Difference between revisions of "Expense reports startup/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
 
(61 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
  
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
   
  +
=Utlägg=
−
=Expenses=
  
   
−
== Preparations==
 +
== Uppstart av utlägg==
−
=== Parameters ===
 +
=== Parametrar ===
  +
Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring
−
The parameters for Expenses are set in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab.
  
   
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
  +
!Skuldkonto för utläggsredovisning
−
!Liabilities acc for expense reporting
  
  +
|Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra samt kopplas till Kostnadsbärare. Detta görs i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
−
|Enter account. If the payment is to be sent via Marathon, the account must be assigned to the Purchase ledger and be linked to a Cost object. This is done in Accounting | Backoffice | Base registers, under the General ledger tab.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skuldkonto för företagskort
−
!Liabilities account for corporate card
 
  +
|Ange konto.
−
|Enter account. (See chapter below, about expenses with corporate card).
  
  +
(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).
 
|-
  
|-
  +
!Ange moms vid registrering av utlägg
−
!VAT mandatory in entries of expenses
 
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
−
|Whether the employee should be able to fill in the VAT amount when registering expenses.
 
 
|-
  
|-
  +
!Ange inköpskod vid registrering av utlägg
−
!State purchase code in expense reporting
  
  +
|Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
−
|If the employee is to be able to enter a purchase code for registering project purchases.
  
 
|-
 
|-
  +
!Hämta kst från medarbetargrupp
−
!Fetch cc from employee group
 
  +
|Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
−
|If the liabilities account for expenses requires a cost centre, it should be retrieved from the group specified on the employee.
  
 
|-
  
|-
  +
!Attest av närmaste chef
−
!Approval by immediate superior
 
  +
|Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
−
|Whether or not the immediate manager should approve the expenses.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utlägg direkt till attest
−
!Expenses directly to approval
  
  +
|Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den
−
|Whether the expense should go directly to the immediate manager for approval or whether it should first be approved by the finance department in Accounting | Expenses, Expense watch list tab.
 
  +
ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först.
−
If the parameter is checked and the immediate manager is filled in under System | Base registers | Users, Other tab, the expense will be visible for approval by the immediate manager in Accounting | Approval, otherwise Ready for Approval must be checked for the expense.
 
  +
Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
 
|-
  
|-
  +
!Bokför endast slutattesterade utlägg
−
!Book only finally approved expenses
 
  +
|Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.
−
|Whether only finally approved invoices should be able to be booked or not.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Authorisation ==
+
== Behörighet ==
   
−
Authorisation for expenses is set up in System | Authorisation under the headings: Accounting| Expenses.
+
Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild1.png}}
 
 
−
== Expense types ==
 +
== Utläggstyper ==
  +
Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring.
−
Different expense types make it easier for employees to create expense reports. The expense types are displayed in a drop-down menu when an expense report is created. The expense types also simplify accounting. The expense types are set up in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab
 
  +
Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild2.png}}
 
 
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Anvisning
−
!Instruction
  
  +
|Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
−
|If text is entered in the Instructions (Text) and Instructions (Quant) fields, these fields will become mandatory when registering expenses.
  
 
|-
  
|-
  +
!Avvikande skuldkonto
−
!Special liabilities account
  
  +
|Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
−
|If another account than the one stated in the parameters shall be used.
 
 
|-
  
|-
  +
!Motkonto för projektinköp
−
!Contra account for project purchases
 
  +
|En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Konto för inköp på projekt som finns inställt i Parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
−
|A setting that is rarely used. An account for offsetting (credit) when an expense is recorded on a project can be specified. (Account for purchases on projects that is set in the Parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, the Purchase ledger tab).
  
 
|-
  
|-
  +
!Momssats projekt
−
!VAT rate project
  
  +
|Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
−
|If VAT classes for input VAT are used, a VAT class other than the one set on the project purchase account can be specified here.
 
 
|-
  
|-
  +
!Projekt
−
!Project
  
  +
|Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
−
|If projects must be specified when registering expenses.
  
 
|-
  
|-
  +
!Inköpskod
−
!Purchase code
 
  +
|Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
−
|Purchase code to be used if the expense is booked on an external project.
  
 
|}
  
|}
   
−
'''Use VAT rate'''
 +
'''Använd momssats'''
   
  +
Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.
−
The table contains a template for how the expenses should be booked. In the simplest cases, it specifies which account should be proposed when an expense report is booked. It is also possible to combine fixed prices, unit prices and percentages of the total against different accounts, which can facilitate accounting.
  
   
−
=== Project purchases ===
 +
=== Projektinköp ===
  +
Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts.
−
If a project is specified in the expense report, the expense is booked as a project purchase regardless of the expense type selected.
  
  +
Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
−
Project purchases are posted to the Account for project purchases set in the parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, the Purchase ledger tab.
 
   
 
=== Representation ===
  
=== Representation ===
−
When booking expenses from representation, the posting of VAT has to be made manually.
+
Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.
   
−
'''Example Internal Representation'''
 +
'''Exempel Intern Representation'''
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild3.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild3.png}}
 
 
−
''' Example Wellness benefit '''
 +
''' Exempel Friskvård '''
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild4.png}}
   
−
== Reimbursement of expenses ==
 +
== Utbetalning av utlägg ==
  +
Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.
−
The payment to the employee is done in the same way as a payment is made to a supplier. Bank account without notification is the payment method most suitable for reimbursement.
 
   
−
=== Settings on Supplier ===
 +
=== Inställningar på Leverantör ===
  +
Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
−
If the reimbursement of expenses is to be made via Marathon, the employee must be set up as a supplier in Accounting | Backoffice | Base registers, under the Supplier Ledger tab.
  
   
  +
Nedanstående fält behöver vara ifyllda:
−
The following fields must be filled:
 
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
 
!ID
 
!ID
  +
|Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
−
|The supplier shall have the same code as the employee’s user and employee.
 
 
|-
  
|-
−
!Name
+
!Namn
−
|(General tab).
 +
|(Fliken Allmänt).
 
|-
  
|-
  +
!Betalningssätt
−
!Payment method
 
  +
|(Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
−
|(Payment tab). Use Bank account without notification.
 
 
|-
  
|-
  +
!Mott konto
−
!Payee acc
 
  +
|(Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
−
|(Foreign payment tab). The complete bank account, numbers only.
  
 
|-
 
|-
  +
!Lev skuldkonto
−
!Trade creditors account
 
  +
|(Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
−
|(Other tab). The liability account for the expense report.
 
 
|-
  
|-
  +
!Kostnadsbärare
−
!Cost object
 
  +
|(Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare
−
|(Other tab). Enter cost object.
 
 
|}
  
|}
 
 
−
== Expenses with corporate card ==
 +
== Utlägg med företagskort ==
  +
Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
−
If an expense is marked as a corporate card, the normal balance sheet account must be replaced with the account that is set for corporate card in the parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab.
 
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild5.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild5.png}}
 
 
−
=== Parameters===
 +
=== Parametrar===
  +
Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
−
Enter a balance sheet account in the Liabilities account for corporate card field in the parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab.
 
  +
Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.
−
The account should not be assigned to any subsystem and should have a mandatory or optional link to cost objects.
  
   
−
=== Users ===
 +
=== Användare ===
−
Check the box Holder of corporate card in System | Base registers | Users, Expenses tab.
+
Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild6.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild6.png}}
 
 
  +
När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.
−
When checked, a new column Corporate card will be displayed to the user when making an expense report.
 
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
!Corporate card default
 +
!Företagskort default
  +
|Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.
−
|Depending on how frequently the user makes purchases on their corporate card, a suggestion may be made as to how the field in the expense report should be filled in. The suggestion can be changed when the user makes the expense report.
  
 
|}
  
|}
   
  +
För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.
−
In order for users who hold corporate cards to submit their expense reports, the rows must be marked with Yes or No in the Corporate Card column.
  
   
−
== Create an expense report ==
 +
== Skapa ett utlägg ==
−
An expense report can be created in both Marathon Office and Marathon Pocket. Below is a description of how to do this in both places.
 +
Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
   
 
=== Marathon Office ===
  
=== Marathon Office ===
  +
Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg.
−
Start the program in Accounting | Expenses and use the NEW button to create a new expense report.
 
−
Fill in the report line by line and use the expense types to obtain information about what details should be entered in the columns.
 +
Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild7.png}}
   
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
 
!Ref
 
!Ref
  +
|Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
−
|If a receipt has a reference number, it can be entered here.
 
 
|-
  
|-
  +
!Typ
−
!Type
  
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
−
|Select expense type.
  
 
|-
  
|-
  +
!Datum
−
!Date
  
  +
|Ange inköpsdatum enligt kvittot.
−
|The purchase price on the receipt.
  
 
|-
  
|-
 
!Text
  
!Text
−
|Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.
+
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|-
  
|-
  +
!Valuta
−
!Currency
  
  +
|Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
−
|The company’s base currency is used by default. Cn be changed to another currency.
 
 
|-
  
|-
  +
!Belopp
−
!Amount
 
 
|The total amount of the purchase in original currency.
 
|The total amount of the purchase in original currency.
 
|-
  
|-
Line 187: Line 190:
   
 
=== Marathon Pocket ===
  
=== Marathon Pocket ===
−
Log in to Marathon Pocket and open the Expenses module.
+
Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.
   
 
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild8.png}}
  
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild8.png}}
 
 
  +
För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.
−
To create a new expense, use the + New expense report button and enter the heading for the expense report. When the heading is saved, the expense will automatically be marked as Not ready.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild9.png}} {{ExpandImage|GEN-ERS-EN-Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild9.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild10.png}}
 
 
  +
Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.
−
The contents of the expense report can be registered using the + New receipt button. Each new receipt represents a row in the expense report.
  
   
  +
Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.
−
You can move between columns by scrolling in the column header or using the arrow at the bottom right.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild11.png}} {{ExpandImage|GEN-ERS-EN-Bild12.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild11.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild12.png}}
 
 
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
!Date
+
!Datum
  +
|Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
−
|The date will be set to today's date by default. If the purchase date is different from today's date, it can be changed here.
 
 
|-
  
|-
−
!Attachment
+
!Bilaga
  +
|Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
−
|Use the Add Image button to import images or open your mobile camera and take a photo of the physical receipt.
  
 
|-
  
|-
−
!Type
+
!Typ
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
−
|Select expense type.
  
 
|-
  
|-
  +
!Företagskort
−
!Corporate card
 
  +
|Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
−
|If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
 
 
|-
  
|-
  +
!Antal
−
!Quantity
 
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
−
|Fill in quantity
  
 
|-
 
|-
  +
!Belopp SEK
−
!Amount XXX
 
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
 
|-
  
|-
−
!VAT XXX
 +
!Moms SEK
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
 
|-
  
|-
  +
!Projekt
−
!Project
 
 
|If the expense relates to project purchases, specify the project
 
|If the expense relates to project purchases, specify the project
 
|-
 
|-
 
!Purchase
 
!Purchase
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
−
|If the expense relates to project purchases, specify the purchase code
  
 
|-
  
|-
 
!Text
 
!Text
−
|Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.
+
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|}
  
|}
   
  +
När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.
−
When the expense is ready for approval, the status can be changed from Not ready to Submitted by clicking on the Submitted heading.
  
−
 
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild12.png}} 
  
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild13.png}}
−
== Approval of expenses ==
  
  +
−
An expense can be approved in both Marathon Office and Marathon Pocket. Below is a description of how this is done in both places.
  
  +
== Attest av Utlägg ==
  +
Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
   
 
=== Marathon Office ===
  
=== Marathon Office ===
  +
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.
−
In Accounting | Expenses, the Expense watch list tab shows all expenses, their status, and the person who approved them.
  
   
  +
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.
−
To approve an expense, select the expense and click the Approve button.
  
−
 
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild13.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild14.png}}
−
In the expense report you can see earlier approvals and how the expense has been reported. You can also change the approval: if it is going to be finally approved, pre-approves or if the approver should be someone else.
  
  +
  +
  +
Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
   
  +
Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.
−
The options concerning approval can be set as default, depending on user settings in System | Base registers | Users, Approval tab.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild14.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild15.png}}
 
 
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
−
!Printout
+
!Utskrift
  +
|Utskrift av utlägget
−
|Print out the expense report
 
 
|-
  
|-
−
!Show
+
!Visa
  +
|Visar den registrerade bilagan.
−
|Shows the registered attachment.
  
 
|-
  
|-
−
!New approver
+
!Ny attestör
  +
|Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
−
|Add an employee as approver.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ta bort attestör
−
!Remove approver
 
  +
|Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.
−
|If the specified person not shall be the approver, you can remove them.
 
 
|}
  
|}
   
 
=== Marathon Pocket ===
  
=== Marathon Pocket ===
  +
Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.
−
Log in to Marathon Pocket and open the Approval module. Select the invoice to approve and press the button Approve invoice.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild15.png}} {{ExpandImage|GEN-ERS-EN-Bild16.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild16.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild17.png}}
 
 
  +
I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
−
In the approval view you can choose between final approval and pre-approval, and change to another approver.
  
   
  +
Här väljs även beloppet som ska attesteras.
−
Here you can also select amount to approve.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild17.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild18.png}}
  +
−
 
  +
I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.
−
== Book an expense ==
  
  +
−
When an expense report is approved and you want to book it, select it in the lsst and use the Book button.
 
  +
Här väljs även beloppet som ska attesteras.
−
Enter accounting date and press OK.
  
   
 
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild18.png}}
  
{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild18.png}}
−
 
−
The expense report will be automatically posted based on the accounts that has been set for the different expense types.
 
−
When the posting is saved, a voucher is created and will be included in payments of suppliers’ invoices.
  
   
  +
== Bokföra utlägg ==
−
{{ExpandImage|GLN-ERS-EN-Bild19.png}}
  
  +
När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget.
  +
Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild19.png}}
  +
  +
Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp.
  +
När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.
  +
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-SV-Bild20.png}}
  +
  +
  +
[[Category: GL-ERS-SV]]
  +
[[Category: General ledger]]
  +
[[Category: Manuals]]

Latest revision as of 13:10, 30 March 2026

Utlägg

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort Ange konto.

(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).

Ange moms vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
Utlägg direkt till attest Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den

ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.

Bokför endast slutattesterade utlägg Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Anvisning Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.

Använd momssats

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

Exempel Friskvård

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Nedanstående fält behöver vara ifyllda:

ID Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn (Fliken Allmänt).
Betalningssätt (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

Ref Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp The total amount of the purchase in original currency.
Rate The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
Quantity Fill in quantity.
Amount XXX Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX Total Vat in the company’s base currency.
Project Enter project if the expense concerns a project.
Purchase code If project purchase, enter purchase code.
Images Insert images relevant to the expense using the list button.
Corporate card If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.

Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.

Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.

Datum Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
Bilaga Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt If the expense relates to project purchases, specify the project
Purchase Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.

När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.

Attest av Utlägg

Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.


Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.

Utskrift Utskrift av utlägget
Visa Visar den registrerade bilagan.
Ny attestör Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
Ta bort attestör Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

Marathon Pocket

Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Här väljs även beloppet som ska attesteras.

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Här väljs även beloppet som ska attesteras.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.

Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/sv&oldid=90191"