Difference between revisions of "Invoicing/sv"

Revision as of 10:37, 28 July 2015

Förberedelser

Kontrollera i avprickningslistan i Backoffice/Projektredovisning/Avprickning tid att alla har tidrapporterat. Uppdatera Arvode, Inköp och Övrigt i Backoffice/Projektredovisning/Uppdatera.

Skapa faktura

Faktureringsproceduren ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken i Kund och Projekt används eller inte (se separata avsnitt). En faktura består av en fakturatext och en omfattning, dessa måste stämma överens för att fakturan ska kunna skriva ut.

Skapa faktura där fakturatext finns

Faktureringen sker i Backoffice/Projektredovisning/Justering/Fakturering. Fliken Fakturor lyser rött när det finns en eller flera fakturatexter skapade i Kund och Projekt, och om det finns outskrivna fakturor på ett projekt.

Gå in på fliken Fakturor, markera en faktura och välj Öppna.

Omfattning

fliken Omfattning visas vad som finns i lager. Omfattningen är uppdelad på Arvode, Inköp, Övrigt och A-conto. Kryssa i de rader som ska ingå i fakturan. Hela lagerbeloppet på den raden flyttas då till rutan Denna fakt. Om inte allt ska faktureras finns det möjlighet att delfakturera genom att markera raden och trycka på Ändra belopp. Fyll i det belopp som ska faktureras. Möjlighet att fördjupa sig på medarbetare, kategori, kod och period finns.

Justering

Eventuella justeringar görs av det upparbetade lagret för att få lagernivåerna att stämma med det som ska faktureras. En nedskrivning alternativt uppskrivning av lagret görs.

Om fakturan är öppen, tryck på Justera. I projektlistan görs en justering genom att trycka på knappen Ny Justering. Gör därefter enligt nedan beroende på om det finns ett lager att justera mot eller inte.

Utskrift faktura

När omfattningen och texten är färdigställda väljs Spara för att komma till fliken Fakturor. Markera fakturan och välj Utskrift. Flera fakturor kan markeras (med hjälp av Ctrl-tangenten) och skrivas ut samtidigt.

Faktureringen sker i Backoffice/Projektredovisning/Fakturering/Justering. Gå antingen till fliken Fakturor och välj Ny för att skapa en ny faktura, eller gör ett urval i fliken Projekt. För att begränsa projektlistan kan följande urval göras:

Ställ i ordning vilka kolumner som ska visas i projektlistan genom att klicka i sökrutan med tre prickar längst till höger (sparas på användaren).

Välj Ny faktura för att skapa en ny faktura, följ beskrivningen om Omfattning och Justering, och skapa en fakturatext med hjälp av beskrivningen Text nedan.

Text

Fyll antingen i egen text och belopp eller använd ett textförslag. Textförslaget kan ändras. Egna rader kan läggas till, delsummeringar kan göras och en ny text och belopp kan skrivas i.

I menyn väljs först om beloppen ska bygga på budgeterade värden (och i sådana fall på vilken budget), omfattningen eller på de belopp som är upparbetade och ligger i lager.

Skapa acontofaktura

Under fliken A-conto kan ett belopp som ska förskottsfaktureras registreras som omfattning. Fyll i det belopp som ska faktureras i fältet Denna fakt. Aconto kan faktureras tillsammans med belopp ur lager i en och samma faktura.

Om aconto uppdelat på arvode, inköp och övrigt är inställt i parametrarna delas det upp. Uppdelningen kan sedan visas i rapporter.

Skapa samlingsfaktura

Samlingsfakturering innebär att flera projekt faktureras i en och samma faktura. För att detta ska fungera krävs:

• Att projekten har samma kundkod.

• Att projekten har samma kundnummer.

• Att samlingsfakturering tillåts på projekten.

• Att projekten har samma faktureringsvaluta vid utskriftstillfället.

Gå in på ett av projekten som ska ingå i samlingsfakturan och välj Fakturatyp Samlingsfaktura. Hämta därefter upp de projekt som ska ingå i fakturan, inklusive projektet du är inne på, i fliken Samlingsfaktura. Under Omfattning finns nu alla ingående projekts lager, och vad som ska faktureras kan anges. När fakturatext skapas finns det då möjlighet att skapa en sektion per projekt.

Observera att eventuella justeringar på de i samlingsfakturan ingående projekten måste göras innan de läggs in som samlingsfaktura. För att göra en justering markera projektet i söklistan i fliken Projekt och välj Ny justering (se vidare under rubriken Justering).

Merge invoices

An alternative for collective invoices is that you prepare all invoices separately, and then merge them. This method is usable for example when you use excess invoicing, or when the project managers are writing invoice text in Frontoffice, when collective invoicing is not possible. The invoicing process is the same as when making standard invoices. When the invoices are ready, , select them and click on the button Merge. Select project. In the text tab you have now a section per project, with project name and code as heading for each section. The text is editable.

Parameters

If the project has another invoicing address then what is stated on the client, use an “invoicing client”. Invoice clients can be fetched in the tab Parameters on the project.

If you wish to allocate fees, purchases and other tyou can select a period in the Parameters tab. Note, that the function “Automatic transfer to S/L” has to be checked in Base registers/PRO/Parameters, under the tab Invoicing. Otherwise period cannot be chosen here. Also state an account for periodical allocation in the same tab.

Reprint invoice

It is possible to reprint invoices under the tab Printout

Select which invoices to show in the dropdown menu according to printout time. Use the quick search field for free text search

Credit invoice

To credit an invoice, go to the tab Printed invoices. Find the invoice and click on ”Credit”. A similar invoice is created, but in credit.

Select possible test print. Today's date is suggested as credit invoice date, but it can be overwritten. Select printing template and then OK.