Difference between revisions of "Purchase orders/sv"
(Updating to match new version of source page) |
(Created page with "Category: Project Category: PRO-REK-SV Category: Manuals") |
||
| (20 intermediate revisions by 2 users not shown) | |||
| Line 1: | Line 1: | ||
| + | <htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag> |
||
| − | __FORCETOC__ |
||
| − | == |
+ | == Inställningar == |
| ⚫ | |||
| − | |||
| ⚫ | |||
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild1.png}} |
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild1.png}} |
||
| ⚫ | |||
| + | * Kryssa i Avräkning för att aktivera rekvisitioner |
||
| ⚫ | |||
| + | * Kryssa i Attest för att använda attest av rekvisitioner |
||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| + | == Behörighet == |
||
| + | Behörighet till rekvisitioner ges i System | Behörighet, fliken Behörighet under rubriken Projekt | Projekt | Rekvisitioner/Förfrågningar. |
||
| ⚫ | |||
| − | Fältet {{fld|Lasermall}} används ej. |
||
| ⚫ | |||
| + | En beloppsgräns kan ställas in på användarens behörighetsgrupp under fliken Behörighetsgrupper. |
||
| ⚫ | |||
| − | Default rekvisitionsmall kan anges per inköpskod i {{pth|System|Basregister/Pro/Inköpskoder}}. |
||
| + | |||
| ⚫ | |||
| + | Ställ in om rekvisitioner ska krävas vid registrering projektinköp och omkostnader i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörreskontra | Parametrar, fliken Leverantörer. |
||
| + | Alla nya leverantörer får automatiskt inställningen. Befintliga leverantörer kan massändras i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra. Öppna leverantören och fliken Övrigt. |
||
| ⚫ | |||
| − | För att kunna skriva ut rekvisitioner behövs en utskriftsmall. En standardmall ingår, önskar ni en egen layout så kontakta Kalin Setterberg för upplägg. |
||
| + | |||
| + | Om Rekvisition obligatorisk är inställd kräver Marathon att: |
||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| + | == Inköpskoder och rekvisitionstext == |
||
| + | Ställ in om inköpskoden ska användas för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Inköpskoder. |
||
| + | I fältet Rekvisitionsmall kan en upplagd rekvisitionstext väljas som visas som en redigerbar text på rekvisitionen. |
||
| + | Rekvisitionstexter fylls i i Projekt | Backoffice | Basregister | Rekvisitionstext. |
||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| + | == Create purchase order == |
||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| − | Grundinställning görs i {{pth|System|Basregister/Lev/Parametrar}}, fliken Leverantörer, med möjlighet att skilja på rekvisitioner med projektkontering och omkostnadskontering. Inställningen innebär att alla nya leverantörer får dessa parametrar aktiverade. |
||
| + | {{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild6.png}} |
||
| − | Genom att aktivera parametrarna ”Rekvisition obligatorisk” så kräver Marathon att: |
||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| + | Välj Ny och fyll i projekt och inköpskod eller konto, offererat pris samt Leverantör. I fältet Leveransadress kan Egen, Kund eller Tidigare väljas. |
||
| + | Med valet Egen hämtas adressen från Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner. Med valet Kund hämtas adressen från utdelningsadressen på projektet. Med valet Tidigare kan adresser från tidigare rekvisition väljas. |
||
| + | {{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild7.png}} |
||
| − | Avvikande inställning per leverantör kan göras i {{pth|System|Basregister/Lev/Leverantörer}}, fliken Övrigt. Parametrarna är också möjliga att ändra genom massändring vilket rekommenderas för att säkerställa att alla befintliga leverantörer får en korrekt grundinställning. |
||
| − | För att göra leverantören valbar på en rekvisition så måste parametern Rekvisition aktiveras. |
||
| + | Om inköpskoderna som används är kopplade till rekvisitionstext, fylls denna ut automatiskt när inköpskod anges. Texten kan redigeras. |
||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| − | Begränsa belopp per rekvisition och typ (omkostnad / projektinköp) i behörighetsgruppsregistret (System/Behärighetsgrupp). |
||
| + | Rekvisitioner skrivs ut och skickas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner med knappen Skriv ut. |
||
| ⚫ | |||
| + | Vid utskrift kan antingen Pdf eller E-post väljas. E-postadressen från rekvisitionen föreslås och kan ändras. |
||
| + | Utskriftsmall behöver väljas vid första utskriften, valet sparas till nästa utskrift. |
||
| + | {{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild8.png}} |
||
| − | == Skapa rekvisition == |
||
| + | Restbelopp visar belopp minus beloppets som använts vid kontering av nu bokförda fakturor. |
||
| ⚫ | |||
| + | Utskriven visar det senaste utskriftsdatumet. |
||
| + | == Attest av rekvisitioner == |
||
| − | Välj Ny och fyll i Projekt, inköpskod eller Konto, kostnadsställe och/eller kostnadsbärare. Fyll i belopp och välj leverantör. Som leveransadress kan man välja Egen, Kund eller Tidigare. Den egna adressen hämtas från Basregister/Pro/Parametrar fliken Rekvisition. Fyll i övrig information och Spara. Om du kopplat ihop inköpskod med en rekvisitionstext så fylls denna automatiskt i när du väljer inköpskod. Texten kan dock redigeras. |
||
| + | Om parametern Attest är aktiverad för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner kan en attestör utses vid skapandet av en rekvisition i fältet Attestör. Det går även att i efterhand lägga till attestör på befintliga rekvisitioner. |
||
| + | {{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild9.png}} |
||
| ⚫ | |||
| + | |||
| + | Attest av rekvisitioner görs i Ekonomi | Attest. |
||
| + | Efter att rekvisitionen är attesterad visas ett J i kolumnen Attest i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner. Nu kan rekvisitionen skrivas ut. |
||
| + | Om en rekvisition skrivs ut utan att vara attesterad ges felmeddelandet ”Slutattest saknas”. |
||
| + | {{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild10.png}} |
||
| − | Listan över rekvisitioner kan filtreras på End Aktiva, End egna och End lev samt sorteras på valfri kolumn. Utskrivna (skickad till leverantör) rekvisitioner är märkta med datum för senaste utskrift i kolumnen Utskriven. Kolumnen restbelopp visar belopp minus det belopp som använts vid kontering av nu bokförda fakturor. Det är möjligt att använda en rekvisition obegränsat antal gånger fram till dess att restbeloppet tar slut. Markera en rekvisition och skriv ut med knappen Skriv ut. |
||
| + | |||
| − | PDF ger lokal utskrift i pdf-format, men rekvisitionen kan även faxas eller skickas via e-post. Ange då faxnummer eller e-postadress. Dessa hämtas automatiskt in om de finns angivna på leverantören. Välj utskriftsmall vid första utskriften, den kommer sedan att föreslås vid kommande utskrifter. |
||
| + | Efter utskrift kan knappen Externt bekräftat användas. Rekvisitionen får gå ett G i kolumnen Attest externt. |
||
| + | Endast rekvisitioner som både är godkända genom intern attest och extern attest är valbara att hämta upp vid kontering av en leverantörsfaktura. |
||
| − | == Använd |
+ | == Använd rekvisition vid kontering == |
| − | |||
| − | |||
| ⚫ | |||
| + | Vid kontering av leverantörsfakturor kan rekvisitioner hämtas in både i fliken Ankomstregistrering och Attestbevakning. |
||
| − | Hämta in rekvisitionen med listknappen […] i kolumnen rekvisition. |
||
| ⚫ | |||
| + | {{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild11.png}} |
||
| − | Om inpriset på fakturan är lägre än rekvisitionens så ska det korrigeras. |
||
| + | |||
| ⚫ | |||
| ⚫ | |||
| − | <div class="mw-translate-fuzzy"> |
||
| − | [[Category: |
+ | [[Category: PRO-REK-SV]] |
| − | [[Category: |
+ | [[Category: Manuals]] |
| ⚫ | |||
| − | </div> |
||
Latest revision as of 09:33, 29 September 2026
Contents
Inställningar
Grundinställningar för rekvisitioner görs i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner.
- Kryssa i Avräkning för att aktivera rekvisitioner
- För att automatiskt generera ett rekvisitionsnummer/-id per rekvisition används parametern Automatiska Rekvisitionsnummer.
- Kryssa i Attest för att använda attest av rekvisitioner
Behörighet
Behörighet till rekvisitioner ges i System | Behörighet, fliken Behörighet under rubriken Projekt | Projekt | Rekvisitioner/Förfrågningar.
En beloppsgräns kan ställas in på användarens behörighetsgrupp under fliken Behörighetsgrupper.
Kräv rekvisition vid kontering i Attest och Attestbevakning
Ställ in om rekvisitioner ska krävas vid registrering projektinköp och omkostnader i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörreskontra | Parametrar, fliken Leverantörer. Alla nya leverantörer får automatiskt inställningen. Befintliga leverantörer kan massändras i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra. Öppna leverantören och fliken Övrigt.
Om Rekvisition obligatorisk är inställd kräver Marathon att:
- Rekvisitionen har samma leverantör som leverantörsfakturan
- Restbeloppet på rekvisitionen inte överutnyttjas, observera att restbeloppet endast beräknas om efter bokföring
- Användaren som skapar rekvisitionen inte anger ett högre belopp än vad som bestämts i på behörighetsgruppen i behörighetsregistret
Inköpskoder och rekvisitionstext
Ställ in om inköpskoden ska användas för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Inköpskoder. I fältet Rekvisitionsmall kan en upplagd rekvisitionstext väljas som visas som en redigerbar text på rekvisitionen. Rekvisitionstexter fylls i i Projekt | Backoffice | Basregister | Rekvisitionstext.
Create purchase order
Rekvisitioner skapas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner eller direkt på projektet i Projekt | Frågor, fliken Inköp, det är samma register.
Välj Ny och fyll i projekt och inköpskod eller konto, offererat pris samt Leverantör. I fältet Leveransadress kan Egen, Kund eller Tidigare väljas. Med valet Egen hämtas adressen från Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner. Med valet Kund hämtas adressen från utdelningsadressen på projektet. Med valet Tidigare kan adresser från tidigare rekvisition väljas.
Om inköpskoderna som används är kopplade till rekvisitionstext, fylls denna ut automatiskt när inköpskod anges. Texten kan redigeras.
Skriva ut och skicka rekvisition
Rekvisitioner skrivs ut och skickas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner med knappen Skriv ut. Vid utskrift kan antingen Pdf eller E-post väljas. E-postadressen från rekvisitionen föreslås och kan ändras. Utskriftsmall behöver väljas vid första utskriften, valet sparas till nästa utskrift.
Restbelopp visar belopp minus beloppets som använts vid kontering av nu bokförda fakturor. Utskriven visar det senaste utskriftsdatumet.
Attest av rekvisitioner
Om parametern Attest är aktiverad för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner kan en attestör utses vid skapandet av en rekvisition i fältet Attestör. Det går även att i efterhand lägga till attestör på befintliga rekvisitioner.
Attest av rekvisitioner görs i Ekonomi | Attest. Efter att rekvisitionen är attesterad visas ett J i kolumnen Attest i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner. Nu kan rekvisitionen skrivas ut. Om en rekvisition skrivs ut utan att vara attesterad ges felmeddelandet ”Slutattest saknas”.
Efter utskrift kan knappen Externt bekräftat användas. Rekvisitionen får gå ett G i kolumnen Attest externt. Endast rekvisitioner som både är godkända genom intern attest och extern attest är valbara att hämta upp vid kontering av en leverantörsfaktura.
Använd rekvisition vid kontering
Vid kontering av leverantörsfakturor kan rekvisitioner hämtas in både i fliken Ankomstregistrering och Attestbevakning.
Hämta in rekvisitionen med listknappen i kolumnen Rekvisition. Om End Lev är ikryssat i listan visas endast rekvisitioner som matchar leverantören på fakturan.
