Difference between revisions of "Clearing of accounts/nb"

Latest revision as of 14:18, 30 August 2023

Utligning av kontoer brukes til å utligne transaksjoner på kontoene, for å se bare aktive transaksjoner og for å se kontosaldoen.

Generelt

Formålet med funksjonen er å kunne se hvilke transaksjoner på en konto som utgjør kontosaldoen. Den består av to deler. Først utligner du transaksjoner som kan utlignes mot hverandre. Det gjøres pr. en bestemt dato. Deretter kan funksjonen brukes som en kontospesifikasjon, der du bare kan velge å vise ikke utlignede transaksjoner på en bestemt dato. Ub/saldo pr. konto vil være den samme enten man velger å se alle transaksjoner eller bare ikke utlignede. Den eneste forskjellen er at med valget Ikke utlignede trenger du ikke å se transaksjoner som matcher, og derfor ikke lenger er "åpne" transaksjoner på kontoen. Det kan for eksempel hende at du vil utligne transaksjoner på kontoene for Fordringer ansatte, der du har en transaksjon for en utbetaling til en ansatt og utleggene som den ansatte har registrert. Når hele forskuddet er brukt og du har matchet utlegg mot denne transaksjonen slik at restbeløpet = 0, vil du ikke lenger se transaksjonen i kontospesifikasjonen per dato etter siste utligningen. Du vil også kunne se hvor mye av forskuddet som er åpent per en bestemt dato, fordi du kontinuerlig utligner med utgiftene som registreres. Funksjonen kan brukes for alle kontoer. Utligningen påvirker ikke bokføringen, bortsett fra ved utligninger av beløp som ikke balanserer og for utligninger av transaksjoner mellom ulike underkontoer (XXXX1 – XXXX09). Funksjonen finnes under Økonomi/ Utligning av kontoer

Da funksjonen ser tilbake på tidligere år, er det mulig å angi det første regnskapsåret i Grunnregister/Generelt/Firmaspesifikke parametere, det vil si fra når transaksjoner skal tas med i oppsettet.

Utvalg

Pr. dato er obligatorisk å angi. Hvis du i neste trinn skal gjøre en utligning med transaksjoner, foreslås datoen her som utligningsdato. Du kan velge en konto eller la feltet være tomt for alle kontoer. Hvis du velger en konto med underordnede kontoer, inkluderer valget også disse. (Ex utvalg på 2420 inkluderer også 242001-242009). Det er også mulig å gjøre utvalg på Kostnadssted. Ved å selektere på utligningsstatus kan du velge om du vil se Alle transaksjoner etter datoen ovenfor, bare utlignede eller ikke utlignede. Hvis du skal gjøre en utligning eller vil se den rensede kontospesifikasjonen for en konto, bør du inkludere bare Ikke utlignet. Hvis du har transaksjoner som er feil utlignet, vil du kanskje skrive ut listen bare for Utlignet. Det er også mulig å selektere på Beløp. Det er det absolutte beløpet som er ment. Et utvalg på 1 000 – 1 000 inkluderer dermed transaksjoner på 1 000 både debet og kredit.

Liste over transaksjoner

Listen viser alle transaksjoner i henhold til valget på forrige bilde. Listen inneholder mer eller mindre de samme kolonnene som er i hovedbok/kontospesifikasjon, men med flere kolonner relatert til selve utligningen. Absolutt beløp viser det absolutte beløpet for transaksjonen og er for sortering av transaksjoner med samme beløp, men med tegnannullering. Utlignet beløp viser hvor mye som allerede er utlignet på transaksjonen per datoen du søkte etter. Det gjenstående beløpet viser det opprinnelige beløpet for transaksjonen minus det som allerede er utlignet per datoen du valgte – det vil si så mye som det er igjen å utligne med. Utlignings-IDen og Utligningsdatoen viser IDen og datoen for tidligere utligninger.

Utligne transaksjoner

Hvis du vil utligne transaksjoner, velger du to eller flere rader i listen og trykker UTLIGN. Bare transaksjoner som er i samme hovedkonto og i samme kostssted og kostnadsbærere kan utlignes.

Alle transaksjoner du har valgt å utligne, vises i en tabell med tre kolonner.

Beløp er det opprinnelige beløpet for transaksjonen, Det gjenstående er det unike beløpet per datoen du søkte etter, og utligningsbeløpet er for å angi hvor mye du vil utligne fra hver transaksjon. Her foreslås det at du vil utligne med hele det gjenstående beløpet for hver transaksjon, men beløpet kan endres for Delvis utligning.

Utligningsdatoer foreslås å være samme dato som Per dato i det valgteområdet, men kan endres. Kamp-IDen velges automatisk av Marathon og kan ikke endres. Det er fire situasjoner for å utligne med litt forskjellige styringsmetoder.

1. Enkel utligning
2. Delvis utligning
3. Utligning med restbeløp
4. Utligning mellom underkontoer

Enkel utligning

Enkel utligning er når hele det gjenstående beløpet på to eller flere transaksjoner skal utlignes totalt = 0. For eksempel en debet- og kredittransaksjon som utlignes med hverandre.

I dette tilfellet trenger du ikke å gjøre noe mer enn å trykke LAGRE.

Delvis utligning

Delvis utligning brukes hvis du vil utligne med et annet beløp enn det gjenstående beløpet på én eller flere transaksjoner, men der det totale utligningen fremdeles = 0. Hvis du for eksempel har en debettransaksjon på 8 000 og en kredittransaksjon på 10 000 og vil utligne hele debettransaksjonen på 8 000 mot 8 000 av kredittransaksjonens 10 000. I dette tilfellet må du manuelt endre beløpet for kredittransaksjonen i kolonnen Utligningsbeløp til -8 000, fordi det foreslåtte beløpet som skal utlignes, er hele det gjenstående beløpet

Utligning med restbeløp

For utlignede transaksjoner der totalbeløpet ikke =0, kan du utligne med det gjenstående beløpet. Det er først og fremst ment for å utligne poster som nesten tar hverandre ut, og du trenger ikke å håndtere den lille gjenværende forskjellen. Hvis du for eksempel vil fjerne en debettransaksjon på 1 000 SEK mot en kredittransaksjon på 999. Det ville være mulig å løse dette manuelt ved å bokføre 1 i debet på kontoen og 1 i kreditt på en diffreransekonto og deretter matche de tre transaksjonene med et restbeløp på 0. Funksjonen for utligning med restbeløp gjør faktisk akkurat dette, men du trenger ikke å gjøre regnskapet manuelt. Siden det totale utlignende beløpet per konto alltid må være = 0 per en bestemt dato (ellers kan den utgående balansen variere mellom alle transaksjoner og bare ikke utlignede), må Marathon - for å matche 1000 mot 999 - opprette et nytt bilag med forskjellen i debet / kreditt på den opprinnelige kontoen og med motkontering på en bestemt konto for differanser. Den nye transaksjonen på den opprinnelige kontoen utlignes automatisk, og den nye transaksjonen på den bestemte kontoen for differanser forblir ikke utlignet. Denne metoden sikrer at det totale utlignende beløpet alltid = 0. Det nye bilaget registreres i BO-bilagsserien hvis intet annet er valgt i Grunnregister/BOK/Parametere.

Utligning mellom underkontoer

Utligning mellom underkontoer er vanligvis ikke tillatt. Unntaket er hvis utligningen er mellom to underkontoer på samme hovedkonto. For eksempel mellom24 901 og24 903. Hvis du utligner transaksjoner mellom to underkontoer, oppretter Marathon først et nytt bilag som tilbakefører beløpet for alle utlignede transaksjoner. Alle transaksjoner – både de opprinnelige og tilbakeførte – utlignes deretter automatisk. Husk at å utligne 6-sifrige kontoer som slutter på 1-9 vil påvirke beløpet for mva. Slike utligninger bør derfor ikke gjøres. Det nye bilaget registreres i bilagsserien som er valgt i parameterne (hvis ingen er valgt, blir den BO) og får samme regnskapsdato som utligningsdato.

Vending av en utligning

Hvis en utligning gjøres feil, kan det angres. Angringen gjør en ny utligning med vendte tegn. Hvis du vil kreditere en utligning, velger du en transaksjon fra listen og trykker på ÅPNE. Alle utligninger som er gjort på transaksjonen, vises i en tabell. Velg en utligningsspostrad, og trykk KREDITERE UTLIGNING. Tabellen viser nå alle transaksjoner som er en del av utligningen som tilbakeføres, og som dermed vil bli påvirket av den. Velg utligningsdatoen, og trykk LAGRE.