Difference between revisions of "Project queries/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with " {| class=mandeflist !Kopiera från |Vid utformning av en ny budget kan färdiga mallar eller en tidigare budget användas genom att klicka på {{btn|Kopiera från}}. |- !Mall...")
 
(85 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
Denna manual beskriver de olika funktionaliteterna i programmet Projekthantering, som är ett omfattande projektredovisnings- och frågeprogram. Här kan du lägga upp nya kunder och projekt, analysera projekt, skriva ut listor, prissätta projekt, skapa budget och hantera arvode, inköp och övrigt och mycket mer.
   
−
== Projektfrågor ==
 +
== Projekthantering ==
   
−
Kund och Projekt nås från Projekt/Frågor. I grundvyn i Kund och projekt visas till vänster de kunder som är inlagda i systemet. Genom att markera en kund visas tillhörande projekt till höger.
 +
Kunder och projekt nås från {{pth|Projekt|Frågor}}. I grundvyn i Kund och projekt visas till vänster de kunder som är inlagda i systemet. Genom att markera en kund visas tillhörande projekt till höger.
   
 
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild5.png}}
  
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild5.png}}
Line 13: Line 14:
 
|-
  
|-
 
!End egna
  
!End egna
−
|Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är kundansvarig, projekt- eller produktionsledare för.
 +
|Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är projekt- eller produktionsledare för.
 
|-
  
|-
 
!Stoppas
  
!Stoppas
Line 241: Line 242:
 
|-
  
|-
 
!Deadline
  
!Deadline
−
|Möjlighet att fylla i deadline för projektet. Deadline fångas upp under Förfallna projekt nere i Marathonfönstret. Deadline kan även visas i rapporter.
 +
|Möjlighet att fylla i deadline för projektet. Deadline kan visas i rapporter. Överskriden deadline skapar en notifikation på startsidan.
 
|-
  
|-
 
!Moms
  
!Moms
Line 278: Line 279:
 
|-
  
|-
 
!Visa period
  
!Visa period
−
|Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period. {{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild8.png}}
 +
|Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period.
 
|-
  
|-
 
!Fast pris
  
!Fast pris
Line 309: Line 310:
 
För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.
  
För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--grafik10.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild8.png}}
   
   
Line 392: Line 393:
 
|}
  
|}
   
  +
Då budgeten sparats kan den skrivas ut genom att klicka på {{btn|Utskrift}}.
−
When the estimate is saved, you can print it out. There are a few printout selections to do
  
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild13.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Särskild fakturatext
−
!Special invoice text
  
  +
|Text som ligger som särskild fakturatext på projektet
−
|Text written as special invoice text on the project (e.g. reference number that you want on the client’s invoice).
  
 
|-
  
|-
  +
!Budgettext före
−
!Estimate text before
  
  +
|Den text som lagts in under Budgettext före i textfliken
−
|Text that has been written in the Estimate text before-field in the texttab.
  
 
|-
  
|-
  +
!Sidbrytning
−
!Page break after heading
  
  +
|Kryssas i om det ska vara ett försättsblad med information om projektet innan de budgeterade värdena i arvode, inköp och övrigt presenteras.
−
|Tick the box if you want a leaf with project information separately from the actual budget.
  
 
|-
  
|-
  +
!Kalkyl
−
!Fee/Purchases/Other
  
  +
|Kalkyl visar informationen som lagts in under flikarna {{flik|Arvode}}, {{flik|Inköp}} och {{flik|Övrigt}}
−
|Select detail level in the drop-down menus. If you e.g. select Code/description, the estimate will be divided in codes and you can see comments for each code. If you have just set fixed amounts for fees/purchases/other, Description is the best printing alternative. Note, that even if you have created a very detailed budget, you can still print out one more compressed, e.g. on category level.
  
 
|-
  
|-
  +
!Sidbrytning
−
!Estimate text after
  
  +
|Sidbrytning innan Budgettext efter skrivs
−
|The text that has been written in the field {{fld|Estimate text after}} in the tab {{flik|Text}}.
  
  +
|-
  +
!Budgettext efter
  +
|Den text som lagts in under Budgettext efter i textfliken
  +
|-
  +
!Arvode/Inköp/Övrigt
  +
|Rullgardinsmenyerna används för att bestämma hur detaljerad budgetutskriften ska vara.
 
|-
  
|-
  +
!Visa timmar
−
!Show hours
  
  +
|Markeras om budgeten ska visa antal timmar för arvode
−
|Select if you want to see number of hours for the fee.
  
 
|-
  
|-
  +
!Delsummor
−
!Subtotals
  
  +
|I rullgardinsmenyn anges till vilken nivå delsummeringarna ska vara utefter de val som gjorts när det gäller att visa arvode, inköp och övrigt. Ju högre siffra desto mer detaljerade delsummor.
−
|Select on what level you want to see the subtotals. The higher numbers you choose, the more detailed the subtotals will be.
  
 
|-
  
|-
  +
!Visa nollrader
−
!Show 0-lines
  
  +
|Med detta val visas även rader vars belopp är noll
−
|Select if you want to see lines with zero- amounts
  
 
|-
  
|-
  +
!Visa belopp på detalj…
−
!Show amounts on…
  
  +
|Genom att kryssa ur denna ruta detaljspecificeras inte beloppet för respektive post, utan endast totalsumman för arvode/inköp/övrigt.
−
|When you select this, the amount will not be specified by detail for each record; only the total sum will be shown for fees, purchases and other.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skriv ut moms
−
!Print out VAT
  
  +
|Markeras om moms ska skrivas ut i summeringen av budgeten
−
|All values in the estimate are exclusive of VAT. If you want to see the amounts with VAT, tick this alternative.
  
 
|-
  
|-
  +
!Språk
−
!Language
  
  +
|Flera språk kan väljas under förutsättning att kostnadskoderna är översatta om de ska vara med på utskriften.
−
|You can select between different languages (Provided that you have translated your fee-, purchase- and other codes). Otherwise they will show in your company’s basic language.
  
 
|-
  
|-
−
!PDF/Spreadsheet
 +
!PDF/Kalkyl
  +
|Budgeten skrivs ut antingen till Pdf eller till Kalkyl som exporterar informationen till Excel.
−
|The destination of the printout; either in Pdf format or as an export to Excel.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utskriftsmall
−
!Printout template
  
  +
|Om utskriftsmallar används kan man här välja vilken mall budgeten ska skrivas ut på.
−
|If your company is using different templates for printouts, select one in the menu.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Fee ===
 +
=== Arvode ===
   
  +
I fliken {{flik|Arvode}} finns i den vänstra fliken {{flik|Avprickning}} där de tider medarbetare registrerat antingen på projektet eller totalt listas. (Samma avprickningslista som i Tidrapporteringen) Gula dagar är stoppade, gröna dagar är färdigrapporterade och röda dagar är ofärdiga. Är rutan {{kryss|End projekt}} ikryssad visas timmar markerade med fetstil på de dagar som innehåller tidrapporter från detta projekt.
−
The fee tab has two “sub-tabs”; {{flik|Reconciliation}} and {{flik|Resource planning}}.The reconciliation module is the same that is shown in Time reporting. You can follow the employees’ reported hours either per project or total.
  
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild5.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild14.png}}
   
  +
I den högra fliken under Arvode finns {{flik|Resursplanering}}, där den planerade tiden från {{pth|Projekt|Resursplanering}} visas.
−
The resource planning tab shows how the time has been planned in {{pth|Projects|Resource planning}}. You can select a period and sort the list per employee, code or date.
  
  +
Datumintervall kan väljas och listan kan visas per medarbetare, kod, datum eller detaljerat.
  +
  +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild15.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Endast planerat
−
!Only planned time
  
  +
|Här går det att se både vad som planerats och vad som registrerats på projektet genom att bocka i/bocka ur rutan
−
|Shows only the time that has been planned for the project.
  
 
|-
  
|-
  +
!Datum
−
!Dates
  
  +
|Datumintervall kan fyllas i
−
|You can select a period.
  
 
|-
  
|-
  +
!Medarbetare
−
!Employee
  
  +
|Valet visar tiden per medarbetare
−
|Shows the planned time per employee.
  
 
|-
  
|-
  +
!Kod
−
!Code
  
−
|Shows the planned time per job code.
 +
|Valet visar tiden per kod
 
|-
  
|-
  +
!Datum
−
!Date
  
−
|Shows the time per date.
 +
|Valet visar tiden per datum
 
|-
  
|-
  +
!Detaljer
−
!Detailed
  
  +
|Valet visar en detaljerad lista
−
|Shows a detailed list.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Purchases ===
 +
=== Inköp ===
   
  +
I fliken {{flik|Inköp}} finns till vänster Förfrågningar. Förfrågningar kan skickas ut till leverantörer och efter det kan en rekvisition (inköpsorder) skapas med förfrågningen som underlag. Rekvisitioner skapas antingen från förfrågningen eller under fliken {{flik|Rekvisitioner}}. Rekvisitionen kan sedan användas vid attest av leverantörsfakturor för att matcha inköpet mot rekvisitionen.
−
This tab contains both {{flik|Quotation queries}} and {{flik|Purchase orders}}. Quotation queries can be sent to suppliers and later be used as a framework for purchase orders. Purchase orders may be created directly from the query, or from the Purchase order tab.
  
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild6.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild16.png}}
   
  +
Välj {{btn|Ny}} för att skapa en ny förfrågan. Följande kan fyllas i:
−
Create a new query.
  
−
Click NEW.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Inköp av
−
!Purchase of
  
  +
|Ett fält för fri text, blir även "fri text" på rekvisitionen och visas då även i Marathon Attest.
−
|Text that will be shown in the field {{fld|Text}} in the purchase order. It will also be shown in {{pth|Accounting|Approval}}
  
 
|-
  
|-
  +
!Inköpskod
−
!Purchase code
  
  +
|Den typ av inköp som rekvisitionen gäller.
−
|Type of purchase.
  
 
|-
  
|-
  +
!Offererat inpris
−
!Our reference
  
  +
|Kan fyllas i när förfrågningen besvarats och går sedan att se som en kolumn för att få en överblick på vilken leverantör man ska skicka rekvisitionen till samt för att kunna se prisutvecklingen på tidigare förfrågningar.
−
|Employee in the own company that is in charge of the purchase. Marathon suggests the logged-in employee.
  
 
|-
  
|-
  +
!Vår referens
−
!Quoted price
  
  +
|Medarbetare i det egna företaget som är kontaktperson.
−
|Can be filled in when the query has been replied to. It can later be seen as a column in the overview list which can be used as overview of purchase order recipients and also for follow-ups on price developments regarding previous queries.
  
 
|-
  
|-
  +
!Företag
−
!Company
  
  +
|Det företag inköpet görs till
−
|Company, into which the purchase goes.
  
 
|-
  
|-
  +
!Leverantör
−
!Supplier
  
  +
|Om leverantören är upplagd med adressuppgifter och betalningsvillkor fylls automatiskt dessa fält i.
−
|If the supplier has been registered with address and terms of payment, this information will automatically be pasted to the fields below.
  
 
|-
  
|-
  +
!Leveransadress
−
!Delivery address
  
  +
|Den adress dit inköpet ska levereras. Välj Egen, Kund eller skriv in en adress manuellt.
−
|Address, where the purchase shall be delivered. Select between own address, client’s address or write an address manually.
  
 
|-
  
|-
  +
!Godsmärkning
−
!Goods label
  
  +
|Leveransens märkning
−
|The delivery label (e.g. project-ID)
  
 
|-
  
|-
  +
!Fri rekvisitionstext
−
!Description text
  
  +
|Textfält för anteckningar till leverantören. Det finns möjlighet att koppla en rekvisitionstext till varje inköpskod som automatiskt visas i fältet.
−
|Text field for notes to the supplier. A purchase order text may be connected to each purchase code. If selected, it will show automatically.
  
 
|-
  
|-
  +
!Kopiera från
−
!Copy from
  
  +
|Valet Kopiera från då man valt ny hämtar in uppgifter från en redan befintlig förfrågan.
−
|Information on queries may be copied from an already existing query.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skriv ut
−
!Print
  
  +
|Då förfrågan sparats kan den skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.
−
|When a query has been saved it can be printed out to Pdf or be sent to the supplier either as fax or email. When a query has been printed out, it turns inactive.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skapa rekvisition
−
!New purchase order
  
  +
|Om förfrågan ska bli en rekvisition (inköpsorder) väljs Skapa rekvisition av den markerade förfrågan. Rekvisitionen får då ett löpnummer.
−
|If a query shall be used as a purchase order, select the query and press {{btn|New purchase order}}. The purchase order gets a running number.
  
 
|-
  
|-
  +
!Öppna rekvisition
−
!Open purchase order
  
  +
|Här eller i fliken rekvisitioner öppnas rekvisitionen för komplettering.
−
|Select open purchase order to make complementary additions to the order.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skriv ut rekvisition
−
!Print purchase order
  
  +
|Rekvisitionen kan skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.
−
|The purchase order can be printed out or sent to the supplier by fax or e-mail.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Genom att skapa en rekvisition på ett inköp underlättas kontrollen av inköpet och arbetet för ekonomiavdelningen alternativt för attestören om Marathon Attest används, eftersom rekvisitionen kan matchas med fakturan.
−
Creating a purchase order for a purchase facilitates the work of the accounting department and approvers, as it is possible to match the purchase order with the invoice later.
  
   
  +
Om rutan {{kryss|Endast aktiva}} är ibockad syns endast omatchade rekvisitioner som fortfarande är aktiva. För att få upp mer information om rekvisitionen eller göra förändringar kan man dubbelklicka på den eller markera den och klicka på knappen {{btn|Öppna}}.
−
If the box {{kryss|Only active}} is checked, the list shows only those purchase orders that have not yet been matched with an invoice.
  
−
Select a line and click {{btn|Open}} in order to see more details about a specific order.
  
   
  +
I {{pth|Ekonomi|Leverantörsfakturor}} visas alla företagets Förfrågningar och Rekvisitioner.
−
All of the company’s queries and purchase orders are shown in {{pth|Accounting|Suppliers' invoices}}.
  
   
−
=== Printout tab ===
 +
=== Utskrift ===
   
  +
Under fliken {{btn|Utskrift}} skrivs projektstatus ut. Välj {{btn|Skriv ut}} för att starta utskriften. I {{btn|Spara val}} sparas selekteringen till nästa gång programmet används. Endast tider som är uppdaterade av ekonomipersonal syns i utskriften.
−
You can print out project status in this tab. Start with {{btn|Printout}}. If you click {{btn|Save selection}}, your selection will be saved and suggested to you next time you are in the program.
  
−
Note that only updated hours are shown in the printout.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Huvud
−
!General information
  
  +
|I projekthuvudet finns projektets grunduppgifter samlade, exempelvis uppläggningsdatum, projektledare och kundansvarig. Här finns även uppgifter om parametrar som ställts in för projektet.
−
|Main information about the project, e.g. project manager, start date, client manager, etc. Contains also information about parameters set for the project.
  
 
|-
  
|-
  +
!Totalt
−
!Total
  
−
|Shows total project status, i.e. the same information that you can find in the {{flik|Analysis}} tab.
 +
|Visar projektstatus d.v.s. samma information som framgår under fliken {{flik|Analys}}.
 
|-
  
|-
  +
!Spec arvode
−
!Details fee
  
  +
|Spec arvode visar arvodet uppdelade efter sorteringsval
−
|Shows hours divided according to your selection.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lista arvode
−
!List fee
  
  +
|Visar detaljerat vad varje medarbetare rapporterat. Kan begränsas till period.
−
|Shows what each employee has reported. The list can be reduced to a certain period.
  
 
|-
  
|-
  +
!Visa ej belopp
−
!Hide amounts
  
  +
|Möjlighet att dölja priset vid utskrift
−
|Possibility to hide amounts in printout.
  
 
|-
  
|-
  +
!Markera strötid
−
!Details purch
  
  +
|Om strötidshantering används i Tidrapporteringen kan strötid markeras med kommentaren (strötid) när Lista arvode skrivs ut
−
|Shows purchases according to your selection.
  
 
|-
  
|-
  +
!Spec inköp
−
!List purch
  
  +
|Spec inköp visar inköp uppdelat efter sorteringsval
−
|Detailed list of all purchases.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lista inköp
−
!Summarise purchases…
  
  +
|Visar detaljerat alla inköp
−
|Summarises purchases whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
  
 
|-
  
|-
  +
!Sum inköp utan lager
−
!Mark accumulated…
  
  +
|Summerar de inköp som redan är fakturerade eller bortjusterade
−
|Marks the time reported as accumulated project time.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lista rekvisitioner
−
!List orders
  
  +
|Förteckning över rekvisitioner på projektet
−
|A list of all orders on the project. You can choose to exclude the matched orders; select Do not show binding purchase orders in the menu.
  
 
|-
  
|-
  +
!Spec övrigt
−
!Details others
  
  +
|Spec övrigt visar allt som rapporterats som övrigt uppdelat efter sorteringsval
−
|Shows other records according to your selection.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lista övrigt
−
!List others
  
  +
|Visar detaljerat alla registrerade övriga kostnader
−
|A detailed list of other registered costs.
  
 
|-
  
|-
  +
!Sum övrigt utan lager
−
!Summarise others…
  
  +
|Summerar övrigtposter som redan är fakturerade eller bortjusterade
−
|Summarises other-records whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lista fakturor
−
!List invoices
  
  +
|Visar en lista på de fakturor som gjorts på projektet
−
|A list of all invoices on the project.
  
 
|-
  
|-
  +
!Fakturakoncept
−
!Invoice draft
  
  +
|Visar vad som ligger i lager för fakturering just nu. Hur detaljerad utskriften är beror på vilken fakturanivå som ställts in på projektet (görs av administratör).
−
|Shows the current amount in WIP to be invoiced. The detail level is according to settings on the project. The numerical codes will not be visible on the real invoice.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Invoicing ===
 +
=== Faktura ===
   
  +
I fliken {{flik|Faktura}} bestäms vad som ska faktureras och hur fakturan ska se ut. Det finns olika sätt att förbereda en faktura, nedan beskrivs tre olika sätt.
−
Determine in this tab what to invoice and the appearance of the invoice. There are different ways of preparing an invoice. Here is three methods.
  
   
−
==== 1.''' '''New invoice – only text ====
 +
==== 1.Ny faktura – enbart text ====
   
  +
Fakturatexten förbereds i {{pth|Projekt|Frågor}}, själva faktureringen sköts sedan av backofficepersonalen som använder sig av texten som förberetts och de anvisningar som gjorts. Välj Ny för att skapa en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.
−
Prepare the invoice text in {{pth|Projects|Queries}}. The actual invoicing is later performed by the accounting department, who is using the text that is prepared and the instructions that have been given. Select {{btn|New}}
  
−
to create an invoice. You can create several invoices on one project.
  
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild4.png}}
   
 
'''Text'''
  
'''Text'''
   
−
Create text in the {{flik|Text}} tab.
 +
Under fliken {{flik|Text}} skapas en fakturatext.
  +
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
!Create text
 +
!Skapa text
  +
|För att fånga upp det lager som finns på projektet eller för att fakturera f rån budget väljer man Skapa text. I menyn väljs först om beloppen ska bygga på budgeterade värden (och i sådana fall på vilken budget) eller på de belopp som är upparbetade och ligger i lager.
−
|Click {{btn|Create Text}} if you want to use the project's WIP or to invoice from the cost estimate. Select first if the amounts shall be based on estimated values (and in that case select estimate) or on the project's actual wip.
  
 
|-
  
|-
  +
!Detaljeringsnivå:
−
!Detail level
  
  +
|Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt. Vidare bestäms om beloppen ska delsummeras. Välj {{btn|Ok}} för att se resultatet.
−
|Select level of details for fees, purchases and other.
  
 
|-
  
|-
  +
!Delsummor:
−
!Subtotals
  
  +
|Här bestäms om beloppen ska delsummeras.
−
|Select how you want the subtotals.
  
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild4.png}}
  +
  +
Förslaget kan ändras genom att lägga till egna rader eller delsummor och skriva in ny text och belopp. Uppe till höger syns en sammanställning av beloppen och eventuellt aconto som ligger för avräkning.
   
−
The suggestion can be changed. You can add own rows and subtotals and write a new text and amounts. Down right you can see a summary of the amounts and possible pre-invoices waiting for deduction.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Anvisningar
−
!Instructions
  
  +
|Om beloppen ändras är det viktigt att klargöra för backofficepersonalen vad som ska justeras, ligga kvar i lager o.s.v. Det görs i fältet {{fld|Anvisningar}} och kommer inte att synas på fakturan. Under Fakturerat på analyssidan kan man sedan se anvisningar per faktura.
−
|If the amounts are changed, it is very important to instruct the accounting department what shall be adjusted and what shall be left in WIP, etc. Use the field Instruction; it will not be shown on the invoice. The instructions are shown in the {{flik|Analysis}} tab, under Invoiced, for each invoice.
  
 
|-
  
|-
−
!Import text
 +
!Hämta text
  +
|Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas in och därefter eventuellt korrigeras.
−
|If the invoice is similar to a previously created one, you can import text from old invoices and adjust the text to fit the actual one.
  
 
|-
  
|-
  +
!Fakturatext klar
−
!Invoice text ready
  
  +
|Då fakturan är klar för fakturering kryssas rutan Fakturatext klar i.
−
|When the invoice is ready, tick the box {{kryss|Invoice text ready}}.
  
 
|-
  
|-
  +
!Faktureringsavgift
−
!Invoicing fee
  
  +
|Ska faktureringsavgift debiteras på fakturan ska denna ruta kryssas i. Övrigtkod för faktureringsavgift anges i {{pth|System|Basregister/Pro/Parametrar}} fliken {{flik|Fakturering}}.
−
|If invoicing fee is set, click the box if you want invoicing fee on this specific invoice.
  
 
|-
  
|-
  +
!Planerat fakturadatum
−
!Planned inv.date
  
  +
|Här kan ett planerat fakturadatum fyllas i som information till ekonomiavdelningen om när det är dags att skriva ut fakturan.
−
|Write a date.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utskrift
−
!Printout
  
  +
|När fakturan sparats kan en provfaktura skrivas ut, välj vilken {{flik|Utskriftsmall}} fakturan ska visas med.
−
|When the invoice is saved you can print a test invoice. Select printout template.
  
 
|}
  
|}
   
−
==== 2. New invoice – text and content ====
 +
==== 2. Ny faktura – text och innehåll ====
   
  +
Fakturatexten och fakturans innehåll förbereds i {{pth|Projekt|Frågor}}
−
Prepare invoice text and content in {{pth|Projects|Queries}}. The actual invoicing is later performed by the accounting department.
  
  +
Fakturan skrivs sedan ut av ekonomipersonalen. Välj {{btn|Ny}} för att skapa en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.
−
Select {{btn|New}}
  
−
to create an invoice. You can create several invoices on one project.
  
   
  +
För att skapa text, följ anvisningar under 1.
−
Create text by following instructions in the chapter above (1.
  
  +
Ny faktura – enbart text i denna manual.
−
New invoice- only text).
  
   
  +
För att definiera innehållet, se separat manual för fakturering.
−
Create content; please request a separate invoicing manual for instructions.
  
   
−
==== 3. New invoice – collective invoice ====
 +
==== 3. Ny faktura – samlingsfaktura ====
   
  +
Samlingsfakturering innebär att man fakturerar flera projekt på samma kund i en faktura. För att detta ska fungera krävs:
−
Collective invoicing means invoicing several projects for a client on the same invoice. It is requested that:
  
   
  +
* Att projekten har samma kundkod.
−
* The projects have the same client code
  
   
  +
* Att projekten har samma kundnummer.
−
* The projects have the same client number
  
   
  +
* Att samlingsfakturering tillåts på projekten.
−
* Collective invoicing is allowed on the projects.
  
   
  +
* Att projekten har samma faktureringsvaluta vid utskriftstillfället.
−
* That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.
  
   
  +
Gå in på ett av projekten som ska ingå i samlingsfakturan och välj Fakturatyp Samlingsfaktura. Hämta därefter upp de projekt som ska ingå i fakturan under fliken Samlingsfaktura, inklusive det projekt du är inne på. Alla projektens innehåll visas nu i lagret och kan väljas för fakturering.
−
Open one of the invoices and select Invoice Type: Collective Invoice. Go to the tab {{flik|Collective Invoice}} and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the {{flik|Content}} tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.
  
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild9.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild17.png}}
   
−
==== Invoice client ====
 +
==== Fakturakund ====
   
  +
Om projektet har en annan faktureringsadress än den som finns på kunden, så anges en fakturakund på projektet. Under fliken {{flik|Parametrar}} kan en fakturakund för den enskilda fakturan hämtas upp.
−
If the project has another invoicing address than the client, use a invoicing client on it. Fetch invoice client from the tab {{flik|Parameters}}.
  
   
−
=== Notes ===
 +
=== Noteringar ===
   
  +
I fliken {{flik|Noteringar}} kan medarbetarna skriva in noteringar som gäller projektet. Noteringarna stämplas med namn och tidpunkt.
−
You can gather all notes about the project in this tab so that all colleagues can read it and also fill in their notes. A note is automatically marked with name and time.
  
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-Bild17.png}}
   
  +
Klicka på {{btn|Ny}} för att skriva en ny notering. En ruta med rubrik och noteringstext kommer då upp som kan fyllas i och sparas så att alla som har tillgång till projektet kan läsa den.
−
If you want to write a note, click {{btn|New}} to open a box, fill in heading and the note - you can also copy from a previous note, then {{btn|Save}}.
  
   
−
=== Documents ===
 +
=== Dokument ===
   
  +
I dokumentfliken kan projektets dokument vara tillgängliga.
−
Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact
  
−
Kalin Setterberg for more information.
 +
Dokumenten lagras på den ordinarie filservern och kopplas genom en mappstruktur till projektet, kontakta Kalin Setterberg för mer information.
   
−
== Project printouts ==
 +
== Projektutskrifter ==
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--grafik21.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-grafik21.png}}
   
  +
I modulen Projektutskrifter kan olika typer av sammanställningar av flera projekt samtidigt skrivas ut. Programmet motsvarar fliken Utskrift i frågeprogramet, se ovan.
−
In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Kolla antal träffar
−
!Hits
  
  +
|För att se antalet projekt som matchar vald selektering
−
|If you want to check the number of projects found.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skriv ut
−
!Print
  
  +
|Utskrift av vald selektering
−
|Print selection
  
 
|-
  
|-
  +
!Spara val
−
!Save selection
  
  +
|Selekteringen sparas på användaren
−
|You can save your selection
  
 
|-
  
|-
 
!Master
  
!Master
  +
|Om masterprojekt används för att gruppera projekt kan masterprojekt väljas
−
|If you use Master projects for grouping projects, you can select to sort by master here
  
 
|-
  
|-
 
!Status
  
!Status
−
|If you want to see projects with a certain status, select:
 +
|I status väljs projekt med en viss status:
  +
* Aktiva - Projekt som är aktiva för registrering
−
*Active - Projects open for transactions
  
  +
* Vilande - Projekt som har stoppats för registrering. Vilande projekt kan ha ett innevarande lager.
−
*Deactivated - Projects temporarily closed for transactions. Deactivated projects can have WIP.
  
  +
* Stoppade - Projekt som är avslutade och inte har något lager.
−
*Closed - Closed projects with no WIP.
  
 
|}
  
|}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Projekttyp
−
!Min WIP amount
  
  +
|Externa (E), gruppgemensamma (G), interna (I), spekulation (J) eller ej projektrelaterat (9)
−
|You can select projects that have WIP exceeding a certain amount.
  
  +
|-
  +
!Minsta lagerbelopp
  +
|Selektering för att endast välja ut projekt som har lager som överstiger en viss nivå.
 
|-
  
|-
  +
!End. tidsrapporteringsproj.
−
!Time reporting proj only
  
  +
|Selektering av projekt som är aktiverade för rapportering av tid i Marathons tidrapportering.
−
|The list shows only projects that are available for time reporting in Time reporting
  
 
|-
  
|-
  +
!Sortering
−
!Sort
  
  +
|Välj sorteringsordning av projekten, exempelvis på projektnamn, projektledare eller uppläggningsdatum.
−
|A menu to select sort order of the projects, e.g. project name, project manager or start date.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Reports ==
 +
== Rapporter ==
   
  +
Under rapporter finns ett antal standardrapporter, men egna rapporter kan skapas för att passa företagets behov. För rapportbygge finns en separat beskrivning.
−
This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Skriv ut rapport
−
!Print out report
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
Select a report and click {{btn|Printout}}.
 +
Skriv ut rapporten genom att markera den och välj {{btn|Utskrift}}.
−
A selection window opens.
  
   
−
{{ExpandImage|pro-pf-en--Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|pro-pf-sv-grafik22.png}}
   
  +
Till vänster i fönstret görs själva selekteringen.
−
Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template
  
  +
(Vilka selekteringsmöjligheter som ska vara möjliga bestäms vid utformningen av rapporten och därför kan valen variera.)
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Summering
−
!Subtotal
  
  +
|Summeringen bestämmer vilka delsummor rapporten ska ha.
−
|Subtotals determine how the report shall be presented.
  
 
|-
  
|-
  +
!Sortering
−
!Sort order Sort order for summation levels. Click {{btn|Reversed}} if you want the biggest amounts to be presented on top.
  
  +
|Sorteringsordning för respektive summeringsnivåer kan väljas. Genom att klicka i valet Omvänd vänds sorteringen så att de största värdena presenteras överst.
 
|-
  
|-
  +
!Utskriftsformat
−
!Print to
  
  +
|Rapporten kan antingen skrivas till Pdf eller Kalkyl/Excel.
−
|The report can be printed to Pdf or Spreadsheet.
  
 
|-
  
|-
  +
!Osummerat
−
!No sums
  
  +
|Utskrift utan summeringar, fungerar endast med valet Kalkyl.
−
|Printout without cubtotals
  
 
|-
  
|-
  +
!Starta
−
!Start
  
  +
|Starta utskriften genom att klicka på Starta
−
|Start printout
  
 
|}
  
|}
   
−
[[Category:pro-pf-en-]]
 +
[[Category:pro-pf-sv]]
  +
[[Category: Manuals]]
  +
[[Category:Projects]]

Latest revision as of 11:48, 22 September 2021

Denna manual beskriver de olika funktionaliteterna i programmet Projekthantering, som är ett omfattande projektredovisnings- och frågeprogram. Här kan du lägga upp nya kunder och projekt, analysera projekt, skriva ut listor, prissätta projekt, skapa budget och hantera arvode, inköp och övrigt och mycket mer.

Projekthantering

Kunder och projekt nås från Projekt: Frågor. I grundvyn i Kund och projekt visas till vänster de kunder som är inlagda i systemet. Genom att markera en kund visas tillhörande projekt till höger.

För att se en lista med alla projekt välj fliken Alla projekt.

End aktiva Både på kundsidan och projektsidan är det möjligt att välja att se endast aktiva kunder/projekt.
End egna Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är projekt- eller produktionsledare för.
Stoppas Stoppas ger en indikation till ekonomi/faktureringen som avslutar projektet.
Förfallna projekt Förfallna projekt kan ses i fliken med samma namn. Ett projekt som nått Deadline (ställs in på projektet) anses vara förfallet.

Även projekt där det finns ett fakturadatum inlagt och ingen faktura skrivits ut med det fakturadatumet eller efteråt visas här. Informationen visas endast för projektets projekt- och produktionsledare.

Kolumner i kundlistan

Favoriter Används för att markera kunder som favoriter
Kod Den unika identiteten för kunden
Kund Kundnamnet
Kundansvarig Medarbetarkoden på kundansvarig
Hänglås Visar om kunden är stoppad. Detta innebär att kunden inte har några aktiva projekt och inte heller är öppen för upplägg av nya projekt.
Grupp/Gruppbenämning Grupptillhörighet, kod/namn


Kolumner i Projektlistan:


Favoriter Används för att markera projekt som favoriter.
Kod Den unika identiteten för projektet. Består av kundkoden följt av ett löpnummer.
Projekt Projektbenämningen
Upplagt Uppläggningsdatum för projektet
PL Projektledarens medarbetarkod
$ Visar om det finns lager på projektet med ett $
Hänglås Visar om projektet är stoppat d.v.s. avslutat
Förf Röd markering visar att det finns förfallna kundfakturor på projektet (en markering visas om fakturan är förfallen med 8 dagar, två markeringar med 31 dagar)
Fakt.text skapad Om det finns fakturatext i fakturafliken på projektet så visas ett kryss
Fakt.text klar Om fakturatexten i fakturafliken är klarmarkerad visas ett kryss
Produktionsledare Medarbetarkoden för produktionsledaren
Lager Visar beloppet som finns i lager på projektet.
Valuta Visar basvalutan på projektet. (Används endast vid flervalutahantering.)
Projekttyp Visar projekttypen: externt (E), gruppgemensamt eller externt inom koncernen (G), internt (I), projektet för internt arbete (9) och spekulations- eller pitchprojekt (J).
Budget Ett kryss i kolumnen visar om det finns någon budget på projektet.
Stoppas I kolumnen visas med ett kryss om projektet ska avslutas och stoppas. (Stoppas ger en indikation till ekonomi/faktureringen som avslutar projektet.)
Lager Arvode Visar belopp arvodeslager
Lager Inköp Visar belopp inköpslager
Lager Övrigt Visar belopp övrigtlager
Fast pris Om det finns ett fastpris på projektet visas beloppet
Deadline Om deadline fyllts i på projektet så visas datumet här (aktiveras i System: Basregister/Pro/Kunder och projekt)
Fakt datum Om fakt datum fyllts i på projektet så visas datumet här (aktiveras i System: Basregister/Pro/Kunder och projekt)
Fakturerat Visas vad som fakturerats på projektet (inkl. aconto)
Tidrapportering Ett kryss i kolumnen visar om det går att rapportera tid på projektet.
Lokalt namn Visar lokalt namn om det finns registrerat på projektet.
Referensnummer Visar referesnummer om det finns registrerat på projektet.
Stoppdatum Visar projektets stoppdatum om projektet är stoppat.
Startdatum Visar projektets startdatum om det finns registrerat på projektet.

För att visa kolumnerna i en annan följd än den Marathon ger, går det att flytta dem genom att ta tag med muspekaren och flytta dem dit de ska vara. Klicka i rubriken i den kolumn som ska styra sorteringen.

Upplägg av kunder och projekt

I kund- och projektlistan kan nya kunder och projekt läggas upp. (Nyupplägg kräver att funktionen aktiverats och att du som användare är behörig.) Observera att bilden nedan kan se olika ut beroende på vilka fält som aktiverats för kundupplägget. Ändringar i upplägget görs i system: Basregister/Pro/Parametrar fliken Kunder och projekt vid tabellen Begrepp vid kundupplägg i Kund och Projekt.

Ny kund

För att lägga upp nya kunder används knappen Ny i kundlistan. Fyll i Kund-ID och OK, och fyll sedan i resten av fälten. Spara.


Kund-ID Kundens unika identitet kan bestå av upp till fyra tecken
Namn Kundens fullständiga namn (syns t.ex. på fakturor)
Internbenämning Internbenämningen kan användas för att identifiera kunden med någon egen benämning. Benämningen syns som kundens namn i Marathon men på fakturor till kunden visas kundens riktiga namn.
Kundansvarig Systemet föreslår automatiskt den som är inloggad som kundansvarig men det går givetvis att ändra medarbetare.
Kundkontakt Namn på kontaktperson hos kunden
Överkund För statistik kan kunder knytas samman med överkunder. T.ex. kan Volvo vara överkund för Volvo Göteborg och Volvo Stockholm. (Överkunder läggs upp i System: Basregister/Pro).
Kategori Kundkategori används för att kategorisera kunderna för statistik
Moms För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för kunden fylls i.
  • Inhemsk - Ordinarie momssats för kunder inom landet.
  • EU - Momsfritt utomlands inom EU
  • Utland - Momsfritt utomlands utanför EU
Tel vxl Kundens telefonnummer till växeln

Nytt projekt

Markera kunden och tryck på Ny i projektlistan.

Om manuella projektnummer används måste först projektnummer anges. Vid automatiska projektnummer visas inte nummerfältet utan projektet tilldelas nästa lediga nummer.

Kund-ID Markerad kund fylls i automatiskt av systemet.
Benämning Projektets namn
Projektledare Systemet föreslår automatiskt den som är inloggad som projektledare men det går att ändra.
Produktionsledare Systemet föreslår automatiskt den som är inloggad som produktions­ledare men det går att ändra.
Projektbeskrivning Projektbeskrivning kan fyllas i och visas på projektet
Typ Projektets typ, används för uppföljning.
  • Externt - Projekt mot extern kund
  • Spekulation - Pitch/spekulationsprojekt.

Då uppdraget är säkert märks projektet om till typ Externt.

  • Internt - Internt projekt
Arbetstyp Vilken typ av arbete som projektet avser. Upp till 3 olika typer kan anges.
Kundkontakt Namn på kontaktperson hos kunden.
Master För statistik kan projekt knytas samman med varandra. T.ex. kan projekt SAS 0002 vara masterprojekt för SAS 0004 och SAS 0005. På så vis kan projekten analyseras antingen var för sig eller alla tre tillsammans.
Särskild fakturatext I fältet kan text som ska komma med på projektets fakturor skrivas in. Texten kommer upp som förslag på varje faktura men kan tas bort.
Vår ref på faktura Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan
Tidrapportering Genom att kryssa i rutan aktiveras projektet för registrering av tid i Marathon
Grupp Den projektgrupp som projektet tillhör
Kostnadsställe Om projektintäkterna ska föras på ett visst kostnadsställe
Fast pris Om projektet har ett fast pris kan det fyllas i här. I projektanalysen och i rapporter finns sedan möjlighet att jämföra registrerat respektive fakturerat belopp mot det fasta priset.
Deadline Möjlighet att fylla i deadline för projektet. Deadline kan visas i rapporter. Överskriden deadline skapar en notifikation på startsidan.
Moms För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
Fakt.datum Projektets fakturadatum kan fyllas i.
Kopiera från Med Kopiera från kan uppgifter från ett redan befintligt projekt hämtas in. I fönstret som öppnas hämtas projektet upp och eventuell redan inskriven information skrivs över med projektets uppgifter.

Analys

Under fliken Analys visas projektets aktuella status. Understrukna rubriker och belopp visar att det går att fördjupa sig för mer detaljerad information.

Valuta I Marathon finns stöd för hantering av flera valutor. Annan valuta än basvaluta kan väljas och beloppen räknas då om med valutakursen som anges under System: Basregister/Bas/Valutor.
Arvode/Inköp/Övrigt I rullgardinsmenyerna väljs hur informationen för arvode/inköp/övrigt ska presenteras vid fördjupning då man klickar på respektive understruken rubrik.

Väljs exempelvis Kategori/Kod/Medarbetare i Arvode redovisas informationen först uppdelad på arvodesskategori, vid ytterligare fördjupning på arvodeskod och därefter per medarbetare. Slutligen visas detaljer, d.v.s. medarbetarnas tidrapporteringsrader inkl. kommentarer.

Visa endast inläst tid Genom att kryssa i rutan visas endast den tid som är uppdaterad av ekonomipersonal. I annat fall visas all tid som är rapporterad på projektet.
Summa masterprojekt Genom att klicka i rutan visas statistik för alla projekt som är sammankopplade genom ett masterprojekt. Masterprojekt fastställs vid projektupplägget eller ändras under fliken Grunduppgifter.
Visa period Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period.
Fast pris Fast pris kan läggas in vid projektupplägget eller under fliken Grunduppgifter, om fältet är aktiverat.
Budget I kolumnen visas projektets budget/budgetar uppdelat på arvode, inköp och övrigt. (Om parameterinställningen Räkna bara med bekräftade budgetar är påslagen visas endast bekräftade budgetar här.)
Antal Antalet rapporterade timmar, antal inköp och antal övrigtposter.
Registrerat I kolumnen beräknas värdet av upparbetat arvode, inköp och övrigt.
  • Registrerat arvode visar värdet på antalet timmar multiplicerat med de timpriser alternativt pris per kod som finns inlagda i systemet.
  • För inköp visas inpriset (kostnaden) plus eventuellt påslag.
Justerat Justeringar görs oftast i samband med fakturering eller när projektet avslutas. Klicka på understrykningen för att se detaljer för justeringar.
Fakturerat I kolumnen framgår vad som hittills har blivit fakturerat på projektet. Läs vidare om fakturerat nedan.
Lager Det belopp som ligger för fakturering. Lagret avser registrerat belopp plus eventuella justeringar minus fakturerat belopp.
Aconto På raden framgår om det finns någonting acontofakturerat (ej fakturerat från lager) som ännu inte avräknats mot lager. När väl acontot avräknas mot lager läggs fakturerat belopp istället i kolumnen Fakturerat.

För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.


I bilden visas information om vilka fakturor som ligger bakom beloppen samt vad fakturorna avser. Genom att klicka på fakturanumret till vänster visas vilka poster som finns till grund för fakturan samt anvisningen från fakturafliken. För att se hur fakturan till kund ser ut klickar man på ikonen till höger om fakturauppgifterna, och fakturan visas i pdf-format. Den röda markeringen i kolumnen Förf visar att fakturan är förfallen till betalning.

Grunduppgifter

Under fliken Grunduppgifter visas de projektuppgifter som lades in vid projektupplägget eller som ärvts från kunden.

För att ändra någon uppgift väljs Ändra och samma registreringsbild som vid projektupplägget visas.

Ett projekt kan raderas (under förutsättning att inget registrerats på det) genom att klicka på knappen Radera. Ta fram knappen med hjälp av den blå pilen.

Behöriga

Under fliken Behöriga framgår projektledare för det aktuella projektet och kundansvarig för kunden. Därefter visas vilka medarbetare som har behörighet till projektet.

Pris

I fliken Pris visas hur projektet är prissatt med uppdelning på arvode, inköp och övrigt.

Om det ligger ett fast pris på projektet står det överst i respektive område.

Därefter framgår eventuella avvikande timpriser från medarbetarnas ordinarie timpriser. De avvikande timpriserna kan inte förändras i denna bild utan kan endast läggas in av administratör. För avvikande timpris används nedan prioritetsordning.

****/*** betyder alla medarbetare respektive alla arbetskoder.

Exemplet i bild ovan säger att alla medarbetare kostar 1 500 kr på alla koder utom Carl Eriksson som kostar 1 200 i normala fall men på just koden Informationsinsamling kostar han 1 000.

(Om parameterinställningen Pris per arbetskod används istället för pris per medarbetare så tas ingen hänsyn till de avvikande timpriserna. Då står det enbart att timpris hämtas från kod.)

För inköpen finns fastställda påslag per kod vilka används för att beräkna priset ut mot kund. När det gäller övrigt hämtas enhetspriserna från respektive övrigtkod.

Budget

Under fliken Budget läggs projektets budget/budgetar in. Budgetfliken används för offerter. Dolda knappar tas fram med hjälp av den blå pilen bredvid knappen Utskrift.


Bekräfta Det finns möjlighet att kryssa i att en budget är bekräftad varvid datum och användare noteras på budgeten. (En parameter styr om det ska vara krav på att en budget ska vara bekräftad för att räknas med i analysfliken, rapporter etc.)
Ta bort bekräftelse En bekräftad budget kan inte ändras, men bekräftelsen kan tas bort om ändring måste göras. Om budgeten bekräftas på nytt noteras nytt datum och användare.
Aktivera Möjlighet att aktivera en inaktiv budget
Deaktivera Om det förekommer flera budgetar på ett projekt finns för att skilja på revisioner av samma budget och delbudgetar möjlighet att deaktivera de budgetar som inte ska räknas med i projektanalys, rapporter etc.

Klicka på Ny för att lägga in en ny budget. Budgeten har en separat flik för Arvode, Inköp, Övrigt och Text och valuta. Budgeten kan registreras på den detaljnivå som behövs.

Timpriserna i fliken Arvode föreslås från projektets prislista om tillräckligt med information för att fastställa detta har fyllts i. I fliken Inköp hämtas påslagen från projektets prislista.

I fliken Text och valuta kan rubriker anges och en löpande text skrivas. Vid Budgettext efter kan en text som ska hamna efter de budgeterade värdena i utskriften skrivas.


Kopiera från Vid utformning av en ny budget kan färdiga mallar eller en tidigare budget användas genom att klicka på Kopiera från.
Mallar I fönstret som dyker upp kan man ange om en mall ska användas. Läggs upp i Ekonomi: Budget.
Uppdatera priser Om en budget läggs på medarbetarnivå och dennes pris ändras kan man Uppdatera priser och det nya priset hämtas in.
Hämta team För att hämta projektets team vid upplägg av en ny budget klickar man på Hämta team och medarbetarna som är registrerade som team hämtas.

Då budgeten sparats kan den skrivas ut genom att klicka på Utskrift.

Särskild fakturatext Text som ligger som särskild fakturatext på projektet
Budgettext före Den text som lagts in under Budgettext före i textfliken
Sidbrytning Kryssas i om det ska vara ett försättsblad med information om projektet innan de budgeterade värdena i arvode, inköp och övrigt presenteras.
Kalkyl Kalkyl visar informationen som lagts in under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt
Sidbrytning Sidbrytning innan Budgettext efter skrivs
Budgettext efter Den text som lagts in under Budgettext efter i textfliken
Arvode/Inköp/Övrigt Rullgardinsmenyerna används för att bestämma hur detaljerad budgetutskriften ska vara.
Visa timmar Markeras om budgeten ska visa antal timmar för arvode
Delsummor I rullgardinsmenyn anges till vilken nivå delsummeringarna ska vara utefter de val som gjorts när det gäller att visa arvode, inköp och övrigt. Ju högre siffra desto mer detaljerade delsummor.
Visa nollrader Med detta val visas även rader vars belopp är noll
Visa belopp på detalj… Genom att kryssa ur denna ruta detaljspecificeras inte beloppet för respektive post, utan endast totalsumman för arvode/inköp/övrigt.
Skriv ut moms Markeras om moms ska skrivas ut i summeringen av budgeten
Språk Flera språk kan väljas under förutsättning att kostnadskoderna är översatta om de ska vara med på utskriften.
PDF/Kalkyl Budgeten skrivs ut antingen till Pdf eller till Kalkyl som exporterar informationen till Excel.
Utskriftsmall Om utskriftsmallar används kan man här välja vilken mall budgeten ska skrivas ut på.

Arvode

I fliken Arvode finns i den vänstra fliken Avprickning där de tider medarbetare registrerat antingen på projektet eller totalt listas. (Samma avprickningslista som i Tidrapporteringen) Gula dagar är stoppade, gröna dagar är färdigrapporterade och röda dagar är ofärdiga. Är rutan "End projekt" ikryssad visas timmar markerade med fetstil på de dagar som innehåller tidrapporter från detta projekt.

I den högra fliken under Arvode finns Resursplanering, där den planerade tiden från Projekt: Resursplanering visas. Datumintervall kan väljas och listan kan visas per medarbetare, kod, datum eller detaljerat.

Endast planerat Här går det att se både vad som planerats och vad som registrerats på projektet genom att bocka i/bocka ur rutan
Datum Datumintervall kan fyllas i
Medarbetare Valet visar tiden per medarbetare
Kod Valet visar tiden per kod
Datum Valet visar tiden per datum
Detaljer Valet visar en detaljerad lista

Inköp

I fliken Inköp finns till vänster Förfrågningar. Förfrågningar kan skickas ut till leverantörer och efter det kan en rekvisition (inköpsorder) skapas med förfrågningen som underlag. Rekvisitioner skapas antingen från förfrågningen eller under fliken Rekvisitioner. Rekvisitionen kan sedan användas vid attest av leverantörsfakturor för att matcha inköpet mot rekvisitionen.

Välj Ny för att skapa en ny förfrågan. Följande kan fyllas i:

Inköp av Ett fält för fri text, blir även "fri text" på rekvisitionen och visas då även i Marathon Attest.
Inköpskod Den typ av inköp som rekvisitionen gäller.
Offererat inpris Kan fyllas i när förfrågningen besvarats och går sedan att se som en kolumn för att få en överblick på vilken leverantör man ska skicka rekvisitionen till samt för att kunna se prisutvecklingen på tidigare förfrågningar.
Vår referens Medarbetare i det egna företaget som är kontaktperson.
Företag Det företag inköpet görs till
Leverantör Om leverantören är upplagd med adressuppgifter och betalningsvillkor fylls automatiskt dessa fält i.
Leveransadress Den adress dit inköpet ska levereras. Välj Egen, Kund eller skriv in en adress manuellt.
Godsmärkning Leveransens märkning
Fri rekvisitionstext Textfält för anteckningar till leverantören. Det finns möjlighet att koppla en rekvisitionstext till varje inköpskod som automatiskt visas i fältet.
Kopiera från Valet Kopiera från då man valt ny hämtar in uppgifter från en redan befintlig förfrågan.
Skriv ut Då förfrågan sparats kan den skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.
Skapa rekvisition Om förfrågan ska bli en rekvisition (inköpsorder) väljs Skapa rekvisition av den markerade förfrågan. Rekvisitionen får då ett löpnummer.
Öppna rekvisition Här eller i fliken rekvisitioner öppnas rekvisitionen för komplettering.
Skriv ut rekvisition Rekvisitionen kan skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.

Genom att skapa en rekvisition på ett inköp underlättas kontrollen av inköpet och arbetet för ekonomiavdelningen alternativt för attestören om Marathon Attest används, eftersom rekvisitionen kan matchas med fakturan.

Om rutan "Endast aktiva" är ibockad syns endast omatchade rekvisitioner som fortfarande är aktiva. För att få upp mer information om rekvisitionen eller göra förändringar kan man dubbelklicka på den eller markera den och klicka på knappen Öppna.

I Ekonomi: Leverantörsfakturor visas alla företagets Förfrågningar och Rekvisitioner.

Utskrift

Under fliken Utskrift skrivs projektstatus ut. Välj Skriv ut för att starta utskriften. I Spara val sparas selekteringen till nästa gång programmet används. Endast tider som är uppdaterade av ekonomipersonal syns i utskriften.

Huvud I projekthuvudet finns projektets grunduppgifter samlade, exempelvis uppläggningsdatum, projektledare och kundansvarig. Här finns även uppgifter om parametrar som ställts in för projektet.
Totalt Visar projektstatus d.v.s. samma information som framgår under fliken Analys.
Spec arvode Spec arvode visar arvodet uppdelade efter sorteringsval
Lista arvode Visar detaljerat vad varje medarbetare rapporterat. Kan begränsas till period.
Visa ej belopp Möjlighet att dölja priset vid utskrift
Markera strötid Om strötidshantering används i Tidrapporteringen kan strötid markeras med kommentaren (strötid) när Lista arvode skrivs ut
Spec inköp Spec inköp visar inköp uppdelat efter sorteringsval
Lista inköp Visar detaljerat alla inköp
Sum inköp utan lager Summerar de inköp som redan är fakturerade eller bortjusterade
Lista rekvisitioner Förteckning över rekvisitioner på projektet
Spec övrigt Spec övrigt visar allt som rapporterats som övrigt uppdelat efter sorteringsval
Lista övrigt Visar detaljerat alla registrerade övriga kostnader
Sum övrigt utan lager Summerar övrigtposter som redan är fakturerade eller bortjusterade
Lista fakturor Visar en lista på de fakturor som gjorts på projektet
Fakturakoncept Visar vad som ligger i lager för fakturering just nu. Hur detaljerad utskriften är beror på vilken fakturanivå som ställts in på projektet (görs av administratör).

Faktura

I fliken Faktura bestäms vad som ska faktureras och hur fakturan ska se ut. Det finns olika sätt att förbereda en faktura, nedan beskrivs tre olika sätt.

1.Ny faktura – enbart text

Fakturatexten förbereds i Projekt: Frågor, själva faktureringen sköts sedan av backofficepersonalen som använder sig av texten som förberetts och de anvisningar som gjorts. Välj Ny för att skapa en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.

Text

Under fliken Text skapas en fakturatext.


Skapa text För att fånga upp det lager som finns på projektet eller för att fakturera f rån budget väljer man Skapa text. I menyn väljs först om beloppen ska bygga på budgeterade värden (och i sådana fall på vilken budget) eller på de belopp som är upparbetade och ligger i lager.
Detaljeringsnivå: Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt. Vidare bestäms om beloppen ska delsummeras. Välj Ok för att se resultatet.
Delsummor: Här bestäms om beloppen ska delsummeras.

Förslaget kan ändras genom att lägga till egna rader eller delsummor och skriva in ny text och belopp. Uppe till höger syns en sammanställning av beloppen och eventuellt aconto som ligger för avräkning.


Anvisningar Om beloppen ändras är det viktigt att klargöra för backofficepersonalen vad som ska justeras, ligga kvar i lager o.s.v. Det görs i fältet Anvisningar och kommer inte att synas på fakturan. Under Fakturerat på analyssidan kan man sedan se anvisningar per faktura.
Hämta text Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas in och därefter eventuellt korrigeras.
Fakturatext klar Då fakturan är klar för fakturering kryssas rutan Fakturatext klar i.
Faktureringsavgift Ska faktureringsavgift debiteras på fakturan ska denna ruta kryssas i. Övrigtkod för faktureringsavgift anges i System: Basregister/Pro/Parametrar fliken Fakturering.
Planerat fakturadatum Här kan ett planerat fakturadatum fyllas i som information till ekonomiavdelningen om när det är dags att skriva ut fakturan.
Utskrift När fakturan sparats kan en provfaktura skrivas ut, välj vilken Utskriftsmall fakturan ska visas med.

2. Ny faktura – text och innehåll

Fakturatexten och fakturans innehåll förbereds i Projekt: Frågor Fakturan skrivs sedan ut av ekonomipersonalen. Välj Ny för att skapa en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.

För att skapa text, följ anvisningar under 1. Ny faktura – enbart text i denna manual.

För att definiera innehållet, se separat manual för fakturering.

3. Ny faktura – samlingsfaktura

Samlingsfakturering innebär att man fakturerar flera projekt på samma kund i en faktura. För att detta ska fungera krävs:

  • Att projekten har samma kundkod.
  • Att projekten har samma kundnummer.
  • Att samlingsfakturering tillåts på projekten.
  • Att projekten har samma faktureringsvaluta vid utskriftstillfället.

Gå in på ett av projekten som ska ingå i samlingsfakturan och välj Fakturatyp Samlingsfaktura. Hämta därefter upp de projekt som ska ingå i fakturan under fliken Samlingsfaktura, inklusive det projekt du är inne på. Alla projektens innehåll visas nu i lagret och kan väljas för fakturering.

Fakturakund

Om projektet har en annan faktureringsadress än den som finns på kunden, så anges en fakturakund på projektet. Under fliken Parametrar kan en fakturakund för den enskilda fakturan hämtas upp.

Noteringar

I fliken Noteringar kan medarbetarna skriva in noteringar som gäller projektet. Noteringarna stämplas med namn och tidpunkt.

Klicka på Ny för att skriva en ny notering. En ruta med rubrik och noteringstext kommer då upp som kan fyllas i och sparas så att alla som har tillgång till projektet kan läsa den.

Dokument

I dokumentfliken kan projektets dokument vara tillgängliga. Dokumenten lagras på den ordinarie filservern och kopplas genom en mappstruktur till projektet, kontakta Kalin Setterberg för mer information.

Projektutskrifter

I modulen Projektutskrifter kan olika typer av sammanställningar av flera projekt samtidigt skrivas ut. Programmet motsvarar fliken Utskrift i frågeprogramet, se ovan.

Kolla antal träffar För att se antalet projekt som matchar vald selektering
Skriv ut Utskrift av vald selektering
Spara val Selekteringen sparas på användaren
Master Om masterprojekt används för att gruppera projekt kan masterprojekt väljas
Status I status väljs projekt med en viss status:
  • Aktiva - Projekt som är aktiva för registrering
  • Vilande - Projekt som har stoppats för registrering. Vilande projekt kan ha ett innevarande lager.
  • Stoppade - Projekt som är avslutade och inte har något lager.
Projekttyp Externa (E), gruppgemensamma (G), interna (I), spekulation (J) eller ej projektrelaterat (9)
Minsta lagerbelopp Selektering för att endast välja ut projekt som har lager som överstiger en viss nivå.
End. tidsrapporteringsproj. Selektering av projekt som är aktiverade för rapportering av tid i Marathons tidrapportering.
Sortering Välj sorteringsordning av projekten, exempelvis på projektnamn, projektledare eller uppläggningsdatum.

Rapporter

Under rapporter finns ett antal standardrapporter, men egna rapporter kan skapas för att passa företagets behov. För rapportbygge finns en separat beskrivning.

Skriv ut rapport

Skriv ut rapporten genom att markera den och välj Utskrift.

Till vänster i fönstret görs själva selekteringen. (Vilka selekteringsmöjligheter som ska vara möjliga bestäms vid utformningen av rapporten och därför kan valen variera.)

Summering Summeringen bestämmer vilka delsummor rapporten ska ha.
Sortering Sorteringsordning för respektive summeringsnivåer kan väljas. Genom att klicka i valet Omvänd vänds sorteringen så att de största värdena presenteras överst.
Utskriftsformat Rapporten kan antingen skrivas till Pdf eller Kalkyl/Excel.
Osummerat Utskrift utan summeringar, fungerar endast med valet Kalkyl.
Starta Starta utskriften genom att klicka på Starta
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Project_queries/sv&oldid=67681"