Difference between revisions of "Enter employees and users/fi"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "=== Valtuudet Classicissa ===")
(Updating to match new version of source page)
 
(56 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
__FORCETOC__
  
  +
== General==
  +
Marathon separates employees and users. The employee is in the project accounting and is used for time reporting among other things. The user is used for login and authorisations.
   
  +
== New employees==
−
== Työntekijän rekisteröinti ==
  
  +
Register a new employee in Projects | Backoffice | Base registers | Employees. If the parameter Automatic entering of users is active in Projects | Backoffice | Base registers| Parameters, General tab, a user is automatically registered with the same employee code. Check in advance that the code is available.
   
  +
=== General ===
−
Marathonissa työntekijällä ja käyttäjällä on eri roolit.
 
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild1.png}}
−
Työntekijärekisteri sijaitsee projektihallinnassa ja työntekijää käytetään mm. aikaraportoinnissa.
 
  +
{|class=mandeflist
−
Käyttäjärekisteri sijaitsee vuorostaan perusrekistereissä. Käyttäjää käytetään esimerkiksi kirjautumiseen ja valtuuksiin.
  
  +
!Code
−  
  +
|The first two letters of the first name and surname are usually used as the employee ID
−
Uusi työntekijä rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/PRO/Työntekijät samalla koodilla kuin työntekijäkoodi. Jos parametri "Automaattinen käyttäjän avaus" on aktivoitu Perusrekistereissä/Pro/Parametrit, välilehdellä Yleistä, käyttäjäkoodi avautuu automaattisesti.
  
−  
−
=== Yleistä ===
  
−  
−
{{ExpandImage|bas-med-fi-grafik1.png}}
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Työntekijäkoodi
  
−
|Yleisin työntekijäkoodi muodostuu henkilön etunimen kahdesta ensimmäisestä kirjaimesta ja sukunimen kahdesta ensimmäisestä kirjaimesta
  
 
|-
  
|-
  +
!Name
−
!Nimi
  
  +
|Employee’s name
−
|Työntekijän nimi.
  
 
|-
  
|-
  +
!Telephone
−
!Puhelin
  
  +
|Enter telephone number if it shall be shown on the invoices to client
−
|Puhelinnumero kirjoitetaan vain jos se halutaan mukaan laskulle.
  
 
|-
  
|-
  +
!Staff category
−
!Henkilöstökategoria
  
  +
|Employees can be divided into categories
−
|Henkilöstön voi ryhmittää eri kategorioihin.
  
 
|-
  
|-
  +
!Alt staff categories
−
!Työntekijäryhmä
  
  +
|Used in the resource planning
−
|Henkilöstön voi myös ryhmittää työntekijäryhmiin
  
 
|-
  
|-
  +
!Employee grp
−
!Tiimi
  
  +
|Group to which the employee belongs
−
|Henkilön tiimi.
  
 
|-
  
|-
  +
!Working team
−
!Kustannuspaikka
  
  +
|Another way of categorising staff members, which can be used in resource planning
−
|Kustannuspaikkaa voidaan käyttää oman työn tuottojen tiliöintiin. Jos työntekijä myös on projektijohtaja, kustannuspaikka voi tulla ehdotuksena kaikissa uusissa projekteissa.
  
 
|-
  
|-
  +
!Cost centre
−
!Aikaraportointi
  
  +
|Can be used for posting fees to revenue and/or as a proposal for new projects if the person is a project manager (provided the system is set to do so)
−
|Rastita ruutu jos henkilö tulee raportoimaan aikaa Ajanraportoinnissa
  
 
|-
  
|-
  +
!Time reporting
−
!Mahdollinen projektijohtaja/asiakasvastaava/tuotannonohjaaja
  
  +
|Tick if the employee is required to report their time.
−
|
  
−
|}
 +
|-
  +
!Possible PM/CM
−
|Jos henkilö on mahdollinen projektijohtaja/asiakasvastaava/tuotannonohjaaja, rastita ruutu. Silloin henkilön nimi tulee listaan, josta voi valita johtajan eri ohjelmissa Marathonissa
  
  +
|Tick if the employee is a project-, production-, or client manager
−  
  +
|-
−
{| class=mandeflist
  
  +
!Possible in res plan
−
!Aktiivi
  
  +
|If the employee shall be shown in resource planning
−
|Jos henkilö ei enää ole aktiivinen, poista rasti ruudusta.
  
 
|-
  
|-
  +
!Report above max
−
!Vakituinen työkoodi
  
  +
|Overrules the parameter Maximum hours per day
−
|Ei enää käytössä
  
 
|-
  
|-
  +
!Active
−
!Salasana
  
  +
|If the employee is active or has quitted
−
|Salasanan näkee vain, jos parametri ” Automaattinen käyttäjien avaus” on rastitettu, ja uusi käyttäjätili luodaan.
  
  +
|-
  +
!Reg job code
  +
|Not used
  +
|-
  +
!Code in payroll
  +
|Fill in if an external payroll system is used
  +
|-
  +
!Password
  +
|Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated
  +
|-
  +
!E-mail
  +
|Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated
 
|}
  
|}
   
−
=== Hinnat ===
 +
=== Prices ===
   
−
{{ExpandImage|bas-med-fi-Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild2.png}}
   
  +
{|class=mandeflist
−  
  +
!Regular price/hour
−
{| class=mandeflist
  
  +
|The employee’s regular hourly rate
−
!Vakituinen tuntihinta
  
−
|Työntekijän vakituinen tuntihinta, joka asiakkaalta veloitetaan.
  
 
|-
  
|-
  +
!Estimated price/h
−
!Budjetoitu hinta/tunti
  
  +
|Used for follow-up of the employee’s revenue budget
−
|Budjetoitua tuntihintaa käytetään työntekijän budjetin seurannassa.
  
 
|-
  
|-
  +
!Calculated cost/h
−
!Laskennallinen hinta
  
  +
|The employee’s calculated cost, i.e. what the employee costs the company for every hour worked
−
|Työntekijän laskennallinen (arvioitu) tuntihinta.
  
 
|-
  
|-
  +
!Spec hourly rate
−
!Poikkeavat tuntihinnat |Poikkeukset vakituisista tuntihinnoista, valinnat: Ei, Työkoodeittain tai työkategorioittain.
  
  +
|Deviations from standard hourly rates are specified as No, based on job code or based on job category.
 
|-
  
|-
  +
!Category/Code
−
!Kategoria/koodi
  
  +
|In the event of a deviation, the work code or category and price are registered.
−
|Määrittele työkoodi/työkategoria, joilla on poikkeava tuntihinta.
  
−
|-
  
−
!Tuntihinta
  
−
|Määrittelee poikkeava tuntihinta.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Kalendaario ===
 +
=== Calendar ===
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild3.png}}
   
  +
{|class=mandeflist
−
{{ExpandImage|bas-med-fi-grafik3.png}}
  
  +
!Period
−  
  +
|The start and end dates are adjusted if the employee has alternated between, for example, full-time and part-time employment
−
{| class=mandeflist
  
  +
|-
−
!Kalendaarionumero
  
  +
!Calendar
−
|Valitse työntekijälle kalenteri (työaikamitta).
  
  +
|This field specifies which calendar number (working time measure) the employee is linked to.
 
|}
  
|}
   
  +
=== Working teams ===
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild4.png}}
−
Alku- ja loppupäivät ovat hyödyllisiä jos työntekijän työaika vaihtelee, esim. puoliaikaisesta työsuhteesta kokoaikaiseen.
  
−  
−
=== Lomat ja ylityöt ===
  
−  
−
{{ExpandImage|bas-med-fi-grafik4.png}}
  
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Period /work team
−
!Lomasaldo
  
  +
|In the table, a historical work group can be specified for project reports and the approval of timesheets
−
|Käyttämättömien lomapäivien määrä ilmoitetaan työntekijän rekisteröimisen yhteydessä. Sen jälkeen määrä vähenee joka kerta kun työntekijä raportoi tunteja lomakoodille. Vuodenvaihteessa tiedot nollataan automaattisesti. Nämä tiedot ovat vain näkyvissä viikkoraportissa ohjelmassa 04–72- 10.
  
 
|}
  
|}
   
  +
=== Holidays and overtime ===
−
{class=mandeflist
  
−
!Käytetty loma |Käytettyjen lomapäivien määrä ilmoitetaan työntekijän rekisteröimisen yhteydessä.
  
−
Sen jälkeen määrä lisääntyy joka kerta kun työntekijä raportoi tunteja lomakoodille. Vuodenvaihteessa tiedot nollataan automaattisesti. Nämä tiedot ovat vain näkyvissä viikkoraportissa ohjelmassa 04–72- 10.
  
−
|}
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild5.png}}
−
{|class=mandeflist
  
−
!Liukumasaldo
  
−
|Liukumasaldo määrätystä päivästä lähtien. lmoitetaan vain, jos Liukuma näytetään erillisessä sarakkeessa Ajanraportoinnissa.
  
−
|}
  
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Holiday balance
−
!Liukumasaldo per
  
  +
|Not in use
−
|Päivä, josta liukumasaldo
  
  +
|-
−
lasketaan.
  
  +
!Holiday days used
  +
|Not in use
  +
|-
  +
!OT balance
  +
|Number of overtime hours
  +
|-
  +
!OT balance per
  +
|The date from which the overtime balance is calculated. When this field is filled in, the overtime balance is displayed as a column in the timesheet
  +
|-
  +
!OT compensation
  +
|Not in use
 
|}
  
|}
   
  +
== New users ==
  +
The user, which controls both login and authorizations, etc. is entered in System | Base registers | Users.
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild6.png}}
  +
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
|New password
−
!Ylityökorvaus
  
  +
|In cases SSO (Single-Sign-On) not is used, a new password can be sent to the user’s e-mail. Number of incorrect login attempts and Without changes will then be reset.
−
|Jos ruutu on rastitettu, korvaus näkyy ohjelmassa 04-72-10.
  
  +
|-
  +
!Import settings
  +
|Column-, selection-, and favourite settings can be copied from another user.
 
|}
  
|}
   
  +
=== General ===
−
== Käyttäjän rekisteröinti ==
  
−  
−
Käyttäjätiedot rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät. Käyttäjä vaikuttaa mm kirjautumisiin ja valtuuksiin.
  
−  
−
=== Yleistä ===
  
   
−
{{ExpandImage|bas-med-fi-grafik5.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild7.png}}
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Name
−
!Nimi
  
  +
|The user’s name
−
|Käyttäjän nimi.
  
 
|-
  
|-
  +
!E-mail
−
!Sähköposti
  
  +
|The user’s email address is used for approval and sending of new password. If (Single-Sign-On) is used for login, the e-mail must match with what is registered in the AAD.
−
|Tähän sähköpostiosoitteeseen lähetetään ilmoitukset hyväksyttävistä laskuista. Tähän lähetetään myös uudet salasanat
  
 
|-
  
|-
  +
!Language
−
!Kieli
  
  +
|The user’s language in Marathon
−
|Käyttäjän kieli Marathonissa. Valitse valikosta saatavilla olevat kielet.
  
 
|-
  
|-
  +
!Country
−
!Yritys/vuosi
  
  +
|Country is used for authorisations by country
−
|Yritys, johon käyttäjä kirjautuessaan tulee. Jos vuosi-kentän jättää tyhjäksi, käyttäjä kirjautuu automaattisesti viimeksi avattuun vuoteen ko. yrityksessä.
  
  +
|-
  +
!Company
  +
|The company the user is to be directed to when logging in
  +
|-
  +
!Year
  +
|Not in use
 
|}
  
|}
   
−
=== Tulostimet ===
 +
=== Authorisation ===
−  
−
Eri Marathon-tulostimet Classicin tulostuksiin.määritellään tällä välilehdellä
  
−  
−
=== Valtuudet ===
  
−  
−
{{ExpandImage|bas-med-fi-grafik12.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild8.png}}
−
{| class=mandeflist
  
  +
−
!Vaihtoehtoinen käyttäjäkoodi
  
  +
{|class=mandeflist
−
|Mikäli käyttäjä haluaa kirjautua sisään hänen käyttöjärjestelmänsä salasanalla myös Marathoniin. Koodissa voi olla 12 merkkiä ja käyttäjä voi käyttää molempia koodejaan rinnakkaisesti.
  
  +
!Alt. user code
  +
|Used to log in to Marathon using the same user code as for logging in to Windows. The alternative code can be up to 12 characters long, and the user can log in using either this or their regular code.
 
|-
  
|-
  +
!Password
−
!Salasana
  
  +
|Password settings are in System | Base registers | System parameters.
−
|Salasana-asennukset näkyvät ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Järjestelmäparametrit. Salasanassa ei saa käyttää ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä.
  
  +
|-
  +
!Incorrect attempts
  +
|Shall be 0, after five incorrect login attempts the user is blocked
 
|-
  
|-
  +
!Forced change
−
!Virheellisiä kirjautumisyrityksiä
  
  +
|Date for forced password change. The settings are in System | Base registers | System parameters
−
|Oltava nolla. Viiden virheellisen yrityksen jälkeen käyttäjä estetään
  
 
|-
  
|-
  +
!Without change
−
!Päivämäärä pakolliselle vaihdolle
  
  +
|Shall be 0, after five login attempts after the set date the user is blocked
−
|Päivämäärä, jolloin salasana on viimeistään vaihdettava. Enin määrä on 90 päivää.
  
 
|-
  
|-
  +
!Active period
−
!Ilman vaihtoa
  
  +
|Used to restrict a user's access to Marathon to a specific date range
−
|Oltava nolla. Näyttää yritykset pakollisen vaihdon päivämäärän jälkeen. Viiden kirjautumisen jälkeen käyttäjä estetään.
  
 
|-
  
|-
  +
!Blocked
−
!Aktiivinen kausi
  
  +
|Activates or blocks the user.
−
|Käyttäjän pääsyn Marathoniin voi rajoittaa kaudella.
  
 
|-
  
|-
  +
!Company auth.
−
!Estetty
  
  +
|Select the companies to which the user should have access, or tick All below the company table to grant access to all companies.
−
|Rastitettu ruutu tarkoittaa, että käyttäjä on estetty
  
  +
|-General auth group
  +
|The authorisation group for companies the user has access to (settings under System | Authorisation).
 
|-
  
|-
  +
!Per company
−
!Yritysvaltuudet
  
  +
|Used if the user has different authorisations per company
−
|Ilmoita yritys tai yritykset, joihin käyttäjällä on pääsy. Voit myös rastittaa ruudun ”Kaikki” jos hänellä on pääsy kaikkiin yrityksiin.
  
 
|-
  
|-
  +
!Group authorisation
−
!Yleinen valtuusryhmä
  
  +
|Settings for the user’s authorisations for groups, collective groups and collective coll. groups.
−
|Valtuusryhmä niille ryhmille joihin käyttäjällä on pääsy (Valtuusryhmäasennukset ohjelmassa Hallinto).
  
−
|-
  
−
!Valtuusryhmä per yritys
  
−
|Käytetään, mikäli eri yrityksiin on eri valtuudet.
  
−
|-
  
−
!Ryhmävaltuudet
  
−
|Asetukset käyttäjän ryhmä- yliryhmä ja yliyliryhmävaltuuksiin.
  
 
|}
  
|}
−  
−
=== Valtuudet Classicissa ===
  
−  
−
Only in use if the authorisation system in System: Authorisation not is fully in use.
  
   
 
=== Approval ===
  
=== Approval ===
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild9.png}}
   
  +
{|class=mandeflist
−
{{ExpandImage|bas-med-en-grafik6.png}}
  
  +
!May post
  +
|Posting of costs and purchases and posting in the approval watch list is not used here, but entirely from System | Authorisation.
  +
|-
  +
!Type of approval
  +
|This setting only determines which type of approval is suggested automatically; it can be changed during the approval process
  +
|-
  +
!Send e-mail…
  +
|If a reminder that invoices are ready for approval needs to be sent. The e-mail address from the General tab is used.
  +
|-
  +
!Time report appr.
  +
|See separate manual.
  +
|}
   
  +
=== Expenses ===
−
This tab contains authorisation details concerning approval of invoices; postings of cost invoices and project purchases, booking of supplier’s invoices and type of approval (pre-approval, final approval and blank).
  
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild10.png}}
   
  +
{|class=mandeflist
−
To send reminders of new invoices to approve, check the box Send e-mail about new invoices. Make sure that the user’s e-mail address has been stated in the General-tab
  
  +
!Holder of corp card
−  
  +
|When the Holder of corporate card box is ticked, a new Corporate card column will appear for the user in the expense report.
−
Approval of time reports- contact Kalin Setterberg for more information about this function.
  
  +
|-
  +
!Corp card default
  +
|If the user makes purchases exclusively or mostly using their corporate card, Yes is selected as the default. Blank and No can also be selected. This is only a suggestion that can be changed when the user makes the expense.
  +
|}
   
 
=== Other ===
  
=== Other ===
   
−
{{ExpandImage|bas-med-en-grafik7.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild11.png}}
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Access to info
−
|'''Employee code in PRO'''
  
  +
|The user may receive replies from Marathon Support that may contain confidential information. This permission applies to all companies to which the user has access, regardless of permission group. If this box is not ticked, replies from Support must not contain any Marathon data.
−
|State only if the employee code differs from the user code
  
−
|-
  
−
|'''Contact person'''
  
−
|Check the box if the user is a contact person towards Kalin Setterberg. If ticked, the person will receive general information mails from Kalin Setterberg.
  
 
|-
  
|-
  +
!Immediate sup.
−
|'''Kalin Setterberg'''
  
  +
|The user’s immediate superior can be specified, and this can be used to approve expenses with the immediate superior as the automatic approver.
−
|Shows if the user is working at Kalin Setterberg. Used at the time of installation of Marathon, when the installation team sometimes creates own users in your company.
  
−
|-
  
−
|'''Immediate superior'''
  
−
|The user’s immediate superior can be stated. That can be used in e.g. approval of expenses reports where the immediate superior automatically is chosen as approver.
  
 
|}
  
|}
   
  +
[[Category:PRO-EMP-EN]]
−  
−
[[Category:PRO-EMP-EN]] [[Category:Manuals]] [[Category:PRO]]
 +
[[Category:Projects]]
  +
[[Category:Manuals]]

Latest revision as of 08:40, 1 July 2026

General

Marathon separates employees and users. The employee is in the project accounting and is used for time reporting among other things. The user is used for login and authorisations.

New employees

Register a new employee in Projects | Backoffice | Base registers | Employees. If the parameter Automatic entering of users is active in Projects | Backoffice | Base registers| Parameters, General tab, a user is automatically registered with the same employee code. Check in advance that the code is available.

General

Code The first two letters of the first name and surname are usually used as the employee ID
Name Employee’s name
Telephone Enter telephone number if it shall be shown on the invoices to client
Staff category Employees can be divided into categories
Alt staff categories Used in the resource planning
Employee grp Group to which the employee belongs
Working team Another way of categorising staff members, which can be used in resource planning
Cost centre Can be used for posting fees to revenue and/or as a proposal for new projects if the person is a project manager (provided the system is set to do so)
Time reporting Tick if the employee is required to report their time.
Possible PM/CM Tick if the employee is a project-, production-, or client manager
Possible in res plan If the employee shall be shown in resource planning
Report above max Overrules the parameter Maximum hours per day
Active If the employee is active or has quitted
Reg job code Not used
Code in payroll Fill in if an external payroll system is used
Password Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated
E-mail Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated

Prices

Regular price/hour The employee’s regular hourly rate
Estimated price/h Used for follow-up of the employee’s revenue budget
Calculated cost/h The employee’s calculated cost, i.e. what the employee costs the company for every hour worked
Spec hourly rate Deviations from standard hourly rates are specified as No, based on job code or based on job category.
Category/Code In the event of a deviation, the work code or category and price are registered.

Calendar

Period The start and end dates are adjusted if the employee has alternated between, for example, full-time and part-time employment
Calendar This field specifies which calendar number (working time measure) the employee is linked to.

Working teams

Period /work team In the table, a historical work group can be specified for project reports and the approval of timesheets

Holidays and overtime

Holiday balance Not in use
Holiday days used Not in use
OT balance Number of overtime hours
OT balance per The date from which the overtime balance is calculated. When this field is filled in, the overtime balance is displayed as a column in the timesheet
OT compensation Not in use

New users

The user, which controls both login and authorizations, etc. is entered in System | Base registers | Users.

New password In cases SSO (Single-Sign-On) not is used, a new password can be sent to the user’s e-mail. Number of incorrect login attempts and Without changes will then be reset.
Import settings Column-, selection-, and favourite settings can be copied from another user.

General

Name The user’s name
E-mail The user’s email address is used for approval and sending of new password. If (Single-Sign-On) is used for login, the e-mail must match with what is registered in the AAD.
Language The user’s language in Marathon
Country Country is used for authorisations by country
Company The company the user is to be directed to when logging in
Year Not in use

Authorisation

Alt. user code Used to log in to Marathon using the same user code as for logging in to Windows. The alternative code can be up to 12 characters long, and the user can log in using either this or their regular code.
Password Base registers | System parameters.
Incorrect attempts Shall be 0, after five incorrect login attempts the user is blocked
Forced change Base registers | System parameters
Without change Shall be 0, after five login attempts after the set date the user is blocked
Active period Used to restrict a user's access to Marathon to a specific date range
Blocked Activates or blocks the user.
Company auth. Select the companies to which the user should have access, or tick All below the company table to grant access to all companies.
Authorisation).
Per company Used if the user has different authorisations per company
Group authorisation Settings for the user’s authorisations for groups, collective groups and collective coll. groups.

Approval

May post Authorisation.
Type of approval This setting only determines which type of approval is suggested automatically; it can be changed during the approval process
Send e-mail… If a reminder that invoices are ready for approval needs to be sent. The e-mail address from the General tab is used.
Time report appr. See separate manual.

Expenses

Holder of corp card When the Holder of corporate card box is ticked, a new Corporate card column will appear for the user in the expense report.
Corp card default If the user makes purchases exclusively or mostly using their corporate card, Yes is selected as the default. Blank and No can also be selected. This is only a suggestion that can be changed when the user makes the expense.

Other

Access to info The user may receive replies from Marathon Support that may contain confidential information. This permission applies to all companies to which the user has access, regardless of permission group. If this box is not ticked, replies from Support must not contain any Marathon data.
Immediate sup. The user’s immediate superior can be specified, and this can be used to approve expenses with the immediate superior as the automatic approver.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Enter_employees_and_users/fi&oldid=92844"