Difference between revisions of "Enter employees and users/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
__FORCETOC__
  
  +
== General==
  +
Marathon separates employees and users. The employee is in the project accounting and is used for time reporting among other things. The user is used for login and authorisations.
   
  +
== New employees==
−
Marathon skiljer på medarbetare och användare. Medarbetaren finns i projektredovisningen och används bland annat för tidrapportering. På användaren styrs inloggning och behörighet.
  
  +
Register a new employee in Projects | Backoffice | Base registers | Employees. If the parameter Automatic entering of users is active in Projects | Backoffice | Base registers| Parameters, General tab, a user is automatically registered with the same employee code. Check in advance that the code is available.
   
  +
=== General ===
−
== Registrering medarbetare ==
  
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild1.png}}
−  
  +
{|class=mandeflist
−
Medarbetare registreras i System: Basregister/Pro/Medarbetare. Är parametern Automatisk upplägg av användare påslagen i Basregister/Pro/Prametrar fliken Allmänt, läggs automatiskt en användare upp med samma kod som den tilldelade medarbetarkoden.
  
  +
!Code
−  
  +
|The first two letters of the first name and surname are usually used as the employee ID
−
=== Allmänt ===
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild1.png}}
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
|'''Medarbetarkod'''
  
−
|De första två bokstäverna i för- och efternamnet används vanligtvis som medarbetarkod.
  
 
|-
  
|-
  +
!Name
−
|'''Namn'''
  
  +
|Employee’s name
−
|Medarbetarens namn.
  
 
|-
  
|-
  +
!Telephone
−
|'''Telefon'''
  
  +
|Enter telephone number if it shall be shown on the invoices to client
−
|Telefonnummer anges om det ska vara med på faktura till kund.
  
 
|-
  
|-
  +
!Staff category
−
|'''Personalkategori'''
  
  +
|Employees can be divided into categories
−
|Medarbetare kan delas in i olika kategorier.
  
 
|-
  
|-
  +
!Alt staff categories
−
|'''Alt personalkategori'''
  
  +
|Used in the resource planning
−
|Alternativa personalkategorier används i resursplaneringen
  
 
|-
  
|-
  +
!Employee grp
−
|'''Medarbetargrupp'''
  
  +
|Group to which the employee belongs
−
|Gruppen medarbetaren är knuten till.
  
 
|-
  
|-
  +
!Working team
−
|'''Arbetsgrupp'''
  
  +
|Another way of categorising staff members, which can be used in resource planning
−
|Ytterligare ett sätt att gruppera medarbetare. Arbetsgrupp kan även användas vid resursplanering.Ange aktuell arbetsgruppstillhörighet.
  
 
|-
  
|-
  +
!Cost centre
−
|'''Kostnadsställe'''
  
  +
|Can be used for posting fees to revenue and/or as a proposal for new projects if the person is a project manager (provided the system is set to do so)
−
|Kan användas vid intäktskontering av arvode och/eller som förslag på nya projekt om personen är projektledare (förutsatt att systemet är inställt så).
  
 
|-
  
|-
  +
!Time reporting
−
|'''Marathon Tid'''
  
  +
|Tick if the employee is required to report their time.
−
|Ange om medarbetaren ska använda Marathon Tid.
  
 
|-
  
|-
  +
!Possible PM/CM
−
|'''Möjlig PL och KA'''
  
  +
|Tick if the employee is a project-, production-, or client manager
−
|Ange om medarbetaren är projektledare, produktionsledare eller kundansvarig.
  
 
|-
  
|-
  +
!Possible in res plan
−
|'''Möjlig i resursplaneringen
  
  +
|If the employee shall be shown in resource planning
−
|Om medarbetaren ska visas i resursplaneringen.
  
 
|-
  
|-
  +
!Report above max
−
|'''Tillåt rapportering över max'''
  
  +
|Overrules the parameter Maximum hours per day
−
|Överstyr parameterinställningen Max antal timmar per dag
  
 
|-
  
|-
  +
!Active
−
|'''Aktiv'''
  
  +
|If the employee is active or has quitted
−
|Ange om medarbetaren är aktiv eller har slutat.
  
 
|-
  
|-
  +
!Reg job code
−
|'''Ordinarie arbetskod'''
  
  +
|Not used
−
|Används ej.
  
 
|-
  
|-
  +
!Code in payroll
−
|'''Kod i lönesystem'''
  
  +
|Fill in if an external payroll system is used
−
|Fylls i om export till externt lönesystem används
  
 
|-
  
|-
  +
!Password
−
|'''Lösenord'''
  
  +
|Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated
−
|Visas endast vid nyupplägg och om parametern Automatisk upplägg av användare är påslagen.
  
  +
|-
  +
!E-mail
  +
|Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated
 
|}
  
|}
   
−
=== Priser ===
 +
=== Prices ===
   
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild2.png}}
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Regular price/hour
−
|'''Ordinarie timpris'''
  
  +
|The employee’s regular hourly rate
−
|Ange medarbetarens ordinarie timpris.
  
 
|-
  
|-
  +
!Estimated price/h
−
|'''Budgeterat timpris'''
  
  +
|Used for follow-up of the employee’s revenue budget
−
|Används för uppföljning av medarbetarens intäktsbudget.
  
 
|-
  
|-
  +
!Calculated cost/h
−
|'''Kalkylkostnad/timma'''
  
  +
|The employee’s calculated cost, i.e. what the employee costs the company for every hour worked
−
|Medarbetarens kalkylkostnad, d.v.s. vad medarbetaren kostar företaget för varje arbetad timma.
  
 
|-
  
|-
  +
!Spec hourly rate
−
|'''Avvikande timpriser'''
  
  +
|Deviations from standard hourly rates are specified as No, based on job code or based on job category.
−
|Förekomsten av avvikelser från ordinarie timpriser specificeras med Nej, Avvikelse beroende på arbetskod eller Avvikelse beroende på arbetskategori.
  
 
|-
  
|-
  +
!Category/Code
−
|'''Kat/kod'''
  
  +
|In the event of a deviation, the work code or category and price are registered.
−
|Vid avvikelse registreras arbetskod eller kategori.
  
−
|-
  
−
|'''Timpris'''
  
−
|Priset per arbetskod eller arbetskategori registreras.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Kalendarium ===
 +
=== Calendar ===
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild3.png}}
   
  +
{|class=mandeflist
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild3.png}}
  
  +
!Period
−  
  +
|The start and end dates are adjusted if the employee has alternated between, for example, full-time and part-time employment
−  
  +
|-
−
{| class=mandeflist
  
  +
!Calendar
−
|'''Kalendarienummer'''
  
  +
|This field specifies which calendar number (working time measure) the employee is linked to.
−
|Här anges vilket kalendarienummer (arbetstidsmått) medarbetaren är knuten till. Med start- och slutperiod går det att styra om personen växlat mellan att ha varit t.ex. heltidsanställd och deltidsanställd.
  
 
|}
  
|}
   
−
===Arbetsgrupper===
 +
=== Working teams ===
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild4.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild4.png}}
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
−
!Period och arbetsgrupp
+
!Period /work team
  +
|In the table, a historical work group can be specified for project reports and the approval of timesheets
−
|I tabellen kan historisk arbetsgrupp anges för projektrapporter och attest av tidrapporter
 
−
|}
+
|}
−  
−
=== Semester och Övertid ===
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild5.png}}
  
−  
   
  +
=== Holidays and overtime ===
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild5.png}}
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Holiday balance
−
!Semestersaldo
  
  +
|Not in use
−
|Används inte
  
 
|-
  
|-
  +
!Holiday days used
−
!Uttagna semesterdagar
 
  +
|Not in use
−
|Används inte
 
 
|-
  
|-
  +
!OT balance
−
!Kompsaldo
  
  +
|Number of overtime hours
−
|Antal timmar kompsaldo fylls i. Kompsaldo per ett visst datum kan ställas in om kompsaldo ska visas som en egen kolumn i Marathon tid.
  
 
|-
  
|-
−
!Kompsaldo per
 +
!OT balance per
  +
|The date from which the overtime balance is calculated. When this field is filled in, the overtime balance is displayed as a column in the timesheet
−
|Det datum kompsaldot räknas från
  
 
|-
  
|-
  +
!OT compensation
−
!Övertidsersättning
  
  +
|Not in use
−
|Används inte.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Registrering användare ==
+
== New users ==
  +
The user, which controls both login and authorizations, etc. is entered in System | Base registers | Users.
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild6.png}}
−
I Basregister/Allmänt/Användare registreras användaren som styr bl.a. behörighet och lösenord.
  
  +
−  
  +
{|class=mandeflist
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild6.png}}
  
  +
|New password
−  
  +
|In cases SSO (Single-Sign-On) not is used, a new password can be sent to the user’s e-mail. Number of incorrect login attempts and Without changes will then be reset.
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Nytt lösenord
  
−
|Med knappen skickas ett nytt lösenord till användarens E-post. Antal felaktiga inloggningsförsök samt antal utan byte nollställs
  
 
|-
  
|-
  +
!Import settings
−
!Hämta inställningar
  
  +
|Column-, selection-, and favourite settings can be copied from another user.
−
|Kolumn-, urval- och favoritinställningar från en annan användare kan kopieras
  
 
|}
  
|}
   
  +
=== General ===
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild7.png}}
−
=== Allmänt ===
  
−  
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild7.png}}
  
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Name
−
|'''Namn'''
  
  +
|The user’s name
−
|Användarens namn.
  
 
|-
  
|-
  +
!E-mail
−
|'''E-post'''
  
  +
|The user’s email address is used for approval and sending of new password. If (Single-Sign-On) is used for login, the e-mail must match with what is registered in the AAD.
−
|Användarens e-postadress används för attest och sändning av nytt lösenord.
  
 
|-
  
|-
  +
!Language
−
|'''Språk'''
  
  +
|The user’s language in Marathon
−
|Språk i Marathon för användaren.
  
 
|-
  
|-
  +
!Country
−
|'''Land'''
  
  +
|Country is used for authorisations by country
−
|Land används för att kunna ge behörighet per land.
 
 
|-
  
|-
  +
!Company
−
|'''Företag'''
  
  +
|The company the user is to be directed to when logging in
−
|Vid företag anges det företag användaren ska hamna i vid inloggning.
  
 
|-
  
|-
  +
!Year
−
|'''År'''
  
  +
|Not in use
−
|Används inte
  
 
|}
  
|}
   
  +
=== Authorisation ===
   
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild8.png}}
−
=== Behörighet ===
  
  +
−  
  +
{|class=mandeflist
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild8.png}}
  
  +
!Alt. user code
−  
  +
|Used to log in to Marathon using the same user code as for logging in to Windows. The alternative code can be up to 12 characters long, and the user can log in using either this or their regular code.
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
|'''Alternativ användarkod'''
  
−
|Används för att kunna logga in i Marathon med samma användarkod som för att logga in i Windows. Den alternativa koden kan vara upp till 12 tecken och inloggning kan ske både med den och med den ordinarie.
  
 
|-
  
|-
  +
!Password
−
|'''Lösenord'''
  
  +
|Password settings are in System | Base registers | System parameters.
−
|Inställningar för lösenord visas i Basregister/Allmänt/Systemparametrar. Lösenordet får inte innehålla å, ä eller ö.
  
  +
|-
  +
!Incorrect attempts
  +
|Shall be 0, after five incorrect login attempts the user is blocked
 
|-
  
|-
  +
!Forced change
−
|'''Antal felaktiga försök'''
  
  +
|Date for forced password change. The settings are in System | Base registers | System parameters
−
|Ska vara 0, vid fem felaktiga försök blir användaren spärrad.
  
 
|-
  
|-
  +
!Without change
−
|'''Tvingande byte'''
  
  +
|Shall be 0, after five login attempts after the set date the user is blocked
−
|Datum, max 90 dagar framåt i tiden ställs in i Basregister/Allmänt/Systemparametrar.
  
 
|-
  
|-
  +
!Active period
−
|'''Antal utan byte'''
  
  +
|Used to restrict a user's access to Marathon to a specific date range
−
|Ska vara 0, vid fem inloggningar efter tvingande byte blir användaren spärrad.
  
 
|-
  
|-
  +
!Blocked
−
|'''Aktiv period'''
  
  +
|Activates or blocks the user.
−
|Används för att begränsa en användares åtkomst till Marathon till ett vist datumintervall.
  
 
|-
  
|-
  +
!Company auth.
−
|'''Spärrad'''
  
  +
|Select the companies to which the user should have access, or tick All below the company table to grant access to all companies.
−
|Aktiverar och spärrar användaren.
  
  +
|-General auth group
  +
|The authorisation group for companies the user has access to (settings under System | Authorisation).
 
|-
  
|-
  +
!Per company
−
|'''Företagsbehörighet'''
  
  +
|Used if the user has different authorisations per company
−
|Ange företag som användaren ska vara behörig till, alternativt kryssa i Alla nedanför företagstabellen för att ge behörighet till alla företag.
  
 
|-
  
|-
  +
!Group authorisation
−
|'''Generell behörighetsgrupp'''
  
  +
|Settings for the user’s authorisations for groups, collective groups and collective coll. groups.
−
|Behörighetsgruppen som gäller för de företag användaren är behörig till (styrs under System:Behörighet).
  
−
|-
  
−
|'''Behörighetsgrupp per företag'''
  
−
|Anges om användaren har olika behörigheter per företag.
  
−
|-
  
−
|'''Gruppbehörighet'''
  
−
|Inställning för användarens behörighet till grupper, övergrupper och överövergrupper.
  
 
|}
  
|}
   
  +
=== Approval ===
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild9.png}}
   
  +
{|class=mandeflist
−
=== Attest ===
  
  +
!May post
−  
  +
|Posting of costs and purchases and posting in the approval watch list is not used here, but entirely from System | Authorisation.
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild9.png}}
  
  +
|-
−  
  +
!Type of approval
−  
  +
|This setting only determines which type of approval is suggested automatically; it can be changed during the approval process
−
Får kontera omkostnader och inköp samt får kontera i attestbevakningen används inte utan styrs helt från System|Behörighet.
  
−  
−
{|class= mandeflist
  
−
!Attesttyp
 
−
|Inställningen avgör endast vilken attesttyp som ska föreslås automatiskt, det går att ändra vid attest
  
 
|-
  
|-
  +
!Send e-mail…
−
!Mejla om ny faktura
  
  +
|If a reminder that invoices are ready for approval needs to be sent. The e-mail address from the General tab is used.
−
|Om en påminnelse att fakturor finns att attestera ska kunna skickas. E-postadress från fliken Allmänt används.
  
 
|-
  
|-
  +
!Time report appr.
−
!Attest av tidrapporter - se separat manual
  
  +
|See separate manual.
 
|}
  
|}
   
−
=== Utlägg ===
 +
=== Expenses ===
  +
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild10.png}}
  
  +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild10.png}}
   
−
{|class= mandeflist
+
{|class=mandeflist
  +
!Holder of corp card
−
!Innehar företagskort
  
  +
|When the Holder of corporate card box is ticked, a new Corporate card column will appear for the user in the expense report.
−
|I och med att rutan Innehar företagskort kryssas i kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren i utläggsräkningen.
  
 
|-
  
|-
−
!Företagskort default
 +
!Corp card default
  +
|If the user makes purchases exclusively or mostly using their corporate card, Yes is selected as the default. Blank and No can also be selected. This is only a suggestion that can be changed when the user makes the expense.
−
|Om användaren enbart eller oftast gör inköp på sitt företagskort väljs Ja som Företagskort default. Även blankt och Nej kan väljas. Det här är enbart ett förslag som kan ändras när användaren väl gör utlägget.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Övrigt ===
 +
=== Other ===
   
−
{{ExpandImage|PRO-EMP-SV-Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-EMP-EN-Bild11.png}}
   
  +
{|class=mandeflist
−  
  +
!Access to info
−
{| class=mandeflist
  
  +
|The user may receive replies from Marathon Support that may contain confidential information. This permission applies to all companies to which the user has access, regardless of permission group. If this box is not ticked, replies from Support must not contain any Marathon data.
−
|'''Kontaktperson'''
  
−
|Om användaren är kontaktperson på företaget eller inte. Styr utskick med information fån Kalin Setterberg.
  
 
|-
  
|-
  +
!Immediate sup.
−
|'''Kalin Setterberg'''
  
  +
The user’s immediate superior can be specified, and this can be used to approve expenses with the immediate superior as the automatic approver.
−
|Visar om användaren är anställd på Kalin Setterberg.
  
−
|-
  
−
|'''Närmaste chef'''
  
−
|Användarens närmaste chef kan anges, används för attest av utlägg med närmaste chef som automatisk attestör.
  
 
|}
  
|}
   
  +
[[Category:PRO-EMP-EN]]
−  
−
[[Category:PRO-EMP-SV]] [[Category:Projects]]
 +
[[Category:Projects]]
  +
[[Category:Manuals]]

Revision as of 13:54, 30 June 2026

General

Marathon separates employees and users. The employee is in the project accounting and is used for time reporting among other things. The user is used for login and authorisations.

New employees

Register a new employee in Projects | Backoffice | Base registers | Employees. If the parameter Automatic entering of users is active in Projects | Backoffice | Base registers| Parameters, General tab, a user is automatically registered with the same employee code. Check in advance that the code is available.

General

Code The first two letters of the first name and surname are usually used as the employee ID
Name Employee’s name
Telephone Enter telephone number if it shall be shown on the invoices to client
Staff category Employees can be divided into categories
Alt staff categories Used in the resource planning
Employee grp Group to which the employee belongs
Working team Another way of categorising staff members, which can be used in resource planning
Cost centre Can be used for posting fees to revenue and/or as a proposal for new projects if the person is a project manager (provided the system is set to do so)
Time reporting Tick if the employee is required to report their time.
Possible PM/CM Tick if the employee is a project-, production-, or client manager
Possible in res plan If the employee shall be shown in resource planning
Report above max Overrules the parameter Maximum hours per day
Active If the employee is active or has quitted
Reg job code Not used
Code in payroll Fill in if an external payroll system is used
Password Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated
E-mail Shown only in first registration and if Automatic entering of users Is activated

Prices

Regular price/hour The employee’s regular hourly rate
Estimated price/h Used for follow-up of the employee’s revenue budget
Calculated cost/h The employee’s calculated cost, i.e. what the employee costs the company for every hour worked
Spec hourly rate Deviations from standard hourly rates are specified as No, based on job code or based on job category.
Category/Code In the event of a deviation, the work code or category and price are registered.

Calendar

Period The start and end dates are adjusted if the employee has alternated between, for example, full-time and part-time employment
Calendar This field specifies which calendar number (working time measure) the employee is linked to.

Working teams

Period /work team In the table, a historical work group can be specified for project reports and the approval of timesheets

Holidays and overtime

Holiday balance Not in use
Holiday days used Not in use
OT balance Number of overtime hours
OT balance per The date from which the overtime balance is calculated. When this field is filled in, the overtime balance is displayed as a column in the timesheet
OT compensation Not in use

New users

The user, which controls both login and authorizations, etc. is entered in System | Base registers | Users.

New password In cases SSO (Single-Sign-On) not is used, a new password can be sent to the user’s e-mail. Number of incorrect login attempts and Without changes will then be reset.
Import settings Column-, selection-, and favourite settings can be copied from another user.

General

Name The user’s name
E-mail The user’s email address is used for approval and sending of new password. If (Single-Sign-On) is used for login, the e-mail must match with what is registered in the AAD.
Language The user’s language in Marathon
Country Country is used for authorisations by country
Company The company the user is to be directed to when logging in
Year Not in use

Authorisation

Alt. user code Used to log in to Marathon using the same user code as for logging in to Windows. The alternative code can be up to 12 characters long, and the user can log in using either this or their regular code.
Password Base registers | System parameters.
Incorrect attempts Shall be 0, after five incorrect login attempts the user is blocked
Forced change Base registers | System parameters
Without change Shall be 0, after five login attempts after the set date the user is blocked
Active period Used to restrict a user's access to Marathon to a specific date range
Blocked Activates or blocks the user.
Company auth. Select the companies to which the user should have access, or tick All below the company table to grant access to all companies.
Authorisation).
Per company Used if the user has different authorisations per company
Group authorisation Settings for the user’s authorisations for groups, collective groups and collective coll. groups.

Approval

May post Authorisation.
Type of approval This setting only determines which type of approval is suggested automatically; it can be changed during the approval process
Send e-mail… If a reminder that invoices are ready for approval needs to be sent. The e-mail address from the General tab is used.
Time report appr. See separate manual.

Expenses

Holder of corp card When the Holder of corporate card box is ticked, a new Corporate card column will appear for the user in the expense report.
Corp card default If the user makes purchases exclusively or mostly using their corporate card, Yes is selected as the default. Blank and No can also be selected. This is only a suggestion that can be changed when the user makes the expense.

Other

Access to info The user may receive replies from Marathon Support that may contain confidential information. This permission applies to all companies to which the user has access, regardless of permission group. If this box is not ticked, replies from Support must not contain any Marathon data.
Immediate sup.

The user’s immediate superior can be specified, and this can be used to approve expenses with the immediate superior as the automatic approver.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Enter_employees_and_users/sv&oldid=92826"