Difference between revisions of "Expense reports startup/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.")
(Created page with "{{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild11.png}} {{ExpandImage|GL-ERS-EN-Bild12.png}} {|class=mandeflist !Datum |Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatu...")
Line 205: Line 205:
 
 
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
!Date
+
!Datum
  +
|Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
−
|The date will be set to today's date by default. If the purchase date is different from today's date, it can be changed here.
 
 
|-
  
|-
−
!Attachment
+
!Bilaga
  +
|Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
−
|Use the Add Image button to import images or open your mobile camera and take a photo of the physical receipt.
  
 
|-
  
|-
−
!Type
+
!Typ
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
−
|Select expense type.
  
 
|-
  
|-
  +
!Företagskort
−
!Corporate card
 
  +
|Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
−
|If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
 
 
|-
  
|-
  +
!Antal
−
!Quantity
 
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
−
|Fill in quantity
  
 
|-
 
|-
  +
!Belopp SEK
−
!Amount XXX
 
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
 
|-
  
|-
−
!VAT XXX
 +
!Moms SEK
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
−
|-
 +
|.
  +
!Projekt
−
!Project
 
 
|If the expense relates to project purchases, specify the project
 
|If the expense relates to project purchases, specify the project
 
|-
 
|-
 
!Purchase
 
!Purchase
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
−
|If the expense relates to project purchases, specify the purchase code
  
 
|-
  
|-
 
!Text
 
!Text
−
|Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.
+
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|}
  
|}
   

Revision as of 14:48, 27 March 2026

Utlägg

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort Ange konto.

(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).

Ange moms vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
Utlägg direkt till attest Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den

ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.

Bokför endast slutattesterade utlägg Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Anvisning Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.

Använd momssats

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

Exempel Friskvård

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Nedanstående fält behöver vara ifyllda:

ID Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn (Fliken Allmänt).
Betalningssätt (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

Ref Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp The total amount of the purchase in original currency.
Rate The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
Quantity Fill in quantity.
Amount XXX Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX Total Vat in the company’s base currency.
Project Enter project if the expense concerns a project.
Purchase code If project purchase, enter purchase code.
Images Insert images relevant to the expense using the list button.
Corporate card If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.

Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.

Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.

Datum Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
Bilaga Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK Totalbelopp i företagets basvaluta. . Projekt If the expense relates to project purchases, specify the project
Purchase Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.

When the expense is ready for approval, the status can be changed from Not ready to Submitted by clicking on the Submitted heading.

Approval of expenses

An expense can be approved in both Marathon Office and Marathon Pocket. Below is a description of how this is done in both places.

Marathon Office

In Accounting | Expenses, the Expense watch list tab shows all expenses, their status, and the person who approved them.

To approve an expense, select the expense and click the Approve button.


In the expense report you can see earlier approvals and how the expense has been reported. You can also change the approval: if it is going to be finally approved, pre-approves or if the approver should be someone else.

The options concerning approval can be set as default, depending on user settings in System | Base registers | Users, Approval tab.

Printout Print out the expense report
Show Shows the registered attachment.
New approver Add an employee as approver.
Remove approver If the specified person not shall be the approver, you can remove them.

Marathon Pocket

Log in to Marathon Pocket and open the Approval module. Select the invoice to approve and press the button Approve invoice.

In the approval view you can choose between final approval and pre-approval, and change to another approver.

Here you can also select amount to approve.

Book an expense

When an expense report is approved and you want to book it, select it in the lsst and use the Book button. Enter accounting date and press OK.

The expense report will be automatically posted based on the accounts that has been set for the different expense types. When the posting is saved, a voucher is created and will be included in payments of suppliers’ invoices.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/sv&oldid=90115"