Difference between revisions of "Media accounting/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Det finns två sätt att acontofakturera:")
 
(254 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
__FORCETOC__
  
   
−
=Fakturering=
  
   
  +
= Media Ekonomi =
−
Faktureringen sker i Classic, 08-70-10.
  
   
  +
==Fakturering==
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild1.png}}
  
  +
All fakturering sker under Media | Fakturering, även a-conto-fakturering, avräkningar och vändning av faktura.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild1.png}}
−
Olika selekteringar kan göras på införingsdatum, plannummer, kund, kundkategori osv.
  
  +
  +
Olika selekteringar kan göras på bland annat införingsdatum, plannummer, kund och kundkategori. Även fakturering per kampanj om det används.
   
  +
Om en specifik medietyp eller kund faktureras kontinuerligt så kan urvalet sparas så att en ny selektering inte måste göras varje gång. Valen finns bakom den blå pilen.
−
{| class=mandeflist
  
−
!Löpande fakturering
  
−
|Om man sätter blankt kommer allt ut oavsett om avtalet har "Löpande fakturering"eller ej. Vill man bara fakturera ut de planer/ordrar som enligt avtal har "löpandefakturering skall valet vara J.
  
−
|-
  
−
!Även ej kontroll
  
−
|Sätter man J kommer införande med även om de inte är annonskontrollerade under förutsättning att man anger plan eller ordernummer.
  
−
|-
  
−
!Ref-nr saknas
  
−
|Om N så faktureras ordrar där ett referensnummer ligger inlagt - då parametern på kunden "Fakturera bara ordrar med ref. nr" är ikryssad.
 
−
|}
  
   
  +
===Olika selekteringar och beskrivning===
−
Ref-nr saknas = J så faktureras alla planer/ordrar där referensnummer är blankt och där man dessutom på kunden har sagt att det måste anges.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild2.png}}
−
Om Ref. nr saknas = blankt kommer allt ut men endast vid provutskrift.
  
   
  +
{|class=mandeflist
−
I Basregister på kunden finns en parameter "Fakturera bara ordrar med ref. nr". När denna är vald måste parametern vara J. Vid felaktig kombination av val kommer följande felmeddelande upp och fakturering tillåts inte.
  
  +
!Löpande fakturering
−  
  +
|Både och = tar med allt om avtalet har ”Löpande fakturering” eller ej.
−
{| class=mandeflist
  
  +
Ja = planer/order som enligt avtal har "Löpande fakturering faktureras.
−
!Debet/kredit
  
  +
Nej = tar endast med avtal som inte har ”Löpande fakturering” ikryssat.
−
|0 = allt faktureras ut. 1 = bara debetfakturor skrivs ut. 2 = endast kreditfakturor skrivs ut.S = debet-och kreditposter faktureras ut på separata fakturor.
  
 
|-
  
|-
  +
!Även ej kontrollerade
−
!Korrigeringar
  
  +
|Vid kryss kommer införande med även om de inte är annonskontrollerade under förutsättning att plan eller ordernummer anges.
−
|Införanden som markerats med korrigering (x) kan faktureras ut separat.
  
−
|J = tag med korrigeringar. N = tag inte med korrigeringar S = fakturera ordinarie fakturering och korrigeringar på separata fakturor.
  
 
|-
  
|-
  +
!Referensnummer saknas
−
!Tvinga fram en faktura/kund
  
  +
|Om ja faktureras alla planer och ordrar där referensnummer är
−
|Genom att sätta J överstyr man kundens minibelopp för faktura.
  
  +
blankt och kundinställning är satt att referensnummer måste anges. Om referensnummer är satt till Både och kommer allt ut men enbart vid provutskrift.
−
|}
  
  +
|-
−  
  +
!Debet/kredit
−
Allmän fakturatext kan man skriva in inför varje fakturering men om det är en text som skall vara en längre tid kan man lägga in den i 08-70-11.
  
  +
|Blank = allt faktureras ut.
−  
−
== Kreditera faktura ==
  
   
  +
Debet = bara debetfakturor skrivs ut.
−
Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras (vändas) i Classic 08-70-12.
  
   
  +
Kredit = endast kreditfakturor skrivs ut.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild2.png}}
  
   
  +
Separat = debet-och kreditposter faktureras ut på separata fakturor.
−
{| class=mandeflist
  
−
!Stoppa inf. för fakt.
  
−
|innebär att vid vändning av fakturan så stoppas alla införande för fakturering. Vid N blir införandena definitiva och kan korrigeras samt faktureras igen.
  
 
|-
  
|-
  +
!Korrigeringar
−
!Maila kunder med mailadress för fakturor
  
  +
|Införanden som markerats med korrigering (x) kan faktureras ut separat eller undantas:
−
|Fungerar ej. För att mejla fakturor gå till {{pth|Ekonomi|Fakturadistribution}} (se separat manual).
  
  +
Ej korrigerade + externa korrigeringar
−
|}
  
   
  +
Externa korrigeringar
−
== Kreditera införanden ==
  
   
  +
Ej korrigerade
−
Öppna order och införande. Markera det införande som skall krediteras och använd knappen Kreditera.
  
   
  +
Ej korrigerade + externa korrigeringar separat
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild3.png}}
  
   
  +
Interna korrigeringar
−
Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditförande och får en korrigeringsmärkning. Den innebär att man kan välja att fakturera ut denna kredit separat i den löpande faktureringen
  
  +
|-
  +
!Tvinga fram en faktura per kund
  +
|Genom att markera överstyrs kundens minibelopp för faktura enligt inställning på kunden
  +
|-
  +
!Fakturatext
  +
|En aktuell text som kan skrivas in inför varje fakturering.
  +
|}
   
  +
== Kreditera faktura ==
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild11.png}}
  
  +
Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras under fliken Vändning. Där går det också att vända en del av fakturan genom att ange ordernummer/införande.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild3.png}}
−
Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.
  
   
  +
{|class=mandeflist
−
För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan man undertrycka dessa avgifter.
  
  +
!Fakt.nr. serie
  +
|Det går att ställa in en avvikande nummerserie för kreditfakturor
  +
|-
  +
!Stoppa inf. efter vändning
  +
|Innebär att vid vändning av fakturan stoppas alla införande för fakturering.
  +
|}
  +
 
  +
== Kreditera införande ==
  +
I Media | Planer krediteras order och enskilda införanden. Där görs också korrigeringar.
   
  +
* Öppna order och införande.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild12.png}}
  
  +
* Markera ett eller flera införanden som ska krediteras och använd knappen Kreditera.
  +
* Välj vilken sorts kreditering det ska vara och markera med OK.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild4.png}}
−
Undertryck (välj bort) införingsavgift och /eller kapitalkostnad under fliken Övrigt inne på införandet.
  
  +
  +
Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditinförande och får en korrigeringsmärkning. Nu kan krediten faktureras separat i den löpande faktureringen.
   
  +
* Välj om referens till tidigare fakturanummer skall läggas till som kommentar.
−
== Kreditera del av fördelning ==
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild5.png}}
−
Exempel:
  
   
  +
Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.
−
Kunden Sas Norge skall krediteras och istället debiteras kunden SAS Sverige.
  
   
  +
För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan dessa avgifter undantryckas.
−
1. Öppna ordern och markera det införande som skall korrigeras. Använd Kreditera fördelning.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild6.png}}
−
2. Markera den faktura som skall krediteras och tryck OK.
  
  +
  +
Undertryck (välj bort) kapitalkostnad inne på införandet
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild7.png}}
−
3. Markera införandet som skall debiteras. (ursprungliga införandet, ej krediteringen)
  
  +
  +
== Kreditera del av fördelning ==
  +
Om det finns en fördelning och enbart en av kunderna ska krediteras så innebär det att kostnaden ”flyttas” till annan kund.
   
  +
'''Exempel''' Kunden Toyota Norge ska krediteras och i stället debiteras kunden Toyota Sverige, Toyota Sverige ska alltså betala hela kostnaden.
−
4. Använd Debitera fördelning.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild8.png}}
−
5. Markera den post som skall debiteras på nytt och OK. (SAS Norge-delen)
  
  +
  +
* Öppna ordern och markera det införande som ska korrigeras, klicka på knappen Kreditera fördelning.
  +
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild9.png}}
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild10.png}}
−
6. Markera det nya debetinförandet och öppna. Under fliken korrigering skall kund ändras till SAS Sverige och en ev. fakturakommentar kan läggas till.
  
  +
  +
* Markera den faktura som ska krediteras och tryck OK.
  +
* Öppna Krediteringsraden och lägg på en fakturakommentar under fliken Korrigering.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild11.png}}
−
Spara och 2 nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till SAS Norge och en ny debitering till SAS Sverige.
  
  +
  +
* Markera införandet som ska debiteras (ursprungliga införandet, ej krediteringen).
  +
* Använd Debitera fördelning och markera den kund som ska debiteras.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild12.png}}
−
== Vänd del av faktura ==
  
  +
  +
* Markera det nya debetinförandet och öppna.
  +
* Under fliken korrigering kan en fakturakommentar läggas till
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild13.png}}
−
I 08-70-14 kan man välja att vända en del av en faktura. Ange fakturanummer och tryck Enter. Här kommer alla införanden upp och genom att markera med * (mellanslagstangenten) väljer man vilka som skall vändas, det vill säga krediteras.
  
  +
  +
* Spara, och två nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till Toyota Norge och en ny debitering till Toyota Sverige.
   
  +
== A-contofakturering ==
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild13.png}}
  
  +
Listan under fliken A-conto visar status på acontot. Här syns hur mycket fakturan är utställd på, vad som har blivit avräknat och mot vilka fakturor samt restbelopp.
  +
Kolumnen Avräknas mot visar definitiva order som kan räknas av.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild14.png}}
−
OBS! Dessa krediteringar syns bara i Classic.
  
  +
  +
Det finns två sätt att fakturera a-conto som styrs från kundavtalet.
  +
'''Ej löpande acontoavräkning''' Kunden förskottsfaktureras och en kontrollerad avräkning sker.
  +
'''Löpande acontoavräkning''' Kunden förskottsfaktureras och alla definitiva införanden räknas av löpande.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild15.png}}
−
== Acontofakturering ==
  
  +
  +
Parameterinställningen ”Löpande acontoavräkning per rad” bör ställas in för att säkerhetsställa att det man lagt in under ”avräknas mot” endast skall tas. Denna parameter ligger under:
  +
Media | Backoffice | Basregister | Parametrar | fliken Fakturering
  +
 
  +
===Nytt a-conto===
  +
* Lägg upp ett aconto under fliken A-conto
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild16.png}}
−
Det finns två sätt att acontofakturera:
  
  +
  +
* Ange kund och eventuellt ägare. Ägare används endast för att kunna sortera och filtrera på egna i acontolistan.
  +
* Ange en beskrivning som sedan visas i acontolistan.
  +
* Spärra löpande avräkning betyder att acontot inte räknas av vid den löpande acontoavräkningen.
  +
* Avräkning kan ske mot annan kund som ligger under samma Överkund.
  +
* Ange NY under acontofakturor.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild17.png}}
−
1. The client is pre-invoiced, later a deduction (settlement) is made.
  
  +
  +
* Ange kund och eventuellt ägare. Ägare används endast för att kunna sortera och filtrera på egna i acontolistan.
  +
* Ange en beskrivning som sedan visas i acontolistan.
  +
* Spärra löpande avräkning betyder att acontot inte räknas av vid den löpande acontoavräkningen.
  +
* Avräkning kan ske mot annan kund som ligger under samma Överkund.
  +
* Ange NY under acontofakturor.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild18.png}}
−
* Release a pre-invoice in Classic 08-70-20. State client, invoice date, due date and then select 3 3=Change settl agnst. State the same client code and make possible restrictions of records to settle with help of plan- and order numbers. Note, that you cannot make a settlement to another client.
  
  +
  +
* Spara och skriv ut fakturan under fliken Acontofaktura.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild19.png}}
−
* Register pre-invoice text and amount in 08-70-21.
  
  +
  +
  +
=== Avräkna aconto ===
  +
'''Löpande aconto''' räknas av under fliken Fakturering.
   
  +
'''Ej löpande aconto''' dvs en kontrollerad avräkning görs under fliken Acontoavräkning Här anges acontonumret som ska räknas av. Eventuell över-/underskott faktureras ut i form av en debet eller kreditfaktura och acontot töms.
−
* Print out the pre-invoice in 08-70-23.
  
   
  +
'''Att tänka på''' Vid fakturering på kunder med avtal som säger ”Löpande a-contoavräkning” tar systemet det äldsta acontot och börjar med det. Om inget uppfyller villkoret som är satt för det acontot så fortsätter avräkning med nästa aconto och fortsätter då tills så mycket som möjligt kan räknas av.
−
* The settlement is then made in 08-70-24. Write the pre-invoice number that shall be deducted. If there is discrepancies, those are invoiced as debit- or credit invoices and the pre-invoice wil be settled.
  
   
  +
Man bör alltså koppla ett aconto till plan/order om man vill vara säker på att endast den plan/dessa order skall komma med vid avräkning.
−
2. The client is pre-invoiced and the deduction is made currently as ads has been inserted and checked.
  
   
  +
== Fakturera projekt tillsammans med mediafaktura==
−
* Select Y on “Current pre-invoice deduction” on the agreement.
  
  +
För att kunna skriva ut en projektfaktura tillsammans med en mediefaktura ska parameterinställningar göras inne i Media | Backoffice | Basregister | Parametrar | Fakturering.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild20.png}}
−
* Release a pre-invoice in 08-70-20. Select client, invoice date and due date.Select function 3= Change settle agnst. Write the same client code, make possible restrictions and enter period and/or plan- or order number. Note, that a pre-invoice cannot be deducted from another client.
  
  +
  +
* Skapa en faktura inne i Projekt | Fakturering och koppla fakturan till mediaplanen under fliken Parametrar.
  +
* Faktureringen sker från mediafaktureringen.
  +
OBS! Mediefakturamallen (utskriftsmallen) måste uppdateras så att den hämtar information från projektredovisningen.
   
  +
 
−
* Write pre-invoice text and amount in 08-70-21.
  
  +
== Avstämning mediadifferenser / Differenshantering==
  +
Avstämning och bortbokningar av differenser görs under Media | Avstämning.
  +
Selektering kan göras på avstämningskoder, ägare, kund, datum eller andra fält. Val som gjorts kan sparas default eller som ett urval som kan sparas för att slippa ändra varje gång man vill ta ut listan.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild21.png}}
−
* Print the pre-invoice in 08-70-23.
  
  +
  +
'''Dif. net/Diff. Net-Net'''
   
  +
Här anges hur stora diffar som ska visas i listan.
−
* When invoicing in 08-70-10, pre-invoiced will be automatically deducted. The part that possibly not is deducted will be saved for the next time that something concerning the pre-invoice shall be invoiced.
  
  +
1–999 999 999 i Diff Net-Net anges för att slippa se alla införanden utan differens eller som redan är bortbokade.
  +
0–999 999 999 i Diff Net-Net anges för att se bortbokade differenser.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild22.png}}
−
{| class=mandeflist
  
−
!Keep in mind:
  
−
|
  
−
|}
  
−  
−
When invoicing clients in 08-70-10, who have “Current pre-invoicing” in their agreements, the system always starts with the oldest pre-invoice. If nothing matches the terms of it, it goes to the second pre-invoice.
  
−  
−
A problem that can occur is if you have general pre-invoices (not pointing at any specific plan or order) and pre-invoices connected to certain plans. Regarding the general accounts, the system deducts from everything possible, regardless if the pre-invoice is connected to a plan or not.
  
−  
−
Use the list in 08-70-26 to see the actual deductions/settlements status.
  
−
Select Y on Details.
  
−  
−
= Reconciliation of discrepancies/ Discrepancies =
  
−  
−
Book away discrepancies in Media: Reconciliation.
  
−  
−
Make a selection in the screen with reconciliation code, owner, client, date, etc. You can save your selection for coming uses.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild4.png}}
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Discr Net /Discr Net-net
  
−
|State how big discrepancies you wish to see in the list. If you don&apos;t want to see all insertions, write at least 1-999 999 999 in Discr. Net- net. The setting is that both fields should have 0-999 999 999.
  
−
|}
  
−  
−
The amount in the list showing Discr Net-net is reconciled with the media deduction account.
  
−
Select only “to booking date” if you want to reconcile with the deduction account.
  
−  
−
Adjust the columns such that you see the information that is relevant for you. Select columns with the '''&gt;'''
  
−
symbol furthest to the right in the heading row.
  
   
  +
Vid avstämning mot medieavräkningskontot fylls till och med bokföringsdatum i, inget annat. Net-Net beloppet stäms av mot medieavräkningskontot i tex Ekonomi | Frågor, fliken Konton eller Kontospecifikation i Ekonomi | Rapporter, fliken Bokföring
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild14.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild23.png}}
−
Open
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild24.png}}
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
!Create corrections
  
  +
Ställ in kolumnerna så att relevant information syns. Valet av kolumner görs med listknappen längst till höger i rubrikraden.
−
|Creates a new insertion of the selectedinsertion&apos;s net-net discrepancy, depending on the discrepancy either a negative or a positive one. The new insertion can later be invoiced to client.
  
  +
{|class=mandeflist
  +
!Öppna
  +
|Öppnar order för att fördjupa sig.
 
|-
  
|-
  +
!Skapa korrigering
−
!Book away
  
  +
|Skapar ett nytt införande av det markerade införandets Net-Net-differens, i minus eller plus beroende på om differensen är positiv eller negativ. Det nya införandet kan sedan faktureras kund.
−
|See below.
  
 
|-
  
|-
  +
!Boka bort
−
!Reconciling code
  
  +
|Se nedan
−
|Changeable.
  
 
|-
  
|-
  +
!Avstämningskod/Kommentar
−
!Reconciling comment
  
  +
|Möjlighet att ändra införandets avstämningskod och/eller lägga in
−
|Possibility to add or edit comments.
  
  +
en kommentar.
 
|-
  
|-
  +
!Byt ordernr/införingsdatum
−
!Change order number/ins. date
  
  +
|Här kan en mediefaktura som ligger registrerad flyttas till ett nytt införande. Se nedan för utförligare beskrivning.
−
|Possibility to move the media invoice of the insertion to another insertion. See further description below.
  
 
|-
  
|-
  +
!Byt ägare/kund
−
!Change owner/client
  
  +
|För att byta planens ägare eller kund. Byte av kund på fakturerad plan kräver en parameterinställning som tillåter det.
−
|Change owner or client, if the parameter has been set to allow it.
  
  +
|-
  +
!Visa mediefakturor
  +
|Visar en fakturakopia i PDF-format om fakturan skannats in.
 
|-
  
|-
  +
!Reklamationer
−
!Show invoice
  
  +
|Om fakturan är felaktig kan den här reklameras till leverantören.
−
|Shows an invoice copy as PDF.
  
−
|-
  
−
!Printout
  
−
|Prints the reconciling list. Requires a special print template.
  
 
|}
  
|}
  +
 
   
−
== Book away discrepancies ==
 +
== Bortbokning av differenser ==
  +
* Markera en eller flera rader och tryck på Boka bort.
  +
* Ange bokföringsdatum. Det går också att endast boka bort en del av beloppet genom att ändra beloppet och även ändra till valfritt konto.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild25.png}}
−
Select one or several rows and click on BOOK AWAY.
  
   
  +
== Flytta en mediefaktura till annan order eller införandedatum ==
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild15.png}}
  
  +
* Med funktionen Byt ordernummer/införingsdatum kan en felregistrerad mediefaktura flyttas. Markera ordern och klicka på knappen.
  +
* Välj mediefakturan och ange ordernummer + införandedatum dit fakturan skall flyttas. Det går bara att flytta till en existerande order och införingsdatum.
  +
* Ange belopp om endast del av fakturan skall flyttas.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild26.png}}
−
{| class=mandeflist
  
−
!''Note, that you cannot undo this action!
  
−
|''
  
−
|}
  
   
  +
== Byråavräkning==
−
Update the book-away to G/L in Classic 08-80-22.
  
  +
För de kunder vars avtal säger att reklambyrån ska få del av provision, arvode och avgifter används Byrå som läggs in på kunden för att kunna skapa en byråavräkning.
  +
Då byråavräkningen skrivs ut skapas en leverantörsfaktura som lägger sig på motsvarande leverantör i leverantörsreskontran och som sedan blir utbetald
   
  +
Upplägg av byrå sker i Media | Backoffice | Basregister | Byråer.
−
The voucher is booked directly on the accounts stated in the media parameters under the Reconciliation tab.
  
   
  +
På kunden i Media | Backoffice | Basregister | Kunder anges byrån under fliken Parametrar 1
−
= Move media invoice to another order or insertion date. =
  
   
  +
På kundavtalet i Media | Backoffice | Basregister | Avtal ställs in hur stor del/hur många procentandelar av införingsavgift, förmedlingsersättning och kapitalkostnad som ska ges vidare till byrån.
−
Use the function CHANGE ORDER NUMBER/INSERTION DATE to move an invoice that was incorrectly registered.
  
   
  +
* Media | Backoffice | Byråavräkning för att skriva ut faktura och byråavräkningsunderlaget.
−
Select order and click on the function.
  
  +
* Välj byrå och bokföringsdatum eller annan selektering. Olika selekteringar kan även göras om det är så att exempelvis endast ett visst media skall avräknas på en viss plan.
   
  +
{{ExpandImage|MED-ACC-SV-Bild27.png}}
−
Fetch the media invoice (from the search box) and enter order number + insertion date of the media invoice&apos;s destination.
  
   
  +
{|class=mandeflist
−
If only a part of the invoice shall be moved, write amount.
  
  +
!Betalda fakturor
−  
  +
|Skapar bara avräkning för de kundfakturor som betalats.
−
= Agency settlement =
  
−  
−
Some clients have an agreement that the advertising agency shall have part of commissions and fees. This is done by making an agency settlement and send it to the advertising agency.
  
−
When you print out the settlement, a supplier&apos;s invoice is created in the purchase ledger and will be paid out to the agency.
  
−  
−
- Enter the agency in System: Base registers/MED/Clients/Agencies.
  
−  
−
- Then state the agency in the client record in System: Base registers/MED/Clients/Clients, tab Parameters 1.
  
−  
−
- In the agreement in System: Base registers/MED/Clients/Agreements, set percentages of insertion fees, agency commissions and capital costs to be forwarded to the agency.
  
−  
−
- Print the invoice and the agency settlement in 08-71-10.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild16.png}}
  
−  
−
Select client and accounting date, or another selection if you for example want to deduct only one certain media on a plan.
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Paid invoices
  
−
|Y = Settles only paid client invoices.
  
 
|-
  
|-
  +
!Redan uppdaterade
−
!Already updated
  
  +
|Möjlighet till omutskrift av specifikationen.
−
|Y= Possibility to reprint specification.
  
−
|}
  
−  
−
You can edit amounts that has yet not been settled in '''08-71-20.'''Select agency and press Enter. Press the F1 -key to edit.
  
−
This corrects the booking of the client invoice.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild17.png}}
  
−  
−
= Invoice projects together with the media invoice in 08-70-10. =
  
−  
−
Check the parameter Include invoices made in PRO in System: Base registers/Parameters, tab Invoicing
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild10.png}}
  
−  
−
The media invoice template must be updated such that it fetches information from the Project accounting.
  
−  
−
Create an invoice as normally in Project: Adjusting/invoicing and connect it to the media plan in the tab Parameters.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild18.png}}
  
−  
−
The invoice is printed out in Classic 08-70-10. The bottom part of the invoice shows the project.
  
−  
−
= Enter media invoices =
  
−  
−
Register incoming media invoices in Media: Enter media invoices.
  
−  
−
Search by order number and/or media, supplier, client or insertion date.
  
−  
−
If the media is connected to a supplier in the base registers, it will be fetched from there. If not, fill in supplier info in the Registration part.
  
−  
−
If the media has another currency, all amounts shall be entered in it.
  
−  
−
You can write the invoice number here or when saving the invoice.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild5.png}}
  
−  
−  
−
All matching insertions are shown. Select columns wih the &gt; sign furthermost to the right in the heading bar.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild6.png}}
  
−  
−
If there is discrepancy between insertion and invoice, you can correct it directly on the insertion. Select insertion, open it and write invoice amount in the column This invoice.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild7.png}}
  
−  
−
In the fields to the left you can add a discount – or surcharge code. The fields will then be open for you to enter amounts.
  
−  
−
If you want to send a reclamation (claim) of an erroneous invoice, use the function SAVE AND CLAIM.
  
−  
−
The orders will be marked with an X when they are corrected and saved. You can mark an order as correct directly, if you can see that it is OK.
  
−  
−
All marked orders will be included in the invoice.
  
−
If the invoice is OK, save it.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild8.png}}
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Cancel
  
−
|Return to previous view
  
 
|-
  
|-
  +
!Omutskrift
−
!Save
  
  +
|Alla byråavräkningar kan skrivas ut igen.
−
|Select invoice number and accounting date in order to save the invoice. The voucher number will be given after saving.
  
−
|-
  
−
!Create order
  
−
|If an order not is entered but you still want to include it in the invoice, click on CREATE ORDER and select an insertion date.
  
 
|}
  
|}
   
  +
[[Category:MED-ACC-SV]]
−
This order gets a temporary order number (900000-series) when the invoice is saved. It can thereafter be changed to a real order number in Reconciliation of media invoices with the function CHANGE ORDER NUMBER/INSERTION DATE.
  
  +
[[Category:Media]]
−  
  +
[[Category:Manuals]]
−
{| class=mandeflist
  
−
!Insert order
  
−
|If you cannot find an order or the order hasn&apos;t been included in the selection, you can insert it to the invoice. Click INSERT ORDER and write order number and insertion date, then click OK.
  
−
|-
  
−
!Find order
  
−
|Search order with order number.
  
−
|-
  
−
!Save as pending
  
−
|You can suspend the registration of an invoice that you have started with.
  
−
|}
  
−  
−
When you want to continue, click Pending invoices instead of Search and select the invoice from the list shown.
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Claim
  
−
|You can send a claim (reclamation) directly from the program after your correction.
  
−
|}
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild9.png}}
  
−  
−
If you have a text that shall be shown automatically, you can write it (or several texts for different types of claims) in System: Base registers/Parameters, tab Claims. Use IMPORT TEXT and select from the list.
  
−  
−
Before sending the claim you can check it with the function SHOW. Use SEND to email/fax the claim to the supplier.
  
−  
−
[[Category:MED-EK-SV]] [[Category:Manuals]] [[Category:MED]]
  

Latest revision as of 16:12, 26 January 2026


Media Ekonomi

Fakturering

All fakturering sker under Media | Fakturering, även a-conto-fakturering, avräkningar och vändning av faktura.

Olika selekteringar kan göras på bland annat införingsdatum, plannummer, kund och kundkategori. Även fakturering per kampanj om det används.

Om en specifik medietyp eller kund faktureras kontinuerligt så kan urvalet sparas så att en ny selektering inte måste göras varje gång. Valen finns bakom den blå pilen.

Olika selekteringar och beskrivning

Löpande fakturering Både och = tar med allt om avtalet har ”Löpande fakturering” eller ej.

Ja = planer/order som enligt avtal har "Löpande fakturering faktureras. Nej = tar endast med avtal som inte har ”Löpande fakturering” ikryssat.

Även ej kontrollerade Vid kryss kommer införande med även om de inte är annonskontrollerade under förutsättning att plan eller ordernummer anges.
Referensnummer saknas Om ja faktureras alla planer och ordrar där referensnummer är

blankt och kundinställning är satt att referensnummer måste anges. Om referensnummer är satt till Både och kommer allt ut men enbart vid provutskrift.

Debet/kredit Blank = allt faktureras ut.

Debet = bara debetfakturor skrivs ut.

Kredit = endast kreditfakturor skrivs ut.

Separat = debet-och kreditposter faktureras ut på separata fakturor.

Korrigeringar Införanden som markerats med korrigering (x) kan faktureras ut separat eller undantas:

Ej korrigerade + externa korrigeringar

Externa korrigeringar

Ej korrigerade

Ej korrigerade + externa korrigeringar separat

Interna korrigeringar

Tvinga fram en faktura per kund Genom att markera överstyrs kundens minibelopp för faktura enligt inställning på kunden
Fakturatext En aktuell text som kan skrivas in inför varje fakturering.

Kreditera faktura

Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras under fliken Vändning. Där går det också att vända en del av fakturan genom att ange ordernummer/införande.

Fakt.nr. serie Det går att ställa in en avvikande nummerserie för kreditfakturor
Stoppa inf. efter vändning Innebär att vid vändning av fakturan stoppas alla införande för fakturering.

 

Kreditera införande

I Media | Planer krediteras order och enskilda införanden. Där görs också korrigeringar.

  • Öppna order och införande.
  • Markera ett eller flera införanden som ska krediteras och använd knappen Kreditera.
  • Välj vilken sorts kreditering det ska vara och markera med OK.

Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditinförande och får en korrigeringsmärkning. Nu kan krediten faktureras separat i den löpande faktureringen.

  • Välj om referens till tidigare fakturanummer skall läggas till som kommentar.

Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.

För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan dessa avgifter undantryckas.

Undertryck (välj bort) kapitalkostnad inne på införandet

Kreditera del av fördelning

Om det finns en fördelning och enbart en av kunderna ska krediteras så innebär det att kostnaden ”flyttas” till annan kund.

Exempel Kunden Toyota Norge ska krediteras och i stället debiteras kunden Toyota Sverige, Toyota Sverige ska alltså betala hela kostnaden.

  • Öppna ordern och markera det införande som ska korrigeras, klicka på knappen Kreditera fördelning.

  • Markera den faktura som ska krediteras och tryck OK.
  • Öppna Krediteringsraden och lägg på en fakturakommentar under fliken Korrigering.

  • Markera införandet som ska debiteras (ursprungliga införandet, ej krediteringen).
  • Använd Debitera fördelning och markera den kund som ska debiteras.

  • Markera det nya debetinförandet och öppna.
  • Under fliken korrigering kan en fakturakommentar läggas till

  • Spara, och två nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till Toyota Norge och en ny debitering till Toyota Sverige.

A-contofakturering

Listan under fliken A-conto visar status på acontot. Här syns hur mycket fakturan är utställd på, vad som har blivit avräknat och mot vilka fakturor samt restbelopp. Kolumnen Avräknas mot visar definitiva order som kan räknas av.

Det finns två sätt att fakturera a-conto som styrs från kundavtalet. Ej löpande acontoavräkning Kunden förskottsfaktureras och en kontrollerad avräkning sker. Löpande acontoavräkning Kunden förskottsfaktureras och alla definitiva införanden räknas av löpande.

Parameterinställningen ”Löpande acontoavräkning per rad” bör ställas in för att säkerhetsställa att det man lagt in under ”avräknas mot” endast skall tas. Denna parameter ligger under: Media | Backoffice | Basregister | Parametrar | fliken Fakturering  

Nytt a-conto

  • Lägg upp ett aconto under fliken A-conto

  • Ange kund och eventuellt ägare. Ägare används endast för att kunna sortera och filtrera på egna i acontolistan.
  • Ange en beskrivning som sedan visas i acontolistan.
  • Spärra löpande avräkning betyder att acontot inte räknas av vid den löpande acontoavräkningen.
  • Avräkning kan ske mot annan kund som ligger under samma Överkund.
  • Ange NY under acontofakturor.

  • Ange kund och eventuellt ägare. Ägare används endast för att kunna sortera och filtrera på egna i acontolistan.
  • Ange en beskrivning som sedan visas i acontolistan.
  • Spärra löpande avräkning betyder att acontot inte räknas av vid den löpande acontoavräkningen.
  • Avräkning kan ske mot annan kund som ligger under samma Överkund.
  • Ange NY under acontofakturor.

  • Spara och skriv ut fakturan under fliken Acontofaktura.


Avräkna aconto

Löpande aconto räknas av under fliken Fakturering.

Ej löpande aconto dvs en kontrollerad avräkning görs under fliken Acontoavräkning Här anges acontonumret som ska räknas av. Eventuell över-/underskott faktureras ut i form av en debet eller kreditfaktura och acontot töms.

Att tänka på Vid fakturering på kunder med avtal som säger ”Löpande a-contoavräkning” tar systemet det äldsta acontot och börjar med det. Om inget uppfyller villkoret som är satt för det acontot så fortsätter avräkning med nästa aconto och fortsätter då tills så mycket som möjligt kan räknas av.

Man bör alltså koppla ett aconto till plan/order om man vill vara säker på att endast den plan/dessa order skall komma med vid avräkning.

Fakturera projekt tillsammans med mediafaktura

För att kunna skriva ut en projektfaktura tillsammans med en mediefaktura ska parameterinställningar göras inne i Media | Backoffice | Basregister | Parametrar | Fakturering.

  • Skapa en faktura inne i Projekt | Fakturering och koppla fakturan till mediaplanen under fliken Parametrar.
  • Faktureringen sker från mediafaktureringen.

OBS! Mediefakturamallen (utskriftsmallen) måste uppdateras så att den hämtar information från projektredovisningen.

 

Avstämning mediadifferenser / Differenshantering

Avstämning och bortbokningar av differenser görs under Media | Avstämning. Selektering kan göras på avstämningskoder, ägare, kund, datum eller andra fält. Val som gjorts kan sparas default eller som ett urval som kan sparas för att slippa ändra varje gång man vill ta ut listan.

Dif. net/Diff. Net-Net

Här anges hur stora diffar som ska visas i listan. 1–999 999 999 i Diff Net-Net anges för att slippa se alla införanden utan differens eller som redan är bortbokade. 0–999 999 999 i Diff Net-Net anges för att se bortbokade differenser.

Vid avstämning mot medieavräkningskontot fylls till och med bokföringsdatum i, inget annat. Net-Net beloppet stäms av mot medieavräkningskontot i tex Ekonomi | Frågor, fliken Konton eller Kontospecifikation i Ekonomi | Rapporter, fliken Bokföring

Ställ in kolumnerna så att relevant information syns. Valet av kolumner görs med listknappen längst till höger i rubrikraden.

Öppna Öppnar order för att fördjupa sig.
Skapa korrigering Skapar ett nytt införande av det markerade införandets Net-Net-differens, i minus eller plus beroende på om differensen är positiv eller negativ. Det nya införandet kan sedan faktureras kund.
Boka bort Se nedan
Avstämningskod/Kommentar Möjlighet att ändra införandets avstämningskod och/eller lägga in

en kommentar.

Byt ordernr/införingsdatum Här kan en mediefaktura som ligger registrerad flyttas till ett nytt införande. Se nedan för utförligare beskrivning.
Byt ägare/kund För att byta planens ägare eller kund. Byte av kund på fakturerad plan kräver en parameterinställning som tillåter det.
Visa mediefakturor Visar en fakturakopia i PDF-format om fakturan skannats in.
Reklamationer Om fakturan är felaktig kan den här reklameras till leverantören.

 

Bortbokning av differenser

  • Markera en eller flera rader och tryck på Boka bort.
  • Ange bokföringsdatum. Det går också att endast boka bort en del av beloppet genom att ändra beloppet och även ändra till valfritt konto.

Flytta en mediefaktura till annan order eller införandedatum

  • Med funktionen Byt ordernummer/införingsdatum kan en felregistrerad mediefaktura flyttas. Markera ordern och klicka på knappen.
  • Välj mediefakturan och ange ordernummer + införandedatum dit fakturan skall flyttas. Det går bara att flytta till en existerande order och införingsdatum.
  • Ange belopp om endast del av fakturan skall flyttas.

Byråavräkning

För de kunder vars avtal säger att reklambyrån ska få del av provision, arvode och avgifter används Byrå som läggs in på kunden för att kunna skapa en byråavräkning. Då byråavräkningen skrivs ut skapas en leverantörsfaktura som lägger sig på motsvarande leverantör i leverantörsreskontran och som sedan blir utbetald

Upplägg av byrå sker i Media | Backoffice | Basregister | Byråer.

På kunden i Media | Backoffice | Basregister | Kunder anges byrån under fliken Parametrar 1

På kundavtalet i Media | Backoffice | Basregister | Avtal ställs in hur stor del/hur många procentandelar av införingsavgift, förmedlingsersättning och kapitalkostnad som ska ges vidare till byrån.

  • Media | Backoffice | Byråavräkning för att skriva ut faktura och byråavräkningsunderlaget.
  • Välj byrå och bokföringsdatum eller annan selektering. Olika selekteringar kan även göras om det är så att exempelvis endast ett visst media skall avräknas på en viss plan.

Betalda fakturor Skapar bara avräkning för de kundfakturor som betalats.
Redan uppdaterade Möjlighet till omutskrift av specifikationen.
Omutskrift Alla byråavräkningar kan skrivas ut igen.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Media_accounting/sv&oldid=88346"