Difference between revisions of "Expense reports/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "=== Representation === Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras. ==== Exempel Intern Representation ==== {{Expand...")
 
(2 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 45: Line 45:
 
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild2.png}}
  
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild2.png}}
   
−
<div class="mw-translate-fuzzy">
  
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
 
!Anvisning
  
!Anvisning
Line 54: Line 53:
 
|-
  
|-
 
!Motkonto för projektinköp
 
!Motkonto för projektinköp
−
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Konto för inköp på projekt som finns inställt i Parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra..
 +
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Konto för inköp på projekt som finns inställt i Parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
 
|-
  
|-
 
!Momssats projekt
  
!Momssats projekt
Line 68: Line 67:
 
|Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen
  
|Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen
 
|}
  
|}
−
</div>
  
   
 
=== Projektinköp ===
  
=== Projektinköp ===
Line 80: Line 78:
 
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild3.png}}
  
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild3.png}}
   
−
==== Example Wellness benefit====
 +
==== Exempel Friskvård ====
   
−
{{ExpandImage|ACC-EXP-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild4.png}}
   
 
== Utbetalning av utlägg ==
  
== Utbetalning av utlägg ==

Latest revision as of 09:41, 24 July 2026

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort Ange konto.

(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).

Ange moms vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
Utlägg direkt till attest Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den

ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.

Bokför endast slutattesterade utlägg Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

File:ACC-EXP-SV-Bild1.png

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

File:ACC-EXP-SV-Bild2.png

Anvisning Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
Använd momssats Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

File:ACC-EXP-SV-Bild3.png

Exempel Friskvård

File:ACC-EXP-SV-Bild4.png

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

ID Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn (Fliken Allmänt).
Betalningssätt (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare.

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

File:ACC-EXP-SV-Bild5.png

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg. .

File:ACC-EXP-SV-Bild6.png

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

File:ACC-EXP-SV-Bild7.png

Ref Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp Ange inköpets totala belopp i originalvaluta.
Kurs Kursen är hämtad från Marathons kursregister. Kan ändras till en mer relevant kurs.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK Momsens totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Inköpskod Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
Bilder Infoga bilder som gäller utlägget genom att använda listknappen.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

File:ACC-EXP-SV-Bild8.png

För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.

File:ACC-EXP-SV-Bild9.png File:ACC-EXP-SV-Bild10.png

Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen. Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.

File:ACC-EXP-SV-Bild11.png File:ACC-EXP-SV-Bild12.png

Datum Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
Bilaga Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta..
Moms SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Inköpskod Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.

När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.

File:ACC-EXP-SV-Bild13.png  

Attest av utlägg

Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör. För att attestera ett utlägg markeras utlägget och knappen Attest används.

File:ACC-EXP-SV-Bild14.png


Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör. Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.

File:ACC-EXP-SV-Bild15.png


Utskrift Utskrift av utlägget
Visa Visar den registrerade bilagan.
Ny attestör Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
Ta bort attestör Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.


Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Attestmodulen. Markera den faktura som ska attesteras och använd knappen Attestera faktura.

File:ACC-EXP-SV-Bild16.png File:ACC-EXP-SV-Bild17.png

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör. Här väljs även beloppet som ska attesteras.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.

Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.

File:ACC-EXP-SV-Bild19.png

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports/sv&oldid=93693"