Difference between revisions of "Expense reports startup/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
 
(65 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
__FORCETOC__
  
   
  +
=Utlägg=
−
== Inställningar ==
  
   
  +
== Uppstart av utlägg==
 
=== Parametrar ===
  
=== Parametrar ===
  +
Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring
   
  +
{|class=mandeflist
−
Parametrar ställs in i Basregister/Bok/Parametrar/Registrering/Utlägg.
  
−  
−
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild1.png}}
  
−  
−
{|class=mandeflist
  
 
!Skuldkonto för utläggsredovisning
  
!Skuldkonto för utläggsredovisning
−
|Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra. Kontot ska ha koppling till Kostnadsbärare {{pth|System|Basregister/Bok/Konto}}.
 +
|Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra samt kopplas till Kostnadsbärare. Detta görs i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
 
|-
  
|-
  +
!Skuldkonto för företagskort
−
!Ange moms för registrering av utlägg
  
  +
|Ange konto.
−
|Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet.
  
  +
(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).
 
|-
  
|-
−
!Ange inköpskod för reg av utlägg
 +
!Ange moms vid registrering av utlägg
−
|Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för projektinköp.
 +
|Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
 
|-
  
|-
  +
!Ange inköpskod vid registrering av utlägg
−
!Hämta kst från medarbetargrupp
  
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
−
|Om skuldkontot för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
  
  +
|-
  +
!Hämta kst från medarbetargrupp
  +
|Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
 
|-
  
|-
−
!Attest av närmaste chef
 +
!Attest av närmaste chef
−
|Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
 +
|Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
 
|-
  
|-
 
!Utlägg direkt till attest
  
!Utlägg direkt till attest
  +
|Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den
−
|Om utläggsredovisningen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den ska godkännas av ekonomiavdelningen i {{pth|Ekonomi: Utlägg}}, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef ifylld i {{pth|System|Basregister/Allmänt/Användare}} under fliken Övrigt, så blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i {{pth|Ekonomi|Attest}}, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
  
  +
ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först.
  +
Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
 
|-
  
|-
−
!Bokför endast slutattesterade fakt.
 +
!Bokför endast slutattesterade utlägg
 
|Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.
  
|Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.
 
|}
  
|}
   
−
=== Behörighet ===
 +
== Behörighet ==
   
−
Behörigheten till utläggsmodulen ställs in i Administration/Behörighet under Bokföring och kopplas till användaren i Basregister/Allmänt/Användare under fliken Behörighet.
 +
Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.
−  
−
=== Kostnadsbärare ===
  
−  
−
Kostnadsbärare läggs upp i Basregister/Bok/Kostnadsbärare med samma kod som användarkod och medarbetarkod.
  
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild1.png}}
  +
 
== Utläggstyper ==
  
== Utläggstyper ==
  +
Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring.
  +
Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild2.png}}
−
Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna
  
  +
−
visas i en rullgardinsmenyn när en utläggsredovisning görs.
  
  +
{|class=mandeflist
−
Automatiken leder dessutom till en enklare bokföring. Rekommendationen är ändå att inte lägga upp för många utläggstyper. Utläggstyper administreras i Basregister/Bok/Utläggstyper.
  
−  
−
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild11.png}}
  
−  
−
{|class= mandeflist
  
 
!Anvisning
  
!Anvisning
−
|Om en text i fälten Anvisningar (Text) och Anvisningar (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
 +
|Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
 
|-
  
|-
  +
!Avvikande skuldkonto
−
!Skuldkonto
  
−
|Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna skaanvändas.
 +
|Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
 
|-
  
|-
  +
!Motkonto för projektinköp
−
!Inköpskod
  
  +
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Konto för inköp på projekt som finns inställt i Parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
−
|Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
  
 
|-
  
|-
  +
!Momssats projekt
−
!Motkonto för projektinköp
  
  +
|Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
−
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Kontot för inköp på projekt som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/Ankomstregistrering debiteras per automatik).
  
 
|-
  
|-
−
!Projekt obligatoriskt
 +
!Projekt
 
|Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
  
|Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
  +
|-
  +
!Inköpskod
  +
|Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
 
|}
  
|}
   
  +
'''Använd momssats'''
−
Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I det allra enklaste fallet anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs.
  
−
Men det finns fler möjligheter, t.ex. att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av totalt mot olika konton som kan underlätta bokföringen.
  
   
  +
Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.
−
Om ett projekt anges på utläggsraden så konteras utlägget som projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Anledningen är att man aldrig ska missa ett projektinköp.
  
   
  +
=== Projektinköp ===
−
{| class=mandeflist
  
  +
Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts.
−
|'''Projektinköp'''
  
  +
Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
−
|
  
−
|}
  
   
  +
=== Representation ===
−
Projektinköp konteras på Konto för inköp som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/ Ankomstregistrering.
  
  +
Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.
   
  +
'''Exempel Intern Representation'''
−
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild7.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild3.png}}
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
|'''Kontorsmaterial'''
  
  +
''' Exempel Friskvård '''
−
|}
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild4.png}}
   
  +
== Utbetalning av utlägg ==
−
{| class=mandeflist
  
  +
Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.
−
|'''Taxi'''
  
  +
−
|
  
  +
=== Inställningar på Leverantör ===
  +
Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
  +
  +
Nedanstående fält behöver vara ifyllda:
  +
{|class=mandeflist
  +
!ID
  +
|Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
  +
|-
  +
!Namn
  +
|(Fliken Allmänt).
  +
|-
  +
!Betalningssätt
  +
|(Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
  +
|-
  +
!Mott konto
  +
|(Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
  +
|-
  +
!Lev skuldkonto
  +
|(Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
  +
|-
  +
!Kostnadsbärare
  +
|(Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare
 
|}
  
|}
  +
  +
== Utlägg med företagskort ==
  +
Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild5.png}}
  +
  +
=== Parametrar===
  +
Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
  +
Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.
   
  +
=== Användare ===
  +
Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild6.png}}
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
|'''Intern representation'''
  
  +
När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.
−
|
  
  +
{|class=mandeflist
  +
!Företagskort default
  +
|Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.
 
|}
  
|}
   
  +
För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.
−
Vid bokföring av intern representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.
  
   
  +
== Skapa ett utlägg ==
−
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild12.png}}
  
  +
Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
   
  +
=== Marathon Office ===
−
==Utbetalning av utläggsredovisning ==
  
  +
Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg.
  +
Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild7.png}}
−
Betalningen till den anställde görs på samma sätt som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning. Följande inställningar krävs för att starta upp utbetalningarna.
  
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Ref
−
!Leverantör
  
  +
|Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
−
|Om utbetalningen ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Basregister/Lev/Leverantörer med samma kod som användarkod och medarbetarkod.
  
  +
|-
  +
!Typ
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
  +
|-
  +
!Datum
  +
|Ange inköpsdatum enligt kvittot.
  +
|-
  +
!Text
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
  +
|-
  +
!Valuta
  +
|Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
  +
|-
  +
!Belopp
  +
|The total amount of the purchase in original currency.
  +
|-
  +
!Rate
  +
|The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
  +
|-
  +
!Quantity
  +
|Fill in quantity.
  +
|-
  +
!Amount XXX
  +
|Total amount in the company’s base currency.
  +
|-
  +
!VAT XXX
  +
|Total Vat in the company’s base currency.
  +
|-
  +
!Project
  +
|Enter project if the expense concerns a project.
  +
|-
  +
!Purchase code
  +
|If project purchase, enter purchase code.
  +
|-
  +
!Images
  +
|Insert images relevant to the expense using the list button.
  +
|-
  +
!Corporate card
  +
|If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
 
|}
  
|}
   
  +
=== Marathon Pocket ===
−
Fyll i nedanstående fält:
  
  +
Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild8.png}}
−
{|class= mandeflist
  
  +
−
!Namn
  
  +
För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.
−
|(flik Allmänt)
  
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild9.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild10.png}}
  +
  +
Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.
  +
  +
Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild11.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild12.png}}
  +
  +
{|class=mandeflist
  +
!Datum
  +
|Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
 
|-
  
|-
  +
!Bilaga
−
!Postadress
  
  +
|Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
−
|(flik Allmänt)
  
 
|-
  
|-
  +
!Typ
−
!Betalningssätt
  
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
−
|Bankkonto utan avisering (flik Betalning)
  
 
|-
  
|-
  +
!Företagskort
−
!Mott konto
  
  +
|Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
−
|Hela kontonumret inkl. clearing endast siffror (flik Utlandsbetalning)
  
 
|-
  
|-
  +
!Antal
−
!Lev skuldkonto
  
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
−
|Skuldkonto för utläggsredovisningen (flik Övrigt)
  
  +
|-
  +
!Belopp SEK
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
 
|-
  
|-
  +
!Moms SEK
−
!Kostnadsbärare
  
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|(flik Övrigt)
  
 
|-
  
|-
  +
!Projekt
−
!Betalningsförslag
  
  +
|If the expense relates to project purchases, specify the project
−
|Ta ut ett betalningsförslag i 03-60-01 med urval på det leverantörsskuldskonto som utläggstypen är märkt med och Betalningssätt BK.
  
  +
|-
  +
!Purchase
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
  +
|-
  +
!Text
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|}
  
|}
   
  +
När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.
−
<div class="mw-translate-fuzzy">
  
  +
−
[[Category:GL-ERS-SV]] [[Category:Manuals]] [[Category:Accounting]]
  
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild13.png}}
−
</div>
  
  +
  +
== Attest av Utlägg ==
  +
Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
  +
  +
=== Marathon Office ===
  +
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.
  +
  +
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild14.png}}
  +
  +
  +
Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
  +
  +
Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild15.png}}
  +
  +
{|class=mandeflist
  +
!Utskrift
  +
|Utskrift av utlägget
  +
|-
  +
!Visa
  +
|Visar den registrerade bilagan.
  +
|-
  +
!Ny attestör
  +
|Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
  +
|-
  +
!Ta bort attestör
  +
|Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.
  +
|}
  +
  +
=== Marathon Pocket ===
  +
Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild16.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild17.png}}
  +
  +
I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
  +
  +
Här väljs även beloppet som ska attesteras.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild18.png}}
  +
  +
I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
  +
  +
Här väljs även beloppet som ska attesteras.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild18.png}}
  +
  +
== Bokföra utlägg ==
  +
När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget.
  +
Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild19.png}}
  +
  +
Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp.
  +
När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild20.png}}
  +
  +
  +
[[Category: GL-ERS-SV]]
  +
[[Category: General ledger]]
  +
[[Category: Manuals]]

Latest revision as of 13:10, 30 March 2026

Utlägg

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort Ange konto.

(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).

Ange moms vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
Utlägg direkt till attest Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den

ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.

Bokför endast slutattesterade utlägg Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Anvisning Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.

Använd momssats

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

Exempel Friskvård

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Nedanstående fält behöver vara ifyllda:

ID Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn (Fliken Allmänt).
Betalningssätt (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

Ref Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp The total amount of the purchase in original currency.
Rate The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
Quantity Fill in quantity.
Amount XXX Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX Total Vat in the company’s base currency.
Project Enter project if the expense concerns a project.
Purchase code If project purchase, enter purchase code.
Images Insert images relevant to the expense using the list button.
Corporate card If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.

Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.

Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.

Datum Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
Bilaga Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt If the expense relates to project purchases, specify the project
Purchase Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.

När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.

Attest av Utlägg

Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.


Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.

Utskrift Utskrift av utlägget
Visa Visar den registrerade bilagan.
Ny attestör Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
Ta bort attestör Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

Marathon Pocket

Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Här väljs även beloppet som ska attesteras.

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Här väljs även beloppet som ska attesteras.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.

Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/sv&oldid=90191"