Difference between revisions of "Time report approval/da"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Godkendelse af tidrapporter")
 
 
(65 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
−
__FORCETOC__
  
   
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
== General ==
  
   
  +
== Generelt ==
−
Approval of time reports is useful when a head of department shall approve her/his group's time reports. The system can be set such, that only approved time reports can be updated.
  
   
  +
Godkendelse af tidrapporter bruges f eks hvis en afdelingschef må godkende sine medarbejderes tidrapporter. Systemet kan indstilles sådan, at kun godkendte tidrapporter er mulige at opdatere.
−
== Get started ==
  
   
  +
== Før godkendelse ==
−
Set the authorizations such that the approvers have access to Approval of time reports. That is done in {{pth|Administration|Authorization/Project accounting/Registration/Approval of time reports}}.
  
   
  +
Indstil adgangenene således, at godkenderene har adgang til Godkendelse af tidsrapporter. Det gøres i adgangsmatrixen i System/Adgang under Jobstyring/Registrering/Godkendelse af tidsrapporter og Opfølgning tidsrapporter.
−
Select then whether the approving shall be per Group or per Working team. This is done in {{pth|System|Base registers/PRO/Parameters}}, tab {{tab|Fee}}.
  
  +
Indstil følgende parametre i {{pth|Basisregistre/JOB/Parametre}}:
   
  +
{| class=mandeflist
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-grafik2.png}}
  
  +
!Godkendelse af tidsrapport pr.
  +
|Vælg, om godkendelsen skal ske pr. gruppe eller pr. arbejdsgruppe. Dage indberettet, men ikke godkendt
  +
|-
  +
!Godkendelse Skil arbejdskoder ud
  +
|Her kan du sortere enkelte honorarkoder, som skal vises i separate kolonner i opfølgningslisten
  +
|-
  +
!Godkendelse Opdater kun godkendte dage
  +
|Hvis du opdaterer tidsrapporter manuelt, kan du foretage en indstilling, så kun godkendte tidsrapporter kan opdateres.
  +
|}
   
  +
{{ExpandImage|PRO-ATD-DA-grafik2.png}}
−
There is also possibility to choose specific fee codes to appear in separate columns in the time report approval function, and to set up so that only approved time reports can be updated.
  
   
−
== Authorization ==
  
   
  +
== Adgang ==
−
Select the groups/working teams that the user shall be authorized to approve in {{pth|System|Base registers/General/Users}}. In the example below, Group is selected.
  
   
  +
I Basisregister/Generelt/Brugere, fanebladet Adgang indstilles siden grupper/arbejdsgrupper, brugeren har adgang til for godkendelse. I eksempelet neden er der valgt Gruppe i parametrene
   
  +
Er feltet Alle afkrydset, betyder det at alle medarbejdere, uanset gruppe- eller arbejdsgruppe kan vælges.
−
If the box All is checked, all employees regardless of group or working team are selectable.
  
   
  +
I programmet Godkendelse af tidsrapporter kan godkendelsen derefter vælge gruppe/arbejdsgruppe. Kun de grupper, som godkendelsen er godkendt til, vises.
−
In the program Approval of time reports the approver can then select group/working team. In the example below, group has been set in the parameters. The approver can only see groups that she/he is authorized to.
  
  +
Godkendelse af en brugers tidsrapport kan også uddelegeres til godkendelsens nærmeste chef. Den nærmeste chefen vælges i brugerregistret under fanen Øvrigt.
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-DA-Bild1.png}}
   
  +
== Godkendelse af tidrapporter ==
−
== Approval of time reports in Frontoffice ==
  
   
  +
Programmet for godkendelse af tidsrapporter er i Jobs. Hvis du vil se en medarbejder på listen, skal du indtaste år og måned i feltet Måned.
−
The program for approving time reports is in Frontoffice: Project. Select year and month, and the employees will appear in the list.
 
  +
Hvis en medarbejder har en kalender, der starter senere end den valgte måned, vises medarbejderen ikke på listen, selv om der er indberettet tid uden indberetningskrav
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-DA-Bild2.png}}
   
  +
Kolonnerne oven viser følgende:
−
Description of the columns:
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Ubehandlede dage
−
!Not handled days
  
  +
|Dage, der er rapporterede, men er ikke endnu behandlede af godkenderen
−
|days that are reported but not approved
  
 
|-
  
|-
  +
!Ikke rapporterede dage
−
!Not reported days
  
  +
|Antal dage, der ikke er færdigrapporterede, dvs. ikke opfylder kravet eller er ikke færdigmarkerede
−
|days that doesn't fill the time requirements or are marked as ready
  
 
|-
  
|-
  +
!Godkendte dage
−
!Approved days
  
  +
|Dage, der er godkendte af godkenderen
−
|days that are approved and OK
  
 
|-
  
|-
  +
!Ikke godkendte dage
−
!Not approved days
  
  +
|Dage, der har fået bemærkningen ”Ikke godkendt” af godkenderen
−
|days that are approved as Not OK
  
 
|-
  
|-
  +
!Ændret dag findes
−
!Changed day exists
  
  +
|Viser dag, som er blevet ændret efter godkendelsen
−
|shows if a day has been changed after its approval
  
  +
|-
  +
!Nærmeste chef
  +
|Viser nærmeste chef, som kan godkende
 
|}
  
|}
   
  +
Andre funktioner
−
Other functions:
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Påmind tidrapportører
−
!Remind time reporters
  
  +
|En e-mail sendes til tidrapportører, der har dage bemærkede med ”Ikke godkendt”
−
|An e-mail is sent to time reporters who have Not OK days
  
 
|-
  
|-
  +
!Påmind godkendere
−
!Printout
 
  +
|En e-mail sendes til godkendere
−
|You can print out time reports. A special print template is required, contact Kalin Setterberg for further information.
  
  +
|
  +
!Udskrift
  +
|Tidrapporten kan skrives ud. Du trænger en separat udskriftsskabelon for dette, kontakt Kalin Setterberg for mere information
 
|-
  
|-
  +
!Afstemning
−
!Reconciliation
  
  +
|En overblik over alle medarbejdernes kalendere. Listen er den samme som i Job:Rapporter/Afstemning tid.
−
|An overview of all employees' calendars. This list is the same as in Backoffice: Project accounting/Reconciliation Time.
  
 
|}
  
|}
   
−
== To look at a time report ==
 +
== Kig på en tidrapport ==
   
  +
Markér en medarbejder og klik på Åbn for at se dennes tidrapport. Da vises følgende:
−
Select an employee and see her/his report by clicking Open. The following view is shown:
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild3.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-DA-Bild3.png}}
   
−
The above columns fetch information from:
 +
Kolonnerne oven henter information fra følgende:
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Eksterne jobs
−
!External projects
  
−
|Projects with project type E (external), G (group) and J (speculation)
 +
|Job med jobtype E (ekstern), G (gruppefælles) og J (spekulation)
 
|-
  
|-
  +
!Interne jobs
−
!Internal projects
  
  +
|Job med jobtype I (intern)
−
|Projects with project type I (internal)
  
 
|-
  
|-
  +
!Interntid
−
!Internal time
 
  +
|Omkostningskategori 90 (ikke jobrelateret)
−
|Cost category 90 (not project related)
  
 
|-
  
|-
 
!Illness
 
!Illness
  +
|Omkostningskategori 96
−
|Cost category 96
  
 
|-
  
|-
  +
!Ferie
−
!Vacation
  
  +
|Omkostningskategori 93
−
|Cost category 93
  
 
|-
  
|-
  +
!Anden fravæ
−
!Other absence
 
−
|Cost category 91, 92, 94, 95, 97 and 98
 +
|Omkostningskategori i 91, 92, 94, 95, 97 og 98
 
|-
  
|-
  +
!I alt
−
!Total
  
  +
|Viser antal rapporterede timer i alt
−
|Shows reported hours in total
  
 
|-
  
|-
  +
!Kalendarium
−
!Calendar
  
  +
|Viser medarbejderens rapporteringskrav
−
|Shows the reporting requirement of the employee
  
 
|-
  
|-
  +
!Godkendelse
−
!Approval
 
  +
|Viser hvilke dage, godkenderen har behandlet. Feltet er markeret med brugerkode og tidspunktet for godkendelsen.
−
|Shows daysy that are handled, i.e. OK or not OK. The field is labelled with user and time of approval.
  
 
|-
  
|-
  +
!Kommentar
−
!Comment
  
  +
|Mulighed for at skrive en kommentar ved godkendelsen.
−
|Field for optional approval comment.
  
 
|-
  
|-
 
|}
  
|}
   
  +
Du kan åbne en enkelt dag for at skulle se hvilke jobs og kunder, der er blevet rapporteret på.
−
You can open a single day in order to see what projects and codes the hours have been reported on:
  
   
−
== Approve ==
 +
== Godkendelse ==
   
  +
Du kan vælge enkelte dage ved at markere disse og derefter anvende funktionen Godkend dage. Brug funktionen Godkend måned, hvis du godkender hele måneden på én gang. I begge fald vises følgende felt, hvor du kan godkende eller underkende en dag og skrive en kommentar:
−
You can approve single days by marking them and then pressing Approve days, or a complete month by pressing Approve month. In both cases the box shown below opens, where you can approve or disapprove a day and write a comment:
  
   
  +
Du kan også godkende en enkelt dag direkte i den åbne dagrapport.
−
You can also open a time report for one specific day and approve it. A day that is not OK is shown in Marathon Time, crossed:
  
  +
En dag, du ikke vil godkende, bliver markeret i Marathon med et kryds:
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-DA-Bild4.png}}
   
−
== Notification to employee ==
 +
== Meddelelse til medarbejdere ==
   
  +
Du kan meddele om ikke godkendte dage ved at sende et e-mail til medarbejderen. Klik på Påmind tidrapportører i listen over alle medarbejdere
−
You can send an e-mail to an employee with days that are not OK. Click on Remind time reporters in the list of employees, the following confirmation is shown:
  
   
  +
'''Udskrift'''
−
{| class=mandeflist
  
−
!Print
  
−
|
  
−
|}
  
   
  +
Med Udskriftsfunktionen kan du skrive en liste ud, med alle tidrapporter for den valgte måned og gruppe. Observér, at du trænger en udskriftsskabelon – kontakt Kalin Setterberg for bestilling.
−
You can print a list of all time reports for the selected month with the Print function. Note, that you need a print template for that, contact Kalin Setterberg to order one.
  
   
−
= Changes =
 +
= Ændringer =
   
  +
Der findes to måder for at se, hvornår en medarbejder laver ændringer i en allerede godkendt dagrapport. Den ene er et rødt kryds i kolonnen Ændret dag findes.
−
If an employee changes her/his time report on a day that already is approved, it is shown in two ways: With a red cross in the column Changed:
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild6.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-DA-Bild6.png}}
   
  +
Den anden er at teksten bliver rød i kolonnen Godkendelse i medarbejderens tidrapport i godkendelsesprogrammet.
−
In the employee's time report in the approval, the text in the Approval column turns red:
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild5.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-DA-Bild5.png}}
   
  +
= Opfølgning =
−
= Backoffice watch list =
  
   
  +
I Opfølgning tidrapporter kan regnskabsafdelingen overvåge godkendelsen af tidrapporterne. Foruden de funktoner, der er beskrevne under Jobs/Godkendelse af tidrapporter findes følgende:
−
In the watch list for time reports, the accounting staff can monitor the time report approvals. Additionally to functions described in Approval of time reports in Frontoffice here is a function fo reminding approvers:
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Påmindelse af godkendere
−
!Remind approvers
 
  +
|Sender en påmindelsesmail til godkendelser, der ikke har behandlet dage i en periode. Vælg godkendelser ved at markere afkrydsningsfeltet på en række. Alle godkendere er som standard valgt.
−
|Sends a reminder mail to approvers with not handled days during a period. Select approvers with checking the box on a rpw. All approvers are selected by default.
  
 
|}
  
|}
   
 
[[Category:PRO-ATD-EN]]
  
[[Category:PRO-ATD-EN]]
 
[[Category:Manuals]]
  
[[Category:Manuals]]
  +
[[Category:Projects]]

Latest revision as of 14:54, 5 May 2023

Generelt

Godkendelse af tidrapporter bruges f eks hvis en afdelingschef må godkende sine medarbejderes tidrapporter. Systemet kan indstilles sådan, at kun godkendte tidrapporter er mulige at opdatere.

Før godkendelse

Indstil adgangenene således, at godkenderene har adgang til Godkendelse af tidsrapporter. Det gøres i adgangsmatrixen i System/Adgang under Jobstyring/Registrering/Godkendelse af tidsrapporter og Opfølgning tidsrapporter. Indstil følgende parametre i Basisregistre/JOB/Parametre:

Godkendelse af tidsrapport pr. Vælg, om godkendelsen skal ske pr. gruppe eller pr. arbejdsgruppe. Dage indberettet, men ikke godkendt
Godkendelse Skil arbejdskoder ud Her kan du sortere enkelte honorarkoder, som skal vises i separate kolonner i opfølgningslisten
Godkendelse Opdater kun godkendte dage Hvis du opdaterer tidsrapporter manuelt, kan du foretage en indstilling, så kun godkendte tidsrapporter kan opdateres.


Adgang

I Basisregister/Generelt/Brugere, fanebladet Adgang indstilles siden grupper/arbejdsgrupper, brugeren har adgang til for godkendelse. I eksempelet neden er der valgt Gruppe i parametrene

Er feltet Alle afkrydset, betyder det at alle medarbejdere, uanset gruppe- eller arbejdsgruppe kan vælges.

I programmet Godkendelse af tidsrapporter kan godkendelsen derefter vælge gruppe/arbejdsgruppe. Kun de grupper, som godkendelsen er godkendt til, vises. Godkendelse af en brugers tidsrapport kan også uddelegeres til godkendelsens nærmeste chef. Den nærmeste chefen vælges i brugerregistret under fanen Øvrigt.

Godkendelse af tidrapporter

Programmet for godkendelse af tidsrapporter er i Jobs. Hvis du vil se en medarbejder på listen, skal du indtaste år og måned i feltet Måned. Hvis en medarbejder har en kalender, der starter senere end den valgte måned, vises medarbejderen ikke på listen, selv om der er indberettet tid uden indberetningskrav

Kolonnerne oven viser følgende:

Ubehandlede dage Dage, der er rapporterede, men er ikke endnu behandlede af godkenderen
Ikke rapporterede dage Antal dage, der ikke er færdigrapporterede, dvs. ikke opfylder kravet eller er ikke færdigmarkerede
Godkendte dage Dage, der er godkendte af godkenderen
Ikke godkendte dage Dage, der har fået bemærkningen ”Ikke godkendt” af godkenderen
Ændret dag findes Viser dag, som er blevet ændret efter godkendelsen
Nærmeste chef Viser nærmeste chef, som kan godkende

Andre funktioner

Påmind tidrapportører En e-mail sendes til tidrapportører, der har dage bemærkede med ”Ikke godkendt”
Påmind godkendere En e-mail sendes til godkendere Udskrift Tidrapporten kan skrives ud. Du trænger en separat udskriftsskabelon for dette, kontakt Kalin Setterberg for mere information
Afstemning En overblik over alle medarbejdernes kalendere. Listen er den samme som i Job:Rapporter/Afstemning tid.

Kig på en tidrapport

Markér en medarbejder og klik på Åbn for at se dennes tidrapport. Da vises følgende:

Kolonnerne oven henter information fra følgende:

Eksterne jobs Job med jobtype E (ekstern), G (gruppefælles) og J (spekulation)
Interne jobs Job med jobtype I (intern)
Interntid Omkostningskategori 90 (ikke jobrelateret)
Illness Omkostningskategori 96
Ferie Omkostningskategori 93
Anden fravæ Omkostningskategori i 91, 92, 94, 95, 97 og 98
I alt Viser antal rapporterede timer i alt
Kalendarium Viser medarbejderens rapporteringskrav
Godkendelse Viser hvilke dage, godkenderen har behandlet. Feltet er markeret med brugerkode og tidspunktet for godkendelsen.
Kommentar Mulighed for at skrive en kommentar ved godkendelsen.

Du kan åbne en enkelt dag for at skulle se hvilke jobs og kunder, der er blevet rapporteret på.

Godkendelse

Du kan vælge enkelte dage ved at markere disse og derefter anvende funktionen Godkend dage. Brug funktionen Godkend måned, hvis du godkender hele måneden på én gang. I begge fald vises følgende felt, hvor du kan godkende eller underkende en dag og skrive en kommentar:

Du kan også godkende en enkelt dag direkte i den åbne dagrapport. En dag, du ikke vil godkende, bliver markeret i Marathon med et kryds:

Meddelelse til medarbejdere

Du kan meddele om ikke godkendte dage ved at sende et e-mail til medarbejderen. Klik på Påmind tidrapportører i listen over alle medarbejdere

Udskrift

Med Udskriftsfunktionen kan du skrive en liste ud, med alle tidrapporter for den valgte måned og gruppe. Observér, at du trænger en udskriftsskabelon – kontakt Kalin Setterberg for bestilling.

Ændringer

Der findes to måder for at se, hvornår en medarbejder laver ændringer i en allerede godkendt dagrapport. Den ene er et rødt kryds i kolonnen Ændret dag findes.

Den anden er at teksten bliver rød i kolonnen Godkendelse i medarbejderens tidrapport i godkendelsesprogrammet.

Opfølgning

I Opfølgning tidrapporter kan regnskabsafdelingen overvåge godkendelsen af tidrapporterne. Foruden de funktoner, der er beskrevne under Jobs/Godkendelse af tidrapporter findes følgende:

Påmindelse af godkendere Sender en påmindelsesmail til godkendelser, der ikke har behandlet dage i en periode. Vælg godkendelser ved at markere afkrydsningsfeltet på en række. Alle godkendere er som standard valgt.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Time_report_approval/da&oldid=76503"