Difference between revisions of "Expense reports startup/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "{{ExpandImage|GL-ER-SV-Bild1.png}}")
 
(104 intermediate revisions by 3 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
__FORCETOC__
  
   
  +
=Utlägg=
−
== Inställningar ==
  
   
  +
== Uppstart av utlägg==
 
=== Parametrar ===
  
=== Parametrar ===
  +
Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring
   
  +
{|class=mandeflist
−
Parametrar ställs in i Basregister/Bok/Parametrar/Registrering/Utlägg.
  
  +
!Skuldkonto för utläggsredovisning
  +
|Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra samt kopplas till Kostnadsbärare. Detta görs i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
  +
|-
  +
!Skuldkonto för företagskort
  +
|Ange konto.
  +
(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).
  +
|-
  +
!Ange moms vid registrering av utlägg
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
  +
|-
  +
!Ange inköpskod vid registrering av utlägg
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
  +
|-
  +
!Hämta kst från medarbetargrupp
  +
|Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
  +
|-
  +
!Attest av närmaste chef
  +
|Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
  +
|-
  +
!Utlägg direkt till attest
  +
|Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den
  +
ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först.
  +
Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
  +
|-
  +
!Bokför endast slutattesterade utlägg
  +
|Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.
  +
|}
  +
  +
== Behörighet ==
  +
  +
Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.
   
−
{{ExpandImage|GL-ER-SV-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild1.png}}
  +
  +
== Utläggstyper ==
  +
Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring.
  +
Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild2.png}}
  +
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Anvisning
−
|'''Liabilities acc for expense reporting'''
  
  +
|Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
−
|Enter account. If payments shall be sent via Marathon, make sure that the account is assigned to the Purchase Ledger. The account must also have assignments to Cost objects (Base registers/GL/Account).
  
 
|-
  
|-
  +
!Avvikande skuldkonto
−
|'''VAT mandatory in entries of expenses'''
  
  +
|Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
−
|Check the box it the employee will have to enter the VAT amount in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Motkonto för projektinköp
−
|'''State purchase code in exp. reporting'''
  
  +
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Konto för inköp på projekt som finns inställt i Parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
−
|Check, if the employee will be given the possibility to enter a purchase code in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Momssats projekt
−
|'''Fetch cc from employee group'''
  
  +
|Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
−
|If the liabilities account for expense reports requires cost centre, check the box if it shall be fetched from the group that the employee belongs to.
  
 
|-
  
|-
  +
!Projekt
−
|'''Approval by immediate superior'''
  
  +
|Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
−
|Check the box if expense reports have to be approved by the employee’s immediate superior before further handling.
  
 
|-
  
|-
  +
!Inköpskod
−
|'''Expenses directly to approval'''
  
  +
|Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
−
|Check the box if an expense report directly can be approved by the immediate superior. If left unchecked, the accounting department approves the report (in Bookkeeping/ Expense reports watch list) and checks the box Ready for approval before the immediate superior gets to see it and finally approve it.If checked, and the immediate superior is stated on the user (Base registers/General/Users, tab Other) he/she will see the report directly in Project/Approval
  
−
|-
  
−
|'''Book only finally approved expenses'''
  
−
|Check, if the expense report has to be fully approved before it can be booked by the accounting department.
  
 
|}
  
|}
   
  +
'''Använd momssats'''
−
=== Authorisation ===
  
   
  +
Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.
−
Set authorisation levels for the expenses module in Administration/Authorisation under Bookkeeping and connect them to the user in Base registers/General/Users, tab Authorisation.
  
   
−
=== Cost objects ===
 +
=== Projektinköp ===
  +
Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts.
  +
Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
   
  +
=== Representation ===
−
Set up new cost objects in Base registers/GL/Cost objects. Use the same code as user- and employee codes.
  
  +
Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.
   
  +
'''Exempel Intern Representation'''
−
=== Expense types ===
  
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild3.png}}
−
By using different expense types, entering expense reports as well as booking them will be easier. The different types can be selected from a drop-down menu. Yet we recommend not having too many expense types. Create new and administrate expense types in Base registers/GL/Expense types.
  
  +
  +
''' Exempel Friskvård '''
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild4.png}}
   
  +
== Utbetalning av utlägg ==
  +
Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.
  +
  +
=== Inställningar på Leverantör ===
  +
Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
  +
  +
Nedanstående fält behöver vara ifyllda:
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!ID
−
|'''Instruction'''
  
  +
|Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
−
|Instructions written in the two fields (text and amount) makes the fields mandatory when entering an expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Namn
−
|'''Liabilities account'''
  
  +
|(Fliken Allmänt).
−
|An alternative account to the one set in the parameter (optional).
  
 
|-
  
|-
  +
!Betalningssätt
−
|'''Purchase code'''
  
  +
|(Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
−
|If the expense is booked on an external project, enter purchase code.
  
 
|-
  
|-
  +
!Mott konto
−
|'''Contra account for project purchases'''
  
  +
|(Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
−
|A rarely used setting. An account in credit can be stated when an expense is entered on a project. (The account for project purchases set in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering will be automatically debited).
  
  +
|-
  +
!Lev skuldkonto
  +
|(Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
 
|-
  
|-
  +
!Kostnadsbärare
−
|'''Project mandatory'''
  
  +
|(Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare
−
|Check the box if project will be a mandatory field in the expense report.
  
 
|}
  
|}
  +
  +
== Utlägg med företagskort ==
  +
Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild5.png}}
−
Use the table for determining how the posting of the expense shall be done. You can either make it simple and just enter an account that shall be suggested to the employee when entering expenses, or use a variety of combinations such as fixed prices, unit prices, percentages of the total sum to different accounts, etc. to facilitate the bookkeeping procedure.
  
  +
  +
=== Parametrar===
  +
Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
  +
Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.
   
  +
=== Användare ===
−
If the employee is entering a project on an expense row, the expense will be considered and posted as a project regardless of expense type. The reason for this is to avoid missing a project purchase.
  
  +
Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild6.png}}
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
|'''Project purchases'''
  
  +
När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.
−
|
  
  +
{|class=mandeflist
  +
!Företagskort default
  +
|Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.
 
|}
  
|}
   
  +
För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.
−
Project purchases are posted on the account for purchases stated in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering
  
   
  +
== Skapa ett utlägg ==
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild7.png}}
  
  +
Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
   
  +
=== Marathon Office ===
−
{| class=mandeflist
  
  +
Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg.
−
|'''Office material'''
  
  +
Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.
−
|
  
−
|}
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild7.png}}
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Ref
−
|'''Taxi'''
  
  +
|Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
−
|
  
  +
|-
  +
!Typ
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
  +
|-
  +
!Datum
  +
|Ange inköpsdatum enligt kvittot.
  +
|-
  +
!Text
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
  +
|-
  +
!Valuta
  +
|Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
  +
|-
  +
!Belopp
  +
|The total amount of the purchase in original currency.
  +
|-
  +
!Rate
  +
|The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
  +
|-
  +
!Quantity
  +
|Fill in quantity.
  +
|-
  +
!Amount XXX
  +
|Total amount in the company’s base currency.
  +
|-
  +
!VAT XXX
  +
|Total Vat in the company’s base currency.
  +
|-
  +
!Project
  +
|Enter project if the expense concerns a project.
  +
|-
  +
!Purchase code
  +
|If project purchase, enter purchase code.
  +
|-
  +
!Images
  +
|Insert images relevant to the expense using the list button.
  +
|-
  +
!Corporate card
  +
|If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
 
|}
  
|}
   
  +
=== Marathon Pocket ===
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild10.png}}
  
  +
Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild8.png}}
  +
  +
För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild9.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild10.png}}
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
|'''Internal representation'''
  
  +
Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.
−
|
  
  +
  +
Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild11.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild12.png}}
  +
  +
{|class=mandeflist
  +
!Datum
  +
|Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
  +
|-
  +
!Bilaga
  +
|Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
  +
|-
  +
!Typ
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
  +
|-
  +
!Företagskort
  +
|Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
  +
|-
  +
!Antal
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
  +
|-
  +
!Belopp SEK
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
  +
|-
  +
!Moms SEK
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
  +
|-
  +
!Projekt
  +
|If the expense relates to project purchases, specify the project
  +
|-
  +
!Purchase
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
  +
|-
  +
!Text
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|}
  
|}
   
  +
När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.
−
When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild12.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild13.png}}
   
−
== Disbursement of expenses ==
 +
== Attest av Utlägg ==
  +
Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
   
  +
=== Marathon Office ===
−
The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.
  
  +
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.
   
  +
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
|'''Supplier'''
  
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild14.png}}
−
|If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.
  
  +
−
|}
  
  +
  +
Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
   
  +
Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.
−
Required fields:
  
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild15.png}}
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
|'''Name'''
  
  +
{|class=mandeflist
−
|(tab General)
  
  +
!Utskrift
  +
|Utskrift av utlägget
 
|-
  
|-
  +
!Visa
−
|'''Address'''
  
  +
|Visar den registrerade bilagan.
−
|(tab General)
  
 
|-
  
|-
  +
!Ny attestör
−
|'''Payment method'''
  
  +
|Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
−
|Bank account without notification (tab Payment)
  
 
|-
  
|-
  +
!Ta bort attestör
−
|'''Rec account'''
 
  +
|Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.
−
|The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
  
−
|-
  
−
|'''Trade creditors’ account'''
  
−
|Liabilities account for the expense report (tab Other)
  
−
|-
  
−
|'''Cost object'''
  
−
|(tab Other)
  
−
|-
  
−
|'''Payment selection'''
  
−
|Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK.
  
−
The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.
  
 
|}
  
|}
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild2.png}}
  
   
  +
=== Marathon Pocket ===
−
[[Category:GL-ERS-EN-]]
  
  +
Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild16.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild17.png}}
  +
  +
I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
  +
  +
Här väljs även beloppet som ska attesteras.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild18.png}}
  +
  +
I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
  +
  +
Här väljs även beloppet som ska attesteras.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild18.png}}
  +
  +
== Bokföra utlägg ==
  +
När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget.
  +
Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild19.png}}
  +
  +
Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp.
  +
När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild20.png}}
  +
  +
  +
[[Category: GL-ERS-SV]]
  +
[[Category: General ledger]]
  +
[[Category: Manuals]]

Latest revision as of 13:10, 30 March 2026

Utlägg

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort Ange konto.

(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).

Ange moms vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
Utlägg direkt till attest Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den

ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.

Bokför endast slutattesterade utlägg Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Anvisning Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.

Använd momssats

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

Exempel Friskvård

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Nedanstående fält behöver vara ifyllda:

ID Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn (Fliken Allmänt).
Betalningssätt (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

Ref Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp The total amount of the purchase in original currency.
Rate The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
Quantity Fill in quantity.
Amount XXX Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX Total Vat in the company’s base currency.
Project Enter project if the expense concerns a project.
Purchase code If project purchase, enter purchase code.
Images Insert images relevant to the expense using the list button.
Corporate card If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.

Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.

Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.

Datum Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
Bilaga Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt If the expense relates to project purchases, specify the project
Purchase Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.

När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.

Attest av Utlägg

Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.


Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.

Utskrift Utskrift av utlägget
Visa Visar den registrerade bilagan.
Ny attestör Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
Ta bort attestör Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

Marathon Pocket

Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Här väljs även beloppet som ska attesteras.

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Här väljs även beloppet som ska attesteras.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.

Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/sv&oldid=90191"