Difference between revisions of "Client and Project/fi"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
Line 2: Line 2:
 
== Asiakas ja Projekti ==
  
== Asiakas ja Projekti ==
   
  +
This function contains information of all your clients and projects. In the
−
Perusnäkymä (Asiakkaat ja Projektit) näyttää vasemmalla puolella kaikki järjestelmään syötetyt asiakkaat.
  
  +
first tab, Client and Project, you can see a list of all clients in the left part. When
−
Valitsemalla asiakkaan näet sen projektit ruudun oikealla puolella.
  
  +
you click on a client, all its’ projects are shown on the right
  +
screen side.
   
 
{{ExpandImage|PRO-PL-FI-grafik4.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-PL-FI-grafik4.png}}
   
  +
In the next tab “All projects”, you will see a list of all projects, irrespective of clients.
−
Jos rastitat ”Kaikki projektit”, näkymä on tämänlainen:
  
   
 
{{ExpandImage|PRO-PL-FI-grafik5.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-PL-FI-grafik5.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Erääntyneet projektit'''
 +
|'''Due projects'''
  +
|In the tab “Due projects” you will see projects that have reached deadline. Also projects with an invoice date that have no invoice printed out. This is only shown for project- and production managers of a project.
−
|Jos projektille on asetettu deadline, ja päivämäärä ylittyy tai jos sillle on asetettu laskupäivämäärä ja se ylittyy, ne näkyvät erääntyneiden projektien listassa. Tämä näkyy vain projektijohtajilla ja tuotantosuunnittelijoilla.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Vain aktiivit'''
 +
|'''Only active'''
  +
|In all these three tabs you can select to see only active projects.
−
|Sekä asiakas- että projektipuolella voit valita näkymään ''Vain aktiivit'' projektit/asiakkaat
  
 
|-
  
|-
−
|'''Vain omat'''
 +
|'''Only own'''
  +
|Own clients/projects are ones where you are client manager or project-/product manager.
−
|Omilla tarkoitetaan projektia/asiakasta joissa sisäänkirjautunut henkilö on joko asiakasvastaava tai projektijohtaja/tuotantosuunnittelija.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Excel'''
 +
|'''Export'''
  +
|Exports the list to Excel. Select which columns you want in the export.
−
|Tulosta haluamasi tiedot Exceliin. Rastita valintaruudusta sarakkeet. jotka haluat mukaan. Jos olet valinnut listassa vain omat/aktiivit ja haluat vain ne tulostukseen, valitse ”vain valitut rivit”.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Suljetaan'''
 +
|'''To be closed'''
  +
|Indicates to the accounting department that the project is ready to close.
−
|Indikoi talousosatolle, että projekti on valmis suljettavaksi
  
 
|}
  
|}
   
  +
In the client list, click the right mouse button and select
−
Voit vaihtaa sarakkeiden järjestystä vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Napauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka haluat olevan lajittelua ohjaavan. Valintasi tallentuu käyttäjänimellesi.
  
  +
the columns you wish to see. The selection will be saved for your user
  +
name.
   
  +
'''Columns in the client list:'''
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Asiakaslistan sarakkeet:'''
 +
|'''Favourites'''
  +
|Possibility to select only the most frequent clients.
 
|-
  
|-
−
|'''Suosikit'''
 +
|'''Code'''
  +
|A unique identity for the client.
−
|Voit merkitä usein käyttämäsi asiakkaat suosikeiksi
  
 
|-
  
|-
−
|'''Lukko'''
 +
|'''Client'''
  +
|Client name.
−
|Suljettu asiakas merkitään lukolla. Tämä tarkoittaa, ettei asiakkaalla ole yhtään avointa projektia, eikä sille voi avata uusiakaan.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Koodi'''
 +
|'''CM'''
  +
|The employee code of the person in charge of the client (Client manager) in your own company.
−
|Asiakkaalle yksilöllinen koodi - yleensä jonkinlainen lyhenne nimestä, max. 4 merkkiä.
  
−
|-
  
−
|'''Asiakas'''
  
−
|Asiakkaan nimi
  
 
|-
  
|-
−
|'''As vast'''
 +
|'''A lock'''
  +
|A lock means that the client is closed (inactive). This means that the client does not save any active projects and that new projects not can be opened to it. .
−
|Asiakasvastaavan työntekijäkoodi
  
 
|-
  
|-
−
|'''Ryhmä'''
 +
|'''Group/Group name'''
  +
|Group code/name
−
|Ryhmäkuuluvuus (käytetään esim. asiakkailla, joilla on monelle yritykselle yhteinen projektihallinta)
  
 
|}
  
|}
   
  +
'''Columns in the project list:'''
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Projektilistan sarakket:'''
 +
|'''Favourites'''
  +
|Possibility to select the most frequent projects only.
 
|-
  
|-
−
|'''Suosikit'''
 +
|'''Code'''
  +
|A unique identity for the project. The code consists of the client code + a running number.
−
|Voit valita usein käyttämäsi projektit suosikeiksi.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Koodi'''
 +
|'''Project'''
  +
|The project name.
−
|Projektin tunnus; koostuu asiakaskoodista ja juoksevasta numerosta.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Projekti'''
 +
|'''Registered'''
  +
|Date when the project was opened (registered).
−
|Projektin nimi
  
 
|-
  
|-
−
|'''Avattu'''
 +
|'''PM'''
  +
|Employee code of the project manager.
−
|Projektin avauspäivämäärä
  
−
|-
  
−
|'''PJ'''
  
−
|Projektijohtajan työntekijäkoodi
  
 
|-
  
|-
 
|'''$'''
  
|'''$'''
  +
|Shows that there is WIP on the project.
−
|Indikoi, että projektilla on varastoa.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Lukko'''
 +
|'''A lock'''
  +
|A project with a lock is closed.
−
|Suljettu projekti on merkitty lukolla.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Eräänt'''
 +
|'''Due'''
  +
|Overdue client invoices on the project are shown in red. (one symbol if the invoice is due more than 8 days, two symbols if more than 31 days)
−
|Jos projektilla on erääntyneitä laskuja, merkintä on punainen(Yksi merkki 8 päivän jälkeen, kaksi merkkiä 31 päivän jälkeen)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Laskuteksti luotu'''
 +
|'''Inv text created'''
  +
|If this is marked, somebody has started to create an invoice text on the Invoice- tab.
−
|Rasti indikoi, että projektin lasku-välilehdellä on laskutekstiä.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Laskuteksti valmis'''
 +
|'''Inv text ready'''
  +
|If this is marked, somebody has created an invoice text and marked it as ready.
−
|Rasti tarkoittaa, että laskuteksti lasku-välilehdellä on merkitty valmiiksi.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Tuot.suunn.'''
 +
|'''Production manager'''
  +
|Employee code of the production manager
−
|Tuotannonsuunnittelijan työntekijäkoodi
  
 
|-
  
|-
−
|'''Varasto'''
 +
|'''WIP'''
  +
|Shows the amount in the project’s WIP.
−
|Projektin varaston määrä.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Valuutta'''
 +
|'''Currency'''
  +
|Shows the base currency of the project. (Used only in multiple agency handling)
−
|Näyttää projektin perusvaluutan. Käytössä vain jos yrityksellä on monivaluuttakäsittely.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Projektilaji'''
 +
|'''Project type'''
  +
|Shows project types: external (E), within group or external within group (G), internal (I), project for internal work (9) and speculation- or pitch projects (J).
−
|Näyttää projektilajit: ulkoinen (E), konsernin sisäinen (G), sisäinen (I), projekti sisäiselle työlle (9) ja spekulaatioprojektit (J).
  
 
|-
  
|-
−
|'''Kustannusarvio'''
+
|'''Estimate'''
  +
|Shows if the project has a cost estimate.
−
|Rasti indikoi, että projektille on laadittu kustannusarvio.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Suljetaan'''
 +
|'''To be closed'''
  +
|Indicates to the accounting department that the project is ready to close.
−
|Sarake näyttää rastin jos projekti on ilmoitettu valmiiksi, mikä indikoi talousosastolle, että projekti voidaan laskuttaa ja sulkea.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Varasto Oma työ'''
 +
|'''WIP Fees'''
  +
|Shows amount in WIP Fees
−
|Osa varastosta, joka on omaa työtä
  
 
|-
  
|-
−
|'''Varasto Alihankinnat'''
 +
|'''WIP Purchases'''
  +
|Shows amount in WIP Purchases
−
|Osa varastosta, joka on alihankintaa
  
 
|-
  
|-
−
|'''Varasto Muut'''
 +
|'''WIP Other'''
  +
|Shows amount in WIP Other
−
|Osa varastosta, joka on muuta/materiaalia
  
 
|-
  
|-
−
|'''Sovittu Hinta'''
 +
|'''Fixed price'''
  +
|Shows the fixed price of the project, if that has been set in advance
−
|Näyttää projektille annetun sovitun hinnan määrän.
  
 
|-
  
|-
 
|'''Deadline'''
  
|'''Deadline'''
−
|Näyttää projektin deadline-päivän (aktivoidaan Perusrekistereissä/Pro/Asiakkaat ja Projekti)
 +
|Shows the project’s deadline date, if set (Base registers/Pro/Client & Project)
 
|-
  
|-
−
|'''Laskupvm'''
 +
|'''Inv date'''
  +
|Shows the project’s invoice date, if set (Base registers/Pro/Client & Project)
−
|Päivämäärä laskulle, mikäli sellainen on projektissa ilmoitettu (aktivoitava Perusrekistereissä/Pro/Asiakkaat ja Projektit)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Laskutettu'''
 +
|'''Invoiced'''
  +
|Shows what has been invoiced on the project (including pre-inv.)
−
|Näyttää mitä projektissa on laskutettu (sisältää mahd. ennakkolaskut)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Marathon Tid'''
 +
|'''Marathon Time'''
−
|Rasti tarkoittaa, että projektille voi viedä tunteja Marathon Tidissä.
 +
|Marked, if the project is reportable in Marathon Tid.
 
|-
  
|-
−
|'''Paikallinen nimi'''
 +
|'''Local name'''
  +
|Shows a local project name, if set
−
|Näyttää paikallisen nimen, jos sellainen on rekisteröity projektille.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Viitenumero'''
 +
|'''Reference no'''
  +
|Shows possible reference number.
−
|Näyttää viitenumeron, jos sellainen on rekisteröity projektille.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Loppupvm'''
 +
|'''End date'''
  +
|Shows closing date of the project, if it is closed.
−
|Näyttää projektin sulkemispäivän jos projekti on suljettu.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Alkupvm'''
 +
|'''Start date'''
  +
|Shows the project’s start date, if stated.
−
|Näyttää projektin perustamispäivämäärän, jos sellainen on rekisteröity projektille.
  
 
|}
  
|}
   
  +
If you wish to see the columns in a different order, you can drag and
−
Voit vaihtaa sarakkeiden järjestystä vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Napauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka haluat olevan lajittelua ohjaavan.
  
  +
drop them where you want with the mouse indicator. Click in the
  +
heading field in the column that shall control the sorting.
   
 
==Asiakkaiden ja projektien avaus ==
  
==Asiakkaiden ja projektien avaus ==
   
   
  +
New clients and projects can be entered directly in Project/Queries.
−
Asiakas ja projektilistoissa on mahdollisuus rekisteröidä uusia tietoja. Uusien asiakkaiden/projektien avaaminen edellyttää valtuudet. Jos talousosasto yksin avaa uudet asiakkaat, UUSI-painike ei ole aktivoitu. Talousosasto myös valitsee Marathonin käyttöönoton yhteydessä, mitkä kentät rekisteröintinäkymiin tulee; siksi omat kuvanne ja tämän ohjekirjan kuvat voivat erota toisistaan.
  
  +
(New entries have to be activated by an administrator in
  +
Classic and you must have authorisation on user level.) The fields
  +
to be shown are selected in the system parameters- therefore the view
  +
in your company can differ from the view in this manual.
   
 
=== Asiakkaan rekisteröinti ===
  
=== Asiakkaan rekisteröinti ===
Line 202: Line 210:
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Asiakastunnus'''
 +
|'''Client-ID'''
  +
|The selected client. Comes automatically.
−
|Asiakas tulee automaattisesti.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Nimi'''
 +
|'''Name'''
  +
|Project name.
−
|Projektin nimi.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Projektin johtaja'''
 +
|'''Project manager'''
  +
|Project manager. Marathon suggests you (thelogged in).
−
|Ohjelma ehdottaa sisäänkirjautunutta, tiedon voi muuttaa.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Tuotannonsuunnittelija'''
 +
|'''Production manager'''
  +
|Production manager. Marathon suggests you (the logged in)
−
|Ohjelma ehdottaa sisäänkirjautunutta, tiedon voi muttaa
  
 
|-
  
|-
−
|'''Projektin seloste'''
 +
|'''Project description'''
  +
|An optional description of the project
−
|Mahdollinen projektiseloste
  
 
|-
  
|-
−
|'''Laji'''
 +
|'''Type'''
  +
|The different project types are:
−
|Projektin laji - käytetään seurannassa.
  
  +
* '''External''' - Projects for external clients, chargeable
  +
* '''Speculation''' - Speculation/competition projects. This can be changed to external projects later (in Backoffice).
  +
* '''Internal''' - Internal, not chargeable project
  +
* '''Group''' - External project within the company group.
 
|-
  
|-
−
|''Ulkoinen''
 +
|'''Job type'''
  +
|Defines the type of job. You can select up to three different job types per project.
−
|Projekti veloitettavalle -ulkoiselle asiakkaalle.
  
 
|-
  
|-
−
|''Spekulaatio''
 +
|'''Client contact'''
  +
|The contact person at the client..
−
|Kilpailu- tai spekulaatioprojekti. Kun toimeksianto on vahvistunut, talousosasto muuttaa sen ulkoiseksi.
  
 
|-
  
|-
−
|''Sisäinen''
 +
|'''Master'''
  +
|Similarly to Collective clients, also projects can be tied together with a Master project definition. That gives opportunity to analyse projects in a broader perspective, as well as they can be analysed separately.
−
|Projektia ei veloiteta – sisäinen projekti
  
 
|-
  
|-
−
|'''Työn laji'''
 +
|'''Special invoice text'''
  +
|This text will come as a suggestion on each invoice sent within this project, e.g. reference number. When invoicing, you can choose if you want to include the text or not.
−
|Voit ilmoittaa 1-3 työn lajia.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Asiakasyhteys'''
 +
|'''Our ref on invoice'''
  +
|Fill in, if someone else than the project manager shall be referred to on the invoice.
−
|Asiakkaan yhteyshenkilön nimi, tulee automaattisesti asiakastiedoista mutta sen voi muuttaa.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Pääprojekti (Master)'''
 +
|'''Marathon Time'''
  +
|Tick this box if you want the project to be in the time reporting program.
−
|Samoin kuin asiakkaita, myös projekteja voi yhdistää toisiin master-käsitteen avulla. Esimerkiksi projekti ABBA 0002 voi olla pääprojekti (master-projekti) projekteille ABBA 0004 ja ABBA 0005. Tällä tavalla projekteja voidaan analysoida joko erikseen tai yhdessä.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Erityinen laskuteksti'''
 +
|'''Group'''
  +
|Enter project group. Look for alternatives in the search box.
−
|Tähän kenttään voit kirjoittaa tekstin joka tulee projektin laskuihin. Tekstiä ehdotetaan aina laskun yhteydessä, mutta sen voi varsinaisessa laskutustilanteessa poistaa.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Viitteemme laskussa'''
 +
|'''Cost centre'''
  +
|If the project revenue shall be redirected to a certain cost centre
−
|Ilmoita, jos joku muu kuin projektijohtaja tulee viitteeksi laskulle
  
 
|-
  
|-
−
|'''Marathon Tid'''
 +
|'''Fixed price'''
  +
|If the project has a fixed price, it can be stated here. In the project analysis and in reports, you can later compare what has been registered and the fixed price.
−
|Rastita, jos haluat projektin olevan avoin aikaraporteille Marathon Tidissä.
  
−
|-
  
−
|'''Ryhmä'''
  
−
|Ryhmä, johon projekti kuuluu.
  
−
|-
  
−
|'''Kustannuspaikka'''
  
−
|Ilmoita, jos projektin tuotot viedään määrättyyn kustannuspaikkaan.
  
−
|-
  
−
|'''Sovittu hinta'''
  
−
|Jos projektista on sovittu hinta, sen voi ilmoittaa tähän. Sitä voi sitten vertailla projektin analyysissa ja eri raporteissa rekisteröityä ja laskutettua hintaa vasten.
  
 
|-
  
|-
 
|'''Deadline'''
  
|'''Deadline'''
  +
|Possibility to fill in deadline for the project. Deadline is shown as Overdue projects in the lower part of the Marathon window. Deadline can also be shown in reports.
−
|Voit ilmoittaa projektin deadlinen. Se näkyy erääntyneissä projekteissa Marathon-ikkunan alareunassa. Deadlinen voi myös nähdä raporteissa.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Alv'''
 +
|'''VAT'''
  +
|State the VAT type for the project, so that the system can handle taxes on the project.
−
|Ilmoita projektin alv-laji.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Laskupäivä'''
 +
|'''Invoice date'''
  +
|If you fill in the invoice date of the project, it will be shown when due in the Marathon window.
−
|Jos ilmoitat projektin laskupäivän, se näkyy erääntyneissä projekteissa Marathon-ikkunan alareunassa.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Kopioi kohteesta'''
 +
|'''Copy from'''
  +
|You can copy previously entered information from another project. Select the project you want to copy from. The function copies all information and writes over earlier entered information.
−
|Voit kopioida toisen projektin tiedot ja muokata ne uuteen projektiin sopivaksi. Valitse projekti listasta. Huomioi, että toiminto kirjoittaa mahdollisen jo olemassa olevan tekstin yli.
 
 
|}
  
|}
   
−
=== Analyysi ===
 +
=== Project queries ===
   
   
  +
This
−
Analyysi-välilehdellä näkyy projektin sen hetkinen status. Alleviivattuihin otsikoihin voi syventyä.
 
  +
tab shows the current status of the project.
  +
You can deepen into any underlined heading.Search the project you wish to analyse.
   
 
{{ExpandImage|PRO-PL-FI-grafik9.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-PL-FI-grafik9.png}}
Line 340: Line 345:
 
Klikkaa MUUTA jos haluat muuttaa jonkun tiedon. Voit poistaa kokonaisen projektin klikkaamalla POISTA -painiketta. Edellytyksenä on, ettei projektille ole rekisteröity mitään.
  
Klikkaa MUUTA jos haluat muuttaa jonkun tiedon. Voit poistaa kokonaisen projektin klikkaamalla POISTA -painiketta. Edellytyksenä on, ettei projektille ole rekisteröity mitään.
   
−
=== Valtuudet ===
 +
=== Authorisation ===
   
 
Tällä välilehdellä näet projektin johtajan ja asiakkaan asiakasvastaavan, sekä henkilöt, joilla on valtuudet projektiin
  
Tällä välilehdellä näet projektin johtajan ja asiakkaan asiakasvastaavan, sekä henkilöt, joilla on valtuudet projektiin
Line 544: Line 549:
 
=== Tulostus ===
  
=== Tulostus ===
   
  +
You
−
Tälllä välilehdellä voit tulostaa projektin statuksen. Valitse erittelyt ja paina Tulosta. Jos haluat käyttää samoja kriteereitä myös ensi kerralla kun käytät ohjelmaa, paina Säästä valinta. Huomioi, että vain päivitetyt ajat näkyvät tulostuksessa.
  
  +
can print out project status in this tab. Use the search boxes to see
  +
all alternatives. Start with PRINTOUT. If you click SAVE SELECTION,
  +
your selection will be saved and suggested to you nexttime
  +
you are in the program. Note that only imported hours are shown in
  +
the printout.
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Yleistiedot'''
 +
|'''General information'''
  +
|Main information about the project, e.g. project manager, start date, client manager, etc. Contains also information about parameters set for the project.
−
|Projektin yleistiedoissa on koottu esim avauspäivämäärä, pojektijohtaja ja asiakasvastaava. Tässä näet myös projektille määriteltyjä parametreja.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Yht.'''
 +
|'''Total'''
  +
|Shows total project status, i.e. the same information that you can find in the Analysis tab.
−
|Näyttää projektin stauksen, ts. samat tiedot kuin Analyysivälilehdellä.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Erittely oma työ'''
 +
|'''Details fee'''
  +
|Shows hours divided according to your selection.
−
|Näyttää tunnit lajiteltuna valintasi mukaan (valinnat tiputusvalikossa).
  
 
|-
  
|-
−
|'''Lista oma työ'''
 +
|'''List fee'''
  +
|Shows what each employee has reported. The list can be reduced to a certain period.
−
|Näyttää yksityiskohtaisesti työntekijöiden raportoiman ajan. Voit rajoittaa listan ilmoittamalla kauden.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Älä näytä määriä'''
 +
|'''Hide amounts'''
  +
|Possibility to hide amounts in printout.
−
|Poistaa rahamäärät tulostuksessa.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Merkitse kertynyt…'''
 +
|'''Details purch'''
  +
|Shows purchases according to your selection.
−
|Jos käytätte kertynyttä projektiaikaa työkoodina, on tässä mahdollisuus merkitä sellainen aika listassa (tulee sulkuihin ajan jälkeen).
  
 
|-
  
|-
−
|'''Erittely hankinnat'''
 +
|'''List purch'''
  +
|Detailed list of all purchases.
−
|Näyttää hankinnat. Valitse lajittelu tiputusvalikosta.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Lista hankinnat'''
 +
|'''Summarise purchases…'''
  +
|Summarises purchases whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
−
|Yksityiskohtainen lista hankinnoista. Valitse lajittelu valikosta.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Laske yhteen…'''
 +
|'''Mark accumulated…'''
  +
|Marks the time reported as accumulated project time.
−
|Näyttää kaikki jo laskutetut tai poismuokatut hankinnat yhteenlaskettuna.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Lista tilaukset'''
 +
|'''List orders'''
  +
|A list of all orders on the project. You can choose to exclude the matched orders - select Do not show binding purchase orders in the menu.
−
|Näyttää listan kaikista projektiin liittyvistä tilauksista
  
 
|-
  
|-
−
|'''Erittely muut'''
 +
|'''Details others'''
  +
|Shows other records according to your selection.
−
|Näyttää kaiken, mitä on raportoitu muuksi tai materiaaliksi projektilla. Valitse lajittelu valikosta.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Lista muut'''
 +
|'''List others'''
  +
|A detailed list of other registered costs.
−
|Näyttää yksityiskohtaisesti kaikki rekisteröidyt muut/materiaalit.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Lista laskut'''
 +
|'''Summarise others…'''
  +
|Summarises other-records whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
−
|Näyttää listan kaikista projektin laskuista.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Laskutusalusta'''
 +
|'''List invoices'''
  +
|A list of all invoices on the project.
−
|Näyttää tämänhetkisen laskutusvaraston. Varaston erittelytaso riippuu projektin laskutasosta. Kustannuskoodien numerot eivät tulostu oikealle laskulle.
 
  +
|-
  +
|'''Invoice draft'''
  +
|Shows the current amount in WIP to be invoiced. The detail level is according to settings on the project. The numerical codes will not be visible on the real invoice.
 
|}
  
|}
   
Line 605: Line 618:
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Luo teksti'''
 +
|'''Create text'''
  +
|Click Create Text if you want to use the project's WIP or to invoice from the cost estimate. Select first if the amounts shall be based on estimated values (and in that case select estimate) or onthe project's actual wip.
−
|Klikkaa ''Luo teksti'' jos haluat perustaa määrät projektin varastoon tai kustannusarvioon. Valitse ensin perustellaanko määrät budjetoituihin arvoihin (ja siinä tapauksessa minkä kustannusarvion) vai projektin varastoon.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Erittelytaso'''
 +
|'''Itemis. level'''
  +
|Select level of details for fees, purchases and other.
−
|Valitse sen jälkeen erittelytasot omalle työlle, alihankinnoille ja muulle.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Välisummat'''
 +
|'''Subtotals'''
  +
|Select how you want the subtotals.
−
|Valitse millä tasolla haluat mahdolliset välisummat. ensimmäinen erittelytaso tarkoittaa, että taso, joka erittelyssä lukee ensin, summataan. Eli jos olet valinnut erittelytasoksi Työntekijä/kategoria/koodi, välisumma tulee Työntekijöittäin. Paina OK.
  
 
|}
  
|}
   
Line 754: Line 767:
 
|}
  
|}
   
−
[[Category:PRO-PL-FI]] [[Category:Manuals]] [[Category:PRO]]
 +
[[Category:PRO-PL-EN]] [[Category:Manuals]] [[Category:PRO]]

Revision as of 19:25, 12 June 2017

Asiakas ja Projekti

This function contains information of all your clients and projects. In the first tab, Client and Project, you can see a list of all clients in the left part. When you click on a client, all its’ projects are shown on the right screen side.

In the next tab “All projects”, you will see a list of all projects, irrespective of clients.

Due projects In the tab “Due projects” you will see projects that have reached deadline. Also projects with an invoice date that have no invoice printed out. This is only shown for project- and production managers of a project.
Only active In all these three tabs you can select to see only active projects.
Only own Own clients/projects are ones where you are client manager or project-/product manager.
Export Exports the list to Excel. Select which columns you want in the export.
To be closed Indicates to the accounting department that the project is ready to close.

In the client list, click the right mouse button and select the columns you wish to see. The selection will be saved for your user name.

Columns in the client list:

Favourites Possibility to select only the most frequent clients.
Code A unique identity for the client.
Client Client name.
CM The employee code of the person in charge of the client (Client manager) in your own company.
A lock A lock means that the client is closed (inactive). This means that the client does not save any active projects and that new projects not can be opened to it. .
Group/Group name Group code/name

Columns in the project list:

Favourites Possibility to select the most frequent projects only.
Code A unique identity for the project. The code consists of the client code + a running number.
Project The project name.
Registered Date when the project was opened (registered).
PM Employee code of the project manager.
$ Shows that there is WIP on the project.
A lock A project with a lock is closed.
Due Overdue client invoices on the project are shown in red. (one symbol if the invoice is due more than 8 days, two symbols if more than 31 days)
Inv text created If this is marked, somebody has started to create an invoice text on the Invoice- tab.
Inv text ready If this is marked, somebody has created an invoice text and marked it as ready.
Production manager Employee code of the production manager
WIP Shows the amount in the project’s WIP.
Currency Shows the base currency of the project. (Used only in multiple agency handling)
Project type Shows project types: external (E), within group or external within group (G), internal (I), project for internal work (9) and speculation- or pitch projects (J).
Estimate Shows if the project has a cost estimate.
To be closed Indicates to the accounting department that the project is ready to close.
WIP Fees Shows amount in WIP Fees
WIP Purchases Shows amount in WIP Purchases
WIP Other Shows amount in WIP Other
Fixed price Shows the fixed price of the project, if that has been set in advance
Deadline Shows the project’s deadline date, if set (Base registers/Pro/Client & Project)
Inv date Shows the project’s invoice date, if set (Base registers/Pro/Client & Project)
Invoiced Shows what has been invoiced on the project (including pre-inv.)
Marathon Time Marked, if the project is reportable in Marathon Tid.
Local name Shows a local project name, if set
Reference no Shows possible reference number.
End date Shows closing date of the project, if it is closed.
Start date Shows the project’s start date, if stated.

If you wish to see the columns in a different order, you can drag and drop them where you want with the mouse indicator. Click in the heading field in the column that shall control the sorting.

Asiakkaiden ja projektien avaus

New clients and projects can be entered directly in Project/Queries. (New entries have to be activated by an administrator in Classic and you must have authorisation on user level.) The fields to be shown are selected in the system parameters- therefore the view in your company can differ from the view in this manual.

Asiakkaan rekisteröinti

Klikkaa asiakaslistan päällä olevaa UUSI-painiketta. Ilmoita asiakkaan tunnus ja paina OK.

Asiakastunnus Asiakkaan tunnus voi olla 1-4 merkkiä pitkä.
Nimi Asiakkaan koko nimi.
Sisäinen nimi Sisäistä nimeä voi käyttää asiakkaan tunnuksena omassa järjestelmässä. Sisäinen nimi näkyy Marathonin listoissa, mutta asiakkaalle menevissä laskuissa on asiakkaan oikea nimi.
Asiakasvastaava Marathon ehdottaa sisäänkirjautunutta henkilöä asiakasvastaavaksi, mutta tiedon voi muuttaa.
Yhteyshenkilö Asiakkaan yhteyshenkilön nimi
Yliasiakas Asiakkaita voi yhdistää yliasiakas-käsitteellä tilastojen parantamiseksi. Volvo voisi esimerkiksi olla sekä Volvo Sverigen ja Volvo Suomen yliasiakas. Yliasiakkaat luodaan ohjelmassa Perusrekisterit/PRO
Kategoria Asiakaskategoriaa voi käyttää asiakkaiden luokitteluihin.
Alv Asiakkaan Alv-laji:
Kotimainen Kotimaisten asiakkaiden vakituinen Alv-kanta.
EU Alv-vapaa ulkomaisille EU-asiakkaille.
Ulkomainen Alv-vapaa ulkomaisille asiakkaille EU:n ulkopuolella.
Vat Asiakkaille, joille on Alv-koodi Ulkomainen, on ilmoitettava VAT-numero.

Voit kopioida toisen asiakkaan tiedot ja muokata ne uudelle asiakkaalle sopivaksi. Klikkaa painiketta Kopioi kohteesta. Huomioi, että kopioitu teksti kirjoittaa yli mahdollisen olemassa olevan tekstin

Uuden projektin avaus

Valitse asiakas, jonka projektin haluat avata. Valitse näkymän oikealla puolella (projektipuolella) UUSI. Alla oleva kuva voi poiketa omasta näkymästänne - riippuen talousosaston valinnoista

Jos yrityksenne käyttää manuaalisia projektinumeroita, on ensin ilmoitettava projektinumero. Muussa tapauksessa Marathon avaa automaattisesti seuraavan vapaan projektinumeron.

Client-ID The selected client. Comes automatically.
Name Project name.
Project manager Project manager. Marathon suggests you (thelogged in).
Production manager Production manager. Marathon suggests you (the logged in)
Project description An optional description of the project
Type The different project types are:
  • External - Projects for external clients, chargeable
  • Speculation - Speculation/competition projects. This can be changed to external projects later (in Backoffice).
  • Internal - Internal, not chargeable project
  • Group - External project within the company group.
Job type Defines the type of job. You can select up to three different job types per project.
Client contact The contact person at the client..
Master Similarly to Collective clients, also projects can be tied together with a Master project definition. That gives opportunity to analyse projects in a broader perspective, as well as they can be analysed separately.
Special invoice text This text will come as a suggestion on each invoice sent within this project, e.g. reference number. When invoicing, you can choose if you want to include the text or not.
Our ref on invoice Fill in, if someone else than the project manager shall be referred to on the invoice.
Marathon Time Tick this box if you want the project to be in the time reporting program.
Group Enter project group. Look for alternatives in the search box.
Cost centre If the project revenue shall be redirected to a certain cost centre
Fixed price If the project has a fixed price, it can be stated here. In the project analysis and in reports, you can later compare what has been registered and the fixed price.
Deadline Possibility to fill in deadline for the project. Deadline is shown as Overdue projects in the lower part of the Marathon window. Deadline can also be shown in reports.
VAT State the VAT type for the project, so that the system can handle taxes on the project.
Invoice date If you fill in the invoice date of the project, it will be shown when due in the Marathon window.
Copy from You can copy previously entered information from another project. Select the project you want to copy from. The function copies all information and writes over earlier entered information.

Project queries

This tab shows the current status of the project. You can deepen into any underlined heading.Search the project you wish to analyse.

Valuutta Marathon tukee useamman valuutan käyttöä. Voit valita valuutan rekisteristä - ohjelma kääntää silloin määrät rekisteröidyn valuuttakurssin avulla.
Oma työ/Alihank/Muut Näissä valikoissa voit valita miten tiedot esitellään syventyessä kuhunkin alueeseen.

Jos esim. valitset Kategoria/Koodi/Työntekijä Omassa työssä, luvut näkyvät ensin jaettuna kategorioihin. Lisäsyvennyksellä ne näytetään koodeittain ja vielä kerran syventymällä työntekijöittäin. Alin syvennystaso näyttää työntekijöiden yksityiskohdat; aikaraporttirivit kommentteineen.

Vain päivitetty aika Rastittamalla ruudun näet pelkästään ajan, joka on päivitetty talousosastolla. Jos et rastita ruutua, kaikki projektille syötetyt tunnit näkyvät. Vain päivitetty aika tulee mukaan tulostus-välilehdellä tehtyihin listoihin.
Pääprojekti Rastittamalla ruudun näet tilastoa kaikista projekteista, jotka kuuluvat yhteen pääprojektiin. Pääprojektit määritellään projektia avatessa tai projektin Perustiedot -välilehdellä.
Näytä kausi Analyysi-välilehdellä näytetään normaalisti projektin sen hetkinen status, mutta voit valita nähdä vain määrätyn kauden tiedot. Huomioi, että laskutettu näyttää sen, mitä rekisteröidystä on laskutettu ko. kauden aikana.
Sovittu hinta Sarake näyttää mahdollisen sovitun hinnan. Hinnat rekisteröidään projektin avauksen yhteydessä tai projektin Perustiedot -välilehdellä.
Kustannusarvio Sarake näyttää kustannusarvion kokonaissumman jaettuna omaan työhön, alihankintoihin ja muuhun. Kustannusarvio laaditaan Kustannusarvio-välilehdellä.
Määrä Määrä raportoituja tunteja, määrä alihankintoja ja määrä muut-eriä. Muut-eriä voi ilmoitta joko rahallisessa määrässä esim. postituskulut tai postimerkkien määrässä, mikä tietenkin antaa aivan eri luvut.
Rekisteröity Sarakkeessa lasketaan laskuttamattoman työn, alihankintojen ja muun arvot.

Oman työn arvo lasketaan tuntimäärästä kerrottuna syötettyihin tuntihintoihin tai koodihintoihin.

Alihankintamäärä näyttää omakustannushinnan ja lisän.

Muokattu Rekisteröidyn määrän muokkaukset. Muokkauksia tehdään yleensä ennen laskutusta tai projektia sulkiessa. Klikkaa alleviivattua otsikkoa niin näet lisätietoja muokkauksesta.
Laskutettu Sarake näyttää projektilta tähän asti laskutetun määrän (ennakkolaskuja lukuun ottamatta).
Varasto Laskutettava määrä. Varasto näyttää rekisteröidyn määrän joka sisältää mahdolliset muokkaukset (joko plussaa tai miinusta) mutta ei sisällä mahdollisesti aiemmin laskutettuja eriä.
Ennakko Näyttää mahdolliset ennakkolaskut (siis ei varastosta laskutettu), jota vielä ei ole vähennetty varastosta. Kun ennakko on vähennetty, laskutettu määrä siirtyy laskutettu-sarakkeeseen.

Klikkaa sarakeotsikkoa Laskutettu, niin näet lisätietoja projektin laskutustilanteesta:


Kuvassa näet mitkä laskut kunkin määrän takana ovat, ja mitä laskut koskevat. Klikkaa laskunumeroa päiväyksen vasemmalla puolella niin näet erät, jotka ovat laskun perusteena. Klikkaa oikealla olevaa dokumentin kuvaa niin näet laskun sellaisena, kun se on asiakkaalle mennyt. Lasku avautuu Pdf-tiedostona. Laskut ovat erääntyneet jos niillä on punainen merkintä Erääntynyt -sarakkeessa.

Perustiedot

Tällä välilehdellä näytetään projektitiedot, jotka ilmoitettiin projektia avatessa sekä asiakastiedoista perityt tiedot.

Klikkaa MUUTA jos haluat muuttaa jonkun tiedon. Voit poistaa kokonaisen projektin klikkaamalla POISTA -painiketta. Edellytyksenä on, ettei projektille ole rekisteröity mitään.

Authorisation

Tällä välilehdellä näet projektin johtajan ja asiakkaan asiakasvastaavan, sekä henkilöt, joilla on valtuudet projektiin

Hinta

Tässä näet projektin hinnoittelun jaettuna omaan työhön, alihankintoihin ja muuhun.

Mikäli projektilla on sovittu hinta, se näkyy ylimpänä kunkin otsikon alla.

Sen jälkeen näet mahdolliset poikkeukset työntekijöiden vakituisista tuntihinnoista. Hintoja ei voi tässä kuvassa muuttaa - se on tehtävä talousosastolla. Poikkeavissa tuntihinnoissa käytetään priorisointijärjestystä. ***/**** tarkoittaa kaikkia työntekijöitä/kaikkia työkoodeja.

Kuvan esimerkissä kaikkien työntekijöiden hinta on 1 500 kaikilal koodeilla , lukuun ottamatta Carl Erikssonia, jonka hinta on normaalisti 1 200 mutta koodilla 010 hänen hintansa on 1 000.

Jos yrityksenne hinnoittelee työkoodikohtaisesti, poikkeavat tuntihinnat ei toimi. Silloin näet vain tekstin: Hinta haetaan koodista.

Alihankinnoille on koodikohtaisesti ilmoitettu lisiä, joiden avulle hinat asiakkaalle lasketaan. Muun ja materiaalin hinnat haetaan muut-koodeista.

Kustannusarvio

Projektin kustannusarvio syötetään tälle välilehdelle - niitä voi käyttää myös tarjouksina.

Vahvista Kustannusarvion voi vahvistaa klikkaamalla VAHVISTA-painiketta. Kustannusarvio merkitään silloin ajankohdalla ja käyttäjänimellä.
Poista vahvistus Vahvistusta ei voi muuttaa, mutta sen voi poistaa. Jos vahvistat kustannusarvion uudestaan, se merkitään uudella ajankohdalla ja käyttäjätunnuksella.
Aktivoi/deaktivoi Jos projektilla on monta eri kustannusarviota, voit käyttää aktivointi- ja deaktivointitoimintoja avuksesi erottamaan eli kustannusarvioversioita toisistaan. Ei-aktiivit kustannusarviot eivät näy projektin analyysissa, raporteissa, jne.


Uusi kustannusarvio

Tee uusi kustannusarvio klikkamalla Uusi. Kustannusarviolla on välilehti Omalle työlle, Alihankinnoille, Muulle ja Tekstille. Kustannusarvion syöttämiseen ei ole erikoisia vaatimuksia, vaan arvion voi laatia tarvittavalle erittelytasolle.

Ilmoita Teksti-välilehdelle sopiva otsikko. Jos et kirjoita ensimmäiseen otsikkokenttään mitään, tulee tulosteelle automaattisesti sana Kustannusarvio. Voit myös kirjoittaa kustannusarviotekstin ja valita, tuleeko se ennen vai jälkeen varsinaisia lukuja tulosteessa.

Kopioi kohteesta Voit kopioida edellisistä kustannusarvioista tai käyttää valmiita malleja.
Mallit Voit käyttää valmiita malleja. Mallit rekisteröidään ohjelmassa Backoffice: projektihallinta/Kustannusarviomallit.
Päivitä hinnat Jos työntekijän hinnat ovat muuttuneet, hae uudet hinnat
Hae tiimi Toiminto hakee projektin tiimiin kuuluvat henkilöt kustannusarviolle

Tulosta kustannusarvio

Tallennetun kustannusarvion voi tulostaa. Klikkaa TULOSTA. Tulostusikkunassa voit valita tiedot, jotka haluat mukaan tulosteeseen:

Erityinen laskuteksti Projektille ilmoitettu Erityinen laskuteksti
Kust.arvioteksti alussa Teksti, joka on ilmoitettu teksti-välilehden Kustannusarvio alussa -kenttään.
Uusi sivu Rastita, jos haluat ensin etusivun, jossa on projektin yleistietoja ja kustannusarvioteksti, ja varsinaisen kustannusarvion lukuineen vasta seuraavalle sivulle.
Kustannusarvio Näyttää tiedot Oman työn, alihankinnan ja muun välilehdiltä.
Uusi sivu Rastita, jos haluat uuden sivun ennen kuin Kustannusarvioteksti Lopussa kirjoitetaan.
Kust.arvioteksti lopussa Teksti, joka on kirjoitettu Kustannusarvio lopussa - kenttään tekstivälilehdellä.
Oma työ/Alih./Muut Valikkojen avulla voit valita erittelytason.
Näytä tunnit Rastita jos haluat että kustannusarviossa eritellään Oman työn tunnit.
Välisummat Tässä voit valita välisummien erittelytasot. Korkein numero tarkoittaa eniten eriteltyä välisummaa.
Näytä nollarivit Tämä valinta sisällyttää myös rivit, joiden määrä on 0.
Näytä määrät Tämä valinta ei erittele kunkin erän määrää, vaan näyttää pelkän kokonaissumman omalle työlle, alihankinnoille ja muulle.
Tulosta Alv Ohjelma tulostaa arvot ilman alvia. Jos kuitenkin haluat luvut alveineen, rastita ruutu.
Kieli Jos työ-, hankinta-, ja muut-koodit ovat käännettyinä muille kielille, voit valita tulostaa kustannusarvion muilla kielillä.
PDF/Excel Voit valita tulostuksen Pdf-tiedostona tai vientinä Exceliin.
Tulostusmallit Jos yrityksesi käyttää useita eri pohjia kustannusarvioiden tulostamiseen, voit valita haluamasi pohjan tästä valikosta.

Oma työ

Oman työn alla on kaksi välilehteä, Tarkistuslista ja Resurssisuunnittelu. Tarkistuslista on sama lista, joka löytyy Marathon Tidistä. Työntekijöiden raportoitua aikaa voi siis tarkistaa joko per projekti tai yhteensä.

Toinen välilehti on Resurssisuunnittelu, joka näyttää ajan suunnittelun Projektihallinta/Resurssisuunnittelusta. Voit valita kauden ja lajitella listan per työntekijä, koodi tai päivämäärä. Voit myös valita yksityiskohtaisemman listan.

Vain suunniteltu Näet vain projektille suunnitellun ajan.
Päivämäärät Voit rajoittaa listan päivämääräintervallin avulla
Työntekijä Lista näyttää ajan per työntekijä
Koodi Lista näyttää ajan per koodi
Päivämäärä Lista näyttää ajan per päivämäärä
Eritelty Lista näyttää tiedot yksityiskohtaisesti

Hankinnat

Toimittajille lähetettäviä tarjouspyyntöjä voi laatia Marathonissa. Niitä voi myöhemmin käyttää mallina ostotilauksia varten. Tilauksen voi luoda joko suoraan Tarjouspyyntö- tai Tilaukset -välilehdeltä.

Uuden tarjouspyynnön luominen. Klikkaa Uusi.

Tilaus koskee Teksti, joka tulee tilauksessa näkymään Vapaa teksti-kentässä, sekä myös Marathon Hyväksynnässä. Jos tarjouspyyntö koskee tavaraa/palvelua, jota aikaisemmin olet tilannut, voit hakea tiedot painikkeen Edelliset avulla.
Hankintakoodi Valitse sopiva hankintakoodi.
Sovittu hinta Sovitun hinnan voi ilmoittaa, kun tarjouspyyntö on palautettu. Sen voi myöhemmin nähdä sarakkeena tarjouspyyntöjen listassa (sekä Tarjouspyynnöt -ohjelmassa ostoreskontrassa). Näin voit verrata eri tarjouspyyntöjen hintojen kehitystä.
Viitteemme Henkilö omassa yrityksessä, joka on tarjouspyynnön vastuuhenkilö.
Yritys Yritys, joka tekee hankinnan.
Toimittaja Ilmoita/hae toimittaja. Jos toimittaja on rekisteröity osoitteen ja maksuehtojen kanssa, tiedot tulevat automaattisesti kenttiin.
Toimitusosoite Osoite, johon hankinta toimitetaan. Voit valita oman osoitteen tai asiakkaan osoitteen hakuruutujen avulla, tai kirjoittaa muun osoiteen käsin. Edelliset painikkeen takaa voit myös hakea mahdollisesti aikaisemmin käytettyjä osoitteita.
Huomautus Toimitukselle voi jättää huomautuksen, esim. projektitunnuksen.
Vapaa tilausteksti Tekstikenttä, johon voit kirjoittaa toimittajalle viestin. On myös mahdollista kytkeä kuhunkin hankintakoodiin standarditeksti, joka tulee automaattisesti kun ko. koodi valitaan.
Kopioi kohteesta Voit kopioida tietoja toisesta tarjouspyynnöstä.
Tulosta Kun tarjouspyyntö on tallennettu, sen voi tulostaa joko Pdf - muodossa tai sen voi lähettää toimittajalle sähköpostina tai faksina. Tulostamisen jälkeen tarjouspyynnön status muuttuu ei-aktiiviseksi.
Uusi tilaus Jos haluat käyttää tarjouspyyntöä ostotilauksena, valitse tarjouspyyntö ja paina Uusi tilaus. Tilaus saa juoksevan numeron.
Avaa tilaus Voit avata tilauksen jos haluat tehdä siihen täydennyksiä/muutoksia.
Tulosta tilaus Tilauksen voi tulostaa, tai lähettää sähköpostina/faksina toimittajalle.

Ostotilauksen luominen hankinnalle helpottaa talousosaston työtä, koska hankintaa voi seurata paremmin, ja lopullisen ostolaskun voi kohdistaa tilaukseen.

Jos olet ruksannut vaihtoehdon Vain aktiivit, listassa näkyy vain tilaukset, joita ei vielä ole kohdistettu ostolaskuun. Jos haluat tutkia määrättyä tilausta lähemmin, valitse se ja paina Avaa.

Kaikki yrityksen tarjouspyynnöt ja tilaukset ovat myös näkyvissä listoissa Ostoreskontra/Tarjouspyynnöt ja Ostoreskontra/Tilaukset.

Tulostus

You can print out project status in this tab. Use the search boxes to see all alternatives. Start with PRINTOUT. If you click SAVE SELECTION, your selection will be saved and suggested to you nexttime you are in the program. Note that only imported hours are shown in the printout.

General information Main information about the project, e.g. project manager, start date, client manager, etc. Contains also information about parameters set for the project.
Total Shows total project status, i.e. the same information that you can find in the Analysis tab.
Details fee Shows hours divided according to your selection.
List fee Shows what each employee has reported. The list can be reduced to a certain period.
Hide amounts Possibility to hide amounts in printout.
Details purch Shows purchases according to your selection.
List purch Detailed list of all purchases.
Summarise purchases… Summarises purchases whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
Mark accumulated… Marks the time reported as accumulated project time.
List orders A list of all orders on the project. You can choose to exclude the matched orders - select Do not show binding purchase orders in the menu.
Details others Shows other records according to your selection.
List others A detailed list of other registered costs.
Summarise others… Summarises other-records whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
List invoices A list of all invoices on the project.
Invoice draft Shows the current amount in WIP to be invoiced. The detail level is according to settings on the project. The numerical codes will not be visible on the real invoice.

Laskutus

Lasku-välilehdellä päätetään, mitä laskutetaan ja miltä lasku tulee näyttämään. Laskun voi valmistaa kolmella eri tavalla.

1. Uusi lasku – pelkkä teksti

Laskuteksti valmistetaan Asiakas ja projektiosiossa, jonka jälkeen talousosasto tekee varsinaisen laskun valmistetun tekstin ja ohjeidein pohjalta. Aloita painamalla Uusi. Yhdelle projektille on mahdollista luoda useita laskuja.

Teksti

Laskun teksti luodaan välilehdellä Teksti

Create text Click Create Text if you want to use the project's WIP or to invoice from the cost estimate. Select first if the amounts shall be based on estimated values (and in that case select estimate) or onthe project's actual wip.
Itemis. level Select level of details for fees, purchases and other.
Subtotals Select how you want the subtotals.

Ehdotusta voi muuttaa; voit lisätä omia rivejä tai välisummia ja kirjoittaa uuden tekstin ja uudet määrät. Ylhäällä oikealla näet määrät ja mahdollisen vähennettävän ennakkomäärän

Ohjeet Jos määriä muutetaan, on tärkeää ilmoittaa talousosastolle, mitkä erät on muokattava, jätettävä varastoon, jne. Tätä varten on kenttä näkymän alareunassa. Ohjeet näkyvät talousosastolla, mutta eivät tule mukaan laskuun. Ohjeet kuitenkin tallentuvat laskun tietoihin ja ne näkyvät laskun tietojen yhteydessä Asiakas ja Projekti-moduulissa.
Hae teksti Jos lasku muistuttaa jo tehtyä laskua, voit noutaa sen ja tehdä siihen mahdolliset muokkaukset.
Laskuteksti valmis Kun lasku on valmis omasta puolestasi, rastita ruutu Laskuteksti valmis
Laskutusmaksu Jos laskuun halutaan lisätä laskutusmaksu, on taloushallinnon aktivoitava se ennen laskutusta. Rastita, jos maksu tulee tähän laskuun.
Suunniteltu laskupvm. Ilmoita suunniteltu laskupäivämäärä
Tulostus Kun lasku on tallennettu, voit tulostaa koelaskun. Valitse tulostusmalli.

2. Uusi lasku – teksti ja laskun sisältö

Laskuteksti ja laskun sisältö valmistetaan Asiakas- ja projektiosiossa. Talousosaasto tulostaa laskun. Aloita painamalla Uusi. Yhdelle projektille on mahdollista luoda useita laskuja.

Luo teksti edellisen kohdan mukaisesti (1 .Uusi lasku- pelkkä teksti)

Luo sisältö erillisen laskutusmanuaalin mukaisesti.

3. Uusi lasku - koontilasku

Koontilaskutuksessa laskuteetaan useita projekteja samalla asiakkaalla yhdellä laskulla. Edellytykset koontilaskulle ovat:

  • että projekteilla on sama asiakaskoodi.
  • että projekteilla on sama asiakaskoodi.
  • että koontilaskutus on sallittu projekteilla.
  • että projekteillaon sama laskutusvaluutta tulostushetkellä.

Avaa yksi laskuun kuuluvista projekteista. Valitse laskun lajiksi Koontilasku. Välilehdellä Koontilasku, nouda laskuun kuuluvat projektit, myös se, jonka olet avannut. Kaikkien projektien vasratot ovat nyt laskun sisällössä. Valitse, mitä laskulle tulee.

Laskuasiakas

Jos projektilla on tonne laskutusosoite kuin asiakaalla, voit käyttää laskuasiakasta projektilla. Yksittäisen laskun laskuasiakkaan voit noutaa laskulle välilehdeltä Parametrit.

Muistiinpanot

Tällä välilehdellä projektin parissa työskentelevät henkilöt voivat kirjoittaa muistiinpanoja, jotka liittyvät projektiin. Muistiinpanot merkitään nimellä ja päiväyksellä. .

Klikkaa Uusi, kirjoita otsikko ja teksti ja Tallenna.kaikki, joilla on valtuudet projektille, voivat nähdä muistiinpanosi.

Dokumentit

Dokumentti-välilehdellä on yhteys vakituiseen tiedostopalvelimeenne, täten pääsy dokumentteihin, jotka kuluvat projekteihin ovat helposti saatavilla. Tiedostopalvelimella tiedostot tallennetaan kansioihin projektikohtaisesti. Ota yhteys Kalin Setterbergiin jos haluat lisätietoja.

Projektitulostukset

Tässä osiossa voit tulostaa eri listoja monesta projektista samanaikaisesti. Ohjelman tulostusvaihtoehdot ovat samat kuin Tulostus-välilehdellä Asiakas ja Projekti-osiossa.

Katso osumat Näet määrän projekteja, jotka sopivat vallintoihisi
Tulosta Tulostaa valikoiman
Säästä valinnat Tekemäsi valinnat säästyvät seuraavaan kertaan, kun kirjaudut sisään.
Master Jos käytössänne on pääprojekti/master-ryhmitys, voit valita projektien lajittelun pääprojektittain
Status Voit valita projektit määrätyllä statuksella:
Aktiivit Rekisteröinnille avoimet aktiivit projektit.
Lepäävät Rekisteröimiseltä suljetut projektit. Lepäävissä projekteissa voi olla varastoa.
Suljetut Suljetut projektit ilman varastoa.
Alin varastoarvo Voit valita vain projektit, joiden varastot ylittävät määrätyn määrän.
Vain Marathon -Tid proj. Voit valita vain projektit, joille voi viedä aikaa Marathon Tidin kautta.
Lajiittelu Valitse valikosta projektien lajittelujärjestys; esim projektinimi, projektijohtaja tai avauspäivämäärä.

Raportit

Raporttiosiossa on valmiina muutama standardiraportti, mutta sinne voi myös itse luoda uusia raportteja, jotka sopivat omaan toimikuvaasi. Raportin rakentamisesta on olemassa erillinen ohjeistus.

Tulosta raportti

Valitse raportti listasta ja klikkaa Tulostus. Alla oleva valintakuva aukeaa.

Valinta tehdään vasemmassa ikkunassa. Raporttia luodessa päätetään, mitkä valinnat kuhunkin raporttiin ovat mahdollisia; valinnat voivat poiketa yhdestä raportista toiseen.

Välisummat Oikealla puolella näkyvät summaukset määrittelevät, miltä raportti tulee näyttämään.
Lajittelu Kunkin välisumman lajittelujärjestys. Jos haluat nähdä luvut käännetyssä järjestyksessä, niin että suurimmat luvut esitetään ylimpänä, rastita ruudut Käännetty.
Ei yhteenlaskua Tulostaa ilman yhteenlaskuja
Tulostusmuoto Valitse jos haluat tulostuksen Pdf-tiedostona tai vientinä Exceliin.
Aloita Klikkaa Aloita, niin tulostus alkaa.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Client_and_Project/fi&oldid=33977"