Difference between revisions of "Clearing of accounts/fi"

Latest revision as of 08:53, 10 July 2026

General

The function Clearing of accounts is used to see which transactions on an account make up the balance. Transactions are matched and can be cleared against one another. The clearing is carried out as at a specific date, after which the function can be used as an account statement, showing only transactions that have not yet been cleared.

The closing balance or account balance remains the same regardless of whether all transactions or only those that have not been cleared are selected for display. If the Not cleared option is selected, transactions that have been cleared and are no longer open on the account are not displayed.

As an example, transactions on an account for receivables from employees can be cleared, when there is a transaction of an advance payment to an employee and the expenses that the employee has registered. It is possible to see how much of the advance remains available as at a specific date, as expenses registered on an ongoing basis can be cleared against it. Once the entire advance has been used up and the expenses have been cleared so that the remaining balance is 0, the transactions are no longer displayed in the list.

Clearing of accounts can be used for any accounts. Clearing does not affect the bookkeeping, except where the amounts cleared do not cancel each other out and in the case of clearing transactions between different sub-accounts (XXXX1 – XXXX9).

As the function looks back at previous years, there is a possibility to set the first accounting year, i.e. from when the transactions can be taken to clearing. The parameter is in System | Base registers | Company specific parameters.

Setting

Clearing of accounts is in Accounting | Backoffice | Clearing of accounts. The function is activated by registering a voucher series for clearing in Accounting | Backoffice | Bas registers, tab General ledger| Parameters, open the accounting year and go to the Registration tab. Tick the box for Ignore cost centre if clearing between different cost centres shall be possible.

Selections for clearing

Go to Accounting | Backoffice | Clearing of accounts
Enter Per date. If the next step is to make a clearing of transactions, the date is suggested as clearing date.
Select an account or leave the Account field blank to include all accounts. If you select an account with sub-accounts, the selection will also include them. (For example, selection on 2420 also include 242001-242009)
You can also make a cost centre specific selection
Select status
You can also select Amount. This refers to the absolute amount. A filter set to 1000 – 1,000 will therefore include transactions of 1,000 in both the debit and credit columns

List of transactions

The list shows all transactions according to your selection from the previous step. The list contains the same columns as the list in Accounting | Reports | Account specification/ Nominal ledger, but with some additional columns concerning the clearing.

Absolute amount	Shows the absolute amount of the transaction and is used to sort transactions with the same amount but with the sign reversed.
Cleared amount	Shows how much has already been cleared on the transaction per selection date
Remaining amount	Shows the transaction’s original amount minus what already has been cleared per selected day
Clearing ID	Shows date for previously made clearings
Clearing date	Shows the date when clearing was made.

Clear transactions

To clear transactions, select two or more records from the list and press the Clear button. Only transactions that are in the same main account and have the same cost centre and cost object may be cleared.

Amount	is the original amount on the transaction
Remaining	is uncleared amounts per selected date
Amount to be cleared	is used to state how much that shall be cleared from each transaction. The suggestion here is the complete remaining amount for each transaction, but the amount can be changed and partly cleared, see below.

Clearing date	is suggested to same date as Per date in the selection but can be changed.
Clearing ID	is automatically set by Marathon and cannot be changed.

There are four scenarios for clearing with slightly different procedures. Simple clearing, partial clearing, clearing with a remaining balance, and clearing between sub-accounts.

Simple clearing

A simple clearing is when the total remaining amount for two or more transactions to be cleared is 0. For example, a debit and a credit transaction that are cleared against each other. In this case, simply press Save.

Partial clearing

Partial clearing is used to clear an amount other than the outstanding balance on one or more transactions, provided that the total cleared amount remains 0.

For example, in the case of a debit transaction of 600 and a credit transaction of 300, where you wish to clear these, the amount to be cleared must be manually changed to 300 so that the total is 0.

Clearing with a remaining balance

For clearing transactions where the total amount is not 0, clearing with a remaining amount can be carried out. This is primarily intended for clearing entries that almost cancel each other out and where the small remaining difference does not need to be dealt with. For example, when clearing a debit transaction of 1000 against a credit transaction of 999.

This can be done manually by posting 1 as a debit to the account and 1 as a credit to a difference account and then offsetting the three transactions with a remaining amount of 0. The remaining amount clearing method does this in practice, but the bookkeeping does not need to be done manually.

As the total clearing amount per account must always be 0, in order clear 1000 against 999, Marathon needs to create a new voucher with the difference debited/credited to the original account and with a contra posting to a specific account for discrepancies.

The new transaction on the original account is automatically cleared, whilst the new transaction on the specific account for discrepancies will remain uncleared.

Clearing between sub-accounts

Generally, clearing between different accounts is not permitted. An exception is clearing between two sub-accounts under the same main account, for example 24901 and 24903. When clearing transactions between two sub-accounts, Marathon will first create a new voucher that reverses the amount of all transactions being cleared. All transactions, both the original ones and the reversal entries, are then automatically cleared. Please note that clearing between 6-digit accounts ending in 1–9 affects the VAT base amount. Such clearings should therefore not be carried out.

Reverse clearing

If a clearing is carried out erroneously, it can be undone. Then a new clearing is created with reversed signs.

Select a transaction in the list and click Open. All clearings carried out on the transaction are shown in a table.
Select a row and press Unclear. The table now shows all transactions included in the clearing and that will be affected by the reversal. Select clearing date and press Save.

@@ Line 1: / Line 1: @@
 <htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
+== General ==
-Tilien kuittauksella kohdennetaan tapahtumia kirjanpidossa, jotta vain aktiiviset tapahtumat näkyisivät ja tilin saldo selkenee.
+The function Clearing of accounts is used to see which transactions on an account make up the balance. Transactions are matched and can be cleared against one another. The clearing is carried out as at a specific date, after which the function can be used as an account statement, showing only transactions that have not yet been cleared.
+The closing balance or account balance remains the same regardless of whether all transactions or only those that have not been cleared are selected for display. If the Not cleared option is selected, transactions that have been cleared and are no longer open on the account are not displayed.
-==Yleistä==
-Toiminnan avulla on tarkoitus nähdä, mitkä tapahtumat perustavat tilin saldon. Se tehdään kahdessa vaiheessa. Ensin kohdistat tapahtumat, joita voit kuitata vastakkain. Kuittaus tehdään määrättyyn päivämäärään asti. Sen jälkeen toimintaa voi käyttää tilin erittelynä, josta voit nähdä vain kohdistamattomat tapahtuvat määrättyyn päivämäärään asti.
-Tilin loppusaldo/saldo tulee olemaan sama riippumatta siitä, katsotko kaikkia vai kuittaamattomia. Ainoa ero on, että valitsemalla kuittaamattoamt ei tarvitse nähdä tapahtumia, jotka eiväet enää ole "avoimia".
+As an example, transactions on an account for receivables from employees can be cleared, when there is a transaction of an advance payment to an employee and the expenses that the employee has registered. It is possible to see how much of the advance remains available as at a specific date, as expenses registered on an ongoing basis can be cleared against it. Once the entire advance has been used up and the expenses have been cleared so that the remaining balance is 0, the transactions are no longer displayed in the list.
-Esimerkiksi kululaskennan yhteydessä voit hyödyntää toimintaa Henkilöstösaamiset-tilillä, jossa on tapahtuma maksusta työntekijälle, sekä hänen rekisteröimä kuluraportti. Kun koko ennakko on käytetty ja olet kuitannut maksatuksen kuluraportin kanssa niin että jäännösmäärä on 0, et enää näe tapahtumia tilin erittelyssä viimeisen kuittauspäivämäärän jälkeen. Voit myös nähdä, paljonko ennakosta on vielä käyttämättä määrättyyn päivämäärään mennessä, koska jatkuvasti kuittaat työntekijän rekisteröimiä kuluraportteja.
+Clearing of accounts can be used for any accounts. Clearing does not affect the bookkeeping, except where the amounts cleared do not cancel each other out and in the case of clearing transactions between different sub-accounts (XXXX1 – XXXX9).
-Toimintaa voi käyttää kaikenlaisilla tileillä. Kuittaus ei vaikuta kirjanpitoon, lukuun ottamatta tilanteita, jolloin määrät eivät täsmää, sejä kuittauksia eri alatilien välillä (XXXX1 – XXXX09).
-Toiminta löytyy kohdasta {{pth|Taloushallinta|Tilien kuittaus}}
+As the function looks back at previous years, there is a possibility to set the first accounting year, i.e. from when the transactions can be taken to clearing. The parameter is in System | Base registers | Company specific parameters.
-{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild1.png}}
+== Setting ==
-Voit rajoittaa toiminnan asettamalla ensimmäisen tilikauden kuittauksielle ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Yrityskohtaiset parametrit.
+Clearing of accounts is in Accounting | Backoffice | Clearing of accounts. The function is activated by registering a voucher series for clearing in Accounting | Backoffice | Bas registers, tab General ledger| Parameters, open the accounting year and go to the Registration tab.
+Tick the box for Ignore cost centre if clearing between different cost centres shall be possible.
+{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild1.png}}
-== Valikoima ==
-'''Pvm asti''' on pakollinen kenttä. Jos teet kuittauksen, päivämäärää ehdotetaan kuittauspäivämääräksi.
+== Selections for clearing ==
-Voit valita määrätyn '''tilin'''. Ellet valitse mitään, saat listan kaikista tileistä. Jos valitset tilin, jolla on alatilejä, myös ne tulevat mukaan (eli jos valitset tilin 2420, listalle tulee myös 242001–242009). Voit myös valita listan '''kustannuspaikoittain'''.
+* Go to Accounting | Backoffice | Clearing of accounts
-'''Kuittausstatuksen''' perusteella voit joko nähdä valitun päivämäärän kaikki tapahtumat, vain kuitatut tai vain ei-kuitatut. Ei-kuitatut on hyvä valinta jos olet kohdistamassa tapahtumia tai katsomassa tilin erittelyä. Jos kohdistus on epäonnistunut, tulosta lista vain kuitatuilla.
+* Enter Per date. If the next step is to make a clearing of transactions, the date is suggested as clearing date.
-Voitmyös katsoa litaa '''määrien'''' mukaan. Määrät ovat absoluuttisia, eli valikoima 1000 - 1000 sisältää tapahtumia, joissa 1000 voi olla sekä debet- että kreditpuolella.
+* Select an account or leave the Account field blank to include all accounts. If you select an account with sub-accounts, the selection will also include them. (For example, selection on 2420 also include 242001-242009)
+* You can also make a cost centre specific selection
+* Select status
+* You can also select Amount. This refers to the absolute amount. A filter set to 1000 – 1,000 will therefore include transactions of 1,000 in both the debit and credit columns
 {{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild2.png}}
-== Tapahtumalista ==
+=== List of transactions ===
-Lista näyttää kaikki tapahtumat valikoimasi perustella. Lista on lähes sama kuin Pääkirjan tilin erittely; siinä on vain muutama ylimääräinen sarake kuittauksia varten.
+The list shows all transactions according to your selection from the previous step. The list contains the same columns as the list in Accounting | Reports | Account specification/ Nominal ledger, but with some additional columns concerning the clearing.
-Absoluuttinen määrä näyttää tapahtuman absoluuttisen määrän, jonka avulla voit löytää samat määrät eri merkeillä. Kuitattu määrä näyttää paljonko valitsemaasi päivämäärään mennessä on kohdistettu. Jäännösmäärä näyttää tapahtuman alkuperäisen määrän miinus jo kohdistettu, eli jäljellä kohdistettavana.
-Kuittaus ID ja Kuittauspäivämäärä-sarakkeessa näet edellistenkuittausten tiedot.
+{|class=mandeflist
+!Absolute amount
+|Shows the absolute amount of the transaction and is used to sort transactions with the same amount but with the sign reversed.
+|-
+!Cleared amount
+|Shows how much has already been cleared on the transaction per selection date
+|-
+!Remaining amount
+|Shows the transaction’s original amount minus what already has been cleared per selected day
+|-
+!Clearing ID
+|Shows date for previously made clearings
+|-
+!Clearing date
+|Shows the date when clearing was made.
+|}
 {{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild3.png}}
-== Tpahtumien kuittaus ==
+== Clear transactions ==
+* To clear transactions, select two or more records from the list and press the Clear button. Only transactions that are in the same main account and have the same cost centre and cost object may be cleared.
-Valitse kaksi tai useampi rivi listassa To make a clearing, select two or more rows in the list and press CLEAR.
-Tapahtumille on oltava sama päätili, kustannuspaikka ja tulosyksikkö jotta kuittaus onnistuisi.
 {{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild4.png}}
-Kaikki tapahtumat, jotka haluat kuitata, näkyvät taulukossa, jossa on kolme saraketta.
+{|class=mandeflist
-Määrä on tapahtuman alkuperäinen määrä, Jäännösmäärä on kuittaamaton määrä valittuun pvm mennessä ja Kuittaa määrä on määrä, joks kuitataan jok atapahtumalla. Koko jäännösmäärän kuittamista ehdotetaan, mutta voit muokata lukua ja tehdä osakuittauksen.
+!Amount
+|is the original amount on the transaction
+|-
+!Remaining
+|is uncleared amounts per selected date
+|-
+!Amount to be cleared
+|is used to state how much that shall be cleared from each transaction.  The suggestion here is the complete remaining amount for each transaction, but the amount can be changed and partly cleared, see below.
+|}
 {{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild5.png}}
-Kuittauspäivämäärää ehdotetaan samaksi kuin Pvm asti valikoimakuvassa, mutta sen voi muuttaa.
-Kuittaus-ID luodaan automattisesti eikä sitä voi muuttaa.
-Kuittaustilanteita on neljää lajia:
-#	Yksinkertainen kuittaus
-#	Osittainen kuittaus
-#	Kuittaus jäännösmäärällä
-#	Kuittaus alatilien välillä
-== Yksinkertainen kuittaus ==
-Yksinkertaisessa kuittauksessa kahden tai useamman tapahtuman koko määrä kuitataan nollaksi, esimerkiksi debet- ja kredittapahtumien välillä.
+{|class=mandeflist
-Tässä tapauksessa, paina TALLENNA on ainoa toimenpide,
+!Clearing date
+|is suggested to same date as Per date in the selection but can be changed.
+|-
+!Clearing ID
+|is automatically set by Marathon and cannot be changed.
+|}
+There are four scenarios for clearing with slightly different procedures. Simple clearing, partial clearing, clearing with a remaining balance, and clearing between sub-accounts.
+=== Simple clearing ===
+A simple clearing is when the total remaining amount for two or more transactions to be cleared is 0. For example, a debit and a credit transaction that are cleared against each other.
+In this case, simply press '''Save'''.
-== Osittainen kuittaus ==
+=== Partial clearing ===
+Partial clearing is used to clear an amount other than the outstanding balance on one or more transactions, provided that the total cleared amount remains 0.
+For example, in the case of a debit transaction of 600 and a credit transaction of 300, where you wish to clear these, the amount to be cleared must be manually changed to 300 so that the total is 0.
-Osittaista kuittausta käytetään jos haluaa kuitata muun kuin jäljellä olevan määrän yhdellä tai usealla tapahtumalla, jossa yhteiskuittaus kuitenkin on nolla.
-Esimerkki: Sinulla on debettapahtuma 8 000 SEK ja kredittapahtuma 10 000 SEK ja haluat kuitata koko debettapahtuman kredittapahtumasta.
-Tässä tapauksessa sinun on käsin muutettva kredittapahtuman määrää sarakkeessa Kuittaa tilit, niin että se on -8 000, koska ehdotettu jäännösmäärä on koko jäännösmäärä.
 {{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild6.png}}
+=== Clearing with a remaining balance ===
-{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild7.png}}
+For clearing transactions where the total amount is not 0, clearing with a remaining amount can be carried out. This is primarily intended for clearing entries that almost cancel each other out and where the small remaining difference does not need to be dealt with. For example, when clearing a debit transaction of 1000 against a credit transaction of 999.
-== Kuittaus jäännösmäärillä ==
+This can be done manually by posting 1 as a debit to the account and 1 as a credit to a difference account and then offsetting the three transactions with a remaining amount of 0. The remaining amount clearing method does this in practice, but the bookkeeping does not need to be done manually.
-Jos haluat kuitata tapahtumat, joissa kokomaismäärä ei ole nolla, voit tehdä kuittauksen jäännösmäärillä. Se on lähinnä suunniteltu erien kuittaamiseksi, jotka melkein kumoavat toisensa, esim kredittapahtuma 999 SEK ja debettapahtuma 1000 SEK, eikä sinun tarvitse käsitellä jäljelle jäänyttä pientä erotusta.
-Sen voi manuaalisesti järjestää niin, että kirjaat 1 debetpuolelle tilissä ja 1 kreditpuolelle määrätyllä erotilillä, ja sen jälkeen kuitata nämä kolme keskenään, yhteismäärällä nolla. Toiminta jäännösmääräkuittauksessa on sama, mutta kirjausta ei tarvitse tehdä manuaalisesti.
+As the total clearing amount per account must always be 0, in order clear 1000 against 999, Marathon needs to create a new voucher with the difference debited/credited to the original account and with a contra posting to a specific account for discrepancies.
-Koska kokonaiskuitattu määrä tileillä on oltava nolla määrättyyn päivämäärään mennessä (muuten loppusaldo eroaa Kaikkien tapahtumien ja Vain ei-kuitattujen välillä), Marathon luo uuden tositteen erotuksella debetisä/kreditissä alkuperäisellä tilillä ja tekee vastakirjauksen erityiselle erotustilille.
-Uusi tapahtuma alkuperäisellä tilillä kirjataan automaattisesti, kun taas uusi tapahtuma erotustilillä jää kuittamatta. Tämä menetelmä takaa sen, että kuitattu määrä yhteensä aon aon nolla.
+The new transaction on the original account is automatically cleared, whilst the new transaction on the specific account for discrepancies will remain uncleared.
-Uusi tosite rekisteröidään tositesarjaan BO, ellei muuta sarjaa olla ilmoitettu kuittaukselle Perusrekisteressä/KP/parametrit, välilehdelle Rekisteröinti.
+{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild7.png}}
 {{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild8.png}}
-{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild9.png}}
-{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild10.png}}
+{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild9.png}}
+=== Clearing between sub-accounts ===
+Generally, clearing between different accounts is not permitted. An exception is clearing between two sub-accounts under the same main account, for example 24901 and 24903. When clearing transactions between two sub-accounts, Marathon will first create a new voucher that reverses the amount of all transactions being cleared. All transactions, both the original ones and the reversal entries, are then automatically cleared. Please note that clearing between 6-digit accounts ending in 1–9 affects the VAT base amount. Such clearings should therefore not be carried out.
+== Reverse clearing ==
+If a clearing is carried out erroneously, it can be undone. Then a new clearing is created with reversed signs.
+* Select a transaction in the list and click Open. All clearings carried out on the transaction are shown in a table.
+* Select a row and press Unclear. The table now shows all transactions included in the clearing and that will be affected by the reversal. Select clearing date and press Save.
-== Kuittaus alatilien välillä ==
-Yleensä kuittaus alatilien välillä ei ole sallittua. On yksi poikkeustila, ja se on jos molemmalla alatilillä on sama päätili, esim. tilien 24901 ja 24903 välillä. Jos kuittaat tapahtumia alatilien välillä, Marathon luo ensin uuden tositteen joka hyvittää määrät kaikilla valituilla tapahtumilla. Kaikki tapahtumat, sekä alkuperäiset että hyvitetyt kuitataan sen jälkeen automaattisesti. Huomioi, että 6-lukuisten tilien kiuttaus vaikuttaa verollisiin määriin, eikä kuittaus siksi ole sallittu niiden kohdalla.
-Uusi tosite rekisteröidään parameterissa valitulel sarjalle (ellei muuta ole valittu, BO) ja saa saman kirjauspäivän kuin kuittauspäivän.
+{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild10.png}}
-== Kuittauksen peruminen ==
-Voit perua vrheellisen kuittauksen. Ohjelma luo uuden kuittausken vastakkaisilla merkeillä.
-Valitse tapahtuma lsitassa ja paina AVAA. Taulukko näyttää kaikki kuittaukset. Valitse kuittauserä ja paina HYVITÄ KUITTAUS. Taulukko näyttää nyt kaikki tapahtumat, mukaan lukien hyvitettävän tapahtuman, joihin hyvitys vaikuttaa. Valitse kirjauspäivämäärä ja paina TALLENNA.
 {{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild11.png}}
-{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild12.png}}
-{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild13.png}}
-{{ExpandImage|ACC-COA-EN-Bild14.png}}
 [[Category:Accounting]]
 [[Category:ACC-COA-EN]]
+[[Category:Manuals]]

Difference between revisions of "Clearing of accounts/fi"

Latest revision as of 08:53, 10 July 2026

Contents

General

Setting

Selections for clearing

List of transactions

Clear transactions

Simple clearing

Partial clearing

Clearing with a remaining balance

Clearing between sub-accounts

Reverse clearing

Navigation menu

Personal tools

Namespaces

Variants

Views

More

Search

Navigation

Tools