Revision as of 08:14, 20 August 2025

Fakturering

Här beskrivs olika moment för projektfakturering. Allt från förberedelser och justeringar till utskrift av faktura till kund. Här förklaras bland annat hur en acontofaktura eller samlingsfaktura görs, en faktura i annan valuta och hur en faktura vänds eller krediteras. Dessutom beskrivs några av de vanligaste parametrarna som rör fakturering.

Förberedelser

• Kontrollera att alla har tidrapporterat i listan Avprickning tid under Projekt | Rapporter.
• Uppdatera Arvode, Inköp och Övrigt i Projekt | Backoffice | Transaktioner om inte automatisk uppdatering är påslagen.

Fakturatext och omfattning

En faktura består av fakturatext och omfattning. Omfattning är det belopp från lager eller aconto som är markerat att faktureras. Fakturatext och omfattning måste stämma överens för att fakturan ska kunna skrivas ut. Tillvägagångssättet att göra i ordning en faktura ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken inne på projektet används eller inte, se separata avsnitt nedan

Skapa faktura där fakturatext finns

• Gå till Projekt | Fakturering, fliken Fakturor. Där visas påbörjade men inte utskrivna fakturor.
• Markera en faktura och välj Öppna.

Välj omfattning

• Gå till fliken Arvode, Inköp, Övrigt och A-conto beroende på vad som ska faktureras.
• Ändra vid behov Fördjupning: För arvode finns Medarbetare, Kategori, Kod eller Period. Dubbelklicka på en rad för att se detaljer för just den raden.
• Kryssa i de rader som ska ingå i fakturan. Det valda lagerbeloppet flyttas då till kolumnen Denna fakt.
• Om inte allt ska faktureras så går det att delfakturera genom att markera en eller flera rader och trycka på knappen Ändra belopp. Fyll i det belopp som ska faktureras. Återstående belopp ligger kvar i lager

Justera lagret

En justering är en upp- eller nedskrivning av utprislagret för att få lagernivåerna att stämma med det som ska faktureras. Det finns två ingångar till justering, antingen från fliken Projekt med knappen Ny justering alternativt inne på en faktura.

• Klicka på knappen Justera inne på fakturan eller på knappen Ny justering i projektlistan.
• Gå till fliken Arvode, Inköp eller Övrigt beroende på vad som ska justeras.
• Ändra vid behov Fördjupning: Medarbetare, Kategori, Kod eller Period. Dubbelklicka på en rad för mer detaljer för just den raden.
• Markera raderna som ska justeras och klicka på knappen Ändra belopp. Om flera rader markeras så görs en proportionell justering mot lager eller registrerat.
• Ange det belopp (+ | -) som ska justeras alternativt fyll i det belopp som ska bli kvar i rutan Lager.
• Genom att sätta ett kryss i rutan till vänster så justeras hela raden till noll.
• Ny justering utan lager eller registrerat på projektet görs med knappen Ny. Fyll i Medarbetare, Kod, Period och Belopp.
• Fyll i eventuell justeringskommentar
• Ange bokföringsdatum och Spara

Kolumner i justeringsvyn

Utskrift faktura

• När omfattning och text är färdigställda väljs Spara för att komma till fliken Fakturor.
• Markera fakturan och klicka på Utskrift. Flera fakturor kan markeras (med hjälp av Ctrl-tangenten) och skrivas ut samtidigt.

Skapa faktura utan färdig fakturatext

• Gå till Projekt | Fakturering. Sök antingen fram projektet under fliken Projekt och välj Ny faktura eller gå till fliken Fakturor och välj Ny och sök fram projektet där
• Följ beskrivning Välj omfattning samt Justera lager ovan.
• Skapa en fakturatext. Fyll antingen i egen text och belopp eller använd ett textförslag. Textförslaget kan ändras. Egna rader kan läggas till, delsummeringar kan göras och en ny text och belopp kan skrivas i.
• Klicka på knappen Skapa text för att fånga upp det lager som finns på projektet eller för att fakturera från budget eller omfattning.

Fakturatextförslag

Förfaktureringg

Förfakturering är enbart synlig och kan användas om det är inställt i parametrarna. Förfakturering görs vanligtvis för att fakturera inköp som det inte har inkommit leverantörsfaktura på.

• Ange förfaktureringskod om den inte är förinställd och belopp att fakturera.
• Det går att både förfakturera och fakturera från befintligt lager på en och samma faktura.
• Det förfakturerade beloppet visas som ett minuslager på projektet fram tills det räknas av.
• Avräkning av förfakturerat belopp görs genom att skapa en faktura med omfattning där det förfakturerade beloppet kvittas mot ett verkligt lager.

Acontofaktura

• Gå till fliken Aconto.
• Fyll i det belopp som ska faktureras i fältet Denna fakt. Om aconto uppdelat på arvode, inköp och övrigt är inställt i parametrarna delas det upp. Uppdelningen kan visas i rapporter.
• Aconto kan faktureras tillsammans med belopp ur lager i en och samma faktura.

Acontoavräkning

• Gå till fliken A-conto
• Fyll i det belopp i som ska avräknas i fältet Avräkning. Om allt ska avräknas kan knappen Avräkna allt användas.
• Under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt anges vad acontot ska avräknas mot med samma tillvägagångssätt som när en vanlig faktura skapas.

Samlingsfaktura

Samlingsfakturering innebär att flera projekt faktureras i en och samma faktura. För att det ska fungera krävs att projekten har:

• Samma kundkod
• Samma kundnummer
• Samma faktureringsvaluta
• Kryss vid Tillåt samlingsfakturering

Det finns två sätt att skapa en samlingsfaktura. Antingen görs fakturan från grunden eller så skapas separata fakturor på projekten som sedan slås ihop.

Skapa samlingsfaktura från grunden

• Börja med att göra eventuella justering av lagerbelopp på de i samlingsfakturan ingående projekten. Projekten måste justeras innan de läggs in som samlingsfaktura.
• Gå in på ett av projekten som ska ingå i samlingsfakturan och kryssa i Samlingsfaktura under fliken Samlingsfaktura.
• Hämta upp alla projekt som ska ingå i fakturan, inklusive projektet där samlingsfakturan skapas.
• I flikarna Arvode, Inköp och Övrigt visas nu alla ingående projekts lager, och det belopp som ska faktureras kan anges.
• Kryssa i fördjupning Projekt för att se de olika projektens omfattning.

Skapa samlingsfaktura genom att slå ihop fakturor

• Ställ i ordning fakturorna med text och omfattning på respektive projekt
• Slå ihop används med fördel när förfakturering är påslagen eller när en fakturatext finns.
• När fakturorna är färdigställda markeras de, och knappen Slå ihop används.
• Ange vilket projekt som fakturorna ska slås ihop till.
• I fliken Text har nu en sektion per projekt skapats, med projektkod och benämning som rubrik för varje sektion.

Fakturor i utländsk valuta

• Se till att valutakursen är aktuell i valutaregistret.
• Fakturavalutan ställs in i fliken Fakturering på projektet i Basregister.
• På fakturan är det endast texten som anges i utländsk valuta. Omfattningen är alltid i företagets basvaluta. Marathon omräknar belopp utefter dagens valutakurs.
• Inne på fakturan visas beloppen i olika valutor beroende på flik. I textfliken visas beloppen i summatabellen uppe i högra hörnet i fakturavalutan.

I flikarna Arvode, Inköp och Övrigt eller Aconto räknas alla belopp, inklusive texten om till basvalutan.

• En mindre differens tillåts mellan omfattning och text i utländsk valuta då valutakursen kan ändras dag till dag. Hur stor differens som tillåts ställs in vid Max valutadiff på utl. Fakturor i fliken fakturering i projektredovisningsparametrarna.
• I fakturalistan visas beloppen i basvaluta och faktureringsvaluta.

Parameters on the invoice

Reprint invoice

If you need to reprint an invoice, go to Printed Invoices tab and print out again.

Credit or reverse invoice

Invoices are credited in full under the Printed Invoices tab.

• Go to the Printed Invoices tab.
• Find the invoice and press the Reverse button.
• A new invoice is created, similar to the original but as a credit note.

Credit or reverse part of invoice

The easiest way is to reverse the invoice in its entirety and create a new invoice with the correct amount. It is possible to make a negative adjustment to the amount to be credited.

• Make a new adjustment and enter employee code, the job code that shall be credited, period for the actual time and negative amount.
• After the adjustment has been made, the project has a negative entry that can be invoiced.
• After the invoice has been printed, the amount can be adjusted back and will then be in the project’s WIP.

Invoice client

If a project is to be invoiced to a different billing address, an invoice client must be used. T will be assigned its own client number in the sales ledger. Register Invoice client in in Projects | Backoffice | Base registers, Invoice clients. You can use Invoice client in two ways.

1. All the project’s invoices

• If the project always shall be invoiced to a different billing address, the invoice client should be connected to the project.
• Connect the invoice client in the project in Projects | Backoffice | Base registers | Clients and projects, in the Contacts tab, field Client no.
• You get access to the Clien no. field when the synchronisation between client and project is off. Turn it off in the Parameters 2 tab.

1. Single invoice

• If a specific invoice has a different billing address, enter the Invoice client in the invoice, Parameters tab, field Invoice client.

Delimit WIP

It is possible to delimit the WIP so that nothing from later periods is included. The delimitation is based on the accounting date and not the execution date. Pre-invoiced will not be included. Activate delimitation in Projects | Backoffice | Base registers, Parameters, the Invoicing tab.

Details Fees

In the Details Fees tab an invoice specification is made regarding fees, with comments from the time report. This will automatically be sent with the invoice in the same Pdf. The function requires a setting in Projects | Backoffice | Base registers, Parameters, Invoicing tab. Also, you need a special print template. Then you see the Details Fee tab in the invoice.

You can use Details fees in two ways.

1. Fetch time reports According to content

According to content means letting the system try to fetch the transactions selected under the Fees tab. If there has been adjustments or time corrections, the invoice specification might not be accurate. In that case an error message is shown. All fields are editable and there is no requirements that the specification should have the same amounts as the invoice content.

1. Fetch time reports Period

This method fetches all transactions during a selected period regardless of whether entries have been invoiced or not. Approval of project invoices The setting for this function is in Projects | Backoffice | Base registers, Parameters under the Invoicing tab. Tick the Approval box. Authorisations for approval is set in the authorisation matrix under Project accounting | Client and project | Invoices to approve. Not all invoices need approval; invoices marked with “Not to be sent “, credit notes and zero invoices are not shown in the list. Project managers approve in Projects | Projects, Approval tab. They can only see external invoices that belong to their group in the tab. The accounting department can approve in Projects | Invoicing, in the Invoicing tab.

Zero invoicing

Zero invoicing should be done once in a month. It is on Projects | Invoicing, Zero invoicing tab. The reason is that adjusted entries with only a purchase price WIP left are invoiced. This affects the WIP list and invoicing statistics for purchase price. If you use a balance sheet account for purchases, the zero invoicing posts the cost for purchases with purchase price WIP 0. Zero invoices are not sent to clients, but it is important for statistics and for the accounting that you use correct invoicing- and accounting dates. It is not possible to select certain projects for zero invoicing which makes it difficult to select a date in the past. Example: If there are purchases registered in July, that have been adjusted down and the zero invoicing is done with accounting date in June, the cost of the purchase in July will be booked before the purchase actually existed.

Invoice zero entries on active projects This concerns entries with 0 in sales price WIP. Example: A purchase is registered with a purchase price of 10 000 and has a sales price of 12 000. The WIP 12 000 is adjusted down, and the purchase price is still 10 000. When zero invoicing, this purchase price entry will have status invoiced and is no longer in the WIP list. If balance sheet for purchases is used, the invoicing makes the cost posting.

Invoice active projects with sales price WIP = 0 The project will be zero invoiced if the total sales price WIP is 0. Example: There is 10 000 in WIP, fees. There is - 10 000 in WIP, purchases. If you select “Invoice active projects with sales price WIP = 0”, the invoice will be zero invoiced. The fee will be posted as revenue and the purchase as cost, provided that a balance sheet account for purchases is used. The same applies if there is positive WIP on a purchase code and a negative WIP on another, but the total purchase WIP is 0. Select project type on all the projects that shall be zero invoiced. All should be selected. You can choose group, if only one group shall be zero invoiced. Normally the company uses shared project accounting The invoice number for zero invoices will either be one in the ordinary invoice number series or a deviating number series, depending on settings in the parameters.