Difference between revisions of "Expense reports/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet f...")
 
(27 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 6: Line 6:
   
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
  +
!Skuldkonto för utläggsredovisning
−
!Liabilities acc for expense reporting
 
  +
|Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra samt kopplas till Kostnadsbärare. Detta görs i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
−
|Enter account. If the payment is to be sent via Marathon, the account must be assigned to the Purchase ledger and be linked to a Cost object. This is done in Accounting | Backoffice | Base registers, under the General ledger tab.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skuldkonto för företagskort
−
!Liabilities account for corporate card
 
−
|Enter account.
+
|Ange konto.
  +
(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).
−
(See chapter below, about expenses with corporate card).
  
 
|-
  
|-
  +
!Ange moms vid registrering av utlägg
−
!VAT mandatory in entries of expenses
 
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
−
|Whether the employee should be able to fill in the VAT amount when registering expenses.
 
 
|-
  
|-
  +
!Ange inköpskod vid registrering av utlägg
−
!State purchase code in expense reporting
 
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
−
|If the employee is to be able to enter a purchase code for registering project purchases.
  
 
|-
 
|-
  +
!Hämta kst från medarbetargrupp
−
!Fetch cc from employee group
 
  +
|Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
−
|If the liabilities account for expenses requires a cost centre, it should be retrieved from the group specified on the employee.
  
 
|-
  
|-
  +
!Attest av närmaste chef
−
!Approval by immediate superior
 
  +
|Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
−
|Whether or not the immediate manager should approve the expenses.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utlägg direkt till attest
−
!Expenses directly to approval
  
  +
|Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den
−
||Whether the expense should go directly to the immediate manager for approval or whether it should first be approved by the finance department in Accounting | Expenses, Expense watch list tab. If the parameter is checked and the immediate manager is filled in under System | Base registers | Users, Other tab, the expense will be visible for approval by the immediate manager in Accounting | Approval, otherwise Ready for Approval must be checked for the expense.
  
  +
ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först.
  +
Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
 
|-
 
|-
  +
!Bokför endast slutattesterade utlägg
−
!Book only finally approved expenses
 
  +
|Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.
−
|Whether only finally approved invoices should be able to be booked or not.
  
 
|}
  
|}
   
  +
=== Behörighet===
 
Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.
 
Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild1.png}}
−  
   
 
== Utläggstyper ==
  
== Utläggstyper ==
Line 41: Line 43:
 
Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
 
Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild2.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Anvisning
−
!Instruction
  
  +
|Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
−
|If text is entered in the Instructions (Text) and Instructions (Quant) fields, these fields will become mandatory when registering expenses.
  
 
|-
  
|-
  +
!Avvikande skuldkonto
−
!Special liabilities account
  
  +
|Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
−
|If another account than the one stated in the parameters shall be used.
  
 
|-
  
|-
  +
!Motkonto för projektinköp
−
!Contra account for project purchases
  
  +
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Konto för inköp på projekt som finns inställt i Parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
−
|A setting that is rarely used. An account for offsetting (credit) when an expense is recorded on a project can be specified. (Account for purchases on projects that is set in the Parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, the Purchase ledger tab).
  
 
|-
  
|-
  +
!Momssats projekt
−
!VAT rate project
  
  +
|Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
−
|If VAT classes for input VAT are used, a VAT class other than the one set on the project purchase account can be specified here.
 
 
|-
  
|-
  +
!Projekt
−
!Project
  
  +
|Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
−
|If projects must be specified when registering expenses.
  
 
|-
  
|-
  +
!Inköpskod
−
!Purchase code
  
  +
|Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
−
|Purchase code to be used if the expense is booked on an external project.
  
 
|-
  
|-
  +
!Använd momssats
−
!Use VAT rate
  
  +
|Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen
−
|The table contains a template for how the expenses should be booked. In the simplest cases, it specifies which account should be proposed when an expense report is booked. It is also possible to combine fixed prices, unit prices and percentages of the total against different accounts, which can facilitate accounting.
  
 
|}
  
|}
   
Line 70: Line 72:
 
Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
 
Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
   
−
=== Representation ===
 +
=== Representation ===
−
When booking expensed from representation, the posting of VAT has to be made manually.
+
Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.
−
==== Example Internal Representation ====
 +
==== Exempel Intern Representation ====
 
 
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild3.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild3.png}}
   
−
==== Example Wellness benefit====
 +
==== Exempel Friskvård ====
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild4.png}}
   
 
== Utbetalning av utlägg ==
  
== Utbetalning av utlägg ==
Line 88: Line 90:
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
 
!ID
  
!ID
  +
|Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
−
|The supplier shall have the same code as the employee’s user and employee.
 
 
|-
  
|-
  +
!Namn
−
!Name
  
−
|(General tab).
 +
|(Fliken Allmänt).
 
|-
  
|-
  +
!Betalningssätt
−
!Payment method
  
  +
|(Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
−
|(Payment tab). Use Bank account without notification.
  
 
|-
 
|-
  +
!Mott konto
−
!Payee account
  
  +
|(Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
−
|(Foreign payment tab). The complete bank account, numbers only.
 
 
|-
  
|-
  +
!Lev skuldkonto
−
!Trade creditors accoun
  
  +
|(Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
−
|(Other tab). The liability account for the expense report.
 
 
|-
  
|-
  +
!Kostnadsbärare
−
!Cost object
  
  +
|(Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare.
−
|(Other tab). Enter cost object.
  
 
|}
 
|}
   
−
== Expenses with corporate card ==
 +
== Utlägg med företagskort ==
  +
Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
−
If an expense is marked as a corporate card, the normal balance sheet account must be replaced with the account that is set for corporate card in the parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab.
 
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild5.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild5.png}}
 
 
−
=== Parameters ===
 +
=== Parametrar ===
  +
Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
−
Enter a balance sheet account in the Liabilities account for corporate card field in the parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab.
 
  +
Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.
−
The account should not be assigned to any subsystem and should have a mandatory or optional link to cost objects.
  
−
=== Users ===
  
−
Check the box Holder of corporate card in System | Base registers | Users, Expenses tab.
 
   
  +
=== Användare ===
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild6.png}}
  
  +
Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg. .
  +
  +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild6.png}}
 
 
  +
När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.
−
When checked, a new column Corporate card will be displayed to the user when making an expense report.
  
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
!Corporate card default
 +
!Företagskort default
  +
|Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.
−
|Depending on how frequently the user makes purchases on their corporate card, a suggestion may be made as to how the field in the expense report should be filled in. The suggestion can be changed when the user makes the expense report.
  
 
|}
  
|}
  +
För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.
−
In order for users who hold corporate cards to submit their expense reports, the rows must be marked with Yes or No in the Corporate Card column.
  
   
 
== Skapa ett utlägg ==
  
== Skapa ett utlägg ==
Line 131: Line 134:
   
 
=== Marathon Office ===
  
=== Marathon Office ===
  +
Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg.
−
Start the program in Accounting | Expenses and use the NEW button to create a new expense report.
 
−
Fill in the report line by line and use the expense types to obtain information about what details should be entered in the columns.
 +
Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild7.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
 
!Ref
  
!Ref
  +
|Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
−
|If a receipt has a reference number, it can be entered here.
  
 
|-
 
|-
  +
!Typ
−
!Type
  
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
−
|Select expense type.
  
 
|-
  
|-
  +
!Datum
−
!Date
  
  +
|Ange inköpsdatum enligt kvittot.
−
|The purchase price on the receipt.
  
 
|-
  
|-
 
!Text
  
!Text
−
|Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.
 +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|-
 
|-
  +
!Valuta
−
!Currency
  
  +
|Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
−
|The company’s base currency is used by default. Cn be changed to another currency.
 
 
|-
  
|-
  +
!Belopp
−
!Amount
  
  +
|Ange inköpets totala belopp i originalvaluta.
−
|The total amount of the purchase in original currency.
  
 
|-
 
|-
  +
!Kurs
−
!Rate
  
−
|The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
 +
|Kursen är hämtad från Marathons kursregister. Kan ändras till en mer relevant kurs.
 
|-
  
|-
  +
!Antal
−
!Quantity
  
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
−
|Fill in quantity.
  
 
|-
  
|-
  +
!Belopp SEK
−
!Amount XXX
  
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
 
|-
  
|-
−
!VAT XXX
 +
!Moms SEK
  +
|Momsens totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total Vat in the company’s base currency.
  
 
|-
 
|-
  +
!Projekt
−
!Project
  
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
−
|Enter project if the expense concerns a project.
  
 
|-
 
|-
  +
!Inköpskod
−
!Purchase code
  
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
−
|If project purchase, enter purchase code.
 
 
|-
  
|-
  +
!Bilder
−
!Images
  
  +
|Infoga bilder som gäller utlägget genom att använda listknappen.
−
|Insert images relevant to the expense using the list button.
  
 
|-
 
|-
  +
!Företagskort
−
!Corporate card
  
  +
|Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
−
|If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
  
 
|}
  
|}
   
Line 183: Line 186:
 
Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.
 
Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild8.png}}
 
 
  +
För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.
−
To create a new expense, use the + New expense report button and enter the heading for the expense report. When the heading is saved, the expense will automatically be marked as Not ready.
  
 
 
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild9.png}} {{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild9.png}} {{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild10.png}}
 
 
  +
Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.
−
The contents of the expense report can be registered using the + New receipt button. Each new receipt represents a row in the expense report.
  
  +
Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.
−
You can move between columns by scrolling in the column header or using the arrow at the bottom right.
  
 
 
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild11.png}} {{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild12.png}}
+
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild11.png}} {{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild12.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Datum
−
!Date
  
  +
|Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
−
|The date will be set to today's date by default. If the purchase date is different from today's date, it can be changed here.
  
 
|-
 
|-
  +
!Bilaga
−
!Attachment
  
  +
|Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
−
|Use the Add Image button to import images or open your mobile camera and take a photo of the physical receipt.
  
 
|-
  
|-
  +
!Typ
−
!Type
  
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
−
|Select expence type.
  
 
|-
  
|-
  +
!Företagskort
−
!Corporate card
  
  +
|Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
−
|If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
 
 
|-
  
|-
  +
!Antal
−
!Quantity
  
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
−
|Fill in quantity
  
 
|-
  
|-
  +
!Belopp SEK
−
!Amount XXX
  
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta..
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
 
|-
  
|-
−
!VAT XXX
 +
!Moms SEK
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
 
|-
  
|-
  +
!Projekt
−
!Project
  
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
−
|If the expense relates to project purchases, specify the project
  
 
|-
  
|-
  +
!Inköpskod
−
!Purchase
  
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
−
|If the expense relates to project purchases, specify the purchase code
  
 
|-
  
|-
 
!Text
  
!Text
−
|Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.
 +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|}
  
|}
 
 
  +
När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.
−
When the expense is ready for approval, the status can be changed from Not ready to Submitted by clicking on the Submitted heading.
  
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild13.png}}
+
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild13.png}}
 
 
  
 
−
== Approval of expenses ==
 +
== Attest av utlägg ==
−
An expense can be approved in both Marathon Office and Marathon Pocket. Below is a description of how this is done in both places.
 +
Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
  +
 
=== Marathon Office ===
  
=== Marathon Office ===
  +
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.
−
In Accounting | Expenses, the Expense watch list tab shows all expenses, their status, and the person who approved them.
  
  +
För att attestera ett utlägg markeras utlägget och knappen Attest används.
−
To approve an expense, select the expense and click the Approve button.
  
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild14.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild14.png}}
 
 
   
  +
Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
−
In the expense report you can see earlier approvals and how the expense has been reported. You can also change the approval: if it is going to be finally approved, pre-approves or if the approver should be someone else.
  
  +
Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.
−
The options concerning approval can be set as default, depending on user settings in System | Base registers | Users, Approval tab.
  
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild15.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild15.png}}
   
 
 
Line 261: Line 265:
   
 
=== Marathon Pocket ===
  
=== Marathon Pocket ===
−
Log in to Marathon Pocket and open the Approva module. Select the invoice to approve and press the button Approve invoice.
 +
Logga in i Marathon Pocket och öppna Attestmodulen. Markera den faktura som ska attesteras och använd knappen Attestera faktura.
 
 
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild16.png}} {{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild17.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild16.png}} {{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild17.png}}
   
  +
I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
−
In the approval view you can choose between final approval and pre-approval, and change to another approver.
  
  +
Här väljs även beloppet som ska attesteras.
−
Here you can also select amount to approve.
  
   
 
== Bokföra utlägg ==
  
== Bokföra utlägg ==
Line 275: Line 279:
 
När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.
  
När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild19.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild19.png}}
   
 
[[Category:Accounting]]
  
[[Category:Accounting]]
−
[[Category:ACC-EXP-EN]]
 +
[[Category:ACC-EXP-SV]]
 
[[Category:Manuals]]
  
[[Category:Manuals]]

Latest revision as of 09:41, 24 July 2026

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort Ange konto.

(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).

Ange moms vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
Utlägg direkt till attest Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den

ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.

Bokför endast slutattesterade utlägg Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

File:ACC-EXP-SV-Bild1.png

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

File:ACC-EXP-SV-Bild2.png

Anvisning Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
Använd momssats Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

File:ACC-EXP-SV-Bild3.png

Exempel Friskvård

File:ACC-EXP-SV-Bild4.png

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

ID Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn (Fliken Allmänt).
Betalningssätt (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare.

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

File:ACC-EXP-SV-Bild5.png

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg. .

File:ACC-EXP-SV-Bild6.png

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

File:ACC-EXP-SV-Bild7.png

Ref Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp Ange inköpets totala belopp i originalvaluta.
Kurs Kursen är hämtad från Marathons kursregister. Kan ändras till en mer relevant kurs.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK Momsens totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Inköpskod Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
Bilder Infoga bilder som gäller utlägget genom att använda listknappen.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

File:ACC-EXP-SV-Bild8.png

För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.

File:ACC-EXP-SV-Bild9.png File:ACC-EXP-SV-Bild10.png

Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen. Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.

File:ACC-EXP-SV-Bild11.png File:ACC-EXP-SV-Bild12.png

Datum Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
Bilaga Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta..
Moms SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Inköpskod Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.

När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.

File:ACC-EXP-SV-Bild13.png  

Attest av utlägg

Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör. För att attestera ett utlägg markeras utlägget och knappen Attest används.

File:ACC-EXP-SV-Bild14.png


Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör. Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.

File:ACC-EXP-SV-Bild15.png


Utskrift Utskrift av utlägget
Visa Visar den registrerade bilagan.
Ny attestör Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
Ta bort attestör Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.


Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Attestmodulen. Markera den faktura som ska attesteras och använd knappen Attestera faktura.

File:ACC-EXP-SV-Bild16.png File:ACC-EXP-SV-Bild17.png

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör. Här väljs även beloppet som ska attesteras.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.

Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.

File:ACC-EXP-SV-Bild19.png

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports/sv&oldid=93693"