Difference between revisions of "Purchase orders/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
 
(19 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 1: Line 1:
 
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
  
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
   
−
== Settings ==
 +
== Inställningar ==
  +
Grundinställningar för rekvisitioner görs i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner.
−
General settings for purchase orders are configured under Project | Backoffice | Base registers | Parameters, on the Purchase orders tab.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild1.png}}
 
 
  +
* Kryssa i Avräkning för att aktivera rekvisitioner
−
* Tick the Deduction checkbox to activate purchase orders
  
  +
* För att automatiskt generera ett rekvisitionsnummer/-id per rekvisition används parametern Automatiska Rekvisitionsnummer.
−
* To automatically generate a PO number/ID for each purchase order, use the Automatic purchase order numbers parameter.
  
  +
* Kryssa i Attest för att använda attest av rekvisitioner
−
* Tick the Approval box to enable the approval of requisitions
  
  +
 
 
−
== Authorisation ==
 +
== Behörighet ==
  +
Behörighet till rekvisitioner ges i System | Behörighet, fliken Behörighet under rubriken Projekt | Projekt | Rekvisitioner/Förfrågningar.
−
Authorisation for purchase orders is set in System | Authorisation, on the Authorisation tab under the heading Project | Project | Purchase orders/ Quotation queries.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild2.png}}
 
 
  +
En beloppsgräns kan ställas in på användarens behörighetsgrupp under fliken Behörighetsgrupper.
−
A spending limit can be set for the user’s authorisation group under the Authorisation Groups tab.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild3.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild3.png}}
 
 
  +
== Kräv rekvisition vid kontering i Attest och Attestbevakning ==
−
== Require PO when posting in Approval and Approval watch list ==
  
  +
Ställ in om rekvisitioner ska krävas vid registrering projektinköp och omkostnader i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörreskontra | Parametrar, fliken Leverantörer.
−
Set up whether purchase orders are required when recording project purchases and costs in Accounting | Backoffice | Base registers, under the Purchase ledger tab | Parameters, the Suppliers tab.
  
  +
Alla nya leverantörer får automatiskt inställningen. Befintliga leverantörer kan massändras i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra. Öppna leverantören och fliken Övrigt.
−
All new suppliers are automatically assigned this setting. Existing suppliers can be batch changed under Accounting | Backoffice | Base registers, on the Purchase ledger tab. Open the supplier and go to the Other tab.
 
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild4.png}}
 
 
  +
Om Rekvisition obligatorisk är inställd kräver Marathon att:
−
If PO mandatory is set, Marathon requires that:
  
  +
* Rekvisitionen har samma leverantör som leverantörsfakturan
−
* The purchase order has the same supplier as the supplier invoice
  
  +
* Restbeloppet på rekvisitionen inte överutnyttjas, observera att restbeloppet endast beräknas om efter bokföring
−
* The remaining balance on the purchase order must not be exceeded; please note that the remaining balance is only calculated after the entry has been booked.
  
  +
* Användaren som skapar rekvisitionen inte anger ett högre belopp än vad som bestämts i på behörighetsgruppen i behörighetsregistret
−
* The user creating the purchase order does not specify an amount higher than that specified for the authorisation group in the authorisation register
  
   
  +
== Inköpskoder och rekvisitionstext ==
−
== Purchase codes and PO texts ==
  
−
Set up whether purchase codes shall be used in PO: s in Project | Backoffice | Base registers | Purchase codes.
 +
Ställ in om inköpskoden ska användas för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Inköpskoder.
  +
I fältet Rekvisitionsmall kan en upplagd rekvisitionstext väljas som visas som en redigerbar text på rekvisitionen.
−
In the Purchase order template field, you can select a pre-defined purchase order text, which will appear as editable text on the PO.
  
−
The purchase order texts are written in Project | Backoffice | Base register | Purchase order text.
+
Rekvisitionstexter fylls i i Projekt | Backoffice | Basregister | Rekvisitionstext.
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild5.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild5.png}}
   
 
== Create purchase order ==
  
== Create purchase order ==
−
Purchase orders are created in Accounting | Suppliers’ invoices, the Purchase order tab or directly on the project in Project | Queries, Purchases tab; it is the same register.
  
   
  +
Rekvisitioner skapas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner eller direkt på projektet i Projekt | Frågor, fliken Inköp, det är samma register.
⚫
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild6.png}}
  
  +
  ⚫
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild6.png}}
 
 
  +
Välj Ny och fyll i projekt och inköpskod eller konto, offererat pris samt Leverantör. I fältet Leveransadress kan Egen, Kund eller Tidigare väljas.
−
Select New and fill in project and purchase code or account, quoted price and Supplier. In the Delivery address you can choose between Own, Client or Previous.
 
  +
Med valet Egen hämtas adressen från Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner. Med valet Kund hämtas adressen från utdelningsadressen på projektet. Med valet Tidigare kan adresser från tidigare rekvisition väljas.
−
If you select Own, the address is retrieved from Project | Backoffice | Base registers | Parameters, on the Purchase order tab. If you select Client, the address is retrieved from the delivery address for the project. If you select Previous, you can choose addresses from previous purchase orders.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild7.png}}
   
  +
Om inköpskoderna som används är kopplade till rekvisitionstext, fylls denna ut automatiskt när inköpskod anges. Texten kan redigeras.
−
If the purchase codes used are linked to purchase order text, this text is filled in automatically when the purchase code is entered. The text can be edited. 
  
   
−
== Print out and send purchase order ==
 +
== Skriva ut och skicka rekvisition ==
−
Purchase orders are printed and sent via Accounting | Supplier Invoices, on the Purchase orders tab, using the Print button.
  
−
When printing, you can choose either PDF or email. The email address from the purchase order is suggested and can be changed.
  
−
A print template must be selected the first time you print; this selection is saved for the next print job.
  
   
  +
Rekvisitioner skrivs ut och skickas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner med knappen Skriv ut.
⚫
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild8.png}}
  
  +
Vid utskrift kan antingen Pdf eller E-post väljas. E-postadressen från rekvisitionen föreslås och kan ändras.
  +
Utskriftsmall behöver väljas vid första utskriften, valet sparas till nästa utskrift.
  +
  ⚫
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild8.png}}
 
 
  +
Restbelopp visar belopp minus beloppets som använts vid kontering av nu bokförda fakturor.
−
Remaining amount shows the amount minus the amount used when posting the invoices currently recorded.
  
  +
Utskriven visar det senaste utskriftsdatumet.
−
Printed shows the most recent print date. 
  
  +
  +
== Attest av rekvisitioner ==
   
  +
Om parametern Attest är aktiverad för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner kan en attestör utses vid skapandet av en rekvisition i fältet Attestör. Det går även att i efterhand lägga till attestör på befintliga rekvisitioner.
−
== Approval of purchase orders ==
  
−
If the parameter Approval is activated for purchase orders in Project | Backoffice | Base registers | Parameters, Purchase orders tab, an approver can be appointed when creating a PO, in the Approver field. This can also be done on existing purchase orders.
 
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild9.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild9.png}}
 
 
  +
Attest av rekvisitioner görs i Ekonomi | Attest.
−
Approval of purchase orders is done in Accounting | Approval.
  
  +
Efter att rekvisitionen är attesterad visas ett J i kolumnen Attest i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner. Nu kan rekvisitionen skrivas ut.
−
Once the purchase order has been approved, the letter J appears in the Approved column in Accounting | Supplier Invoices, on the Purchase orders’ tab. The purchase order can now be printed.
  
  +
Om en rekvisition skrivs ut utan att vara attesterad ges felmeddelandet ”Slutattest saknas”.
−
If a purchase requisition is printed without having been authorised, the error message Final approval missing is displayed.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild10.png}}
 
 
  +
Efter utskrift kan knappen Externt bekräftat användas. Rekvisitionen får gå ett G i kolumnen Attest externt.
−
Once printed, the Externally confirmed button can be used. The requisition may be marked with a ‘G’ in the ‘External approval’ column.
  
  +
Endast rekvisitioner som både är godkända genom intern attest och extern attest är valbara att hämta upp vid kontering av en leverantörsfaktura.
−
Only requisitions that have been approved by both internal and external approval can be selected for retrieval when posting a supplier invoice.
  
   
−
== Use purchase order when posting ==
 +
== Använd rekvisition vid kontering ==
   
  +
Vid kontering av leverantörsfakturor kan rekvisitioner hämtas in både i fliken Ankomstregistrering och Attestbevakning.
−
When posting supplier invoices, purchase orders can be retrieved from both Preliminary entering tab and Approval watch list.
 
   
−
{{ExpandImage|PRO-REK-EN-Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-REK-SV-Bild11.png}}
 
 
  +
Hämta in rekvisitionen med listknappen i kolumnen Rekvisition. Om End Lev är ikryssat i listan visas endast rekvisitioner som matchar leverantören på fakturan.
−
Retrieve the purchase order with the list button in the Purchase order column. If Only suppl. Is ticked, only purchase orders matching with the supplier is shown.
  
   
 
[[Category: Project]]
  
[[Category: Project]]
−
[[Category: PRO-REK-EN]]
 +
[[Category: PRO-REK-SV]]
 
[[Category: Manuals]]
  
[[Category: Manuals]]

Latest revision as of 09:33, 29 September 2026

Inställningar

Grundinställningar för rekvisitioner görs i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner.

  • Kryssa i Avräkning för att aktivera rekvisitioner
  • För att automatiskt generera ett rekvisitionsnummer/-id per rekvisition används parametern Automatiska Rekvisitionsnummer.
  • Kryssa i Attest för att använda attest av rekvisitioner


Behörighet

Behörighet till rekvisitioner ges i System | Behörighet, fliken Behörighet under rubriken Projekt | Projekt | Rekvisitioner/Förfrågningar.

En beloppsgräns kan ställas in på användarens behörighetsgrupp under fliken Behörighetsgrupper.

Kräv rekvisition vid kontering i Attest och Attestbevakning

Ställ in om rekvisitioner ska krävas vid registrering projektinköp och omkostnader i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörreskontra | Parametrar, fliken Leverantörer. Alla nya leverantörer får automatiskt inställningen. Befintliga leverantörer kan massändras i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra. Öppna leverantören och fliken Övrigt.

Om Rekvisition obligatorisk är inställd kräver Marathon att:

  • Rekvisitionen har samma leverantör som leverantörsfakturan
  • Restbeloppet på rekvisitionen inte överutnyttjas, observera att restbeloppet endast beräknas om efter bokföring
  • Användaren som skapar rekvisitionen inte anger ett högre belopp än vad som bestämts i på behörighetsgruppen i behörighetsregistret

Inköpskoder och rekvisitionstext

Ställ in om inköpskoden ska användas för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Inköpskoder. I fältet Rekvisitionsmall kan en upplagd rekvisitionstext väljas som visas som en redigerbar text på rekvisitionen. Rekvisitionstexter fylls i i Projekt | Backoffice | Basregister | Rekvisitionstext.

Create purchase order

Rekvisitioner skapas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner eller direkt på projektet i Projekt | Frågor, fliken Inköp, det är samma register.

Välj Ny och fyll i projekt och inköpskod eller konto, offererat pris samt Leverantör. I fältet Leveransadress kan Egen, Kund eller Tidigare väljas. Med valet Egen hämtas adressen från Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner. Med valet Kund hämtas adressen från utdelningsadressen på projektet. Med valet Tidigare kan adresser från tidigare rekvisition väljas.

Om inköpskoderna som används är kopplade till rekvisitionstext, fylls denna ut automatiskt när inköpskod anges. Texten kan redigeras.

Skriva ut och skicka rekvisition

Rekvisitioner skrivs ut och skickas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner med knappen Skriv ut. Vid utskrift kan antingen Pdf eller E-post väljas. E-postadressen från rekvisitionen föreslås och kan ändras. Utskriftsmall behöver väljas vid första utskriften, valet sparas till nästa utskrift.

Restbelopp visar belopp minus beloppets som använts vid kontering av nu bokförda fakturor. Utskriven visar det senaste utskriftsdatumet.

Attest av rekvisitioner

Om parametern Attest är aktiverad för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner kan en attestör utses vid skapandet av en rekvisition i fältet Attestör. Det går även att i efterhand lägga till attestör på befintliga rekvisitioner.

Attest av rekvisitioner görs i Ekonomi | Attest. Efter att rekvisitionen är attesterad visas ett J i kolumnen Attest i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner. Nu kan rekvisitionen skrivas ut. Om en rekvisition skrivs ut utan att vara attesterad ges felmeddelandet ”Slutattest saknas”.

Efter utskrift kan knappen Externt bekräftat användas. Rekvisitionen får gå ett G i kolumnen Attest externt. Endast rekvisitioner som både är godkända genom intern attest och extern attest är valbara att hämta upp vid kontering av en leverantörsfaktura.

Använd rekvisition vid kontering

Vid kontering av leverantörsfakturor kan rekvisitioner hämtas in både i fliken Ankomstregistrering och Attestbevakning.

Hämta in rekvisitionen med listknappen i kolumnen Rekvisition. Om End Lev är ikryssat i listan visas endast rekvisitioner som matchar leverantören på fakturan.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Purchase_orders/sv&oldid=95258"