Difference between revisions of "Invoice scanning/fi"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Laskujen skannaus")
 
 
(37 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
 
   
−
===How to scan invoices===
 +
===Tee näin===
   
  +
Skannaustoiminto löytyy ohjelmassa {{pth|Taloushallinto|Ostolaskut}}. Jos rekisteröit laskun tiedot itse, käytä toimintoa Manuaalinen rekisteröinti. Laskuja voi lähettää tulkittavaksi kolmella eri tavalla.
−
The scanning function is available in {{pth|Accounting| Suppliers' invoices}}
  
−
(If the user is entering the invoice data, Manual registration shall be used)
 
−
There are three different ways to send invoices for interpretation:
  
   
  +
Yksi tapa on lähettää laskut sähköpostitse eri osoitteilla kullekin yritykselle. Ota yhteyttä marathon käyttötukeen saadaksesi osoitteen. Tämä on helpoin ja suositeltu tapa lähettää laskut.
−
One is to e-mail invoices to be interpreted with an email adress for each company. Contact Kalin setterberg to get your address. This is the simplest way of sending the invoices, thus recommended.
  
   
  +
Sähköpostiviestissä olevat laskut on oltava PDF-muodossa. Niiden resoluutio on oltava vähintään 300 dpi. Kussakin sähköpostiviestissä saa olla vain yksi PDF liitteenä. Jos liitteessä on monta laskua, ne on jaettava yksittäisiin tiedostoihin. Yhdessä viestissä voi lähettää useita tiedostoja, mutta tärkeää on, ettei viestissä ole mitään linkkejä, logoa tai sähköpostin allekirjoitusta.
−
“”The invoices in the mail has to be in PDF format and have a minimum resolution of 300 dpi.
  
−
Only one PDF can be attached per e-mail. If the PDF consists of several invoices, they have to be split into individual files. It is possible to send several indicvidual files in one e-mail, but the mail has to be clean of any ither thing such as links, signatures etc.””
  
   
  +
Prosessi on täysin automatisoitu. Sähköpostit, joissa on poikkeuksia, jäävät manuaaliseen tarkistukseen, mikä pidentää niiden käsittelyaikaa.
−
The procedure is fully automatised, e-mail with exceptions are stuck in the manual check, which delays the procedure.
  
   
  +
Laskut voi myös ladata suoraan Marathoniin toiminnoilla Skannaus tai Suoratuonti
−
It is also possible to upload the invoices directly to Marathon with the functions Scanning or Direct import.
  
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild 1.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild 1.png}}
   
−
== Scanning: ==
 +
== Skannaus: ==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild2.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild2.png}}
   
  +
Valitse {{btn|Skannaus}}, sen jälkeen {{btn|Hae}}. Valitse laskut, jotka haluat tuoda.
−
Select SCANNING, then IMPORT. Select the invoices to be imported.
  
   
  +
Tuodut laskut näkyvät vasemmalla puolella, joka sivu on yksi kuva. Rastita ruudut kuvan vierellä lähettääksesi ne tulkittavaksi. Rastituksen jälkeen ne saavat myös numerot.
−
The imported invoices are shown on the left side with one image per page.
  
−
Use the check boxes next to the image to send it for interpretation. When checked, they are also numbered.
  
   
   
  +
Laskut voi sen jälkeen lähettää erillisinä laskuina tai monisivuisena laskuna. Painikkella {{btn|Tallenna}} lasku lähtee monisivuisena jossa numero inikoi sivujen lukumäärää ja {{btn|Tallenna erilliset}}lähettää laskut erillisinä laskuina.
−
The invoices can then be sent in as separate invoices or as a multi-paged invoice.
  
−
SAVE sends the selected invoices as a multi-paged invoice where the numbers indicate pages.
  
−
SAVE SEPARATE sends the selected invoices as separate invoices.
  
   
   
Line 38: Line 32:
   
   
−
== Direct import:==
 +
== Suoratuonti:==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild4.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild4.png}}
   
−
Select {{btn|DIRECT IMPORT}}. Select the files that shall be sent for interpretation, press thereafter {{btn|OK}}.
 +
Valitse {{btn|Suoratuonti}}. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulittavaksi ja paina {{btn|OK}}.
   
   
 
== Status:==
  
== Status:==
  +
Saapumisrekisteröintivälilehdellä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan.
−
The Preliminary entering tab has a column that shows the status of the scanned invoice.
  
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild5.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild5.png}}
   
  +
Kustakin lähetetystä laskusta tulee erä saapumisrekisteröintiin. Niiden statukseksi tulee "Lähetetty + päivän päiväys". Kun lasku palautetaan tulkinnan jälkeen, statuskenttä jää tyhjäksi ja lasku on valmiina jatkokäsittelyyn.
−
A record will be set up for each sent invoice in the Preliminary entering.
  
−
The status will be ”Sent+today''s date”.
  
−
When the invoice has been returned after interpretation, the status field is blank and the invoice is ready for further handling.
  
   
−
== The OK column: ==
 +
== OK-sarake: ==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild6.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild6.png}}
   
  +
Sarake näyttää eri tarkistuksia, esim. toimittajarekisterin kanssa. Tarkistukset ovat:
−
In this column you will see the results of different check-ups, i.e. with the supplier register.
  
−
The check ups-are:
  
   
  +
1. Tarkistus, että toimittaja on rekisterissä
−
1. Check if supplier is missing
  
   
  +
2. Tarkistaa jos laskun voi kohdistaa useaan eri toimittajaan
−
2. Check if several suppliers match
  
   
  +
3. Tarkistaa, että hyväksyjä löytyy.
−
3. Check if approver is missing
  
   
  +
4. Tarkistaa, ettei samalla laskunumerolla olevaa laskua löydy ennestään.
−
4. Check if invoice with same invoice number already exists
  
   
  +
5. Tarkistaa, ettei ulkomaalaisella toimittajalla ole VAT-numeroa
−
5. Check if there is VAT on a foreign supplier
  
   
−
6. OK (If OK, the invoice is ready for sending to approvers)
 +
6. OK (Jos OK, lasku on valmis lähetettäväksi hyväksyjille)
   
−
== Other functions ==
 +
== Muut toiminnot ==
   
   
 
{|class= mandeflist
  
{|class= mandeflist
  +
!Lähetä hyväksyttäväksi
−
!Send for approval
 
  +
|Lähettää ilmoituksen laskun hyväksyjille, että heillä on laskuja hyväksyttävinä
−
|Sends a notification to the approver that they have invoices to approve
  
 
|-
  
|-
  +
!Vaihda hyväksyjä
−
!Change approver
  
  +
|Mahdollisuus vaihtaa hyväksyjä
−
|Possibility to change approver
  
 
|-
  
|-
  +
!Vaihda toimittaja
−
!Change supplier
  
  +
|Mahdollisuus vaihtaa toimittaja
−
|Possibility to change supplier
  
 
|-
  
|-
  +
!Mitätöi
−
!Cancel
  
  +
|Valittu rivi mitätöidään.
−
|The selected row will be cancelled.
  
 
|-
  
|-
  +
!Manuaalinen rekisteröinti
−
!Manual registration
  
  +
|Mahdollisuus syöttää lasku järjestelmään manuaalisesti, ilman Marathonin tulkintapalvelua.
−
|Possibility to enter an invoice manually, without Kalin Setterberg's interpretation.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ilmoitus
−
!Message
 
−
|Possibility to write a message directly on a row and also read earlier messages concerning the invoice. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
 +
|Voit kirjoittaa ilmoituksen suoraan riville ja myös lukea aikaisempia ilmoituksia laskusta. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
 
|-
  
|-
  +
!Medialasku
−
!Media invoice
  
  +
|Lasku siirtyy medialaskuksi ja lähetetään tulkittavaksi mediapuolelle.
−
|The invoice is transformed to a media invoice and will be sent for interpretation in the media system.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Tab Errors/reminders ==
 +
== Välilehti Virheet/muistutukset ==
   
 
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild7.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ISC-EN-Bild7.png}}
   
  +
Välilehti tiedottaa mahdollisista muistutuksista/kehotuksista ja virheellisistä laskuista. Muistutukset ovat merkitty "Muistutus" ja virheelliset laskut "Hylätty".
−
This tab informs of possible reminders and invoices with errors.
 
−
Reminders have status ''Reminder'' whereas other erroneous invoices have status ''Rejected''.
  
   
  +
Muut toiminnot:
−
Other functions:
  
   
 
{|class= mandeflist
  
{|class= mandeflist
  +
!Näytä
−
!Show
  
  +
|Näyttää muistutuksen/hylätyn laskun PDF- muodossa
−
|Shows the reminder/rejected invoice in pdf format
  
 
|-
  
|-
  +
!Vahvista
−
!Confirm
  
  +
|Vahvistaa, että olet tarkistanut muistutuksen tai hylätyn laskun. JOs haluat nähdä kaikki vahvistetut laskut, poist arasti ruudusta "Vain aktiivit".
−
|Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. If you remove the check from ”Only active”, you will see all confirmed invoices.
 
 
|-
  
|-
  +
!Viesti
−
!Message
  
  +
|Kirjoita sisäinen viesti, ja halutessasi lähetä se kollegoillesi
−
|Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it.
 
 
|}
  
|}
   
−
[[Category:LEV-ISC-EN]]
 +
[[Category:LEV-ISC-FI]]
 
[[Category:Manuals]]
  
[[Category:Manuals]]
 
[[Category:Accounting]]
  
[[Category:Accounting]]

Latest revision as of 16:05, 29 May 2023


Tee näin

Skannaustoiminto löytyy ohjelmassa Taloushallinto: Ostolaskut. Jos rekisteröit laskun tiedot itse, käytä toimintoa Manuaalinen rekisteröinti. Laskuja voi lähettää tulkittavaksi kolmella eri tavalla.

Yksi tapa on lähettää laskut sähköpostitse eri osoitteilla kullekin yritykselle. Ota yhteyttä marathon käyttötukeen saadaksesi osoitteen. Tämä on helpoin ja suositeltu tapa lähettää laskut.

Sähköpostiviestissä olevat laskut on oltava PDF-muodossa. Niiden resoluutio on oltava vähintään 300 dpi. Kussakin sähköpostiviestissä saa olla vain yksi PDF liitteenä. Jos liitteessä on monta laskua, ne on jaettava yksittäisiin tiedostoihin. Yhdessä viestissä voi lähettää useita tiedostoja, mutta tärkeää on, ettei viestissä ole mitään linkkejä, logoa tai sähköpostin allekirjoitusta.

Prosessi on täysin automatisoitu. Sähköpostit, joissa on poikkeuksia, jäävät manuaaliseen tarkistukseen, mikä pidentää niiden käsittelyaikaa.

Laskut voi myös ladata suoraan Marathoniin toiminnoilla Skannaus tai Suoratuonti

Skannaus:

Valitse Skannaus, sen jälkeen Hae. Valitse laskut, jotka haluat tuoda.

Tuodut laskut näkyvät vasemmalla puolella, joka sivu on yksi kuva. Rastita ruudut kuvan vierellä lähettääksesi ne tulkittavaksi. Rastituksen jälkeen ne saavat myös numerot.


Laskut voi sen jälkeen lähettää erillisinä laskuina tai monisivuisena laskuna. Painikkella Tallenna lasku lähtee monisivuisena jossa numero inikoi sivujen lukumäärää ja Tallenna erillisetlähettää laskut erillisinä laskuina.




Suoratuonti:

Valitse Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulittavaksi ja paina OK.


Status:

Saapumisrekisteröintivälilehdellä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan.

Kustakin lähetetystä laskusta tulee erä saapumisrekisteröintiin. Niiden statukseksi tulee "Lähetetty + päivän päiväys". Kun lasku palautetaan tulkinnan jälkeen, statuskenttä jää tyhjäksi ja lasku on valmiina jatkokäsittelyyn.

OK-sarake:

Sarake näyttää eri tarkistuksia, esim. toimittajarekisterin kanssa. Tarkistukset ovat:

1. Tarkistus, että toimittaja on rekisterissä

2. Tarkistaa jos laskun voi kohdistaa useaan eri toimittajaan

3. Tarkistaa, että hyväksyjä löytyy.

4. Tarkistaa, ettei samalla laskunumerolla olevaa laskua löydy ennestään.

5. Tarkistaa, ettei ulkomaalaisella toimittajalla ole VAT-numeroa

6. OK (Jos OK, lasku on valmis lähetettäväksi hyväksyjille)

Muut toiminnot

Lähetä hyväksyttäväksi Lähettää ilmoituksen laskun hyväksyjille, että heillä on laskuja hyväksyttävinä
Vaihda hyväksyjä Mahdollisuus vaihtaa hyväksyjä
Vaihda toimittaja Mahdollisuus vaihtaa toimittaja
Mitätöi Valittu rivi mitätöidään.
Manuaalinen rekisteröinti Mahdollisuus syöttää lasku järjestelmään manuaalisesti, ilman Marathonin tulkintapalvelua.
Ilmoitus Voit kirjoittaa ilmoituksen suoraan riville ja myös lukea aikaisempia ilmoituksia laskusta. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
Medialasku Lasku siirtyy medialaskuksi ja lähetetään tulkittavaksi mediapuolelle.

Välilehti Virheet/muistutukset

Välilehti tiedottaa mahdollisista muistutuksista/kehotuksista ja virheellisistä laskuista. Muistutukset ovat merkitty "Muistutus" ja virheelliset laskut "Hylätty".

Muut toiminnot:

Näytä Näyttää muistutuksen/hylätyn laskun PDF- muodossa
Vahvista Vahvistaa, että olet tarkistanut muistutuksen tai hylätyn laskun. JOs haluat nähdä kaikki vahvistetut laskut, poist arasti ruudusta "Vain aktiivit".
Viesti Kirjoita sisäinen viesti, ja halutessasi lähetä se kollegoillesi
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Invoice_scanning/fi&oldid=77116"