Difference between revisions of "New Year in Marathon- New Interface/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Tre saker behöver göras: * Skapa ett nytt bokföringsår * Uppdatera tabellen för bankfria dagar * Göra kalendarium för medarbetarnas tidrapporteringskrav")
 
(50 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 3: Line 3:
 
 
 
Nedan följer en beskrivning på hur du skapar ett nytt år i Marathon.
  
Nedan följer en beskrivning på hur du skapar ett nytt år i Marathon.
  +
I slutet av beskrivningen finns svar på vanliga frågor som kan uppstå vid upplägget.
   
 
== Skapa nytt bokföringsår ==
  
== Skapa nytt bokföringsår ==
Line 11: Line 12:
 
* Göra kalendarium för medarbetarnas tidrapporteringskrav
  
* Göra kalendarium för medarbetarnas tidrapporteringskrav
   
−
=== New accounting year in Marathon ===
 +
=== Nytt bokföringsår i Marathon ===
   
−
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild1.png}}
   
−
New accounting years are created in Accounting/Backoffice/Accounting year and periods.
 +
Nytt år läggs upp i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder.
  +
# Klicka på knappen NY och kontrollera så att de föreslagna start- och slutperioderna stämmer. Om slutperioden ska vara en annan, exempelvis vid förlängning av ett bokföringsår, så kan den skrivas över.
−
# Click on New and ensure that the suggested start- and stop dates are correct. If the final period shall be another than the one stated, e.g due to prolonging, it can be overwritten.
  
  +
# Välj om IB från föregående år ska uppdateras automatiskt genom att kryssa i eller kryssa ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”.
−
# Select if the opening balances from previous year shall be updated automatically. Tick in or off the box “Update OB at new transactions in previous year”.
 
  +
# Klicka på Spara.
−
# Save.
  
   
−
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild2.png}}
   
  +
När det nya året sparas görs samtidigt en överföring av IB, periodiseringar, konto-plan, kostnadsställen, kostnadsbärare, dimensioner, automatkonteringar, automat-fördelningar, budgetmallar, rapportmallar, verifikationsmallar, konteringsmallar, momsklasser och verifikationsserier från föregående år till det nya året. Eventuella fel visas i en felrapport, men endast som varningar.
−
When the new accounting year is saved, the following records are transferred to it: OB, periodical allocations (accruals), chart of account, cost centres, cost objects, dimensions, automatic postings, cost estimate templates, voucher templates, automatic allocations, report templates, posting templates, VAT classes and voucher number series. Possible errors are shown on an error report, but only as warnings.
 
  +
Konto, kostnadsställe, kostnadsbärare som saknas läggs upp i det nya året automatiskt. Konton som inte ska ha kostnadsställe/-bärare, men där det finns en utgående balans i föregående år på sådan kombination, rättas till genom att kostnadsställe/-bärare tas bort. Utgående balans på konton som kräver kostnadsställe/-bärare där detta saknas förs över utan.
−
If account, cost centres or cost objects are missing, they will be created in the new accounting year.
  
−
If an account has closing balances on cost centre or cost object in the previous year, and it is an account that should not have cc/obj, those will be removed from the account. If there is closing balance on accounts that require cc/obj and those are missing, the balances are transferred without them.
  
−
A warning in the list can look like this:
  
   
  +
En varning vid upplägg av nytt år kan se ut så här:
⚫
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild3.png}}
  
  +
  ⚫
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild3.png}}
 
 
  +
I exemplet ovan förs saldot på konto 1220 över till det nya året, men utan koppling till kostnadsställe.
−
In the example above the balance on account 1220 will be transferred to the new year, but without assignment to cost centre.
  
  +
Efter att felen åtgärdats kan en ny överföring göras. En ny överföring görs i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder genom att markera året och klicka på knappen Uppdatera IB.
−
After correcting the reported errors, you can make a new transfer. It is done in Accounting/Backoffice/Accounting year and periods; select year and click on Update OB.
  
   
−
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild4.png}}
 
 
  
 
−
=== Bank free days ===
 +
=== Bankfria dagar ===
   
  +
För att automatiska betalningar ska veta vilka dagar som är bankfria (dvs. helgdagar) bör Ekonomi/Backoffice/Basregister/Leverantörsreskontra/Bankfria dagar för det nya året och nästföljande år uppdateras.
−
Update bank holidays for the new year and the following year in Accounting/Backoffice /Base registers/Purchase Ledger/Bank free days. This enables the automatic payments to function. If Company for global table of bank free days is filled out in Accounting/Backoffice /Base registers/Purchase Ledger/Parameters tab Misc., the bank free days must be updated in that company.
  
  +
Om Företag för central bankfria dagar-tabell finns ifylld i Eko-nomi/Backoffice/Basregister/Leverantörsreskontra/Parametrar fliken Övrigt så måste Bankfria dagar uppdateras i det företaget.
−
# Select NEW, write year, and press OK
  
−
# The country’s standard holidays are fetched, check them and make possible changes.
 
−
# Save
  
   
  +
# Välj NY, fyll i året och tryck OK.
⚫
=== Calendar ===
  
  +
# Standarddagar hämtas in, kontrollera och gör eventuella ändringar.
  +
# Klicka på Spara.
   
  ⚫
=== Kalendarium ===
−
Create calendars for different working time measures in Project/Backoffice/Base registers/Calendar.
 
−
# Click New and write in the year, same calendar number as before and name (if not, you must do the change in the employees' records in Project/Backoffice/Base registers/Employees). Example: If your full-time calendar number this year is 1, it has to be number 1 also the next year.
 
−
# Write in amount of expected working hours per day in the field Time/day.
  
−
# In the tab Working Days, you can click Import standard to import a standard calendar. Fill in which days that are working days and which are not. A working day is expressed as a digit with two decimals. A complete working day is 1,00, half day is 0,50 and a free day is 0,00. This enables different calendars for different working time measures.
  
−
# You can copy working days from a calendar to another, as long as it is in the same year. Remember to change hours per day and the name after copying.
  
−
# Save
  
   
  +
I Projekt/Backoffice/Basregister/Kalendarium läggs kalendarier för olika arbetstidsmått upp.
   
  +
# Välj NY och fyll i det nya året. Samma kalendarienummer och namn som tidigare år bör användas. Om annat Nr. fylls i så måste kalendarienumret på medarbetaren i Projekt/Backoffice/Basregister/Medarbetare ändras.Exempel om ert heltidskalendarium för innevarande år har nummer 1 så ska även ert heltidskalendarium för nästa år ha nummer 1.
−
== Frequent questions ==
  
  +
# Fyll i arbetstidskravet per dag i fältet Tim/dag.
  +
# Gå till fliken Arbetsdagar och klicka på knappen Hämta standard för att hämta in landets standardhelgdagar. Arbetsdagen uttrycks som ett tal med två decimaler. Hel arbetsdag uttrycks som 1,00, halvdag som 0,50 och ledig dag som 0,00. På så vis kan olika kalendarier som svarar mot olika arbetstider läggas upp. Programmet visar redan från början 0,00 för lediga dagar enligt standard för företagets land. Kontrollera dag för dag för alla kalendarienummer.Med knappen Kopiera från kan arbetsdagar kopieras in från ett annat kalendarium från samma år. Timmar per dag och namnet måste därefter ändras.
  +
# Klicka på Spara.
   
  +
== Vanliga frågor ==
−
=== » What does the alternative ”Update OB at new transactions in previous years” mean? ===
  
   
  +
=== » Vad innebär det om jag kryssar i alternativt kryssar ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag lägger upp ett nytt år? ===
−
If the box is checked, the same parameter will be checked in Accounting/Backoffice/ Base registers/General Ledger/Parameters, open the year and go to tab Registration.
  
   
  +
Är den ikryssad sätts samma parameter i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/ Parametrar öppna året och gå till fliken Registrering
⚫
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild5.png}}
  
   
  ⚫
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild5.png}}
−
Activating the parameter means that the OB will be updated automatically when a new transaction is registered in the previous year. Thus, you don't need to update OB manually when working in two accounting years concurrently.
 
   
  +
Parametern innebär att IB uppdateras varje gång en ny transaktion registreras i föregående år. På så vis behöver inte IB uppdateras manuellt när man jobbar parallellt med två bokföringsår, utan det sköts automatiskt.
−
Please note that the automatic update only concerns OB and periodical allocations (accruals). Other changes in the previous years such as accounts, cost centres and -objects, etc. shall be updated manually with the function Update OB, which is located in Accounting/Backoffice/Accounting year and periods, select year and click on Update OB. If you activate automatic update after you've already registered transaction in the previous year, these records must be updated manually with the Update OB -function.
  
   
  +
Observera att den automatiska uppdateringen endast gäller IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder. Om automatisk uppdatering slås på efter att transaktioner registrerats i föregående år måste dessa poster uppdateras manuellt med Uppdatera IB.
−
If you choose not to check the box “Update OB at new transactions in previous year” and thus not the parameter either, you will have to update opening balances manually when working concurrently in two accounting years. The function is found in Accounting/Backoffice/Accounting year and periods, select year and click on Update OB. Check the records you wish to update and click on Start. If there is a global company, where these records exist, it is mentioned in parenthesis. Change company under the cog wheel and make the update there instead.
  
   
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
−
=== » I activated the parameter “Update OB at new transactions in previous years”, but when I register accounts in the previous year, I cannot see them in the new year? ===
  
  +
Väljer man att inte kryssa för rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när man skapar ett nytt år, och därmed att inte slå på parametern, så måste IB från föregående år uppdateras manuellt om man jobbar parallellt med två bokföringsår. IB uppdateras i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder. Markera året, och klicka på knappen Uppdatera IB. Kryssa för de uppgifter du vill uppdatera, och klicka på Starta. I parentes visas även de uppgifter som ligger i det centrala företaget om sådant finns. Byt i så fall företag under kugghjulet och gör en uppdatering av dessa poster där.
  +
</div>
   
  +
=== » Jag har parametern ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” påslagen, men när jag registrerar nya konton i föregående år så syns de inte i det nya året? ===
−
The automatic update only concerns OB and periodical allocations (accruals). Other changes in the previous years such as accounts, cost centres and -objects, etc. shall be updated manually with the function Update OB, which is located in Accounting /Backoffice/Accounting year and periods.
  
   
  +
Den automatiska uppdateringen gäller endast IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder
−
=== » I didn't activate ”Update OB at transactions in previous year” when I created new accounting year. Can I undo that? ===
  
   
  +
=== » Jag kryssade inte i rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag la upp ett nytt år. Kan jag ångra mig? ===
−
Yes, you can check the parameter in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, open the year and go to tab Registration. Note, that if you activate automatic update after you've already registered transaction in the previous year, these records must be updated manually with the Update OB -function.
  
   
  +
Ja, du kan kryssa i parametern i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/Parametrar öppna året i och gå till fliken Registrering. Observera att alla transaktioner som gjorts innan parametern slås på måste uppdateras manuellt i Ekonomi/Backoffice/ Bokföringsår och perioder. Markera året du vill uppdatera och klicka på knappen Uppdatera IB.
−
=== » I receive a message ”Could not save: Open a new year first in the company with global chart of accounts/Open a new year first in company for global report generator” when I try to save my new accounting year? ===
  
   
  +
=== » Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Nytt år måste läggas upp i företag för central kontoplan först / Nytt år måste läggas upp i företag för central rapport-generator först” när jag ska spara mitt nya bokföringsår? ===
⚫
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild6.png}}
  
   
  ⚫
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild6.png}}
−
A company can be connected with another company's chart of accounts and report generator. If that is the case, you will have to open the new accounting year in that company first, and Marathon will show a warning if you are trying to save other companies before it. Change company under the cog wheel and create a new year in the global company for chart of accounts and report generator (in this case company CM01).
  
−
 
  
−
=== » I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in the parameters”? ===
  
   
  +
Ett företag kan vara kopplat till ett annat företags kontoplan och rapportgenerator. Om så är fallet, måste nytt år skapas i det företaget först. Ett meddelande om detta ges när man försöker spara det nya året i det egna företaget. Byt då företag under kugghjulet och skapa nytt år i företaget för central kontoplan och rapportgenerator först (i det här fallet företag CM01).
⚫
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild7.png}}
 
   
  +
=== » Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i parametrar ===
−
Account for previous year's profit/loss mut be set in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, open the year and go to tab Other to enter it there.
  
   
  ⚫
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild7.png}}
−
=== » I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in the chart of accounts”? ===
  
   
  +
Konto för föregående års resultat måste vara inställt i Ekonomi/Backoffice/ Basregister/Bokföring/Parametrar öppna året och gå till fliken Övrigt och fyll i konto
⚫
{{ExpandImage|BAS-NYG-EN-Bild8.png}}
  
  +
  +
=== » Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i kontoplanen”? ===
  +
  ⚫
{{ExpandImage|NYG-BAS-SV-Bild8.png}}
 
 
  +
Det finns ett konto i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”, som inte finns i kontoplanen. Lägg upp kontot eller välj ett annat konto från kontoplanen.
−
There is an account in the field “Account for previous year's profit/loss” in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, tab Other, that is not in the chart of accounts. Enter the account s or select another one from the chart of accounts.
  
  +
  +
=== » Jag la upp ett nytt år som jag nu vill radera. Hur gör jag? ===
   
  +
Öppna det senaste året, och klicka på knappen Radera. Starta om Marathon
−
=== » I created a new accounting year that I now want to delete. How do I do that? ===
  
−
Open the latest year and click on Delete. Restart Marathon.
  
   
−
=== » The time report has green days, even if no hours are reported ===
 +
=== » Det är grönt i tidrapporten, trots att ingen tid är rapporterad? ===
  +
Ett nytt kalendarium måste skapas för det nya året, gå igenom stycket Kalendarium ovan i beskrivningen.
−
You must create a calendar for the new year, read more in the chapter Calendar in this manual.
  
   
−
[[Category:BAS-NYG-EN]] [[Category:Manuals]] [[Category:Accounting]]
 +
[[Category:NYG-BAS-SV]] [[Category:Manuals]] [[Category:Accounting]]

Latest revision as of 15:11, 16 December 2024


Nedan följer en beskrivning på hur du skapar ett nytt år i Marathon. I slutet av beskrivningen finns svar på vanliga frågor som kan uppstå vid upplägget.

Skapa nytt bokföringsår

Tre saker behöver göras:

  • Skapa ett nytt bokföringsår
  • Uppdatera tabellen för bankfria dagar
  • Göra kalendarium för medarbetarnas tidrapporteringskrav

Nytt bokföringsår i Marathon

Nytt år läggs upp i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder.

  1. Klicka på knappen NY och kontrollera så att de föreslagna start- och slutperioderna stämmer. Om slutperioden ska vara en annan, exempelvis vid förlängning av ett bokföringsår, så kan den skrivas över.
  2. Välj om IB från föregående år ska uppdateras automatiskt genom att kryssa i eller kryssa ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”.
  3. Klicka på Spara.

När det nya året sparas görs samtidigt en överföring av IB, periodiseringar, konto-plan, kostnadsställen, kostnadsbärare, dimensioner, automatkonteringar, automat-fördelningar, budgetmallar, rapportmallar, verifikationsmallar, konteringsmallar, momsklasser och verifikationsserier från föregående år till det nya året. Eventuella fel visas i en felrapport, men endast som varningar. Konto, kostnadsställe, kostnadsbärare som saknas läggs upp i det nya året automatiskt. Konton som inte ska ha kostnadsställe/-bärare, men där det finns en utgående balans i föregående år på sådan kombination, rättas till genom att kostnadsställe/-bärare tas bort. Utgående balans på konton som kräver kostnadsställe/-bärare där detta saknas förs över utan.

En varning vid upplägg av nytt år kan se ut så här:

I exemplet ovan förs saldot på konto 1220 över till det nya året, men utan koppling till kostnadsställe. Efter att felen åtgärdats kan en ny överföring göras. En ny överföring görs i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder genom att markera året och klicka på knappen Uppdatera IB. 

 

Bankfria dagar

För att automatiska betalningar ska veta vilka dagar som är bankfria (dvs. helgdagar) bör Ekonomi/Backoffice/Basregister/Leverantörsreskontra/Bankfria dagar för det nya året och nästföljande år uppdateras. Om Företag för central bankfria dagar-tabell finns ifylld i Eko-nomi/Backoffice/Basregister/Leverantörsreskontra/Parametrar fliken Övrigt så måste Bankfria dagar uppdateras i det företaget.

  1. Välj NY, fyll i året och tryck OK.
  2. Standarddagar hämtas in, kontrollera och gör eventuella ändringar.
  3. Klicka på Spara.

Kalendarium

I Projekt/Backoffice/Basregister/Kalendarium läggs kalendarier för olika arbetstidsmått upp.

  1. Välj NY och fyll i det nya året. Samma kalendarienummer och namn som tidigare år bör användas. Om annat Nr. fylls i så måste kalendarienumret på medarbetaren i Projekt/Backoffice/Basregister/Medarbetare ändras.Exempel om ert heltidskalendarium för innevarande år har nummer 1 så ska även ert heltidskalendarium för nästa år ha nummer 1.
  2. Fyll i arbetstidskravet per dag i fältet Tim/dag.
  3. Gå till fliken Arbetsdagar och klicka på knappen Hämta standard för att hämta in landets standardhelgdagar. Arbetsdagen uttrycks som ett tal med två decimaler. Hel arbetsdag uttrycks som 1,00, halvdag som 0,50 och ledig dag som 0,00. På så vis kan olika kalendarier som svarar mot olika arbetstider läggas upp. Programmet visar redan från början 0,00 för lediga dagar enligt standard för företagets land. Kontrollera dag för dag för alla kalendarienummer.Med knappen Kopiera från kan arbetsdagar kopieras in från ett annat kalendarium från samma år. Timmar per dag och namnet måste därefter ändras.
  4. Klicka på Spara.

Vanliga frågor

» Vad innebär det om jag kryssar i alternativt kryssar ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag lägger upp ett nytt år?

Är den ikryssad sätts samma parameter i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/ Parametrar öppna året och gå till fliken Registrering

Parametern innebär att IB uppdateras varje gång en ny transaktion registreras i föregående år. På så vis behöver inte IB uppdateras manuellt när man jobbar parallellt med två bokföringsår, utan det sköts automatiskt.

Observera att den automatiska uppdateringen endast gäller IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder. Om automatisk uppdatering slås på efter att transaktioner registrerats i föregående år måste dessa poster uppdateras manuellt med Uppdatera IB.

Väljer man att inte kryssa för rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när man skapar ett nytt år, och därmed att inte slå på parametern, så måste IB från föregående år uppdateras manuellt om man jobbar parallellt med två bokföringsår. IB uppdateras i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder. Markera året, och klicka på knappen Uppdatera IB. Kryssa för de uppgifter du vill uppdatera, och klicka på Starta. I parentes visas även de uppgifter som ligger i det centrala företaget om sådant finns. Byt i så fall företag under kugghjulet och gör en uppdatering av dessa poster där.

» Jag har parametern ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” påslagen, men när jag registrerar nya konton i föregående år så syns de inte i det nya året?

Den automatiska uppdateringen gäller endast IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder

» Jag kryssade inte i rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag la upp ett nytt år. Kan jag ångra mig?

Ja, du kan kryssa i parametern i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/Parametrar öppna året i och gå till fliken Registrering. Observera att alla transaktioner som gjorts innan parametern slås på måste uppdateras manuellt i Ekonomi/Backoffice/ Bokföringsår och perioder. Markera året du vill uppdatera och klicka på knappen Uppdatera IB.

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Nytt år måste läggas upp i företag för central kontoplan först / Nytt år måste läggas upp i företag för central rapport-generator först” när jag ska spara mitt nya bokföringsår?

Ett företag kan vara kopplat till ett annat företags kontoplan och rapportgenerator. Om så är fallet, måste nytt år skapas i det företaget först. Ett meddelande om detta ges när man försöker spara det nya året i det egna företaget. Byt då företag under kugghjulet och skapa nytt år i företaget för central kontoplan och rapportgenerator först (i det här fallet företag CM01).

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i parametrar

Konto för föregående års resultat måste vara inställt i Ekonomi/Backoffice/ Basregister/Bokföring/Parametrar öppna året och gå till fliken Övrigt och fyll i konto

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i kontoplanen”?

Det finns ett konto i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”, som inte finns i kontoplanen. Lägg upp kontot eller välj ett annat konto från kontoplanen.

» Jag la upp ett nytt år som jag nu vill radera. Hur gör jag?

Öppna det senaste året, och klicka på knappen Radera. Starta om Marathon

» Det är grönt i tidrapporten, trots att ingen tid är rapporterad?

Ett nytt kalendarium måste skapas för det nya året, gå igenom stycket Kalendarium ovan i beskrivningen.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=New_Year_in_Marathon-_New_Interface/sv&oldid=82279"