Difference between revisions of "Expense reports/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild7.png}}")
(Created page with "{|class=mandeflist !Ref |Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här. |- !Typ |Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras. |- !Datum |Ange in...")
Line 143: Line 143:
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
 
!Ref
  
!Ref
  +
|Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
−
|If a receipt has a reference number, it can be entered here.
  
 
|-
 
|-
  +
!Typ
−
!Type
  
  +
|Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
−
|Select expense type.
  
 
|-
  
|-
  +
!Datum
−
!Date
  
  +
|Ange inköpsdatum enligt kvittot.
−
|The purchase price on the receipt.
  
 
|-
  
|-
 
!Text
  
!Text
−
|Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.
 +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
 
|-
 
|-
  +
!Valuta
−
!Currency
  
  +
|Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
−
|The company’s base currency is used by default. Cn be changed to another currency.
 
 
|-
  
|-
  +
!Belopp
−
!Amount
  
  +
|Ange inköpets totala belopp i originalvaluta.
−
|The total amount of the purchase in original currency.
  
 
|-
 
|-
  +
!Kurs
−
!Rate
  
−
|The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
 +
|Kursen är hämtad från Marathons kursregister. Kan ändras till en mer relevant kurs.
 
|-
  
|-
  +
!Antal
−
!Quantity
  
  +
|Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
−
|Fill in quantity.
  
 
|-
  
|-
  +
!Belopp SEK
−
!Amount XXX
  
  +
|Totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total amount in the company’s base currency.
  
 
|-
  
|-
−
!VAT XXX
 +
!Moms SEK
  +
|Momsens totalbelopp i företagets basvaluta.
−
|Total Vat in the company’s base currency.
  
 
|-
 
|-
  +
!Projekt
−
!Project
  
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
−
|Enter project if the expense concerns a project.
  
 
|-
 
|-
  +
!Inköpskod
−
!Purchase code
  
  +
|Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
−
|If project purchase, enter purchase code.
 
 
|-
  
|-
  +
!Bilder
−
!Images
  
  +
|Infoga bilder som gäller utlägget genom att använda listknappen.
−
|Insert images relevant to the expense using the list button.
  
 
|-
 
|-
  +
!Företagskort
−
!Corporate card
  
  +
|Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
−
|If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
  
 
|}
  
|}
   

Revision as of 09:13, 24 July 2026

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort Ange konto.

(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).

Ange moms vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
Utlägg direkt till attest Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den

ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.

Bokför endast slutattesterade utlägg Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

File:ACC-EXP-SV-Bild1.png

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

File:ACC-EXP-SV-Bild2.png

Anvisning Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra..
Momssats projekt Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
Använd momssats Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

When booking expensed from representation, the posting of VAT has to be made manually.

Example Internal Representation

Example Wellness benefit

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

ID Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn (Fliken Allmänt).
Betalningssätt (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare.

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

File:ACC-EXP-SV-Bild5.png

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg. .

File:ACC-EXP-SV-Bild6.png

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

File:ACC-EXP-SV-Bild7.png

Ref Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp Ange inköpets totala belopp i originalvaluta.
Kurs Kursen är hämtad från Marathons kursregister. Kan ändras till en mer relevant kurs.
Antal Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK Momsens totalbelopp i företagets basvaluta.
Projekt Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Inköpskod Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod.
Bilder Infoga bilder som gäller utlägget genom att använda listknappen.
Företagskort Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

To create a new expense, use the + New expense report button and enter the heading for the expense report. When the heading is saved, the expense will automatically be marked as Not ready.

The contents of the expense report can be registered using the + New receipt button. Each new receipt represents a row in the expense report. You can move between columns by scrolling in the column header or using the arrow at the bottom right.

Date The date will be set to today's date by default. If the purchase date is different from today's date, it can be changed here.
Attachment Use the Add Image button to import images or open your mobile camera and take a photo of the physical receipt.
Type Select expence type.
Corporate card If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
Quantity Fill in quantity
Amount XXX Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX Total amount in the company’s base currency.
Project If the expense relates to project purchases, specify the project
Purchase If the expense relates to project purchases, specify the purchase code
Text Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.

When the expense is ready for approval, the status can be changed from Not ready to Submitted by clicking on the Submitted heading.

 

Approval of expenses

An expense can be approved in both Marathon Office and Marathon Pocket. Below is a description of how this is done in both places.

Marathon Office

In Accounting | Expenses, the Expense watch list tab shows all expenses, their status, and the person who approved them. To approve an expense, select the expense and click the Approve button.


In the expense report you can see earlier approvals and how the expense has been reported. You can also change the approval: if it is going to be finally approved, pre-approves or if the approver should be someone else. The options concerning approval can be set as default, depending on user settings in System | Base registers | Users, Approval tab.


Utskrift Utskrift av utlägget
Visa Visar den registrerade bilagan.
Ny attestör Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
Ta bort attestör Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.


Marathon Pocket

Log in to Marathon Pocket and open the Approva module. Select the invoice to approve and press the button Approve invoice.

In the approval view you can choose between final approval and pre-approval, and change to another approver. Here you can also select amount to approve.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.

Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports/sv&oldid=93665"