Difference between revisions of "Enter and approval of supplier invoices/da"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Denne manual handler om registrering og godkendelse af indgående leverandørfakturaer.")
 
(18 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
  
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
   
−
= Registrering og godkendelse af leverandørfakturaer =
 +
Denne manual handler om registrering og godkendelse af indgående leverandørfakturaer.
−
Denne manual viser hvordan man håndterer registrering af indkommende leverandørfakturaer og godkendelsesprceduren i Marathon
  
   
 
== Generelt ==
  
== Generelt ==
Line 10: Line 9:
 
== Ankomstregistrering - scanning ==
  
== Ankomstregistrering - scanning ==
 
Begynd ved at scanne ind eller importere fakturadokumenterne i {{pth|Økonomi|Leverandørfakturaer}}, fane Ankomstregistrering. Vælg {{btn|Scanning}}.
 
Begynd ved at scanne ind eller importere fakturadokumenterne i {{pth|Økonomi|Leverandørfakturaer}}, fane Ankomstregistrering. Vælg {{btn|Scanning}}.
−
Dersom I bruger Kalin Setterbergs fakturatolkningstjeneste, bliver fakturaerne automatisk registrerede med leverandør, fakturanummer, faktura- og forfaldsdato og beløb.
+
Dersom I bruger Marathons fakturatolkningstjeneste, bliver fakturaerne automatisk registrerede med leverandør, fakturanummer, faktura- og forfaldsdato og beløb.
 
Hvid su scanner fakturaerne, læg dem i scannern og vælg {{btn|Scan}}.
 
Hvid su scanner fakturaerne, læg dem i scannern og vælg {{btn|Scan}}.
 
Hvis scanneren ikke er koblet til Marathon kan du brugen en anden enhed for at scanne dem ind på din computer- eller hvis de allerede er i digital form, vælg {{btn|Import}}. En dialogboks åbnes, fra hvilken du kan hente en pdf-fil med én eller flere fakturaer.
  
Hvis scanneren ikke er koblet til Marathon kan du brugen en anden enhed for at scanne dem ind på din computer- eller hvis de allerede er i digital form, vælg {{btn|Import}}. En dialogboks åbnes, fra hvilken du kan hente en pdf-fil med én eller flere fakturaer.
Line 17: Line 16:
 
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild1.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild1.png}}
 
 
−
Efter importen vises siderne som miniaturer på skärmens venstre halvdel. Kontrollér kvaliteten på de scannede fakturaer og gem. Hvis fakturaen har flere sider, kontrollér én side ad gangen og vælg derefter {{btn|Gem}}. Brug {{btn|Gem separate}} hvis der findes flere fakturaer Skriv AT- nummer på originalfakturaen number on the original invoice, from the field Next AT number.
+
Efter importen vises siderne som miniaturer på skärmens venstre halvdel. Kontrollér kvaliteten på de scannede fakturaer og gem. Hvis fakturaen har flere sider, kontrollér én side ad gangen og vælg derefter {{btn|Gem}}. Brug {{btn|Gem separate}} hvis der findes flere fakturaer Skriv AT- nummer på originalfakturaen, fr afeltet Næste AT-nummer.
−
If you want to delete a scanned invoice, select it and click {{btn|Delete}}. {{btn|Select all}} Select all checks all scanned documents. {{btn|Undo}} puts back scanned and saved – but not registered invoices.
+
Hvis du vil slete en scanned faktura, markér den og vælg {{btn|Slet}}. {{btn|Vælg alle}} markerer alle scannede deokument. {{btn|Fortryd}} lægger igen alle scannede og gemte- men ikke registrerede fakturaer.
   
−
== Preliminary entering ==
 +
== Ankomstregistering ==
  +
Vælg {{btn|Ny}} i ankomstregistreringen. Systemet foreslår automatisk næste ankomstnummer, men den er endringsbar. Ankomstnumret er det nummer, fakturaen fik ved scanning og kobles til det scanende dokument. Sammenlign originalfakturaen med den scannede i fanebladet Scannet dokument. Udfyld information om leverandør, fakturanummer, datum og fakturabeløb m/moms. (Mpmnsbeløbet kan udregnes med eller uden decimaler med en parameterindstilling i {{pth|System|Basisrehister/KRE/Parametre}}, fanen Fakturaer – Vis decimaler) Vælg én eller flere godkendere og gem eller fortsæt til kontering.
−
Select {{btn|New}} in the preliminary entering. The system automatically suggests next arrival number, but you can overwrite it. The arrival number is the number that the invoice got at the scanning and is connected to the scanned document. Compare original invoice with the scanned one in the tab Scanned document. Fill in information about supplier, invoice number, date and invoice amount including VAT. (The VAT amount can be calculated with or without decimals with a parameter setting in {{pth|Base registers/Lev/Parameters}}, tab Invoices – Show decimals) Select one or several approvers and save, or proceed to Posting.
 
   
−
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|LEV-ATT-DA-Bild2.png}}
 
 
−
== Posting==
 +
== Kontering ==
  +
Fakturaen kan konteres allerede her, i fanebladet Kontering.
−
The invoice can already now be posted in the Posting tab.
 
   
 
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild3.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild3.png}}
   
  +
Brug den øvre tabel for at kontere jobindkøb. KOntoen for jobindkøb er allerede indstilt i parametrerne. Hvis du har brugt rekvisitioner, angiv rekvisitionsnummer for en automatisk udfyldelse af felterne(kunde, job, indkøbskode, indkøbspris). Ellers, udfyld felterne. Indkøbsprisen vil hentes fra fakturaregistreringen. Avancen for indkøbsprisen hentes fra indkøbskoden i {{pth|Basisregister/Job/OmkostningskoderIndkøb}} (og i visse fall fra jobbet). Indkøbsprisen regnes automatisk ud. Systemet kan indstilles så, at den foreslagne avance ikke kan ændres.
−
Use the upper table for posting of project purchases. The account for project purchases is already set in the parameters. If you have been using purchase orders, enter PO number and the remaining contents will be automatically updated (client, project, purchase code, purchase price). Otherwise, fill in these fields, the purchase price will be fetched from the invoice registration. The mark-up for the purchase price comes from the purchase code in {{pth|Base registers/Pro/Cost codes Purchases}} (and in some cases from the project). The sales price is automatically calculated. The system can be set such that the suggested mark-up cannot be changed.
  
  +
Indstillingen findes i {{pth|Basisregister/JOB/Parametre}}, fanen Indkøb og Øvrigt, felt Ændr indkøbstillæg. I justeringsfanen findes der flere alternativer for håndtering af avance og salgspriser. Det hedder Afvigende indkøbsbrutto som justering. Da det er aktiveret, ændres forskellen mellem den foreslået pris og den nye salgspris til en justering.
−
The setting is in {{pth|Base registers/PRO/Parameters}}, tab Purchases and Other, field Change purchase mark-up. In the Adjustments tab there is more alternative in handling mark-ups and sales prices. It is called Special gross purchase as adjustment. When activated, it turns the difference between the suggested and the new sales price into an adjustment.
 
  +
Brug den nedre tabel for at kontere omkostninger. Angiv kontonummer og mulig omkostningssted og -bærer, dersom kontoen tillader/kræver det i kontoplanen. Hvis omkostningen skal fordeles over en periode, angiv kun omkostningskonto og udfyld felterne for perioder. Balancekontoen for periodiseringer hentes fra parametrerne.
−
Use the lower table for posting costs. Write the account number and possible cost centre and -object if the account allows/requires it in the chart of accounts. If the cost shall be allocated over a period (accrued), state cost account only and fill in the fields for periods. The balance sheet account for periodical allocations is fetched from the parameters.
 
  +
Konteringerne for både job- og omkostningsfakturaer kan også laves i faktureringsvalutaen. Brug feltet Beløb fakturavaluta. Dette er til hjælp ved sortering av udenlandske fakturaer på de forskellige jobs og konti.
−
The posting for both project purchases and costs can also be made in the invoice currency. Use the field Amount invoice currency. This enables the sorting of foreign invoices on different projects or accounts.
 
  +
Brug {{btn|Importér skabelon}} hvis du vil importere en konteringsskabelon fra {{pth|Basisregister/KRE/Konteringsskabeloner}}. Les mere i Skab konteringsskabelon.
−
Use {{btn|Import template}} if you want to import a posting template from {{pth|Base registers/PL/Posting templates}}. Read more in Create posting template.
 
−
When all scanned invoices are preliminary entered, they shall be sent to the approvers. Use the {{btn|Send mail}} function in {{pth|Accounting| Suppliers’ invoices}} tab Watch list.
 +
Hvornår alle scannede fakturaer er blevet ankomstregistrerede, skal de sendes til godkendere. Brug {{btn|Send e-mail}} funktionen i {{pth|Økonomi| Leverandørsfakturaer}} fanen Opfølgning.
  +
E-mailen vil sendes til alle godkendere på ikek godkendte fakturaer. Fakturaen mærkes med godkendere i {{pth|Økonomi|Godkendelse}}
−
The email will be sent to all approvers on unapproved invoices. The invoice is marked with the approver in {{pth|Accounting:|Approval
  
   
−
== Skapa konteringsmall ==
 +
== Skab konteringsskabelon ==
  +
Du kan sakbe en konteringsskabelon i {{pth|Basisregister/KRE/Konteringsskabeloner}}. Klik på {{btn|Ny}} og angiv et navn for skabelonen. Angiv konto og mulig omkostningssted og -bærer, hvis kontoen tillader det. Beløb kan angives enten som procent eller et monetært beløb i jeres valuta. Hvis du vælger procent, får du et spørgsmål om beløbet i alt da du bruger skabelonen for at skulel regne ud det rette beløb.
−
You can create Posting templates in {{pth|Base registers/PL/Posting templates}}. Click on {{btn|New}} and write a name for the template. Enter account and possible cost centre/cost objects if the account allows it. The amount can be stated either as percentage or as a monetary amount in your currency. If you choose percentage, you will get a question about the total amount at the time you use the template and calculates the share with help of the percentage.
 
   
 
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild4.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild4.png}}
   
   
−
== Automatic posting ==
 +
== Automatisk kontering ==
  +
Du kan registrere en skabelon for automatisk kontering i en bilagsskabelon i {{pth|Basisregister/BOG/Bilagsskabeloner}}. Skabelonen gør en automatisk kontering da du bogfør på en basiskonto, fx 7410. Konteringen vises ikke på skjærmen da du registrere fakturaen men du kan se den i bogføringen.
−
You can register a template for automatic posting in a voucher template in {{pth|Base registers/GL/Voucher templates}}. A template makes an automatic posting when you book on a base account, e.g. 7410. However, the posting is not shown on the screen while entering the invoice, but you can see it in the bookkeeping.
 
   
−
== Approval ==
 +
== Godkendelse ==
−
The approver can open the invoices in {{pth|Accounting|Approval}} for approving and posting.
+
Godkenderen kan åbne fakturaer i {{pth|Økonomi|Godkendelsel}} for godkedelse og kontering.
   
 
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild5.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild5.png}}
 
 
  +
Du kan se fakturadokumentet med funktionen {{btn|Vis faktura}}. Hvis du har adgang kan du også godkende fakturaen uden at skulle åbne den, brug da funktionen {{btn|Direktgodkendelse}}. Vælg:
−
You can see the invoice document with the function {{btn|Show invoice}}. If you are authorised, you can also approve an invoice without opening it with {{btn|Direct approval. Select:
  
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''All'''
 +
|'''Alle'''
  +
|Viser alle fakturaer, også dem der mangler godkendere
−
|Shows all invoices, also those without approvers
  
 
|-
  
|-
−
|'''Only not handled'''
 +
|'''Kun ubehandlede'''
  +
|Viser alle ubehandlede fakturaer
−
|Shows all unapproved invoices
  
 
|-
  
|-
−
|'''Only own app. left'''
 +
|'''Kun dine egne igen'''
  +
|Viser kun fakturaer, hvor du er den ende godkenderen igen
−
|Shows only the invoices where you are the only remaining approver
  
 
|-
  
|-
−
|'''Booked'''
 +
|'''Bogførte'''
  +
|Viser alle bogførde fakturaer
−
|Shows all booked invoices
  
 
|}
 
|}
−
Select an invoice and click {{btn|Open}}.
+
Vælg en faktura og klik {{btn|Åbn}}.
   
 
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild6.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-ATT-EN-Bild6.png}}
 
 
  +
Hvis fakturaen allerede er blevet konteret vises den som én eller flere konteringsrader i feltet i det nedre venstre hjørne. Type Job avser jobindkøb og Type Omk er omkostningsfaktura. Feltet i midten viser en summering med fakturabeløb, hvor meget der er blevet konteret og hvo rmeget der er igen at konterer. Klik på Fakturainformation for at se andre fakturaoplysninger. Du kan også scrolle den scannede faktura i skærmens övre del. klik på Vis faktura. Funktionen Notater viser alle notater, der rører fakturaen. Mulighed findes, at skrive en ny notat.
−
If the invoice already is posted it is shown as one or several posting rows in the field at the bottom left side of the page. Type Pro means project purchase and Type Cost a cost invoice. The field in the middle shows a summary of the invoice with invoice amount, how much that has been posted and how much posting remains. Click on Invoice information to see other invoice details. You can also scroll in the scanned invoice in the upper part of the screen. Click on Show invoice. The function Notes shows all notes that has been made concerning the invoice. You can also make new notes there.
 
  +
−
If the invoice already is posted it is shown as one or several posting rows in the field at the bottom left side of the page. Type Pro means project purchase and Type Cost a cost invoice. The field in the middle shows a summary of the invoice with invoice amount, how much that has been posted and how much posting remains. Click on {{btn|Invoice information}} to see other invoice details. You can also scroll in the scanned invoice in the upper part of the screen. Click on {{btn|Show invoice}}. The function Notes shows all notes that has been made concerning the invoice. You can also make new notes there.
 
  +
For kontering af et jobingkøb, vælg {{btn|Indføj linie Job}}. Brug den øvre tabel for at kontere jobindkøb. KOntoen for jobindkøb er allerede indstilt i parametrerne. Hvis du har brugt rekvisitioner, angiv rekvisitionsnummer for en automatisk udfyldelse af felterne(kunde, job, indkøbskode, indkøbspris). Ellers, udfyld felterne. Indkøbsprisen vil hentes fra fakturaregistreringen. Avancen for indkøbsprisen hentes fra indkøbskoden i Basisregister/Job/OmkostningskoderIndkøb (og i visse fall fra jobbet). Indkøbsprisen regnes automatisk ud. Systemet kan indstilles så, at den foreslagne avance ikke kan ændres. Indstillingen findes i Basisregister/JOB/Parametre, fanen Indkøb og Øvrigt, felt Ændr indkøbstillæg. I justeringsfanen findes der flere alternativer for håndtering af avance og salgspriser. Det hedder Afvigende indkøbsbrutto som justering. Da det er aktiveret, ændres forskellen mellem den foreslået pris og den nye salgspris til en justering. Brug den nedre tabel for at kontere omkostninger. Angiv kontonummer og mulig omkostningssted og -bærer, dersom kontoen tillader/kræver det i kontoplanen. Hvis omkostningen skal fordeles over en periode, angiv kun omkostningskonto og udfyld felterne for perioder. Balancekontoen for periodiseringer hentes fra parametrerne.
−
To post a project purchase, select {{btn|Insert row Project}}. If you have been using purchase orders and state the PO-number, the remaining contents will be filled in automatically (client, project, purchase code and purchase price). Otherwise, fill in these fields, the purchase price will be fetched from the invoice registration. The mark-up for the purchase price comes from the purchase code in {{pth|Base registers|Pro/Cost codes}} Purchases (and in some cases from the project). The sales price is automatically calculated. You can also use the invoice currency, which makes dividing a foreign invoice in several projects easier. The system can be set such that the suggested mark-up cannot be changed. The setting is in {{pth|Base registers/PA/Parameters}}, tab Purchases and Other, field Change purchase mark-up. In the Adjustments tab there is more alternative in handling mark-ups and sales prices. It is called Special gross purchase as adjustment. When activated, it turns the difference between the suggested and the new sales price into an adjustment.
 
  +
−
Use the lower table for posting costs. Write the account number and possible cost centre and -object if the account allows/requires it in the chart of accounts. If the cost shall be allocated over a period (accrued), state cost account only and fill in the fields for periods. The balance sheet account for periodical allocations is fetched from the parameters.
 
−
For pre-approval, final approval, partial approval or to state that the invoice shall not be paid, press {{btn|Approval}} and select type of approval. You can also write comments regarding the approval. Click on {{btn|Save approval}}. You can add approvers to the invoice with the function {{btn|New approver}}. Save the whole invoice with {{btn|Save}}.
+
For Planlagt godkendelse, Slutgodkendelse, delvis godkendelse eller for at angive at fakturaen ikke skal betales, tryk {{btn|Godkendelse}} og vælg type af godkendelse. Du kan også skrive en kommentar. Klik på {{btn|Gem godkendelse}}. Du kan lægge til godkendere med funktionen {{btn|Ny godkendere}}. Gem hele fakturaen med {{btn|Gem}}.
  +
−
== Watch list ==
  
  +
== Opfølgning ==
−
The watch list module is only used by the accounting department. The list shows all preliminary entered, but not booked invoices. List selections:
  
  +
Opfølgningen bruges kun af økonomiafdelingen. Listen viser ankomstregistrerede men ikke bogførte fakturaer. Listens valg:
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''All (1)'''
 +
|'''Alle (1)'''
  +
|Viser alle fakturaer uanset godkendelsesstatus
−
|Shows all invoices regardless of approval status
  
 
|-
  
|-
−
|'''Finished'''
 +
|'''Færdige'''
  +
|Viser fuldt godkendte fakturaer
−
|Shows fully approved invoices
  
 
|-
  
|-
 
|'''Not finished'''
  
|'''Not finished'''
  +
|Viser fakturaer med mindst én godkendere tilbage
−
|Shows invoices with at least one remaining approver
  
 
|-
  
|-
−
|'''All (2)'''
 +
|'''Alle (2)'''
  +
|Viser alle job- og omkostningsfakturaer
−
|Shows all project- and cost invoices
  
 
|-
  
|-
−
|'''Pro'''
 +
|'''Job'''
  +
|Viser alle jobfakturaer
−
|Shows all project invoices
  
 
|-
  
|-
−
|'''Cost'''
 +
|'''Omk'''
  +
|Viser alle omkostningsfakturaer
−
|Shows all cost invoices
  
 
|-
  
|-
−
|'''Rem. appr'''
 +
|'''Resterende godkendere'''
  +
|Du kan vælge en specifik godkenderes ikke-godkendte fakturaer
−
|You can select a specific approver&apos;s unapproved invoices
  
 
|}
  
|}
   
Line 103: Line 103:
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Reminder mail'''
 +
|'''Påmindelsesbesked'''
  +
|Valgte fakturaer sendes som påmindelse ftil godkenderen
−
|Selected invoices will be sent as reminders to the approver
  
 
|-
  
|-
−
|'''Book'''
 +
|'''Bogfør'''
  +
|Bogfør én eller flere valgte fakturaer som er fuldstændigt konterede og godkendte. Dagens dato foreslås som regnskabsdato.
−
|Book one or several selected invoices that are fully posted and approved. Today&apos;s date is suggested as accounting date.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Show invoice'''
 +
|'''Vis faktura'''
  +
|Viser det skannede fakturadokument
−
|Shows the scanned invoice document
  
 
|-
  
|-
 
|'''Scan'''
  
|'''Scan'''
  +
|Mulighed for at lægge til dokument i fakturaen
−
|Possibility to add documents to the invoice
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoice'''
 +
|'''Faktura'''
  +
|Viser fakturaoplysninger. Du kan også ændre på oplysningerne her
−
|Shows invoice information. You can also edit the information here
  
 
|-
  
|-
−
|'''Posting'''
 +
|'''Kontering'''
  +
|Viser konteringen, her kan du også ændre
−
|Shows posting. You can change posting here
  
 
|-
  
|-
−
|'''Notes'''
 +
|'''Notater'''
  +
|Viser notater, mulighed for at lægge til findes.
−
|Shows notes, possibility to add notes
  
 
|}
  
|}
−
Move the mouse pointer over the Posting pro/cost field to see more detailed information. Move the pointer over the employee code to see how much that has been approved and possible comments. If a final approval or a posting is red and in parenthesis it indicates that the whole amount is not approved or that the approver has written a comment.
  
−
After booking project related purchases they need to be updates ti the project accounting in Project: Registration, corrections and updates, tab Purchases. That can also be done automatically; the parameter is in System: Base registers/Pro/Parameters, tab Purchase and Other.
  
−
Note that possible existing purchases must be updated manually at the time you check the parameter box.
  
−
== Booked invoices ==
  
−
The tab shows the booked invoices. It shows also time and approver and what type of approval it was in the columns Final approval and Pre-approval. Select an invoice and click {{pth|Open}}. The same invoice picture and invoice information as in the approval will be shown.
  
−
It is also possible to read notes here.
  
−
== Reverse erroneous invoice ==
  
−
You can reverse an erroneous invoice. Select invoice and press {{btn|Reverse}}. There are two options:
  
−
#1 Change approver. The suggestion is that the approvers are the same as on the selected invoice, but you can change them.
  
−
#2 Also create a new debit invoice.
  
   
  +
Flyt musemarkøren over feltet Bogføring job / omkostning for at se mere detaljerede oplysninger. Flyt markøren over medarbejderkoden for at se, hvor meget der er godkendt og mulige kommentarer. Hvis en endelig godkendelse eller en bogføring er rød og inden for parentes, angiver det, at hele beløbet ikke er godkendt, eller at godkenderen har skrevet en kommentar.
−
If you choose to create a new debit invoice, the reversal will result in two new invoices; one credit invoice of the selected invoice and a new debit invoice that is identical with the reversed invoice.
 
  +
Efter at have booket jobrelaterede indkøb skal de opdateres til jobstyringen i Job: Registrering, korrigering og opdatering, fanen Indkøb. Det kan også gøres automatisk; parameteren er i System: Basisregister/Job/ Parametre, fanen Iindkøb og øvrigt.
  +
Bemærk, at mulige eksisterende indkøb skal opdateres manuelt, når du markerer parameterfeltet.
  +
  +
== Bogførte fakturaer ==
  +
Fanen viser bogførte fakturaer. Det viser også dato og godkender, og hvilken type godkendelse det var i kolonnerne Endelig godkendelse og planlagt godkendelse. Vælg en faktura, og klik på {{pth | Åbn}}. Det samme fakturabillede og fakturaoplysninger som i godkendelsen vises.
  +
Det er også muligt at læse noter her.
  +
  +
== Kreditér fejlagtig faktura ==
  +
Du kan tilbageføre en fejlagtig faktura. Vælg faktura, og tryk på {{btn | Kreditér}}. Der er to muligheder:
  +
# 1 Skift godkender. Forslaget er, at godkenderne er de samme som på den valgte faktura, men du kan ændre dem.
  +
# 2 Opret også en ny debetfaktura.
  +
  +
Hvis du vælger at skabe en ny kreditnota, bliver krediteringen til to nye fakturaer: én kreditnota af den valgte faktura og en ny debitfaktura som er identisk med den krediterede faktura.
   
  +
De fakturaer, der er oprettet ved krediteringen, kan ses på opfølgningslisten. Alle fakturaoplysninger og bogføringer kopieres fra den originale faktura (men med modsatte tegn på den krediterede faktura). Fakturaerne er nu klar til bogføring eller rettelse eller godkendelse inden booking.
−
The invoices created by the reversal will be seen in the Watch list. All invoice details and postings are copied from the original invoice (but with opposite signs on the reversed invoice). The invoices are now ready for booking or correction or approval before booking.
  
   
−
[[Category: LEV-ATT-EN]]
 +
[[Category: LEV-ATT-DA]]
 
[[Category: Accounting]]
  
[[Category: Accounting]]
 
[[Category: Manuals]]
  
[[Category: Manuals]]

Latest revision as of 13:05, 18 September 2023

Denne manual handler om registrering og godkendelse af indgående leverandørfakturaer.

Generelt

Leverandørfakturaer registreres i Økonomi: Leverandørfakturaer, fane Ankomstregistrering, dersom I benytter godkendelsesfunktionen i Marathon. Programmet indeholder følgende faneblad:Tilbudsforespørgsel, Rekvisitioner, Ankomstregistrering, Opfølgning, Bogførte fakturaer, Fejl/påmindelser og Forespørgsel.

Ankomstregistrering - scanning

Begynd ved at scanne ind eller importere fakturadokumenterne i Økonomi: Leverandørfakturaer, fane Ankomstregistrering. Vælg Scanning. Dersom I bruger Marathons fakturatolkningstjeneste, bliver fakturaerne automatisk registrerede med leverandør, fakturanummer, faktura- og forfaldsdato og beløb. Hvid su scanner fakturaerne, læg dem i scannern og vælg Scan. Hvis scanneren ikke er koblet til Marathon kan du brugen en anden enhed for at scanne dem ind på din computer- eller hvis de allerede er i digital form, vælg Import. En dialogboks åbnes, fra hvilken du kan hente en pdf-fil med én eller flere fakturaer. Du kan også bruge træk og slip for at skulle få pdf:en ind i Marathon.

Efter importen vises siderne som miniaturer på skärmens venstre halvdel. Kontrollér kvaliteten på de scannede fakturaer og gem. Hvis fakturaen har flere sider, kontrollér én side ad gangen og vælg derefter Gem. Brug Gem separate hvis der findes flere fakturaer Skriv AT- nummer på originalfakturaen, fr afeltet Næste AT-nummer. Hvis du vil slete en scanned faktura, markér den og vælg Slet. Vælg alle markerer alle scannede deokument. Fortryd lægger igen alle scannede og gemte- men ikke registrerede fakturaer.

Ankomstregistering

Vælg Ny i ankomstregistreringen. Systemet foreslår automatisk næste ankomstnummer, men den er endringsbar. Ankomstnumret er det nummer, fakturaen fik ved scanning og kobles til det scanende dokument. Sammenlign originalfakturaen med den scannede i fanebladet Scannet dokument. Udfyld information om leverandør, fakturanummer, datum og fakturabeløb m/moms. (Mpmnsbeløbet kan udregnes med eller uden decimaler med en parameterindstilling i System: Basisrehister/KRE/Parametre, fanen Fakturaer – Vis decimaler) Vælg én eller flere godkendere og gem eller fortsæt til kontering.

File:LEV-ATT-DA-Bild2.png

Kontering

Fakturaen kan konteres allerede her, i fanebladet Kontering.

Brug den øvre tabel for at kontere jobindkøb. KOntoen for jobindkøb er allerede indstilt i parametrerne. Hvis du har brugt rekvisitioner, angiv rekvisitionsnummer for en automatisk udfyldelse af felterne(kunde, job, indkøbskode, indkøbspris). Ellers, udfyld felterne. Indkøbsprisen vil hentes fra fakturaregistreringen. Avancen for indkøbsprisen hentes fra indkøbskoden i Basisregister/Job/OmkostningskoderIndkøb (og i visse fall fra jobbet). Indkøbsprisen regnes automatisk ud. Systemet kan indstilles så, at den foreslagne avance ikke kan ændres. Indstillingen findes i Basisregister/JOB/Parametre, fanen Indkøb og Øvrigt, felt Ændr indkøbstillæg. I justeringsfanen findes der flere alternativer for håndtering af avance og salgspriser. Det hedder Afvigende indkøbsbrutto som justering. Da det er aktiveret, ændres forskellen mellem den foreslået pris og den nye salgspris til en justering. Brug den nedre tabel for at kontere omkostninger. Angiv kontonummer og mulig omkostningssted og -bærer, dersom kontoen tillader/kræver det i kontoplanen. Hvis omkostningen skal fordeles over en periode, angiv kun omkostningskonto og udfyld felterne for perioder. Balancekontoen for periodiseringer hentes fra parametrerne. Konteringerne for både job- og omkostningsfakturaer kan også laves i faktureringsvalutaen. Brug feltet Beløb fakturavaluta. Dette er til hjælp ved sortering av udenlandske fakturaer på de forskellige jobs og konti. Brug Importér skabelon hvis du vil importere en konteringsskabelon fra Basisregister/KRE/Konteringsskabeloner. Les mere i Skab konteringsskabelon. Hvornår alle scannede fakturaer er blevet ankomstregistrerede, skal de sendes til godkendere. Brug Send e-mail funktionen i Økonomi: Leverandørsfakturaer fanen Opfølgning. E-mailen vil sendes til alle godkendere på ikek godkendte fakturaer. Fakturaen mærkes med godkendere i Økonomi: Godkendelse

Skab konteringsskabelon

Du kan sakbe en konteringsskabelon i Basisregister/KRE/Konteringsskabeloner. Klik på Ny og angiv et navn for skabelonen. Angiv konto og mulig omkostningssted og -bærer, hvis kontoen tillader det. Beløb kan angives enten som procent eller et monetært beløb i jeres valuta. Hvis du vælger procent, får du et spørgsmål om beløbet i alt da du bruger skabelonen for at skulel regne ud det rette beløb.


Automatisk kontering

Du kan registrere en skabelon for automatisk kontering i en bilagsskabelon i Basisregister/BOG/Bilagsskabeloner. Skabelonen gør en automatisk kontering da du bogfør på en basiskonto, fx 7410. Konteringen vises ikke på skjærmen da du registrere fakturaen men du kan se den i bogføringen.

Godkendelse

Godkenderen kan åbne fakturaer i Økonomi: Godkendelsel for godkedelse og kontering.

Du kan se fakturadokumentet med funktionen Vis faktura. Hvis du har adgang kan du også godkende fakturaen uden at skulle åbne den, brug da funktionen Direktgodkendelse. Vælg:

Alle Viser alle fakturaer, også dem der mangler godkendere
Kun ubehandlede Viser alle ubehandlede fakturaer
Kun dine egne igen Viser kun fakturaer, hvor du er den ende godkenderen igen
Bogførte Viser alle bogførde fakturaer

Vælg en faktura og klik Åbn.

Hvis fakturaen allerede er blevet konteret vises den som én eller flere konteringsrader i feltet i det nedre venstre hjørne. Type Job avser jobindkøb og Type Omk er omkostningsfaktura. Feltet i midten viser en summering med fakturabeløb, hvor meget der er blevet konteret og hvo rmeget der er igen at konterer. Klik på Fakturainformation for at se andre fakturaoplysninger. Du kan også scrolle den scannede faktura i skærmens övre del. klik på Vis faktura. Funktionen Notater viser alle notater, der rører fakturaen. Mulighed findes, at skrive en ny notat.

For kontering af et jobingkøb, vælg Indføj linie Job. Brug den øvre tabel for at kontere jobindkøb. KOntoen for jobindkøb er allerede indstilt i parametrerne. Hvis du har brugt rekvisitioner, angiv rekvisitionsnummer for en automatisk udfyldelse af felterne(kunde, job, indkøbskode, indkøbspris). Ellers, udfyld felterne. Indkøbsprisen vil hentes fra fakturaregistreringen. Avancen for indkøbsprisen hentes fra indkøbskoden i Basisregister/Job/OmkostningskoderIndkøb (og i visse fall fra jobbet). Indkøbsprisen regnes automatisk ud. Systemet kan indstilles så, at den foreslagne avance ikke kan ændres. Indstillingen findes i Basisregister/JOB/Parametre, fanen Indkøb og Øvrigt, felt Ændr indkøbstillæg. I justeringsfanen findes der flere alternativer for håndtering af avance og salgspriser. Det hedder Afvigende indkøbsbrutto som justering. Da det er aktiveret, ændres forskellen mellem den foreslået pris og den nye salgspris til en justering. Brug den nedre tabel for at kontere omkostninger. Angiv kontonummer og mulig omkostningssted og -bærer, dersom kontoen tillader/kræver det i kontoplanen. Hvis omkostningen skal fordeles over en periode, angiv kun omkostningskonto og udfyld felterne for perioder. Balancekontoen for periodiseringer hentes fra parametrerne.

For Planlagt godkendelse, Slutgodkendelse, delvis godkendelse eller for at angive at fakturaen ikke skal betales, tryk Godkendelse og vælg type af godkendelse. Du kan også skrive en kommentar. Klik på Gem godkendelse. Du kan lægge til godkendere med funktionen Ny godkendere. Gem hele fakturaen med Gem.

Opfølgning

Opfølgningen bruges kun af økonomiafdelingen. Listen viser ankomstregistrerede men ikke bogførte fakturaer. Listens valg:

Alle (1) Viser alle fakturaer uanset godkendelsesstatus
Færdige Viser fuldt godkendte fakturaer
Not finished Viser fakturaer med mindst én godkendere tilbage
Alle (2) Viser alle job- og omkostningsfakturaer
Job Viser alle jobfakturaer
Omk Viser alle omkostningsfakturaer
Resterende godkendere Du kan vælge en specifik godkenderes ikke-godkendte fakturaer

Påmindelsesbesked Valgte fakturaer sendes som påmindelse ftil godkenderen
Bogfør Bogfør én eller flere valgte fakturaer som er fuldstændigt konterede og godkendte. Dagens dato foreslås som regnskabsdato.
Vis faktura Viser det skannede fakturadokument
Scan Mulighed for at lægge til dokument i fakturaen
Faktura Viser fakturaoplysninger. Du kan også ændre på oplysningerne her
Kontering Viser konteringen, her kan du også ændre
Notater Viser notater, mulighed for at lægge til findes.

Flyt musemarkøren over feltet Bogføring job / omkostning for at se mere detaljerede oplysninger. Flyt markøren over medarbejderkoden for at se, hvor meget der er godkendt og mulige kommentarer. Hvis en endelig godkendelse eller en bogføring er rød og inden for parentes, angiver det, at hele beløbet ikke er godkendt, eller at godkenderen har skrevet en kommentar. Efter at have booket jobrelaterede indkøb skal de opdateres til jobstyringen i Job: Registrering, korrigering og opdatering, fanen Indkøb. Det kan også gøres automatisk; parameteren er i System: Basisregister/Job/ Parametre, fanen Iindkøb og øvrigt. Bemærk, at mulige eksisterende indkøb skal opdateres manuelt, når du markerer parameterfeltet.

Bogførte fakturaer

Fanen viser bogførte fakturaer. Det viser også dato og godkender, og hvilken type godkendelse det var i kolonnerne Endelig godkendelse og planlagt godkendelse. Vælg en faktura, og klik på Åbn. Det samme fakturabillede og fakturaoplysninger som i godkendelsen vises. Det er også muligt at læse noter her.

Kreditér fejlagtig faktura

Du kan tilbageføre en fejlagtig faktura. Vælg faktura, og tryk på Kreditér. Der er to muligheder:

  1. 1 Skift godkender. Forslaget er, at godkenderne er de samme som på den valgte faktura, men du kan ændre dem.
  2. 2 Opret også en ny debetfaktura.

Hvis du vælger at skabe en ny kreditnota, bliver krediteringen til to nye fakturaer: én kreditnota af den valgte faktura og en ny debitfaktura som er identisk med den krediterede faktura.

De fakturaer, der er oprettet ved krediteringen, kan ses på opfølgningslisten. Alle fakturaoplysninger og bogføringer kopieres fra den originale faktura (men med modsatte tegn på den krediterede faktura). Fakturaerne er nu klar til bogføring eller rettelse eller godkendelse inden booking.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Enter_and_approval_of_supplier_invoices/da&oldid=77846"