Difference between revisions of "Expense reports startup/da"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "== Indstillinger ==")
(Created page with "Beskriver de forberedelser, du skal gøre, for at udlægsrapportering kan fungere korrekt.")
 
(39 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
  +
  +
Beskriver de forberedelser, du skal gøre, for at udlægsrapportering kan fungere korrekt.
   
 
== Indstillinger ==
  
== Indstillinger ==
   
−
=== Parameters ===
 +
=== Parametre ===
   
  +
Parametre indstilles i {{pth|System|Basisregister/Bog/Parametre/Registrering/Udlæg}}.
−
Set parameters in Base registers/GL/Parameters/Registration/Expenses.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-DA--Bild1.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Gældskonto for udlægsregnskab
−
|'''Liabilities acc for expense reporting'''
  
  +
|Angiv konto. Hvis betalingen skal sendes via Marathon måkontoen være integreret med Kreditorer. Kontoen må også ha kobling til Omkostningsbærer ({{pth|System|Basisregister/Bog/Konto}}).
−
|Enter account. If payments shall be sent via Marathon, make sure that the account is assigned to the Purchase Ledger. The account must also have assignments to Cost objects (Base registers/GL/Account).
  
 
|-
  
|-
  +
!Angiv moms for registrering af udlæg
−
|'''VAT mandatory in entries of expenses'''
  
  +
|Hvis medarbejderen skal ha mulighed at udfylde momsbeløbet.
−
|Check the box it the employee will have to enter the VAT amount in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Angiv indkøbskode for registrering af udlæg
−
|'''State purchase code in exp. reporting'''
  
  +
|Hvis medarbejderen skal ha mulighed at anfive indkøbskode på jobindkøb.
−
|Check, if the employee will be given the possibility to enter a purchase code in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Hent omkst fra medarbejdergruppe
−
|'''Fetch cc from employee group'''
  
  +
|Hvis gældskontoen for udlæg kræver omkostningssted må det hentes fra gruppen, der en angivet på medarbejderen.
−
|If the liabilities account for expense reports requires cost centre, check the box if it shall be fetched from the group that the employee belongs to.
  
 
|-
  
|-
  +
!Godkendelse af nærmeste chef
−
|'''Approval by immediate superior'''
  
  +
|Dersom udlæggene må godkendes af nærmeste chef.
−
|Check the box if expense reports have to be approved by the employee’s immediate superior before further handling.
  
 
|-
  
|-
  +
!Udlæg direkte til godkendelse
−
|'''Expenses directly to approval'''
  
  +
|Hvis udlægsregnskabet skal gå direkte til godkendelse af nærmeste chef eller hvis det skal godkendes af økonomiafdelingen først i {{pth|Økonomi|Udlæg}} fanebladet {{flik|Udlægsopfølgning}}. Hvis godkendelse af nærmeste chef er valgt, må chefen være angiven i {{pth|System|Basisregister/Generelt/Brugere}}, fanen {{flik|Øvrigt}}. På den måde bliver udlægget synligt for denne i {{pth|Økonomi|Godkendelse}}. Hvis ikke, må {{kryss|Færdig for godkendelse}} afkrydses på udlægget.
−
|Check the box if an expense report directly can be approved by the immediate superior. If left unchecked, the accounting department approves the report (in Bookkeeping/ Expense reports watch list) and checks the box Ready for approval before the immediate superior gets to see it and finally approve it.If checked, and the immediate superior is stated on the user (Base registers/General/Users, tab Other) he/she will see the report directly in Project/Approval
  
 
|-
  
|-
  +
!Bogfør kun slutgodkende udlæg
−
|'''Book only finally approved expenses'''
  
  +
|Mulighed, at kun slutgodkende udlæg skulle kunne bookes.
−
|Check, if the expense report has to be fully approved before it can be booked by the accounting department.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Authorisation ===
 +
=== Adgang ===
   
  +
Adgang til udlægsmodulet indstilles i {{pth|System|Adgang}} under Bogføring og kobles til brugeren i {{pth|System|Basisregister/Generelt/Brugere}} under fanebladet {{flik|Adgang}}.
−
Set authorisation levels for the expenses module in Administration/Authorisation under Bookkeeping and connect them to the user in Base registers/General/Users, tab Authorisation.
  
   
−
=== Cost objects ===
 +
=== Omkostningsbærer ===
   
  +
Omkostningsbærere oprettes i {{pth|System|Basisregister/Bog/ Omkostningsbærer}} med den samme kode som bruger- og medarbejderkode
−
Set up new cost objects in Base registers/GL/Cost objects. Use the same code as user- and employee codes.
  
   
−
=== Expense types ===
 +
=== Udlægssorter ===
   
  +
De forskellige udlægssorter gør det nemmere at skabe udlægsregnskaber. Sorterne vises i en dropmenu når et udlægsregnskab lages. Også bogføringen bliver nemmere. Det anbefales dog, at ikke oprette før mange udlægssorter. Udlægssorterne administreres i {{pth|System|Basisregister/Bog/Udlægssorter}}.
−
By using different expense types, entering expense reports as well as booking them will be easier. The different types can be selected from a drop-down menu. Yet we recommend not having too many expense types. Create new and administrate expense types in Base registers/GL/Expense types.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-DA--Bild11.png}}
   
−
{|class=mandeflist
 +
{|class= mandeflist
  +
!Bemærkning
−
|'''Instruction'''
  
  +
|Hvis du skriver en tekst i felterne {{fld|Bemærkninger (Tekst)}} og {{fld|Bemærkninger (Antal)}}, bliver felterne obligatoriske ved registrering af udlægsregnskab.
−
|Instructions written in the two fields (text and amount) makes the fields mandatory when entering an expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Gældskonto
−
|'''Liabilities account'''
  
  +
|Hvis en anden konto end den som er angiven i parametrene skal bruges, angives den her.
−
|An alternative account to the one set in the parameter (optional).
  
 
|-
  
|-
  +
!Indkøbskode
−
|'''Purchase code'''
  
  +
|Den indkøbskode, der skal bruges dersom udlægget bookes på et eksternt job.
−
|If the expense is booked on an external project, enter purchase code.
  
 
|-
  
|-
  +
!Modkonto for jobindkøb
−
|'''Contra account for project purchases'''
  
  +
|En indstilling som sjælden bruges. En konto for modbooking (kredit) hvornår et udlæg registreres. (Kontoen for indkøb på jobbet, der er indstillet i {{pth|System|Basisregister/Kre/Parametre/Ankomstregistrering }} debiteres automatisk).
−
|A rarely used setting. An account in credit can be stated when an expense is entered on a project. (The account for project purchases set in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering will be automatically debited).
  
 
|-
  
|-
  +
!Job obligatorisk
−
|'''Project mandatory'''
  
  +
|Hvis job må angives ved registrering af udlægsregnskab
−
|Check the box if project will be a mandatory field in the expense report.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Inde i tabellen angives en mal over hvordan konteringen i udlægget skal være. I det enkleste fald angives hvilken konto, der skal foreslås ved bogføring av udlægsregnskab. Men det findes flere alternativ, fx at kombinere faste priser, enhedspriser og procentandel av summen i alt mod forskellige kontoer for at forenkle bogføringen.
−
Use the table for determining how the posting of the expense shall be done. You can either make it simple and just enter an account that shall be suggested to the employee when entering expenses, or use a variety of combinations such as fixed prices, unit prices, percentages of the total sum to different accounts, etc. to facilitate the bookkeeping procedure.
  
  +
  +
Hvis et job angives på udlægslinien, konteres udlægget som et jobindkøb uanset valgt udlægstype. Årsagen er at man ikke skal misse et jobindkøb.
   
−
If the employee is entering a project on an expense row, the expense will be considered and posted as a project regardless of expense type. The reason for this is to avoid missing a project purchase.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Jobindkøb
−
|'''Project purchases'''
  
−
|
  
 
|}
  
|}
   
  +
Jobindkøb konteres på {{fld|Konto for indkøb}} som er indstillet i {{pth|System|Basisregister/Kre/Parametre/ Ankomstregistrering}}.
−
Project purchases are posted on the account for purchases stated in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-DA--Bild7.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Kontormateriale
−
|'''Office material'''
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-DA--Bild8.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
Line 88: Line 90:
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-DA--Bild10.png}}
   
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Internal representation'''
 +
!Intern representation
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
  +
Ved bogføring af intern repræsentation må en manuel kontering af moms foretages.
−
When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild12.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-DA--Bild12.png}}
   
−
== Disbursement of expenses ==
 +
== Udbetaling af udlægsregnskab ==
   
  +
Betalingen til medarbejderen gøres på samme måde som betaling til en leverandør. Bankkonto uden advisering er den bedste måden. Følgende indstillinger kræves før udbetaling kan gøres.
−
The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Leverandør
−
|'''Supplier'''
  
  +
|Hvis udbetaling skal gøres via Marathon må medarbejderen være oprettet som leverandør i {{pth|System|Basisregister/Kre/Leverandører}} med samme kode som medarbejder- og brugerkode.
−
|If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Udfyld nedenstående felt:
−
Required fields:
  
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Navn
−
|'''Name'''
  
  +
|(fanen {{flik|Generelt}})
−
|(tab General)
  
 
|-
  
|-
  +
!Postadresse
−
|'''Address'''
  
  +
|(fanen {{flik|Generelt}})
−
|(tab General)
  
 
|-
  
|-
  +
!Betalingsmåde
−
|'''Payment method'''
  
  +
|Bankkonto uden advisering
−
|Bank account without notification (tab Payment)
  
  +
(fanen {{flik|Betaling}})
 
|-
  
|-
  +
!Modt konto
−
|'''Rec account'''
 
  +
|Hele kontonumret inkl. clearing, kun cifre (fanen {{flik|Udenlandsbetaling}})
−
|The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
  
 
|-
  
|-
  +
!Lev gældskonto
−
|'''Trade creditors’ account'''
  
  +
|Gældskonto for udlægsregnskab (fanen {{flik|Øvrigt}})
−
|Liabilities account for the expense report (tab Other)
  
 
|-
  
|-
  +
!Omkostningsbærer
−
|'''Cost object'''
  
  +
|(fanen {{flik|Øvrigt}})
−
|(tab Other)
  
 
|-
  
|-
  +
!Betalingsforslag
−
|'''Payment selection'''
  
  +
|Skriv ud betalingsforslagsliste i Classic 03-60-01 med udvalg på leverandørsgældskontoen, udlægget er mærket med, og vælg derefter Betalingsmåde BK.
−
|Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK.
  
−
The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.
  
 
|}
  
|}
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild2.png}}
  
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
[[Category:GL-ERS-EN-]] [[Category:Manuals]] [[Category:ACC]]
  
  +
[[Category:GL-ERS-DA]] [[Category:Manuals]] [[Category:Accounting]]
  +
</div>

Latest revision as of 10:37, 30 October 2023


Beskriver de forberedelser, du skal gøre, for at udlægsrapportering kan fungere korrekt.

Indstillinger

Parametre

Parametre indstilles i System: Basisregister/Bog/Parametre/Registrering/Udlæg.

Gældskonto for udlægsregnskab Angiv konto. Hvis betalingen skal sendes via Marathon måkontoen være integreret med Kreditorer. Kontoen må også ha kobling til Omkostningsbærer (System: Basisregister/Bog/Konto).
Angiv moms for registrering af udlæg Hvis medarbejderen skal ha mulighed at udfylde momsbeløbet.
Angiv indkøbskode for registrering af udlæg Hvis medarbejderen skal ha mulighed at anfive indkøbskode på jobindkøb.
Hent omkst fra medarbejdergruppe Hvis gældskontoen for udlæg kræver omkostningssted må det hentes fra gruppen, der en angivet på medarbejderen.
Godkendelse af nærmeste chef Dersom udlæggene må godkendes af nærmeste chef.
Udlæg direkte til godkendelse Hvis udlægsregnskabet skal gå direkte til godkendelse af nærmeste chef eller hvis det skal godkendes af økonomiafdelingen først i Økonomi: Udlæg fanebladet Udlægsopfølgning. Hvis godkendelse af nærmeste chef er valgt, må chefen være angiven i System: Basisregister/Generelt/Brugere, fanen Øvrigt. På den måde bliver udlægget synligt for denne i Økonomi: Godkendelse. Hvis ikke, må "Færdig for godkendelse" afkrydses på udlægget.
Bogfør kun slutgodkende udlæg Mulighed, at kun slutgodkende udlæg skulle kunne bookes.

Adgang

Adgang til udlægsmodulet indstilles i System: Adgang under Bogføring og kobles til brugeren i System: Basisregister/Generelt/Brugere under fanebladet Adgang.

Omkostningsbærer

Omkostningsbærere oprettes i System: Basisregister/Bog/ Omkostningsbærer med den samme kode som bruger- og medarbejderkode

Udlægssorter

De forskellige udlægssorter gør det nemmere at skabe udlægsregnskaber. Sorterne vises i en dropmenu når et udlægsregnskab lages. Også bogføringen bliver nemmere. Det anbefales dog, at ikke oprette før mange udlægssorter. Udlægssorterne administreres i System: Basisregister/Bog/Udlægssorter.

Bemærkning Hvis du skriver en tekst i felterne Bemærkninger (Tekst) og Bemærkninger (Antal), bliver felterne obligatoriske ved registrering af udlægsregnskab.
Gældskonto Hvis en anden konto end den som er angiven i parametrene skal bruges, angives den her.
Indkøbskode Den indkøbskode, der skal bruges dersom udlægget bookes på et eksternt job.
Modkonto for jobindkøb En indstilling som sjælden bruges. En konto for modbooking (kredit) hvornår et udlæg registreres. (Kontoen for indkøb på jobbet, der er indstillet i System: Basisregister/Kre/Parametre/Ankomstregistrering debiteres automatisk).
Job obligatorisk Hvis job må angives ved registrering af udlægsregnskab

Inde i tabellen angives en mal over hvordan konteringen i udlægget skal være. I det enkleste fald angives hvilken konto, der skal foreslås ved bogføring av udlægsregnskab. Men det findes flere alternativ, fx at kombinere faste priser, enhedspriser og procentandel av summen i alt mod forskellige kontoer for at forenkle bogføringen.

Hvis et job angives på udlægslinien, konteres udlægget som et jobindkøb uanset valgt udlægstype. Årsagen er at man ikke skal misse et jobindkøb.


Jobindkøb

Jobindkøb konteres på Konto for indkøb som er indstillet i System: Basisregister/Kre/Parametre/ Ankomstregistrering.

Kontormateriale

Taxi


Intern representation

Ved bogføring af intern repræsentation må en manuel kontering af moms foretages.

Udbetaling af udlægsregnskab

Betalingen til medarbejderen gøres på samme måde som betaling til en leverandør. Bankkonto uden advisering er den bedste måden. Følgende indstillinger kræves før udbetaling kan gøres.

Leverandør Hvis udbetaling skal gøres via Marathon må medarbejderen være oprettet som leverandør i System: Basisregister/Kre/Leverandører med samme kode som medarbejder- og brugerkode.

Udfyld nedenstående felt:

Navn (fanen Generelt)
Postadresse (fanen Generelt)
Betalingsmåde Bankkonto uden advisering

(fanen Betaling)

Modt konto Hele kontonumret inkl. clearing, kun cifre (fanen Udenlandsbetaling)
Lev gældskonto Gældskonto for udlægsregnskab (fanen Øvrigt)
Omkostningsbærer (fanen Øvrigt)
Betalingsforslag Skriv ud betalingsforslagsliste i Classic 03-60-01 med udvalg på leverandørsgældskontoen, udlægget er mærket med, og vælg derefter Betalingsmåde BK.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/da&oldid=78300"