Difference between revisions of "Expense reports startup/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Utlägg uppstart")
 
(Created page with "Denna manual beskriver de förberedelser du behöver göra för att utläggshanteringen ska fungera.")
 
(44 intermediate revisions by 3 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
   
  +
Denna manual beskriver de förberedelser du behöver göra för att utläggshanteringen ska fungera.
−
== Settings ==
  
   
−
=== Parameters ===
 +
== Inställningar ==
   
  +
=== Parametrar ===
−
Set parameters in Base registers/GL/Parameters/Registration/Expenses.
  
   
  +
Parametrar ställs in i Basregister/Bok/Parametrar/Registrering/Utlägg.
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild1.png}}
  
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild1.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Skuldkonto för utläggsredovisning
−
|'''Liabilities acc for expense reporting'''
  
  +
|Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra. Kontot ska ha koppling till Kostnadsbärare {{pth|System|Basregister/Bok/Konto}}.
−
|Enter account. If payments shall be sent via Marathon, make sure that the account is assigned to the Purchase Ledger. The account must also have assignments to Cost objects (Base registers/GL/Account).
  
 
|-
  
|-
  +
!Ange moms för registrering av utlägg
−
|'''VAT mandatory in entries of expenses'''
  
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet.
−
|Check the box it the employee will have to enter the VAT amount in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ange inköpskod för reg av utlägg
−
|'''State purchase code in exp. reporting'''
  
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för projektinköp.
−
|Check, if the employee will be given the possibility to enter a purchase code in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Hämta kst från medarbetargrupp
−
|'''Fetch cc from employee group'''
  
  +
|Om skuldkontot för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
−
|If the liabilities account for expense reports requires cost centre, check the box if it shall be fetched from the group that the employee belongs to.
  
 
|-
  
|-
  +
!Attest av närmaste chef
−
|'''Approval by immediate superior'''
  
  +
|Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
−
|Check the box if expense reports have to be approved by the employee’s immediate superior before further handling.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utlägg direkt till attest
−
|'''Expenses directly to approval'''
  
  +
|Om utläggsredovisningen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den ska godkännas av ekonomiavdelningen i {{pth|Ekonomi: Utlägg}}, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef ifylld i {{pth|System|Basregister/Allmänt/Användare}} under fliken Övrigt, så blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i {{pth|Ekonomi|Attest}}, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
−
|Check the box if an expense report directly can be approved by the immediate superior. If left unchecked, the accounting department approves the report (in Bookkeeping/ Expense reports watch list) and checks the box Ready for approval before the immediate superior gets to see it and finally approve it.If checked, and the immediate superior is stated on the user (Base registers/General/Users, tab Other) he/she will see the report directly in Project/Approval
  
 
|-
  
|-
  +
!Bokför endast slutattesterade fakt.
−
|'''Book only finally approved expenses'''
  
  +
|Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.
−
|Check, if the expense report has to be fully approved before it can be booked by the accounting department.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Authorisation ===
 +
=== Behörighet ===
   
  +
Behörigheten till utläggsmodulen ställs in i Administration/Behörighet under Bokföring och kopplas till användaren i Basregister/Allmänt/Användare under fliken Behörighet.
−
Set authorisation levels for the expenses module in Administration/Authorisation under Bookkeeping and connect them to the user in Base registers/General/Users, tab Authorisation.
  
   
−
=== Cost objects ===
 +
=== Kostnadsbärare ===
   
  +
Kostnadsbärare läggs upp i Basregister/Bok/Kostnadsbärare med samma kod som användarkod och medarbetarkod.
−
Set up new cost objects in Base registers/GL/Cost objects. Use the same code as user- and employee codes.
  
   
−
=== Expense types ===
 +
== Utläggstyper ==
   
  +
Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna
−
By using different expense types, entering expense reports as well as booking them will be easier. The different types can be selected from a drop-down menu. Yet we recommend not having too many expense types. Create new and administrate expense types in Base registers/GL/Expense types.
  
  +
visas i en rullgardinsmenyn när en utläggsredovisning görs.
  +
Automatiken leder dessutom till en enklare bokföring. Rekommendationen är ändå att inte lägga upp för många utläggstyper. Utläggstyper administreras i Basregister/Bok/Utläggstyper.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild11.png}}
   
−
{|class=mandeflist
 +
{|class= mandeflist
  +
!Anvisning
−
|'''Instruction'''
  
  +
|Om en text i fälten Anvisningar (Text) och Anvisningar (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
−
|Instructions written in the two fields (text and amount) makes the fields mandatory when entering an expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skuldkonto
−
|'''Liabilities account'''
  
  +
|Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna skaanvändas.
−
|An alternative account to the one set in the parameter (optional).
  
 
|-
  
|-
  +
!Inköpskod
−
|'''Purchase code'''
  
  +
|Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
−
|If the expense is booked on an external project, enter purchase code.
  
 
|-
  
|-
  +
!Motkonto för projektinköp
−
|'''Contra account for project purchases'''
  
  +
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Kontot för inköp på projekt som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/Ankomstregistrering debiteras per automatik).
−
|A rarely used setting. An account in credit can be stated when an expense is entered on a project. (The account for project purchases set in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering will be automatically debited).
  
 
|-
  
|-
  +
!Projekt obligatoriskt
−
|'''Project mandatory'''
  
  +
|Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
−
|Check the box if project will be a mandatory field in the expense report.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I det allra enklaste fallet anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs.
−
Use the table for determining how the posting of the expense shall be done. You can either make it simple and just enter an account that shall be suggested to the employee when entering expenses, or use a variety of combinations such as fixed prices, unit prices, percentages of the total sum to different accounts, etc. to facilitate the bookkeeping procedure.
  
  +
Men det finns fler möjligheter, t.ex. att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av totalt mot olika konton som kan underlätta bokföringen.
   
  +
Om ett projekt anges på utläggsraden så konteras utlägget som projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Anledningen är att man aldrig ska missa ett projektinköp.
−
If the employee is entering a project on an expense row, the expense will be considered and posted as a project regardless of expense type. The reason for this is to avoid missing a project purchase.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Project purchases'''
 +
|'''Projektinköp'''
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
  +
Projektinköp konteras på Konto för inköp som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/ Ankomstregistrering.
−
Project purchases are posted on the account for purchases stated in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild7.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Office material'''
 +
|'''Kontorsmaterial'''
−
|
  
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild8.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
Line 88: Line 92:
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild10.png}}
   
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Internal representation'''
 +
|'''Intern representation'''
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.
 +
Vid bokföring av intern representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild12.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild12.png}}
   
  +
==Utbetalning av utläggsredovisning ==
−
== Disbursement of expenses ==
  
   
  +
Betalningen till den anställde görs på samma sätt som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning. Följande inställningar krävs för att starta upp utbetalningarna.
−
The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Leverantör
−
|'''Supplier'''
  
  +
|Om utbetalningen ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Basregister/Lev/Leverantörer med samma kod som användarkod och medarbetarkod.
−
|If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Fyll i nedanstående fält:
−
Required fields:
  
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class= mandeflist
  +
!Namn
−
|'''Name'''
  
−
|(tab General)
 +
|(flik Allmänt)
 
|-
  
|-
  +
!Postadress
−
|'''Address'''
  
−
|(tab General)
 +
|(flik Allmänt)
 
|-
  
|-
  +
!Betalningssätt
−
|'''Payment method'''
  
  +
|Bankkonto utan avisering (flik Betalning)
−
|Bank account without notification (tab Payment)
  
 
|-
  
|-
  +
!Mott konto
−
|'''Rec account'''
 
  +
|Hela kontonumret inkl. clearing endast siffror (flik Utlandsbetalning)
−
|The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
  
 
|-
  
|-
  +
!Lev skuldkonto
−
|'''Trade creditors’ account'''
  
  +
|Skuldkonto för utläggsredovisningen (flik Övrigt)
−
|Liabilities account for the expense report (tab Other)
  
 
|-
  
|-
  +
!Kostnadsbärare
−
|'''Cost object'''
  
−
|(tab Other)
 +
|(flik Övrigt)
 
|-
  
|-
  +
!Betalningsförslag
−
|'''Payment selection'''
  
  +
|Ta ut ett betalningsförslag i 03-60-01 med urval på det leverantörsskuldskonto som utläggstypen är märkt med och Betalningssätt BK.
−
|Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK.
  
−
The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.
  
 
|}
  
|}
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild2.png}}
  
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
[[Category:GL-ERS-EN-]]
  
  +
[[Category:GL-ERS-SV]] [[Category:Manuals]] [[Category:Accounting]]
  +
</div>

Latest revision as of 16:43, 26 March 2024


Denna manual beskriver de förberedelser du behöver göra för att utläggshanteringen ska fungera.

Inställningar

Parametrar

Parametrar ställs in i Basregister/Bok/Parametrar/Registrering/Utlägg.

Skuldkonto för utläggsredovisning Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra. Kontot ska ha koppling till Kostnadsbärare System: Basregister/Bok/Konto.
Ange moms för registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet.
Ange inköpskod för reg av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkontot för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
Utlägg direkt till attest Om utläggsredovisningen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi: Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef ifylld i System: Basregister/Allmänt/Användare under fliken Övrigt, så blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi: Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
Bokför endast slutattesterade fakt. Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörigheten till utläggsmodulen ställs in i Administration/Behörighet under Bokföring och kopplas till användaren i Basregister/Allmänt/Användare under fliken Behörighet.

Kostnadsbärare

Kostnadsbärare läggs upp i Basregister/Bok/Kostnadsbärare med samma kod som användarkod och medarbetarkod.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmenyn när en utläggsredovisning görs. Automatiken leder dessutom till en enklare bokföring. Rekommendationen är ändå att inte lägga upp för många utläggstyper. Utläggstyper administreras i Basregister/Bok/Utläggstyper.

Anvisning Om en text i fälten Anvisningar (Text) och Anvisningar (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna skaanvändas.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
Motkonto för projektinköp En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Kontot för inköp på projekt som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/Ankomstregistrering debiteras per automatik).
Projekt obligatoriskt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I det allra enklaste fallet anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Men det finns fler möjligheter, t.ex. att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av totalt mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Om ett projekt anges på utläggsraden så konteras utlägget som projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Anledningen är att man aldrig ska missa ett projektinköp.

Projektinköp

Projektinköp konteras på Konto för inköp som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/ Ankomstregistrering.

Kontorsmaterial

Taxi


Intern representation

Vid bokföring av intern representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Utbetalning av utläggsredovisning

Betalningen till den anställde görs på samma sätt som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning. Följande inställningar krävs för att starta upp utbetalningarna.

Leverantör Om utbetalningen ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Basregister/Lev/Leverantörer med samma kod som användarkod och medarbetarkod.

Fyll i nedanstående fält:

Namn (flik Allmänt)
Postadress (flik Allmänt)
Betalningssätt Bankkonto utan avisering (flik Betalning)
Mott konto Hela kontonumret inkl. clearing endast siffror (flik Utlandsbetalning)
Lev skuldkonto Skuldkonto för utläggsredovisningen (flik Övrigt)
Kostnadsbärare (flik Övrigt)
Betalningsförslag Ta ut ett betalningsförslag i 03-60-01 med urval på det leverantörsskuldskonto som utläggstypen är märkt med och Betalningssätt BK.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/sv&oldid=79551"