobbet.

Klik på søgeruten i overskriftsraden eller højreklik i listen, så kan du vælge kolonner. De valg du gør, bliver igen til den næste gang, du logger ind.

Favoritter	Bruges for at markere kunder som sine favoritter
Kode	Kundens unikke identitet
Kunde	Kundenavnet
Kundeansvarlig	Kundeansvarliges medarbejderkode
Hængelås	Viser hvis kunden er standset. Det indebærer at kunden ikke har nogen aktive jobs og det er heller ikke mulig at åbne nye.
Gruppe	Gruppetilhørighed. (Bruges f eks når kunder har fælles Jobsystem for flere firmaer.)

Kolonner i Joblisten:

Favoritter	Bruges for at markere jobber som sine favoritter
Kode	Jobbets unikke identitet. Består af kundekoden og et løbenummer.
Job	Jobbenævningen
Oprettet	Jobbets oprettelsesdato
PL	Projektlederens medarbejderkode
$	Viser, at der findes lager på jobbet
Hængelås	Viser hvis jobbet er lukket, dvs. afsluttet
Forf.	Rød markering viser at der findes forfaldne ubetalte fakturaer på jobbet.
Fakt.tekst skabt	Kryds viser at der findes skabt fakturatekst på jobbet.
Fakt.tekst færdig	Kryds viser at teksten i fakturafanebladet er markeret som færdig
Produktionsleder	Produktionslederens medarbejderkode.
Lager	Viser beløbet, der findes i lagret. Tid som endnu ikke er opdateret til økonomisystemet (vises ikke her).
Valuta	Viser basisvalutaen for jobbet. Bruges kun ved flervalutahåndtering.
Jobtype	Viser jobtype :eksternt (E), gruppefælles, eksternt inden for koncernen (G), internt (I), job for internt arbejd (9) og spekulations/pitch jobber (J).
Budget	Kryds viser at der er laget budget på jobbet.
Lukkes	Kryds viser at jobbet er færdig at lukkes. Økonomiafdelingen kan selektere på fakturaer, som skal lukkes, i faktureringsprogrammet i Backoffice.
Lager Honorar	Viser beløb i honorarlagret
Lager Indkøb	Viser beløb i indkøbslagret
Lager Øvrigt	Viser beløb i øvrigtlagret
Fast pris	Viser jobbets aftalte pris
Deadline	Viser deadline for jobbet(aktiveres i Basisregister/Job/Kunder og Job)
Fakturadato	Hvis fakturadato angives på jobbet, vises den her (aktiveres i Basisregister/Job/Kunder og Job)
Faktureret	Viser hvad der er faktureret på jobbet (inkl. aconto).
Marathon Tid	Afkryds kolonnen, hvis tidsrapportering skal være mulig på jobbet.
Lokalt navn	Viser lokalt navn, hvis det er registreret på jobbet.
Referencenummer	Viser referencenummer, hvis det er registreret på jobbet
Stoppdato	Hvis jobbet er stoppet, vises dato her.
Startdato	Viser evt. startdato.

Hvis du vil se kolonnerne i en anden rækkefølge kan du drage i kolonnen med musen og slippe den på den plads, du ønsker. Klik i overskriften i den kolonne, der skal styre sorteringen.

Oprettelse af kunder og jobs

Nye kunder og jobber kan oprettes her, hvis funktionen hos jer er aktiveret (Ellers gør økonomiafdelingen det i Backoffice). Der findes forskel fra firma til anden, hvilke felter der skal være med i oprettelsen. Derfor kan billedet neden være forskelligt fra jeres version.

Ny kunde

Klikk på feltet NY i kundelisten. Indtast kode og klik på OK.

Kunde - ID	Kundens unikke identitet kan bestå af op til fire tegn.
Navn	Kundens fuldstændige navn (syns f.eks. på fakturaer).
Intern benævnelse	Internbenævnelsen kan bruges til at identificere kunden med nogen egen benævnelse. den bliver vist som kundenavn i Marathon, men på fakturaer til kunden vises kundens rigtige navn
Kundeansvarlig	Systemet foreslår automatisk dig (den som er logget ind), men du kan ændre medarbejdere.
Kundekontakt	Navn på kontaktperson hos kunden
Overkunde	For statistik kan kunder knyttes sammen med overkunder. F. eks. kan Volvo være overkunde for Volvo Göteborg og Volvo Stockholm. (Overkunder oprettes i Basisregister/Job).
Kategori	Kundekategori bruges til at kategorisere kunderne.
Moms	Før momsberegningen i systemet fungerer, kræves det at momstype bliver udfyldt. Indenrigs Ordinær momssats for kunder inden for landet. EU Fritaget fra moms udenlands, inden for EU. Udenlands Fritaget fra moms, udenlands, uden for EU.
Vat	For udenlandske kunder kræver systemet at VAT -nummer indtastes.

Vad at klikke på Kopier fra kan man hente oplysninger ind fra en allerede eksisterende kunde. I vinduet, som åbnes, hentes kunden. Husk, at hvis du har skrevet oplysninger ind, vil de blive overskrevne med den kopierede kundens oplysninger.

Nyt job

Marker kunden og klik Ny i job -delen.

Hvis I har en installering, således at jobnumret skal angives manuelt, begynd med at udfylde ønsket nummer. Ved automatiske jobnummer vises nummerfeltet ikke, men jobbet tildeles næste ledige nummer.

Kunde - ID	Kunde udfyldes automatisk.
Benævnelse	Jobbets navn
Projektleder	Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
Produktionsledere	Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
Projektbeskrivning	Projektkrivning kan fyllas i och visas på projektet
Type	Jobtype, bruges for opfølgning. Eksternt - Job mod ekstern kunde Spekulation/Pitch - spekulationsjob. Når opdraget er sikkert, mærker økonomiafdelingen den til eksternt job Internt - Internt job
Jobtype	Hvilken type af arbejd, jobbet afser. Du kan angive op til 3 forskellige typer.
Kundekontakt	Navn på kontaktperson hos kunden. Hentes automatisk fra kunden men kan ændres.
Masterjob	Jobber kan knyttes sammen med hinanden. F eks kan SAS 0002 være Masterjob for SAS 0004 og SAS 0005. På den måde kan jobbene analyseres enten hver for sig eller sammen.
Særskilt fakturatekst	Her kan du skrive en tekst ind, som skal komme med på alle jobbets fakturaer. Teksten vil komme som forslag på hver faktura men du kan vælge at fjerne den.
Vår ref på faktura	Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan
Marathon Tid	Afkryds feltet hvis du vil at jobbet skal være aktivt for timeføring i Marathon tid.
Gruppe	Den jobgruppe, jobbet tilhører
Omkostningssted	Hvis jobindtægterne skal føres på et bestemt omkostningssted
Fast pris	Hvis der findes en aftalt pris på jobbet, indtast den her. I Jobanalysen og i rapporter findes siden mulighed at sammenligne registreret og faktureret beløb mod den faste pris.
Deadline	Hvis jobbet har en deadline kan du skrive den ind og se den i forskellige rapporter.
Moms	För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
Fakturadato	Hvis fakturadato angives, vil det vises under forfaldne jobs i Marathon-vinduets nedre hjørne.
Kopier fra	Med Kopier fra kan du hente oplysninger ind fra et allerede eksisterende job. Hent jobbet i vinduet som vises. Husk at alt du eventuelt har skrevet ind på jobbet vil blive overskrevet.

Analyse

Under fanebladet Analyse vises jobbets aktuelle status. Understregede overskrifter indebærer at der findes mere detaljeret information, du kan fordybe dig i.

Valuta	Marathon kan håndtere flere valutaer. Du kan vælge anden valuta end basisvalutaen; beløbene bliver da omregnet med den kurs, som er angivet i Basisregister/Valuta.
Honorar/Indkøb/Øvrigt	Vælg, hvordan informationen om honorar/indkøb og øvrigt skal præsenteres ved fordybning (når du klikker på understreget overskrift).

Hvis du f eks vælger Kat/Kode/Medi Honorar, vises informationen først opdelt på arbejdskategori, ved yderligere fordybning på arbejdskode, derefter per medarbejdere. Sidst vises detaljer, dvs. medarbejdernes timeføringsrader med kommentarer.

Vis kun indlæst tid	Ved at afkrydse feltet vises kun de timer, der er blevet indlæst og opdateret af økonomiafdelingen. Ellers vises al tid som er indberettet på jobbet. (Kun opdateret tid komme med på udskrifter under fanebladet Udskrift.)
Masterjob	Hvis du har koblet sammen jobber med Master-sortering kan du her se statistik for alle jobber som er koblede til en Master. Masterjob oprettes enten ved joboprettelse eller under fanebladet Basisoplysninger.
Vis periode	Under fanebladet Analyse vises i normale fald altid jobbets aktuelle status, men hvis du her vælger en periode, vises information kun fra den specifikke periode.
Fast pris	Du kan angive en fast pris ved joboprettelsen eller under fanebladet Basisoplysninger, hvis disse felter er aktiverede.
Budget	I kolonnen vises jobbets budget/budgetter opdelt på honorar, indkøb og øvrigt. (Hvis parameteren ” Regn kun med bekræftede budgetter” er afkrydset, ser du kun de budgetter, der er bekræftede.)
Antal	Antallet indberettede timer, antal indkøb og antal øvrigtposter.
Registreret	Kolonnen viser værdien af oparbejdet honorar, indkøb og øvrigt.

Registreret honorar viser værdien af antal timer multipliceret med de timepriser (eller kodepriser) som er blevet registrerede i systemet.

For indkøb vises indprisen (omkostningen) plus eventuelt påslag.

Justeret	Justeringer gøres oftest i forbindelse med fakturering eller når jobbet bliver afsluttet. Klik for at se detaljer om justeringer.
Faktureret	I kolonnen vises hvad som hidtil er blevet faktureret på jobbet (eksklusive aconto faktureret).
Lager	Det beløb, som skal faktureres. Lagret afser registreret beløb plus eventuelle justeringer minus faktureret beløb.
Aconto	Viser hvis der findes noget aconto faktureret (ikke faktureret fra lager). Når aconto en bliver afregnet mod lager, vil faktureret beløb vises i kolonnen Faktureret.

For at kunne følge faktureret op, klik på kolonneoverskriften Faktureret. Nedenstående billede vises da.

I billedet vises information om hvilke fakturaer, der udgør beløbene samt hvad fakturaerne afser. Klik på fakturanumrene til venstre for at se, hvilke poster fakturaen baseres på samt anvisningen fra fakturafanebladet. Klik på arket til højre for fakturaoplysningerne for at se, hvordan fakturaen ser ud i Pdf format. Videre kan du se, at fakturaerne oven er forfaldne, eftersom de har en rød markering i kolonnen Forf.

Basisoplysninger

Under fanebladet basisoplysninger vises de joboplysninger, der blev indtastet ved joboprettelsen eller som er arvet fra kunden.

Hvis du vil ændre på nogen oplysning, klik på Ændre. Du ser da samme registreringsbillede som ved joboprettelsen.

Du kan slette et helt job, forudsat at der ikke er noget registreret på det. Klik på feltet Slet.

Autoriserede

Under fanebladet Autoriserede vises projektledere for det aktuelle job, og kundeansvarlig for kunden. Derefter vises hvilke medarbejdere som har adgang til jobbet.

Pris

I fanebladet Pris vises hvordan jobbet er blevet prissat med opdeling på honorar, indkøb og øvrigt.

Hvis jobbet har fast pris så synes det øverst i hver kategori.

Derefter synes eventuelle afvigelser fra medarbejdernes ordinære timepriser. Afvigende timepriser kan ikke ændres i dette billede, det gøres i Backoffice. Ved brug af afvigende priser anvendes en prioritetsorden for at bestemme gældende pris.

****/**** betyder alle medarbejdere henholdsvis alle honorarskoder.

Eksempelet oven viser at alle medarbejdere koster 1 500 kr på alle koder undtaget Carl Eriksson, som koster 1 200 i normale fals, men lige på koden Informationsinsamling koster han 1 000.

(Hvis parameterindstillingen ”pris pr. arbejdskode” bruges i stedet for ”pris pr. medarbejder”, vil ikke de afvigende timepriser fungere. Da står det kun ”timeprisen hentes fra kode”)

Purchases have defined mark-ups per code for different kinds of purchases. Concerning Other in the example above, Marathon tells that there is a fixed price and that the unit prices are fetched from the codes.

Cost estimate

The tab can be used not only to create estimates, but also for writing quotations.

Confirm	You can mark an estimate as Confirmed. The estimate will be marked with a confirmation date and user name of the confirmer. A parameter in the system(Base registers/Pro/Parameters/Project estimate) defines whether an estimate must be confirmed or not in order to be included in calculations.
Delete confirmation	You can also cancel a confirmation- if you must do changes in the estimate. If you confirm the budget again after the cancellation, new date and user name will show on it.
Activate	Possibility to activate a deactivated estimate
Deactivate	If a project has many estimates you can deactivate the revisions you want to exclude from the project analysis, reports, etc.

New estimate

Click New to create a new estimate. The estimate has separate tabs for Fees, Purchases, Other and Text & Currency. There are no specific rules of what it must include, you can choose to budget on optional detail leve

Write headings and texts in Text & currency. If you want some text to be printed out after the estimated values, write it in the field Estimate text After.

Copy from	You can use existing templates or previous estimates in new estimates.
Templates	Select template. Templates are registered in Backoffice/Project Accounting/Estimate templates
Update prices	If you set an estimate on employee level, and the employee's prices change, you can update the price in order to get the new one into the estimate.
Import team	Imports all employee from the project’s team to the estimate.

Print estimate

When the estimate is saved, you can print it out. There are a few printout selections to do

Special invoice text	Text written as special invoice text on the project (e.g. reference number that you want on the client’s invoice).
Estimate text before	Text that has been written in the Estimate text before-field in the texttab.
Page break after heading	Tick the box if you want a leaf with project information separately from the actual budget.
Fee/Purchases/Other	Select detail level in the drop-down menus. If you e.g. select Code/description, the estimate will be divided in codes and you can see comments for each code. If you have just set fixed amounts for fees/purchases/other, Description is the best printing alternative. Note, that even if you have created a very detailed budget, you can still print out one more compressed, e.g. on category level.
Estimate text after	The text that has been written in the Estimate text after in the text tab.
Show hours	Select if you want to see number of hours for the fee.
Subtotals	Select on what level you want to see the subtotals. The higher numbers you choose, the more detailed the subtotals will be.
Show 0-lines	Select if you want to see lines with zero- amounts
Show amounts on…	When you select this, the amount will not be specified by detail for each record; only the total sum will be shown for fees, purchases and other.
Print out VAT	All values in the estimate are exclusive of VAT. If you want to see the amounts with VAT, tick this alternative.
Language	You can select between different languages (Marathon is available in several languages - but in order to see your company’s specific fee and purchase/other codes, check that they are translated in Backoffice) Otherwise they will show in your company’s basic language.
PDF/Spreadsheet	The destination of the printout; either in Pdf format or as an export to Excel.
Printout template	If your company is using different templates for printouts, select one in the menu.

Fee

The fee tab has two “sub-tabs”; reconciliation and resource planning.The reconciliation module is the same that is shown in Marathon Time. You can follow the employees’reported hours either per project or total.

The resource planning tab shows how the time has been planned in Back office (Projectaccounting/resource planning). You can select a period and sort the list per employee, code or date.

Only planned time	Shows only the time that has been planned for the project.
Dates	You can select a period.
Employee	Shows the planned time per employee.
Code	Shows the planned time per job code.
Date	Shows the time per date.
Detailed	Shows a detailed list.

Purchases

Inquiries are found in the PURCHASES tab in Client & Project. Inquiries can be sent to suppliers and later be used as a framework for purchase orders. Purchase orders may be created directly from theinquiry, or from the Purchase order tab.

Create a new inquiry. Click NEW.

Purchase of	Text, which will be shown in the Text-field in the purchase order. It will also be shown in Marathon Approval.
Purchase code	Type of purchase.
Our reference	Employee in the own company that is in charge of the purchase. Marathon suggests the logged-in employee.
Quoted price	Can be filled in when the inquiry has been replied to. It can later be seen as a column in the overview list (and in the inquiries list in Backoffice), which can be used as overview of purchase order recipient’s and also for follow-ups on price developments regarding previous inquiries.
Company	Company, into which the purchase goes.
Supplier	If the supplier has been registered with address and terms of payment, this information will automatically be pasted to the fields below..
Delivery address	Address, where the purchase shall be delivered. Select between own address, client’s address or write an address manually.
Goods label	The delivery’s label (e.g. project-ID)
Description text	Text field for notes to the supplier. A purchase order text may be connected to each purchase code. If selected, it will show automatically.
Copy from	Information on inquiries may be copied from an already existing inquiry.
Print	When an inquiry has been saved it can be printed out to Pdf or be sent to the supplier either as fax or email. When an inquiry has been printed out, it turns inactive.
New purchase order	If an inquiry shall be used as a purchase order, select the inquiry and press new purchase order. The purchase order receives a running number.
Open purchase order	Select open purchase order to make complementary additions to the order.
Print purchase order	The purchase order can be printed out or sent to the supplier by fax or e-mail.

Creating a purchase order for a purchase facilitates the work of the accounting department and approvers, as it is possible to match the purchase order with the invoice later.

If the box Only activeis ticked, the list shows only those purchase orders that has not yet beenmatched with an invoice. Select a line and click openin order to see more details about a specific order.

All of the company’s inquiries and purchase orders are shown in Backoffice/Purchase ledger.

Printout

You can print out project status in this tab. Use the search boxes to see all alternatives. Start with PRINTOUT. If you click SAVE SELECTION, your selection will be saved and suggested to you nexttime you are in the program. Note that only imported hours are shown in the printout.

General information	Main information about the project, e.g. project manager, start date, client manager, etc. Contains also information about parameters set for the project.
Total	Shows total project status, i.e. the same information that you can find in the Analysis tab.
Details fee	Shows hours divided according to your selection.
List fee	Shows what each employee has reported. The list can be reduced to a certain period.
Hide amounts	Possibility to hide amounts in printout.
Details purch	Shows purchases according to your selection.
List purch	Detailed list of all purchases.
Summarise purchases…	Summarises purchases whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
Mark accumulated…	Marks the time reported as accumulated project time.
List orders	A list of all orders on the project. You can choose to exclude the matched orders - select Do not show binding purchase orders in the menu.
Details others	Shows other records according to your selection.
List others	A detailed list of other registered costs.
Summarise others…	Summarises other-records whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
List invoices	A list of all invoices on the project.
Invoice draft	Shows the current amount in WIP to be invoiced. The detail level is according to settings on the project. The numerical codes will not be visible on the real invoice.

Invoicing

Determine in this tab what to invoice and the appearance of the invoice. There are different ways of prparing an invoice. Here is three methods.

New invoice – only text

Prepare the invoice text in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department, who is using the text that is prepared and the instructions that have been given. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Text

Create text in the Text tab.

Create text	Click Create Text if you want to use the project's WIP or to invoice from the cost estimate. Select first if the amounts shall be based on estimated values (and in that case select estimate) or onthe project's actual wip.
Itemis. level	Select level of details for fees, purchases and other.
Subtotals	Select how you want the subtotals.

The suggestion can be changed. You can add own rows and subtotals and write a new text andamounts. Down right you can see a summary of the amounts and possible pre-invoices waiting for deduction.

Instructions	If the amounts are changed, it is very important to instruct the accounting department what shall be adjusted and what shall be left in WIP, etc. Use the field Instruction; it will not be shown on the invoice. The instructions are shown in the Analysis tab, under Invoiced, for each invoice.
Import text	If the invoice is similar to a previously created one, you can import text from old invoices and adjust the text to fit the actual one.
Invoice text ready	When the invoice is ready, tick the box Invoice text ready.
Invoicing fee	If invoicing fee is set, click the box if you want invoicing fee on this specific invoice.
Planned inv.date	Write a date.
Printout	When the invoice is saved you can print a test invoice. Select printout template.

New invoice – text and content

Prepare invoice text and content in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Create text by following instructions in the chapter above ( 1. New invoice- only text).

Create content; please request a separate invoicing manual for instructions.

New invoice – collective invoice

Collective invoicing means invoicing several projects for a client on the same invoice. It is requested that:

The projects have the same client code

The projects have the same client number

Collective invoicing is allowed on the projects.

That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.

Open one of the invoices and select Invoice Type Collective Invoice. Go to the tab Collective Invoice and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the Content tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.

Invoice client

If the project has another rinvoicing address than the client, use a invoicing client on it. Fetch invoice client from the tab Parameters.

Notes

You can gather all notes about the project in this tab so that all colleagues can read it and also fill in their notes. A note is automatically marked with name and time.

If you want to write a note, click NEW to open a box, fill in heading and the note - you can also copy from a previous note, then Save.

Documents

Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact Marathon support for more information.

Project printouts

In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.

Hits	If you want to check the number of projects found, click HITS
Print	Print selection
Save selection	You can save your selection
Master	If you use Master projects for grouping projects, you can select to sort by master here
Status	If you want to see projects with a certain status, select: Active Projects: Open for transactions Deactivated Projects: Temporarily closed for transactions. Deactivated projects can have WIP. Closed: Closed projects with no WIP.
Min WIP amount	You can select projects that have WIP exceeding a certain amount.
Marathon Time proj only	The list shows only projects that are available for time reporting in Marathon Time.
Sort	A menu to select sort order of the projects, e.g. project name, project manager or start date.

Reports

This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.

Print out report

Select a report and click Printout. A selection window opens.

Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template

Summation	Summations (subtotals) determine how the report shall be presented.
Sorting	Sort order for summation levels. ngsordning för respektive summeringsnivåer kan väljas. Click Reversed if you want the biggest amounts to be presented on top.
Print destination	The report can be printed to Pdf or Spreadsheet.
No sums	Printout without summarizations
Start	Start printout

Difference between revisions of "Client and Project/da"

Latest revision as of 13:43, 29 May 2023

Contents