Difference between revisions of "Invoice scanning/da"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Scanningfunktionen er tilgængelig i {{pth|Økonomi|Leverandørsfakturaer}}. Hvis brugeren skal registrere fakturadataet, bruges {{btn|Manuel registrering}}. Der findes tre fo...")
 
(32 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 3: Line 3:
 
===Fremgangsmåde===
  
===Fremgangsmåde===
   
−
Scanningfunktionen er tilgængelig i {{pth|Økonomi|Leverandørsfakturaer}}. Hvis brugeren skal registrere fakturadataet, bruges {{btn|Manuel registrering}}. Der findes tre forskellige måder for at sende fakturaer til tolkning.
 +
Scanningsfunktionen er tilgængelig i {{pth|Økonomi|Leverandørsfakturaer}}. Hvis brugeren skal registrere fakturadataet, bruges {{btn|Manuel registrering}}. Der findes tre forskellige måder for at sende fakturaer til tolkning.
   
  +
En er, at sende fakturaerne til tolkning via e-mail, til separate e-mailadresser for hvert selskab. Kontakt Marathon support for at få jeres adresse(r). Dette er den enkleste måde, og anbefales derfor.
−
One is to e-mail invoices to be interpreted with an email adress for each company. Contact Kalin setterberg to get your address. This is the simplest way of sending the invoices, thus recommended.
  
   
  +
Fakturaerne i mailet er nødte til at være i PDF format og må mindst have en resolution på 300 dpi. Der kan kun ligge én PDF i hvert mail. Hvis PDF:en indeholder flere fakturaer, måtte de separeres i individuelle filer. Det er mulig at sende flere individuelle filer i en mail, men ellers må mailen ikke indeholde andre ting, så som e-mailsignaturer, links, logoer, osv.
−
“”The invoices in the mail has to be in PDF format and have a minimum resolution of 300 dpi.
  
−
Only one PDF can be attached per e-mail. If the PDF consists of several invoices, they have to be split into individual files. It is possible to send several indicvidual files in one e-mail, but the mail has to be clean of any ither thing such as links, signatures etc.””
  
   
  +
Processen er helt automatiseret. E-mail med afvigelser vil blive fanget i en manuel kontrol, hvilket leder til forsinkelse af proceduren.
−
The procedure is fully automatised, e-mail with exceptions are stuck in the manual check, which delays the procedure.
  
   
−
It is also possible to upload the invoices directly to Marathon with the functions Scanning or Direct import.
 +
Det er også mulig at uploade fakturaerne direkte i Marathon med funktionerne Scanning eller Direkteimport.
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild 1.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild 1.png}}
Line 20: Line 19:
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild2.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild2.png}}
   
  +
Velg {{btn|Scanning}}, derefter {{btn|Import}}. Vælg fakturaerne, der skal importeres.
−
Select SCANNING, then IMPORT. Select the invoices to be imported.
  
   
  +
De importerede fakturaer vises på den venstre side med et billede pr. side. Brug afkrydsningsfelterne vid billederne for at vælgde, hvilke som skal sendes for tolkning. ved afkrydsning får billederne nummer.
−
The imported invoices are shown on the left side with one image per page.
  
−
Use the check boxes next to the image to send it for interpretation. When checked, they are also numbered.
  
   
   
  +
Fakturaerne kan siden sendes ind som separate fakturaer eller som én flersidig faktura hvor numrene indikerer sider. Med {{btn|Gem}}sendes de valgte fakturaer som en flersidig faktura og {{btn|Gem separate}} som separate fakturaer.
−
The invoices can then be sent in as separate invoices or as a multi-paged invoice.
  
−
SAVE sends the selected invoices as a multi-paged invoice where the numbers indicate pages.
  
−
SAVE SEPARATE sends the selected invoices as separate invoices.
  
   
   
Line 36: Line 32:
   
   
−
== Direct import:==
 +
== Direkteimport:==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild4.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild4.png}}
   
−
Select {{btn|DIRECT IMPORT}}. Select the files that shall be sent for interpretation, press thereafter {{btn|OK}}.
 +
Vælg {{btn|DIREKTIMPORT}}. Vælg alle filer, der skal sendes til tolkning, klik derefter på {{btn|OK}}.
   
   
 
== Status:==
  
== Status:==
  +
I fanebladet Ankomstregistrering findes en kolonne, der viser status for de indscannede fakturaer.
−
The Preliminary entering tab has a column that shows the status of the scanned invoice.
  
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild5.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild5.png}}
   
  +
Hver sendt faktura får en post i ankomstregistreringen. Status bliver "Sendt + dagens dato". Da fakturaen er blevet returneret efter tolkning, bliver statusfeltet blankt og fakturaen er parat for videre håndtering.
−
A record will be set up for each sent invoice in the Preliminary entering.
  
−
The status will be ”Sent+today''s date”.
  
−
When the invoice has been returned after interpretation, the status field is blank and the invoice is ready for further handling.
  
   
−
== The OK column: ==
 +
== Kolonnen OK: ==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild6.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild6.png}}
   
  +
I denne kolonne ser du resultaterne fra forskellige kontroller, bl.a. med kreditorsregistret. Kontrollerne er:
−
In this column you will see the results of different check-ups, i.e. with the supplier register.
  
−
The check ups-are:
  
   
  +
1. Kontrol hvis leverandør mangler
−
1. Check if supplier is missing
  
   
  +
2. Kontrol hvis flere leverandører matcher
−
2. Check if several suppliers match
  
   
  +
3. Kontrol hvis godkendere mangler
−
3. Check if approver is missing
  
   
  +
4. Kontrol hvis samme fakturanummer allerede eksisterer
−
4. Check if invoice with same invoice number already exists
  
   
  +
5. Kontrol hvis der findes moms på en udenlandsk leverandør
−
5. Check if there is VAT on a foreign supplier
  
   
−
6. OK (If OK, the invoice is ready for sending to approvers)
 +
6. OK (Hvis OK, er fakturaen parat for sending til godkendere)
   
−
== Other functions ==
 +
== Andre funktioner ==
   
   
 
{|class= mandeflist
  
{|class= mandeflist
−
!Send for approval
+
!Send for godkendelse
  +
|Sender en meddelelse til godkenderen om at hun/han har fakturaer at godkende
−
|Sends a notification to the approver that they have invoices to approve
  
 
|-
  
|-
  +
!Skift godkendere
−
!Change approver
  
  +
|Mulighed for at bytte godkendere
−
|Possibility to change approver
  
 
|-
  
|-
  +
!Skift leverandør
−
!Change supplier
  
  +
|Mulighed for at bytte leverandør
−
|Possibility to change supplier
  
 
|-
  
|-
  +
!Makulér
−
!Cancel
  
  +
|Den valgte rad vil blive makuleret
−
|The selected row will be cancelled.
  
 
|-
  
|-
  +
!Manuel registrering
−
!Manual registration
  
  +
|Mulighed for at lægge ind en faktur amanuelt, uden at skulle tolkes af Marathon
−
|Possibility to enter an invoice manually, without Kalin Setterberg's interpretation.
  
 
|-
  
|-
  +
!Meddelelse
−
!Message
 
  +
|Mulighed for at skrive en meddelelse direkte på en rad og også for at læse tidligere meddelelser, der rører fakturaen. Meddelelsen kan også sendes til dine kolleger.
−
|Possibility to write a message directly on a row and also read earlier messages concerning the invoice. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
  
 
|-
  
|-
  +
!Mediefaktura
−
!Media invoice
  
  +
|Fakturaen ændres til mediefaktura og sendes for tolkning i mediesystemet.
−
|The invoice is transformed to a media invoice and will be sent for interpretation in the media system.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Tab Errors/reminders ==
 +
== Fanebladet Fejl/påmindelser ==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild7.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild7.png}}
   
  +
Foruden fejl viser fanen også, hvis det drejer sig om en rykker. Et rykkerbrev får status ”Påmindelse” og en fejl ”Afvist".
−
This tab informs of possible reminders and invoices with errors.
 
−
Reminders have status ''Reminder'' whereas other erroneous invoices have status ''Rejected''.
  
   
  +
Andre funktioner:
−
Other functions:
  
   
 
{|class= mandeflist
  
{|class= mandeflist
  +
!Vis
−
!Show
  
−
|Shows the reminder/rejected invoice in pdf format
 +
|Viser rykkeren/den afviste faktura i pdf format
 
|-
  
|-
  +
!Bekræft
−
!Confirm
  
  +
|Bekræfter, at rykkeren/den afviste faktura er blevet tjekket. Hvis du fjerner krydset fra "Kun aktive", ser du alle bekræftede fakturaer.
−
|Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. If you remove the check from ”Only active”, you will see all confirmed invoices.
 
 
|-
  
|-
  +
!Meddelelse
−
!Message
  
  +
|Skriv en intern meddelelse og, hvis du ønsker, meddel dine kolleger.
−
|Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it.
 
 
|}
  
|}
   
−
[[Category:LEV-ISC-EN]]
 +
[[Category:LEV-ISC-DA]]
 
[[Category:Manuals]]
  
[[Category:Manuals]]
 
[[Category:Accounting]]
  
[[Category:Accounting]]

Latest revision as of 16:01, 29 May 2023


Fremgangsmåde

Scanningsfunktionen er tilgængelig i Økonomi: Leverandørsfakturaer. Hvis brugeren skal registrere fakturadataet, bruges Manuel registrering. Der findes tre forskellige måder for at sende fakturaer til tolkning.

En er, at sende fakturaerne til tolkning via e-mail, til separate e-mailadresser for hvert selskab. Kontakt Marathon support for at få jeres adresse(r). Dette er den enkleste måde, og anbefales derfor.

Fakturaerne i mailet er nødte til at være i PDF format og må mindst have en resolution på 300 dpi. Der kan kun ligge én PDF i hvert mail. Hvis PDF:en indeholder flere fakturaer, måtte de separeres i individuelle filer. Det er mulig at sende flere individuelle filer i en mail, men ellers må mailen ikke indeholde andre ting, så som e-mailsignaturer, links, logoer, osv.

Processen er helt automatiseret. E-mail med afvigelser vil blive fanget i en manuel kontrol, hvilket leder til forsinkelse af proceduren.

Det er også mulig at uploade fakturaerne direkte i Marathon med funktionerne Scanning eller Direkteimport.

Scanning:

Velg Scanning, derefter Import. Vælg fakturaerne, der skal importeres.

De importerede fakturaer vises på den venstre side med et billede pr. side. Brug afkrydsningsfelterne vid billederne for at vælgde, hvilke som skal sendes for tolkning. ved afkrydsning får billederne nummer.


Fakturaerne kan siden sendes ind som separate fakturaer eller som én flersidig faktura hvor numrene indikerer sider. Med Gemsendes de valgte fakturaer som en flersidig faktura og Gem separate som separate fakturaer.




Direkteimport:

Vælg DIREKTIMPORT. Vælg alle filer, der skal sendes til tolkning, klik derefter på OK.


Status:

I fanebladet Ankomstregistrering findes en kolonne, der viser status for de indscannede fakturaer.

Hver sendt faktura får en post i ankomstregistreringen. Status bliver "Sendt + dagens dato". Da fakturaen er blevet returneret efter tolkning, bliver statusfeltet blankt og fakturaen er parat for videre håndtering.

Kolonnen OK:

I denne kolonne ser du resultaterne fra forskellige kontroller, bl.a. med kreditorsregistret. Kontrollerne er:

1. Kontrol hvis leverandør mangler

2. Kontrol hvis flere leverandører matcher

3. Kontrol hvis godkendere mangler

4. Kontrol hvis samme fakturanummer allerede eksisterer

5. Kontrol hvis der findes moms på en udenlandsk leverandør

6. OK (Hvis OK, er fakturaen parat for sending til godkendere)

Andre funktioner

Send for godkendelse Sender en meddelelse til godkenderen om at hun/han har fakturaer at godkende
Skift godkendere Mulighed for at bytte godkendere
Skift leverandør Mulighed for at bytte leverandør
Makulér Den valgte rad vil blive makuleret
Manuel registrering Mulighed for at lægge ind en faktur amanuelt, uden at skulle tolkes af Marathon
Meddelelse Mulighed for at skrive en meddelelse direkte på en rad og også for at læse tidligere meddelelser, der rører fakturaen. Meddelelsen kan også sendes til dine kolleger.
Mediefaktura Fakturaen ændres til mediefaktura og sendes for tolkning i mediesystemet.

Fanebladet Fejl/påmindelser

Foruden fejl viser fanen også, hvis det drejer sig om en rykker. Et rykkerbrev får status ”Påmindelse” og en fejl ”Afvist".

Andre funktioner:

Vis Viser rykkeren/den afviste faktura i pdf format
Bekræft Bekræfter, at rykkeren/den afviste faktura er blevet tjekket. Hvis du fjerner krydset fra "Kun aktive", ser du alle bekræftede fakturaer.
Meddelelse Skriv en intern meddelelse og, hvis du ønsker, meddel dine kolleger.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Invoice_scanning/da&oldid=77102"