Difference between revisions of "Invoice scanning/nb"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
 
(15 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 6: Line 6:
 
Fakturaene kan sendes inn til tolking på tre forskjellige måter:
  
Fakturaene kan sendes inn til tolking på tre forskjellige måter:
   
−
Den enkleste og derfor anbefalte måten er å sende fakturaene med e-post, med forskjellige e-postadresser for hvert av deres selskaber. Kontakt Kalin Setterberg for å få deres adresse.
 +
Den enkleste og derfor anbefalte måten er å sende fakturaene med e-post, med forskjellige e-postadresser for hvert av deres selskaber. Kontakt Marathon support for å få deres adresse.
   
 
Fakturaene i mailen må være i Pdf-format og ha en resolusjon på mist 300 dpi. I en e-postmelding kan kun en pdf være tilføyet. Dersom Pdf:en består av flere fakturaer, må de splittes opp i individuelle filer. Det er mulig å sende flere individuelle filer i en mail, men mailen får ikke inneholde andre ting som logoer, linker, signaturer etc.
  
Fakturaene i mailen må være i Pdf-format og ha en resolusjon på mist 300 dpi. I en e-postmelding kan kun en pdf være tilføyet. Dersom Pdf:en består av flere fakturaer, må de splittes opp i individuelle filer. Det er mulig å sende flere individuelle filer i en mail, men mailen får ikke inneholde andre ting som logoer, linker, signaturer etc.
Line 57: Line 57:
 
2. Kontroll hvis det er flere leverandører som matcher
  
2. Kontroll hvis det er flere leverandører som matcher
   
  +
3. Kontroll hvis attestant mangler
−
3. Check if approver is missing
  
   
  +
4. Kontroll at der ikke finnes fakturaer med samme fakturanummer
−
4. Check if invoice with same invoice number already exists
  
   
  +
5. Kontroll at det ikke ligger Mva på en utenlandsk leverandør
−
5. Check if there is VAT on a foreign supplier
  
   
−
6. OK (If OK, the invoice is ready for sending to approvers)
 +
6. OK (Hvis OK, er fakturaen ferdig for å sendes till attestanter)
   
−
== Other functions ==
 +
== Andre funksjoner ==
   
   
 
{|class= mandeflist
  
{|class= mandeflist
−
!Send for approval
+
!Send for attestering
  +
|Varsler attestanten at hun/han har fakturaer å godkende
−
|Sends a notification to the approver that they have invoices to approve
  
 
|-
  
|-
  +
!Bytt attestant
−
!Change approver
  
  +
|Mulighet for å bytte godkendere
−
|Possibility to change approver
  
 
|-
  
|-
  +
!Bytt leverandør
−
!Change supplier
  
  +
|Mulighet for å bytte leverandør
−
|Possibility to change supplier
  
 
|-
  
|-
  +
!Makuler
−
!Cancel
  
  +
|Den valgte raden vil makuleres.
−
|The selected row will be cancelled.
  
 
|-
  
|-
  +
!Manuell registrering
−
!Manual registration
  
  +
|Mulighet for å legge inn en faktura manuellt, uten at skulle sendes for håndtering til Marathon.
−
|Possibility to enter an invoice manually, without Kalin Setterberg's interpretation.
  
 
|-
  
|-
  +
!Melding
−
!Message
 
  +
|Her kan du skrive en melding direkte på raden og også lese tidligere meldinger om fakturaen. Du kan siden sende meldingen som et varsel til kollegene dine.
−
|Possibility to write a message directly on a row and also read earlier messages concerning the invoice. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
  
 
|-
  
|-
  +
!Mediefaktura
−
!Media invoice
  
  +
|Fakturaen endres til en mediefaktura og vil sendes for tolking i mediesystemet.
−
|The invoice is transformed to a media invoice and will be sent for interpretation in the media system.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Tab Errors/reminders ==
 +
== Flik Fel/Påminnelser ==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild7.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild7.png}}
   
  +
Fliken inneholder informasjon om mulige purringer(status: purringer) og fakturaer med feil (status: Avvist).
−
This tab informs of possible reminders and invoices with errors.
 
−
Reminders have status ''Reminder'' whereas other erroneous invoices have status ''Rejected''.
  
   
  +
Andre funksjoner:
−
Other functions:
  
   
 
{|class= mandeflist
  
{|class= mandeflist
  +
!Vis
−
!Show
  
  +
|Viser den avvist efakturaen/purringen i Pdf-format
−
|Shows the reminder/rejected invoice in pdf format
  
 
|-
  
|-
  +
!Bekreft
−
!Confirm
  
  +
|Bekrefter at du har sett purringen/fakturaen. Dersom du fjerner krysset fra feltet "Kun aktive", vil du se alle bekreftede fakturaer.
−
|Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. If you remove the check from ”Only active”, you will see all confirmed invoices.
 
 
|-
  
|-
  +
!Melding
−
!Message
  
  +
|Skriv en intern melding og hvis du vil, send den som varsling til kollegene dine.
−
|Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it.
 
 
|}
  
|}
   

Latest revision as of 15:04, 29 May 2023


Fremgangsmåte

Skanningsfunksjonen finnes i Økonomi: Leverandørsfakturaer. Hvis dere må legge dataopplysningene inn selve, bruk Manuell registrering. Fakturaene kan sendes inn til tolking på tre forskjellige måter:

Den enkleste og derfor anbefalte måten er å sende fakturaene med e-post, med forskjellige e-postadresser for hvert av deres selskaber. Kontakt Marathon support for å få deres adresse.

Fakturaene i mailen må være i Pdf-format og ha en resolusjon på mist 300 dpi. I en e-postmelding kan kun en pdf være tilføyet. Dersom Pdf:en består av flere fakturaer, må de splittes opp i individuelle filer. Det er mulig å sende flere individuelle filer i en mail, men mailen får ikke inneholde andre ting som logoer, linker, signaturer etc.

Prosedyren er fullt automatisk. E-post med avvikelser vil fastne i en manuell kontroll, hvilket forsinker håndteringen.

Det er også mulig at lade opp fakturaene direkte i Marathon med funksjonene Skanning og Direkteimport.

Skanning:

Velg Skanning, deretter Import. Velg de fakturaer, som skal importeres.

De importerte fakturaene vises til venstre med et bilde pr. side. Bruk kryssfeltene innved bildene for å sende det for tolking.Ved avkryssing blir bildene nummererte.


Fakturaene kan siden sendes inn enten som separate fakturaer eller én flersidig faktura. Lagre sender fakturaen som en flersidig faktura og Lagre separate som separate fakturaer.




Direkteimport:

Velg Direkteimport. Velg de filer som ska sendes for tolking og deretter Ok.


Status:

Fliken Registrering innkommende har en kolonne som viser status til den skannede fakturaen.

Hver faktura som sendes får en post i ankomstregistreringen. Status vil være: Sendt + dato idag.

OK-kolonnen:

Kolonnen viser resultater på forskjellige kontroller, f eks med leverandørregisteret.

1. Kontroll hvis leverandør mangler

2. Kontroll hvis det er flere leverandører som matcher

3. Kontroll hvis attestant mangler

4. Kontroll at der ikke finnes fakturaer med samme fakturanummer

5. Kontroll at det ikke ligger Mva på en utenlandsk leverandør

6. OK (Hvis OK, er fakturaen ferdig for å sendes till attestanter)

Andre funksjoner

Send for attestering Varsler attestanten at hun/han har fakturaer å godkende
Bytt attestant Mulighet for å bytte godkendere
Bytt leverandør Mulighet for å bytte leverandør
Makuler Den valgte raden vil makuleres.
Manuell registrering Mulighet for å legge inn en faktura manuellt, uten at skulle sendes for håndtering til Marathon.
Melding Her kan du skrive en melding direkte på raden og også lese tidligere meldinger om fakturaen. Du kan siden sende meldingen som et varsel til kollegene dine.
Mediefaktura Fakturaen endres til en mediefaktura og vil sendes for tolking i mediesystemet.

Flik Fel/Påminnelser

Fliken inneholder informasjon om mulige purringer(status: purringer) og fakturaer med feil (status: Avvist).

Andre funksjoner:

Vis Viser den avvist efakturaen/purringen i Pdf-format
Bekreft Bekrefter at du har sett purringen/fakturaen. Dersom du fjerner krysset fra feltet "Kun aktive", vil du se alle bekreftede fakturaer.
Melding Skriv en intern melding og hvis du vil, send den som varsling til kollegene dine.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Invoice_scanning/nb&oldid=77110"