Revision as of 12:15, 14 January 2016

Yleistä

Tiedot asiakkaista, medioista, käyttäjistä ym., voi viedä Exceliin. Napsauta Excel – painiketta. Ohjelma näyttää silloin valintaikkunan, josta voit rastittaa tiedot, jotka haluat mukaan. Valitsemasi tiedot tallennetaan käyttäjänimellesi ja tulevat ehdotuksena seuraavan kerran kun käytät toimintoa.

Kun avaat uusia tietoja, voit kopioida jo rekisteröidyn asiakkaan tietoja. Napsauta Kopioi – painiketta ja valitse asiakas. Paina OK, niin tiedot kopioidaan kenttiin. Tällä toiminnolla voit kopioida myös suunnitelmia, määräimiä, julkaisuja jne.

Painikkeen Takaisin avulla pääset jälleen Perusrekisterin alkusivulle.

Muutamissa rekistereissä on myös mahdollista rajoittaa listan pituutta merkitsemällä ruudut "Vain omat" ja/tai "Vain aktiivit".

ASIAKKAAT

Yliasiakkaat

Yliasiakas – käsitettä on hyvä käyttää jos haluaa yhdistää useampia asiakkaita tilastoja varten.

Koodi	Anna yliasiakkaalle koodi (muoto valinnainen)
Nimi	Yliasiakkaan nimi.
VAT-numero	Asiakkaan VAT-numero. Voidaan näyttää laskussa ja suunnitelmassa. Löytyy myös raporteissa valintana ja välisummatasona.
Y-tunnus	Asiakkaan y-tunnus, voidaan näyttää laskussa, suunnitelmissa ja listoissa.
Oma ID	Valinnainen merkintä.Voidaan tulostaa raportteihin, saatavilla erillisenä sarakkeena myyntireskontrassa.
Luottojen käsittely	Ks. erillinen manuaali.
Asiakasvastaava	Yliasiakkaan vastaava henkilö.
Asiakaskategoria	Asiakaskategoria johon yliasiakas kuuluu.
Ryhmä	Ryhmä, johon yliasiakas kuuluu.
Yliasiakas	Voit liittää yliasiakkaita yhteen vielä yhdellä yliasiakas- tasolla, jos haluat puu-diagrammin asiakkaistasi.
Raportointitaso	Jos haluat, että yliasiakas on mukana raporteissa,rastita ruutu.
Estetty	Rastita ruutu, jos haluat sulkea ei – aktiivisen yliasiakkaan

Asiakkaat

Asiakastiedoissa voit valita kaikki tai pelkästään aktiiviset asiakkaat. Voit myös rastittaa ruudun "Näytä yliasiakkaat"; ne näkyvät silloin samassa kuvassa. Valitse Uusi jos haluat avata uuden asiakkaan. Voit myös klikata Kopioi kohteesta jos haluat käyttää hyväksesi jonkun olemassa olevan asiakkaan tietoja uuden asiakkaan perustamisessa.

Raportointi-ID,
Koodi	Sopiva, enintään neljä merkkiä pitkä asiakaskoodi.Esim. Kalin Setterberg Data AB => KASE tai KALI.
Sisäinen nimi	Sisäinen nimi, joka näkyy pelkästään Marathonissa. Esim. jos asiakkaana on Kalin Setterberg, jonka on oltava näkyvissä laskuilla mutta asiakkaat on jaettu useaan yksikköön, yksikön nimi, esim. Kase/Marathon voidaan kirjoittaa sisäinen nimi –kenttään.
Nimi ja Osoite	Mediasuunnitelmassa näkyvä asiakasnimi ja osoite. Käytetään myös laskussa, mikäli kentässä Laskutusosoite ei ole muuta ilmoitettu.
Viitteenne	Henkilö, joka tulee laskuun viitteenä, mikäli lasku ei ole jaettu osastoittain/tuotteittain (jolloin viite haetaan niistä).
Kustannusarvioasiakas,
Raportointikoodi Tase	Asiakassovellettuja toimintoja, joita voi tulostaa eri paikoissa. Raportointi-ID:n voi tulostaa mediaraporteissa.
OmaID	Voit valita tunnukset näkyviin saldolistassa sekä raporteissa.
Viitteemme	Henkilö, joka tulee laskuun viitteeksi.
Asiakasvastaava	Henkilö, joka on vastuussa asiakkaasta.
Lyhytnimi	Ohjelma käyttää asiakkaan nimeä ja tekee siitä automaattisesti lyhenteen. Voit ilmoittaa lyhenteen myös käsin. Toimii hakutoiminnoissa.
Luottokommentti	Luottotarkistukseen tuleva kommentti
Luottoluokka	Luottoluokkaa käytetään Luottolimiittiohjelmassa.

Ks erilliset ohjeet luottojen käsittelystä ja tarkistuksesta

Parametrit 2
Alv suunnitelmassa	jos haluat Alv:n näkyvän suunnitelmassa, rastita ruutu.
Tuote pakollinen	Jos suunnitelmassa/määräimessä on aina ilmoitettava tuote, rastita ruutu.
Projekti pakollinen	Ks. yllä
Luottamuksellinen	Ei käytössä.
Älä näytä tämän asiakkaan neuvoteltuja sopimuksia Mediatietokannassa	Ei näytä asiakkaan määräimille lisättyjä alennuksia.
Älä näytä tämän asiakkaan neuvoteltuja alennuksia muiden tstojen vertailussa	Ei näytä asiakkaan määräimille lisättyjä alennuksia.
Leikekirja	Rastittu ruutu tarkoittaa muistutusta ilmoitustarkistukseen, että ilmoitus on leikattava.
Jako määräimessä	Tätä toimintoa ei käytetä uudessa layoutissa
Laskuta mediaerot	Mahdollisuus erojen laskutukseen suoraan asiakkaalle Täsmäytysohjelmasta.
Yksi julkaisukerta/spotti TV-Gate"	"Ei enää käytössä
Raportointitaso	Tapa ilmoitta tason yliasiakasrakenteessa raportteja varten.Joillakin asiakkailla voi olla yliasiakastaso ja toisilla asiakastaso.
Estetty	Rastita, jos haluat lukita asiakkaan.
Ohjeet määräimessä	Teksti tulee ehdotuksena vastarekisteröityihin määräimiin.
Aineiston toimittaja	Tähän voidaan antaa oletustiedot aineistontoimittajasta jotka automaattisesti tulevat määräimelle.
Viimeinen tuotenumero	Jos käytätte automaattisia tuotenumeroita, tämä näyttää viimeiseksi käytetyn.
Sopimus
Sopimusehdotus	Voit ilmoittaa standardisopimuksen, joka tulee automaattisesti ehdotuksena kun asiakkaalle luodaan uusi mediasuunnitelma.
Laskutus
ALV	Ilmoita tähän, laskutetaanko asiakasta Alv:lla vai ilman. Jos asiakkaalle ei tule Alv:ia, ilmoita onko se kotimainen, EU:n sisäinen tai EU:n ulkopuolinen.
VAT -numero	Asiakkaan VAT numero. Näkyy laskussa.
Y-tunnus	Asiakkaan y-tunnus. Voidaan näyttää laskuissa,suunnitelmalla ja eri listoissa.
Pankki/pankkitili	Mahd.poikkeava pankkitili asiakkaan maksuille.
Intercompanykoodi	Käsite raportteja varten. Tulostuu 02-71 viennissä ja myyntireskontrassa . Voidaan tulostaa mediaraporteissa.
Laskun erittelytaso	Tätä toimintoa ei käytetä uudessa layoutissa
Laskutuksen jako	Voit valita, jos haluat yhden laskun tuotetta/projektia/mediaa/suunnitelmaa/PO- numeroa kohti.
Laskuta vain määräimet, joissa on PO-numero	Jos merkitsette laskuja PO-numeroilla, tämä parametriasetus tulee olla aktivoitu, näin laskut, joilta puuttuu PO-numero, estetään laskutukselta.
Lajittelu	Tätä toimintoa ei käytetä
Määrä kpl.	1= tulostus tulee laskutuksen yhteydessä vaikka kyseessä olisikin verkkolasku tai sähköpostilasku. 0 = ei tule.
Jako laskussa	Ei käytössä
Laskuteksti	Tähän voit kirjoittaa kiinteän laskutekstin eli tekstin, joka aina tulee laskuun mukaan
Laskun jakelu
Verkkolaskun vastaanottaja	Jos lasku lähetetään verkkolaskuna, ilmoita verkkolaskuosoite. Ellet tiedä osoitetta, voit tarkistaa sen osoitteesta http://verkkolasku.tieke.fi/ListCompanies.aspx. Vapaasanahakukentässä voit hakea sekä PartyID:llä, y-tunnuksella yritysnimellä
Vastaanottaja	Jos lasku lähetetään sähköpostitse, ilmoita osoite kenttään Sähköposti Alkuperäinen. Ilmoita mahdolliset laskukopion osoitteet kenttiin Kopio 1-4.
Laskutusosoite	Jos haluat asiakkaalle toisen numeron/osoitteen kuin sen, joka on myyntireskontrassa, ilmoita se tähän.
Skannatut dokumentit	Tässä voit varastoida skannattuja dokumentteja, esim. sopimuksia, jotka liittyvät asiakkaaseen.
Kommentti	Vapaa tekstikenttä. Näkyy vain asiakastiedoissa.
Valtuudet	Asiakastietoihin voi asettaa valtuuksia; joko Työntekijäryhmälle, Työryhmälle (PRO) tai yksittäiselle työntekijälle.
Omat kentät	Omien kenttien avulla voit merkitä asiakkaita valinnaisilla merkinnöillä ja tulostaa tiedot Exceliin.

Ylituotteet

Käytetään samalla tavalla kuin Yliasiakas – käsitettä, eli tämän avulla voit liittää eri tuotteita yhteen ja samaan ylituotteeseen

Tuotteet

Tuote-käsitteen avulla voit tehdä eri tilastoja, sekä eri jakoja laskuissa

Asiakas	Jokainen tuote on kytketty asiakkaaseen
Koodi	Ilmoita tuotteen koodi. Esim. asiakkaalle Kalin Setterberg se voisi olla ”Marathon Tid” jonka koodi olisi TID.
Nimi/Osasto	Tuotteen nimi, esim. ”Marathon Tid”
Osoite	Käytetään vain jos määrätyllä tuotteella on eri osoite. HUOM! Tulee samalle asiakasnumerolle kuin muut laskut myyntireskontran asiakastiedoissa, mikä voi johtaa virheellisiin muistutuksiin ja korkolaskuihin. Parametreissa voi ohjata niin, että tuote siirtyy erillisenä myyntireskontraan.
Viitteenne	Käytetään viitteenä silloin kun laskutetaan tuotteittain.
Ylituote	Voit liittää yhteen tuotteita, joko yhden tai useamman asiakkaan välillä.
Estetty	Voit lukita tuotteen, jonka jälkeen on estetty rekisteröidä uusia mediasuunnitelmia/määräimiä tuotteella.

Sopimukset

Yleistä
Sopimuskoodi	Sopimuksen koodi. Esim. asiakaskoodi + selostava lyhenne. (KASE-TV Kalin Setterberg TV-sopimus, KASE- PR Kalin Setterberg Print -sopimus, KASE-IN Kalin Setterberg Internet-sopimus. )Helpottaa oikean sopimuksen löytämistä uutta suunnitelmaa luodessa
Nimi	Selostava nimitys sopimukselle, esim. ”Kalin S. TV 3% Netto” jos kyseessä on Tv-sopimus jossa 3% palkkio laskettu netosta.
Erityistiedot	Tieto, joka myös on näkyvillä mediasuunnitelman perustiedoissa.
Maksuehto	Maksuehto, joka tulee asiakkaalle menevään laskuun.
Maksuehdot omalle työlle omassa laskussa	Asiakkaalla voi olla sopimus, jonka mukaan mediakustannus ja oma työ laskutetaan erikseen.
Juokseva kk + yllä	Rastita jos haluat, että järjestelmä laskee eräpäivän seuraavan kuukauden ensimmäisestä päivästä laskupäivämäärästä maksuehdon kanssa. Eli jos laskun päiväys on 17.3 ja olet ilmoittanut maksuehdoksi 10 päivää, eräpäiväksi tulee 27.3 jos tätä ruutua ei ole rastittu. Jos se on rastittu, eräpäiväksi tulee 10.4.
Laske tulostuspäivästä	Maksuehdon päivät lasketaan tulostuspäivästä
M.ehtokassa-alen kanssa	Maksuehto kassa-alennuspäivälle.
Kassa-alennus	Kassa-alennus määrä prosenteissa, esim. 1%.
Pankkitili	Voit ilmoittaa erillisen tilin asiakkaan toimittajamaksuille. Maksuehdotuksessa ohjelmassa 03-60 (Classic), tämä tili on ilmoitettava manuaalisesti, jotta se toimisi.
Jaon laskutus	Ilmoitetaan jos me, media tai asiakas itse laskuttaa jaon. Jos me laskutamme jaon, siihen tulee yksi lasku asiakasta kohti, joka kuuluu jakoon. Jos media laskuttaa jaon, me laskutamme sen osan, joka koskee pääasiakasta. Jos taas asiakas itse jakaa laskun siitä tulee lasku kokonaissummalla.
Juokseva laskutus	Jos rastitat tämän ruudun, julkaisu tulee mukaan laskutukseen ohjelmassa 08-70-10 edellyttäen, että se on julkaistu ja vaadittaessa tarkistettu. Jos ruutua ei ole rastitettu, julkaisu tulee mukaan vain jos ohjelmassa 08-70-10 valitset ” Juokseva Laskutus” = E tai Tyhjä.
Juokseva ennakko	Jos haluat, että ohjelma itse tarkistaa mahdolliset ennakot joita voi hyödyntää laskutuksessa 08-70-10, rastita ruutu. Ohjelma vähentää siinä tapauksessa mahdollisimman paljon ennakosta, mutta ei koskaan laskusummaa enempää.
Oman työn veloitus…	Rastita ruutu jos haluat, että palkkio (fee%) tulee omalle laskulle.
Julkaisustatuksen oletusarvo	Jos esimerkiksi sopimus koskee vain ennakkolaskutusta, on mahdollista asettaa julkaisustatuksen oletusarvoksi Ennakko.
Estä uusilta julkaisuilta	Rastita ruutu jos et halua, että tätä sopimusta käytetään uusiin julkaisuihin.
Laskuta koko suunnitelma	Jos valittu, järjestelmä laskuttaa myös suunnitelmalla olevat tulevat julkaisut.
Laskuta koko suunnitelma viimeisen julkaisun yhteydessä	Koko suunnitelma laskutetaan viimeisen julkaisun yhteydessä.
Laskuta koko suunnitelma laskutuspäivänä, joka suunnitelmalla lukee	Koko suunnitelma laskutetaan ilmoitettuna päivänä
Laskuta koko määräin viimeisen julkaisun yhteydessä	Sama kuin yllä, mutta määräintasolla.
Pienin laskumäärä	Voit ilmoittaa laskun määrälle alarajan, ennen kuin sen voi tulostaa.
Määrä päiviä, jolloin….	Määrä päiviä, jolloin vähimmäismäärälasku kuitenkin tulostetaan
V-eht sopimus jakoasiakkaille	On mahdollista käyttää eri sopimusta mediasuunnitelman pääasiakkaalle ja jakoon kuuluville asiakkaille.Kentännumero viittaa sopimuksen rivinumeroon kohdassa ”Hyväksytyt sopimukset”.
Ilmoitustarkastus pakollinen	Valitse, mikäli asiakkaan julkaisuun tehdään ilmoitustarkistus. Medialaji- tiedoissa valitaan ne lajit, joille tehdään tarkistus. Nämä medialajissa olevat tiedot määräävät, mitkä julkaisut tulevat ilmoitustarkistuslistaan mukaan.
Leikekirjojen lukumäärä	Asiakastiedoissa voi ilmoittaa mikäli asiakas haluaa,että ilmoitus leikataan. Ilmoita tähän, kuinka monta kopiota he haluavat. Tämä näkyy myös ilmoitustarkistuslistassa.
Ilmoitustarkistuskoodi	Tähän voit ilmoittaa sisäisen koodin, joka myös näkyy ilmoitustarkistuslistassa. Esim. LE jos koko lehti lähetetään
Voimassaoloaika	Valitse päivämäärät, mistä julkaisupäivästä lähtien ja mihin asti sopimus on voimassa. Kenttien perässä olevaa listaa napsauttamalla näet almanakan, josta myös voit valita päiväykset.
Hyväksytyt medialajit	Tähän voit ilmoittaa, mikäli sopimus on sallittu vain määrätyille medialajeille, esim. pelkästään TV:lle tai printtimedioille. Jos kentät jätetään tyhjäksi, kaikki medialajit hyväksytään.
Hyväksytyt mediat	Ilmoita media, mikäli sopimus koskee vain määrättyjä medioita.
Kiinteä hinta lisäkoodilla	Tähän ilmoitettu hinta lasketaan perusrekistereissä lisäkoodille ilmoitettua hintaa edellä.
Julkaisumaksu	Maksu, jonka laskutamme asiakkaalta joka julkaisusta.Voit erottaa osan tästä maksusta mainostoimistolle.

Jos maksut jaetaan samalla tavalla kuin mediakustannus, ja jos monta asiakasta jakaa kustannuksen.

Eri vaihtoehtoja julkaisumaksun veloittamiseen.
Määräinmaksu	Maksu, jonka laskutamme asiakkaalta joka määräimestä. Myös tässä voit kirjoittaa osan määrästä mainostoimistolle
Jakomalli	Kun laskutat eri asiakkaita jaon kautta.
*Jos kullekin asiakkaalle, joka on mukana jakamassa maksua, lähetetään lasku
*Jos maksu laskutetaan ainoastaan mediasuunnitelmassa olevalta pääasiakkaalta.
*Jos laskutetaan yksi maksu jaossa olevaa asiakasta kohti, mutta maksut laskutetaan pääasiakkaalta.
Otsikko	Jos haluat muun kuin Marathonin oletusnimen määrätylle maksulle.
Näitä maksuja voi käyttää, jos on joku erityinen maksu julkaisukerrassa. Se voi olla vaikka Leikekirjamaksu, jos halutaan, että ilmoitustarkistus leikkaa ilmoituksen
Veloitetaan per suunnitelma riippumatta siihen sisältyvien laskujen lukumäärästä.
Laskutusmaksu	Maksu, joka tulee jokaiseen laskuun. Myös mahdolliset hyvityslaskut veloitetaan.
Ennakkolaskumaksu	Maksu, joka veloitetaan ennakkolaskusta, ei koske vähennyslaskuja.	Näytä laskussa Tätä toimintoa ei käytetä uudessa layoutissa
Käytetään, jos asiakkaalta vaaditaan maksu joka kerta kun muutosmääräin luodaan. Jos määrät on ilmoitettu ja parametrit oikein asetettu, ohjelma kysyy aina määräimen statusta muuttaessa, haluatko veloittaa asiakasta. Veloituksesta tulee ylimääräinen hintarivi, ja sitä voi muokata. Voit myös ilmoittaa, saako mainostoimisto osan maksusta.
Jos maksu määräytyy jokaiselle medialle paketissa.
Älä päivitä maksuja	Ei käytössä
Toimistokorvaus

Tällä välilehdelle ilmoitetaan kuinka iso osa määrästä, jonka saamme medialta, menee edelleen asiakkaalle ja/tai toimistolle. Oletusarvoina ovat ne tiedot, jotka ovat ilmoitettuna kussakin mediassa. On kaksi tapaa antaa provisiota edelleen asiakkaalle:

Kassa-ale netosta	Toimii kuten normaalit korvaukset
Kassa-alennus	Toimittajan kassa-alennus. Huom! Tämä ei kerro, mitä todellisuudessa olemme saaneet, vaan kiinteä vähennys.
Laskentapohja	Medianetto tarkoittaa, että ilmoitetaan asiakkaalle menevä prosenttimäärä siitä määrästä, jonka me saamme medialta.

Esim.: Jos laitat Asiakkaalle – ruutuun 2,00, asiakas voi saada jopa 2 % siitä prosenttimäärästä, jonka me saamme medialta. Jos media antaa meille 3 % toimistokorvausta, annamme asiakkaalle 2 % ja meille jää 1 %. Jos media antaa 1,5 %, asiakas saa kaiken, ja me emme saa mitään. Jos media taas antaa 10 %, asiakas saa 2 % ja me saamme 8 %.

Korvaus medialta tarkoittaa, että asiakkaalle kuuluva osa ilmoitetaan luvuin 50/50, 30/70, 80/20 jne.

Esim.: Jos laitat Asiakkaalle - ruutuun 40,00 ja Meille – ruutuun 60.00, se tarkoittaa, että median antamasta prosenttimäärästä menee 40 % asiakkaalle ja 60 % meille.

Eli jos media antaa meille 3 % toimistokorvausta, annamme 1,2 % asiakkaalle ja pidämme 1,8 % itse. Jos media antaa meille 1,5 %, asiakas saa 0,6 % ja meille jää 0,9 %. Ja jos media antaa 10 %, asiakas saa 4 % ja me 6 %.

Palkkio
Jos korvaus jaetaan asiakkaiden välillä, jotka jakavat kustannuksen tai jos lopullinen asiakas saa koko summan.
Näytä laskussa Tätä toimintoa ei käytetä uudessa layoutissa.

Välilehdellä Palkkio ilmoitetaan, kuinka paljon meidän oman työn lisästä näytetään asiakkaalle, ja kuinka se lasketaan.

Palkkio:

Asiakkaalta - kenttään ilmoitetaan kuinka paljon prosenteissa veloitamme asiakkaalta.

'Toimistolle - kenttään ilmoitetaan kuinka paljon palkkiosta menee toimistolle. Tiedot näkyvät toimistohyvityslaskussa.

Palkkion veloituksen voi myös antaa edelleen vielä yhdelle osapuolelle. Käytä kenttää Toimisto 2. Myös nämä tiedot näkyvät toimistohyvityslaskussa.

Muulle toimistolle käytetään silloin kuin käytetään muuta välittäjää kun tehdään määrätylle asiakkaalle kirjauksia. Sille avataan silloin oma sopimus, jota käytetään kirjaustilanteessa.

Esim.: Jos meillä on asiakas jolta veloitamme 5 % palkkion se ilmoitetaan kenttään Asiakkaalta. Sitten ehkä mainostoimistolle kuuluu tästä 1 %. Silloin laitetaan 1,00 kenttään Toimistolle. Tässä tapauksessa saamme 4 % itse.

Jos me sen lisäksi vielä tulemme käyttämään toista toimistoa, joka lisää 3 % palkkiota, se voidaan täyttää kenttään Muulle toimistolle. Se tarkoittaa, että me laskutamme 5 % asiakkaalle, toimisto saa 1 % siitä, välittäjä saa 3 % ja meille jää 1 %.

Laskentapohja	Ilmoita mistä hinnasta oman työn veloitus lasketaan. Vaihtoehdot ovat: Brutto = ennen alennuksia, Netto = alennusten jälkeen Netto jätetyn provision jälkeen (netnet1) tai Netto saadun provision (netnet2) jälkeen. Median provisioperuste laskee palkkion siitä summasta mistä media laskee toimistokorvauksensa.

Kahden netnet-vaihtoehdon ero on, että me emme välttämättä anna edelleen koko provisiota asiakkaalle, vaan pidätämme osan itse tai annamme osan toimistolle.

Ilmoitetaan, jos määrätyllä alennuskoodilla veloitetaan tekemästämme työstä.
Palkkio 2-4	Käytetään, jos oman työn veloitusta asiakkaalle lisätään vielä.
Näytä laskussa Tätä toimintoa ei käytetä uudessa layoutissa.

Esim. Jos neuvottelemme asiakkaallemme hyvän alennuksen, voimme ehkä saada siitä osamme sopimuksen kautta.

Parametreissa voi ilmoittaa alennuskoodin, tässä voi ilmoittaa kuinka suuren osan alennuksesta me saamme

Vähennetään Ei käytetä

Erikoissopimustoiminto on ensin määriteltävä mediaparametreissa. Erikoissopimus on esim. Adform, Ilmoita omk. hinta prosenteissa (meidän kustannuksemme) ja miten tämä automaattinen lisä lasketaan: netosta, net-netistä tai netto-toimistokorvauksesta.
Mahdollinen sovittu kokonaishinta tai lisä yllä mainitun lisäksi.
Lisämittaus Vain Tanskassa
Vero Vain Romaniassa

Ulkomaan valuutta

Täällä välilehdellä ilmoitetaan sopimuksen laskutusvaluutta. Ohjelma hakee valuutan, joka on ilmoitettu parametreissa. Voit valita oman valuutan, määräimen valuutan tai muun valuutan. Jos valitset muun valuutan, valitse valikosta Alla ilmoitettu, ja kirjoita kenttään valuutta. Voit myös ilmoittaa laskutuskurssin, sekä mahdollisen lisän kattamaan valuuttaerot.

Laskutusvaluutta	Ilmoita valuutta, jossa asiakasta laskutetaan.
Valuutta	Jos valitsit edellisessä kentässä Alla ilmoitettu, kirjoita tähän valuutta, jossa asiakasta laskutetaan. Ohjelma laskee ensin määräimen määrän omaan valuuttaamme, jonka jälkeen se laskee sen ilmoitettuun valuuttaan edellyttäen, että määräinvaluutta ja laskutusvaluutta ovat samoja.

Esimerkki: Määräin on USD:ssa, itse laskutamme SEK:issä, mutta asiakas haluaa että laskutus on euroissa. Määräin lasketaan silloin ensin sekeiksi, ja sen jälkeen euroiksi. Jos määräimet olisivat olleet euroissa, sama summa olisi laskutettu asiakkaalle, ilman että määrää lasketaan uudelleen SEK: ksi

Laskutuskurssi	Voit valita joko Määräinkurssin, Päiväkurssin + lisän (jolloin lisä kirjoitetaan alla olevaan kenttään ”Konvertointilisä”) tai Jos määräinkurssi poikkeaa päiväkurssista enemmän kuin sallittu (jolloin poikkeus kirjoitetaan kenttään ”Enin poikkeus”)
Kiinteiden määrien valuutta sopimuksessa	Esimerkiksi julkaisumaksu. Määrä lasketaan ensin omaksi valuutaksi, sen jälkeen omasta valuutasta laskutusvaluutaksi.

Konvertointi määräinvaluutasta perusvaluuttaan laskuttaessa

Laskutuskurssi	Voit valita joko Määräinkurssin, Päiväkurssin + lisän (jolloin lisä kirjoitetaan alla olevaan kenttään ”Konvertointilisä”) tai Jos määräinkurssi poikkeaa päiväkurssista enemmän kuin sallittu (jolloin poikkeus kirjoitetaan kenttään ”Enin poikkeus”)

Konvertointi perusvaluutasta ulkomaalaiseen valuuttaan laskuttaessa

Lisä
Kommentti

Tähän on mahdollista koota muistiinpanoja sopimuksesta, asiakkaasta tms. Huomioi, että tämä teksti näkyy pelkästään tässä, ja toimii vain muistiinpanokenttänä

Omat kentät

Voit tarvittaessa lisätä omia kenttiä sopimuksiin, tulosta Vienti-toiminnolla. Kentät lisätään Perurekistereissä/Yleistä.

Asiakaskategoriat

Kategorioita on hyvä käyttää asiakastilastojen laatimisessa, kun haluat ryhmittää asiakkaita. Kategorioita voit myös käyttää laskutuksen yhteydessä, jos haluat laskuttaa vain määrätyn kategorian yhdellä kertaa. Esimerkkinä asiakaskategoriasta voi olla esim. Autot, mikä sitten liitetään asiakkaisiin kuten Volvo, BMW, Saab, jne. Toisenlainen esimerkki voi olla Laskutustyypit. Niihin voit kytkeä asiakkaita kuten juoksevasti laskutettavat, kerran viikossa, joka kuukausi, jne. Kolmas esimerkki voi olla Maat, jossa asiakkaat merkitään maiden mukaan.

Ryhmät

Ryhmä-käsitettä käytetään jakamaan asiakkaita, jotka kuuluvat eri tiimeihin/osastoihin/yrityksiin. Tämän avulla voit tulostaa tilastoja, valikoida ja valtuuttaa tietoja. Käyttäjätiedoissa voit ilmoittaa ryhmät, joihin käyttäjällä on valtuudet. Myös mediat voidaan jakaa ryhmiin.

Voit kytkeä eri ryhmiä Yliryhmiin. Yliryhmät toimivat samoin kun Yliasiakas raporteissa.

Toimistot

Tähän ilmoitetaan ne mainostoimistot, joihin asiakkaat kuuluvat. Tietoja käytetään määräimissä, ja kun aineistotilauksia lähetetään mainostoimistolle. Asiakkaat, jotka ovat sopineet, että mainostoimistolle menee provisioista, maksuista ja oman työn veloituksesta osa, voivat käyttää tässä ilmoitettua toimistoa, kun he tekevät toimistohyvityslaskun. Siihen vaaditaan, että mainostoimisto on ilmoitettu toimittajatietoihin ostoreskontrassa.

Faksin/sähköpostin lähettämiselle määrätylle henkilölle toimistossa.
Koodi	Toimiston koodi
Nimi	Määräimelle tulostettava toimiston nimi
Osoite	Käytetään toimistohyvityslaskussa
Faksi	Numero, jolla faksataan aineistotilaus toimistolle
Sähköposti	Osoite, jolla voi lähettää aineistotilauksen sähköisesti toimistolle
Käytetään toimistohyvityslaskun luomiseen, jonka voi maksaa toimistolle. Lasku menee Ostoreskontraan ja sitä käsitellään samoin kuin muitakin ostolaskuja.
Toimistohyvityslaskun kieli
Alv tmstohyv. Toimistohyvityslaskun Alv
Toimistohyvityksen voi tiliöidä eri yksiköihin
Tulosyksikkö	Ks. yllä
Estetty	Toimiston voi myös lukita.

MEDIA

Kustantajat

Kun rekisteröit kustantajia, voit myöhemmin liittää niihin medioita. Kustantajista voit tulostaa tilastoja, ja ne ovat hyödyllisiä jos rekisteröit asiakkaan ja median/kustantajan välisiä vuosisopimuksia. Jos media on liitetty hinnastoon, jossa se on liitetty kustantajaan, kustantajatiedot tulevat automaattisesti tähän rekisteriin.

Mediaryhmitykset

Voit liittää eri medioita mediaryhmityksiin. Myös niiden avulla voit tulostaa haluamallasi tavalla eri tilastoja. Mediaryhmitys voisi esimerkiksi olla määrätty toimiala.

Media Mediat, jotka kuuluvat ryhmitykseen. Hae hakuruudusta.
Koodi	Mediaryhmityksen koodi
Nimi	Ryhmitykselle sopiva nimi, esim. Autot

Media

Tässä voit rekisteröidä uusia medioita, sekä liittää niitä mediahinnastoon. Liittämällä median hinnastoon, siellä olevat tiedot haetaan rekisteriin. Tiedot ovat: osoite, faksi- ja puhelinnumerot, medialaji, kustantaja ja mahdolliseen mediapakettiin kuuluvat lehdet. Harmaat lukitut kentät tulevat Marathonin mediatietokannasta. Tiedot, jotka haetaan tietokannasta ovat: osoite, sähköposti, puhelin- ja faksinumerot, valuutta, medialaji ja kustantaja. Mikäli kyseessä on mediapaketti, siihen kuuluvat mediat haetaan myös.

Jotta tietoja voisi muuttaa, on valiitava synkronointi; Nimi ja medialaji tai Ei mitään. Synkroinointivalinta Kaikki lukitsee kaikki kentät. Se tarkoittaa myös, että Kalin Setterbergin lisäämät mediatiedot automaattisesti päivitetään medialle rekisterissä.

Yleistä

Jos haluat liittää median hinnastoon, hae media ”Media hinnastossa” – ruudusta, silloin ohjelma hakee yhteystiedot mediatietokannasta. Muussa tapauksessa, ilmoita:

Name	Media name.
Address	Address on the order.
Fax	Number suggested when faxing.
E-post	E-mail address suggested when mailing order.
Short name	Used in sorting in Classic.
Media in the database	Used in connecting a media to the database.
Synchronisation	Options for synchronisation with the media database of Marathon
Default in combination	If the same media is twice in the list, select the one that shall be default in media combinations.
Parameters1
VAT to client	If VAT shall be on the insertions in this media (provided that the media is taxable).
VAT from media	If the media adds VAT when invoicing us. Used in entering media invoices via Classic.
Currency	Normal currency for the order. Can be changed at registration.
Language	Language of the order.
Media type	Type of media, e.g. TV, Internet, Radio, Magazine, etc
Trade agreements	For reporting to possible trade organisations.
Publisher	Publisher of the media. For statistics and yearly agreements between client and media/publisher.
Media statistics code	For selection and sorting in reports.
Supplier no in P/L	If the invoice always is coming from one supplier. Facilitates entering of supplier invoice.
Parameters 2
Earlier ad check	Amount of days before the insertion – in case you wish earlier ad check.
Material date	Not in use.
Header inv level 2	Invoice level 2 = one row per media in the invoice. Media name will be the header, if nothing else is written here.
Order distribution	How the order shall be sent: Fax, e-mail or e-order
Remind of control ex	If ticked, each order gets a row with reminder that a control example shall be sent.
Default surcharge code	If you want the media to be register to another code than 000 media cost.
Surcharge code not
changeable	Makes change of surcharge code impossible on the order.
Blocked	Blocks the media
Agreements 1 & 2

Tässä ilmoitetaan provisio, jonka välittäjä saa medialta ja miten se lasketaan.

Päivämäärä, josta sopimus on voimassa. Voi siis olla kaksi sopimusta medialle eri voimassaoloajoilla.
Kommentti
Toimistokorvaus	Ilmoita montako prosenttia saatte toimistokorvausta medialta.

(Tee samoin muiden korvausten suhteen)

Laskentalaji	Määrittele, mistä korvaus lasketaan:

1. Kaikki netosta

2. Ain.korv. + toimistoale, muut

3. Ain.korv.+ toimistoale, infokorv., luottotap.vastuu

4. Kaikki brutosta

5. Ain.korv.+ toimistoale brutosta, muut (netosta)

6. Toimistoale + infokorv.+ luottotap.vastuu, ain.korv.

Selitys laskentatapaan 3

Aineistokorvaus ja toimistokorvaus lasketaan netosta

Informaatiokorvaus saadaan aineistokorvauksen ja toimistokorvauksen vähennyksen jälkeisestä netosta.

Aineistokorvauksen, toimistokorvauksen ja informaatiokorvauksen vähennysten jälkeisestä netosta lasketaan luottotappiovastuu

Laskentatavat 2 ja 6 lasketaan samalla tavalla,

Samoin myös laji 5 sillä erolla, että aineistokorvaus ja toimistokorvaus lasketaan brutosta. Se vähennetään sen jälkeen netosta ennen kuin muita korvauksia aletaan laskea.

Jos esimerkiksi värilisää ei makseta ilmoita värilisän koodi ja valitse ”ei mitään pidetä” HUOM! Vain jos lisäkoodi on mediaan kuuluva kustannus, jossa kenttä ”media laskuttaa” on rastitettu
Korvauslaji	Valitse ”Kaikki mediasta pidätetään”, muuten korvausten prosenttierät eivät ole kokonaisuudessaan voimassa
Kaikki paitsi aineistokorvaus pidetään	media ei jätä aineistokorvausta
Ei mitään pidetä	provisioita ei saada eikä rekisteröidä määräimelle
Erikoissopimus Käytössä vain Romaniassa

Paketti

Jos media on paketti, tässä näkyy kaikki siihen kuuluvat mediat. Kun mediapaketti avataan ja liitetään hinnastoon, kaikkien medioiden on oltava rekisteröityjä erikseen, ennen kuin tallennus onnistuu.

Medialajit

Yleistä

Medialaji on aina ilmoitettava, kun uusi media rekisteröidään. Medialajissa voi määritellä esim. ilmoitustarkistusvaatimukset tai poikkeavat tiliöinnit. Medialla on hinnastossa ilmoitettu medialuokka. Kun media yhdistetään Marathonin hinnastoon medialaji, joka kuuluu tähän luokkaan, haetaan automaattisesti.

Määrä tulevia päiviä jotka lasketaan mukaan luottotarkastukseen.
Koodi	Anna medialajille numeerinen koodi
Nimi	Anna medialajille nimi
Palstamm/hinta	Jos rastitat ruudun, on palstamillimetrit aina ilmoitettava määräintä rekisteröidessä. Sen avulla voit tulostaa tilastoja. On erittäin epätavallista, että tätä toimintoa käytetään.
Myyntitili	Jos haluat että julkaisut medioissa, jotka kuuluvat medialajiin tiliöidään määrätylle myyntitilille, ilmoita se tähän. Muuten tili haetaan perusrekisterin parametreista
(Tee samoin muille tileille)
Korkein laskutaso Ei käytetä
Otsikko laskutaso 4 Ei käytetä
Print	Määrä mikäli julkaisupvm (jos rastitettu) tai alku-ja loppupvm (jos ei rastitettu) tulee ehdotuksena kun uutta julkaisua rekisteröidään.
Laskutuskielto	Uusille julkaisuille Tulevat julkaisut medialajille menevät automaattisesti laskutuskieltoon, status S
Ilmoita, kuinka monta päivää aikaisemmin kuin ”jukaisupäivään asti” juokseva laskutus tehdään. Esim 5 päivää tarkoittaa, että laskutus tehdään per 20.4.2015, ja kuitenkin julkaisut päivämäärällä 25.4.2015 tulevat mukaan.
Medialuokka hinnastossa jota medialaji koskee. Liitä vain yksi medialaji medialuokkaa kohti.

|Taulukkomalli Ks erillinen manuaali taulukkorekisteröinnistä. |-

Toimialasopimukset	Käytetään vain tilastoihin
Mediatilastokoodit ===	Jos haluat yhdistää medioita seurannan takia, voit käyttää mediatilastokoodeja. Paina Uusi ja ilmoita haluttu koodi ja nimi,

MÄÄRÄIN

Lisäkoodit

Codes that shall be used for registration of orders are entered in this tab. You can select other accounts if you don’t want the standard postings for surcharges.

Some codes are entered by Kalin Setterberg (media cost and colour surcharge) but you are free to add new codes when needed.

Code	Optional code
Internal name	This name is shown in Marathon.
Name	Name shown on invoice. Select language.
Agency commission	Tick in if you expect agency commission.
Capital cost	If capital cost shall be calculated on the code.
Invoiced by the media	If the invoice is expected from the media. The codes with this box ticked are shown in the Reconciliation
Discount	Possible discount in the surcharge
Highest cost discr.	Rarely used. Only if reconciliation is made per Surcharge code.
Highest revenue discr.	See above.
Fixed price	Comes automatically when the surcharge is entered.
Account	If the revenue from surcharges are posted on a certain sales account. If empty, the accounts set in base registers are valid

(Same goes for cost account and book-away account)

Cost centre	Possibility to change cost centre of the client
VAT	K=client’s VAT, M=media’s VAT, N= no VAT.

For media cost and colour surcharge, select media’s VAT, for other codes, most often, client’s VAT.

Show on plan	Shows VAT on plan printout
Sum with media cost	Select if the code shall be summarized with the media cost’s gross price, net price or not at all. Both in invoice and plan printout
Show in footer of media
plan, graphic plan
and invoice	Instead of showing on order as a separate price row, the surcharge cost can be specified on the footer of the page. Note! A print template is necessary.
Do not invoice	If surcharges are on an order and shall not be invoiced
Blocked	Blocks the invoice

Discount codes

In this tab discount codes are created and specified.

To the agency	The agency's discount in agency settlement
Cap cost % of disc.	Select if the discount shall be added to the agreed discount. You can enter several codes. Note, that there should not be any default code set in the parameters.
Disc. Code in price list	Added to those media, who gets discount after the agency commission has been withdrawn. Contact Kalin Setterberg for more information.

Placement codes

The placement codes that have been created can later be selected when adding placement manually into the order. By using the database, the codes are coming automatically.

Format codes

The format codes that have been created can later be selected when adding formats manually into the order. By using the database, the codes are coming automatically

Colour codes

The colour codes that have been created can later be selected when adding colours manually into the order. By using the database, the codes are coming automatically These codes are printed on the material list.

Material codes

New material codes are created here, i.e. how the material shall be delivered. In the order –general. It is possible to write delivery and that will be printed out on the order. Material code can e.g. be Courier, ISDN or 999999 ”earlier inserted” which means that the material is available already.

Reporting codes

Register for codes that can be used on insertions for statistics

Insertion status codes

Possibility to create own S-status codes. E.g. S2 for “wait for correction”

OTHER

Users

A person must be filed as a user in the media system before he/she can be an owner of a plan client manager or reference on an invoice

General

Name, telephone and fax References on plan printout.

Printer
Reminder control ex	Possibility to print reminder to the media of control examples from the ad check in Classic 08-21. Printer entered here will be suggested.
Invoices	When the user prints invoices in Classic this printer is suggested.
Authorisation

Here you can restrain users’ authorisations.

Group shown in
search functions	Group that users shall see in search programs in Classic. If empty, everything is shown
Authorised to group	Group/groups that the user is authorised to. If empty, everything is shown.
Also authorised to client	If the user is authorised to certain clients belonging to a group where she/he has no access to, the clients can be entered here.

Reconciling codes

Discrepancies that occur if the media invoice does not agree with client invoice are automatically marked with discrepancy codes- reconciliation codes- according to the rules that are set in the reconciliation codes.

Code	Selected code
Name	In the example: not approved positive discrepancy .
Client invoices	The code allows unlimited discrepancies, positive or negative.
Media invoices	The code allows unlimited discrepancies, positive or negative.

(Same on booked away amounts and pending discrepancies).

Discr. Negative amt.	A 0-0 interval means negative discrepancies are not allowed.
Discr. Positive amt.	If the insertion has a positive discrepancy from 101 SEK and up, this insertion gets this reconciliation code. Positive discrepancy means that we have invoiced more from the client than media has invoiced us.
Valuation order	In this case five (5). That means that the system first checks if the discrepancy can be classified to code 1, thereafter code 2, etc. 1 means no discrepancy, 2 allowed discrepancy (normally up to 100 SEK). Number 3 can be ”only client invoice sent”, number 4 “only media invoice received” etc.

The idea with these codes is that when printing lists , you can select to see certain reconciliation codes. It is also easy to book away all discrepancies of a certain type , e.g. approved discrepancies.

Claim texts

When claiming a media invoice you can fetch the text from the register.

Report- and column templates

See separate manual for these functions.

Document types

In this program document types are created, which are used for marking scanned documents in Documents. A document type can e.g. be AG= Agreement.

Documents

Documents that are scanned can be picked up in Media client agreement in Frontoffice.

Parameters

The general settings for the company are found in the parameters. These are set when starting to use Marathon, but can of course be changed.

General
Company name	Company code
Language	Select language
Currency	Company’s currency. All plans re printed in this currency.
Authorisation confidential	Authorisation level for confidential clients
Synchronize clients in PRO	Changes of address in MED will also be changed in PRO for the client code.
Automatic transfer
of clients to S/L	New client is automatically also created in the Sales Ledger.
Decimals	Decimals can be used in Marathon. This parameter should NOT be changed before checking with Kalin Setterberg.
Type of credit check	See separate manual of credit handling.
Only def orders in credit check	If empty, also preliminary orders are checked.
Standard printer	Not in use
Authorisation

Settings for the old authorisation system in Classic.

Basic information

Standard values for creating Clients and Media

Plans and orders

Standard values for plans and orders.

Media plan draft	State discount codes if you want to use the draft
Ad check
Sorting for ad check	Media/Media type/Combination etc.
Ad check method	Insertion status, Own field no inv, Own field inv
Layout	The template for reminder of control copies is set here.
Invoicing

Standard settings for invoicing concerning e.g. vat rates, accounts for invoices with media costs, surcharges, etc. periodical tables are set here, if you want a certain invoice date interval to be booked in a certain period (not necessarily the same period).

Save general invoice text	Check if you want to save the general invoice text that can be written in the invoicing 08-70-10 .
VAT-allocated posting	1234 in position 6 means that the sales are booked with the end numbers 01, 02, 03 and 04 of the account, depending of the VAT rate and country of the invoice.
Invoice type	The invoice type is MF and shall not be changed
Cost centre from group	If you use cost centres in the bookkeeping, the group's cc is fetched automatically. Otherwise it is fetched from
Show latest client no from SL
Create one client pr. product in SL	In the invoicing you can choose to handle products as separate clients, which can be helpful in possible reminders and interest invoices. Otherwise all invoices come to the client number of the client.
Cap cost % of disc code	If the surcharge concerns only one discount code. Otherwise this is stated directly on the discount code
Vat in commisisions on VAT free media	When invoicing a vat free client, you can still count vat on the commission parts. If the commission is a deduction, the Vat will be negative.
Vat in part of neg disc	. See above. Vat is entered on codes with capital costs in percentage
Count cash discount
from total incl VAT	Otherwise it will be counted from the total excl. VAT
Rate mandatory in order	Not recommended, makes manual rate updating mandatory on new orders
Invoice surcharge with status R
Demand actual currency rates	Invoicing cannot be made if the rate is not updated
Use rate of insertion date	Fetches rate from insertion date. For both client- and media invoices
E-mail heading	Heading when sending invoices as emails
E-mail only invoices with
amount <> 0	Stops invoices with zero amount from being sent (e.g. pre-invoice deductions)
Invoice fee only on invoices
with amount <> 0	Does not add invoicing fees to zero invoices
Include invoices made in PRO	Allows collective invoicing with a project invoice. NB! Print template has to be adjusted.
Do not update client in SL	If you want to update the client manually when invoicing.
Today's date default on ”to ins date”	Suggests today's date as end date in teh insertion date field 08-70-10
Send all invoices via
Invoice distribution	No Invoices will be sent from 08-70-10, but all from the Invoice distribution program.
Accounts

The posting of media invoices is divided in three parts.

First part shows sales and what goes to the client. It is media sales, additional sales, insertion fees and other fees. Also commission deductions are booked on different accounts. The first part concerns everything until Cash discount.

In the other part accounts are chosen for commissions. It is good to post all commissions separately. The other part concerns everything until Media cost.

Settlement surcharges Not in use

Surcharge Not in use

The third part conserns the parts that are left to the agency in agency settlements and concerns everything until Cash discount

Cap cost from receivables Not in use

Cap cost from revenues Not in use

Accounting periods	If you want to handle periods separately from accounting periods, you can set up own periods for the media system. This concerns both media- and client invoices.
Pre-invoice texts	You can write a default text that comes as suggestion on pre-invoices in 08-70-23
Media invoices

These parameters concern entering of media invoices only if you have outsourced your invoice handling to Kalin Setterbergille.

Kalin Setterberg sets the parameters

Special agreements

A special agreement calculates the cost/revenue automatically based on the turnover of the plan.

First, enter media and surcharge code for the purchase price and then a second surcharge code (invoiced by media) that is used on the surcharge (no invoice from the media). After that the Special agreement tab will be activated. State the agreed percentage.

Reconciling

Setting for reconciliation and how to book away discrepancies.

Highest discrepancies	Enter accepted discrepancies, unless you are using automatic reconciling codes.
Voucher type	If you want to use another voucher type for book- away's
Transfer to SL	Check if you want to book the updated discrepancy.
Include ext. surcharges in
reconciliation	It is possible to include external surcharge codes to a media invoice reconciliation (external: not invoiced by media).
Only gross reconciliation
Reconciliation per code	Not in use
Reconciliation per insertion	Not to be changed
Suggest today's date as accounting date
Company in GL/SL/PL	Not to be changed, field has to be blank or have a company code.
No reconciliation codes in 08-80-11
Warn if ad check 01-30 not is done
Sorting of updated discrepancy
bookings	Sorting per client, order or plan
Show details when updating
discrepancy postings	Shows the posting per order.
Surcharge code for corrections	Corrections can be made directly in reconciliation of media invoices. If you don't want to define surcharge code, they will be posted on code 000, media cost.
Maximum amount rounding	State maximum rounding amount. The rounding will be posted on a designated rounding account.
Periodical allocation from
Age analysis	Possibility to define own days for the age analysis report (02-71)
Accounts
Trade creditors	All trade creditors will be booked on this account . If the field is empty, the account stated on the supplier will be used.
Trade creditors-cc	Cost centre with same principle as above.
Rounding	Concerns both client- and media invoices.
Currency discr.	Account for discrepancies due to currency rates
Media cost	Account for book-aways, regardless if they are revenues or costs.
External surcharges
Default pending account	Normally not in use.

Agency settlement

Settings concerning Agency settlement are done in 08-71. An updated agency settlement can be booked and moved to the purchase ledger. You can also select decimals for VAT and details regarding Reclamations. Reclamations (claims) require a certain print template, please contact Kalin Setterberg.

@@ Line 376: / Line 376: @@
 |Kun laskutat eri asiakkaita jaon kautta.
 |-
-|*Jos maksut jaetaan samalla tavalla kuin  mediakustannus, ja jos monta asiakasta jakaa kustannuksen.
+*Jos maksut jaetaan samalla tavalla kuin  mediakustannus, ja jos monta asiakasta jakaa kustannuksen.
 |-
 |*Jos kullekin asiakkaalle, joka on mukana jakamassa 							maksua, lähetetään lasku

Difference between revisions of "Media Base registers/fi"