Difference between revisions of "Project queries/sv"

Revision as of 17:32, 22 February 2016

Projektfrågor

Kund och Projekt nås från Projekt/Frågor. I grundvyn i Kund och projekt visas till vänster de kunder som är inlagda i systemet. Genom att markera en kund visas tillhörande projekt till höger.

För att se en lista med alla projekt välj fliken Alla projekt.

Kolumner i kundlistan

Kolumner i Projektlistan:

För att visa kolumnerna i en annan följd än den Marathon ger, går det att flytta dem genom att ta tag med muspekaren och flytta dem dit de ska vara. Klicka i rubriken i den kolumn som ska styra sorteringen.

Upplägg av kunder och projekt

I kund- och projektlistan kan nya kunder och projekt läggas upp. (Nyupplägg kräver att funktionen aktiverats och att du som användare är behörig.) Observera att bilden nedan kan se olika ut beroende på vilka fält som aktiverats för kundupplägget. Ändringar i upplägget görs i system: Basregister/Pro/Parametrar fliken Kunder och projekt vid tabellen Begrepp vid kundupplägg i Kund och Projekt.

Ny kund

För att lägga upp nya kunder används knappen Ny i kundlistan. Fyll i Kund-ID och OK, och fyll sedan i resten av fälten. Spara.

Nytt projekt

Markera kunden och tryck på Ny i projektlistan.

Om manuella projektnummer används måste först projektnummer anges. Vid automatiska projektnummer visas inte nummerfältet utan projektet tilldelas nästa lediga nummer.

Analys

Under fliken Analys visas projektets aktuella status. Understrukna rubriker och belopp visar att det går att fördjupa sig för mer detaljerad information.

Valuta	I Marathon finns stöd för hantering av flera valutor. Annan valuta än basvaluta kan väljas och beloppen räknas då om med valutakursen som anges under System: Basregister/Bas/Valutor.
Arvode/Inköp/Övrigt	I rullgardinsmenyerna väljs hur informationen för arvode/inköp/övrigt ska presenteras vid fördjupning då man klickar på respektive understruken rubrik. Väljs exempelvis Kategori/Kod/Medarbetare i Arvode redovisas informationen först uppdelad på arvodesskategori, vid ytterligare fördjupning på arvodeskod och därefter per medarbetare. Slutligen visas detaljer, d.v.s. medarbetarnas tidrapporteringsrader inkl. kommentarer.
Visa endast inläst tid	Genom att kryssa i rutan visas endast den tid som är uppdaterad av ekonomipersonal. I annat fall visas all tid som är rapporterad på projektet.
Summa masterprojekt	Genom att klicka i rutan visas statistik för alla projekt som är sammankopplade genom ett masterprojekt. Masterprojekt fastställs vid projektupplägget eller ändras under fliken Grunduppgifter.
Visa period	Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period.
Fast pris	Fast pris kan läggas in vid projektupplägget eller under fliken Grunduppgifter, om fältet är aktiverat.
Budget	I kolumnen visas projektets budget/budgetar uppdelat på arvode, inköp och övrigt. (Om parameterinställningen Räkna bara med bekräftade budgetar är påslagen visas endast bekräftade budgetar här.)
Antal	Antalet rapporterade timmar, antal inköp och antal övrigtposter.
Registrerat	I kolumnen beräknas värdet av upparbetat arvode, inköp och övrigt. Registrerat arvode visar värdet på antalet timmar multiplicerat med de timpriser alternativt pris per kod som finns inlagda i systemet. För inköp visas inpriset (kostnaden) plus eventuellt påslag.
Justerat	Justeringar görs oftast i samband med fakturering eller när projektet avslutas. Klicka på understrykningen för att se detaljer för justeringar.
Fakturerat	I kolumnen framgår vad som hittills har blivit fakturerat på projektet. Läs vidare om fakturerat nedan.
Lager	Det belopp som ligger för fakturering. Lagret avser registrerat belopp plus eventuella justeringar minus fakturerat belopp.
Aconto	På raden framgår om det finns någonting acontofakturerat (ej fakturerat från lager) som ännu inte avräknats mot lager. När väl acontot avräknas mot lager läggs fakturerat belopp istället i kolumnen Fakturerat.

För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.

I bilden visas information om vilka fakturor som ligger bakom beloppen samt vad fakturorna avser. Genom att klicka på fakturanumret till vänster visas vilka poster som finns till grund för fakturan samt anvisningen från fakturafliken. För att se hur fakturan till kund ser ut klickar man på ikonen till höger om fakturauppgifterna, och fakturan visas i pdf-format. Den röda markeringen i kolumnen Förf visar att fakturan är förfallen till betalning.

Grunduppgifter

Under fliken Grunduppgifter visas de projektuppgifter som lades in vid projektupplägget eller som ärvts från kunden.

För att ändra någon uppgift väljs Ändra och samma registreringsbild som vid projektupplägget visas.

Ett projekt kan raderas (under förutsättning att inget registrerats på det) genom att klicka på knappen Radera. Ta fram knappen med hjälp av den blå pilen.

Behöriga

Under fliken Behöriga framgår projektledare för det aktuella projektet och kundansvarig för kunden. Därefter visas vilka medarbetare som har behörighet till projektet.

Pris

I fliken Pris visas hur projektet är prissatt med uppdelning på arvode, inköp och övrigt.

Om det ligger ett fast pris på projektet står det överst i respektive område.

Därefter framgår eventuella avvikande timpriser från medarbetarnas ordinarie timpriser. De avvikande timpriserna kan inte förändras i denna bild utan kan endast läggas in av administratör. För avvikande timpris används nedan prioritetsordning.

****/*** betyder alla medarbetare respektive alla arbetskoder.

Exemplet i bild ovan säger att alla medarbetare kostar 1 500 kr på alla koder utom Carl Eriksson som kostar 1 200 i normala fall men på just koden Informationsinsamling kostar han 1 000.

(Om parameterinställningen Pris per arbetskod används istället för pris per medarbetare så tas ingen hänsyn till de avvikande timpriserna. Då står det enbart att timpris hämtas från kod.)

För inköpen finns fastställda påslag per kod vilka används för att beräkna priset ut mot kund. När det gäller övrigt hämtas enhetspriserna från respektive övrigtkod.

Budget

Under fliken Budget läggs projektets budget/budgetar in. Budgetfliken används för offerter. Dolda knappar tas fram med hjälp av den blå pilen bredvid knappen Utskrift.

Klicka på Ny för att lägga in en ny budget. Budgeten har en separat flik för Arvode, Inköp, Övrigt och Text och valuta. Budgeten kan registreras på den detaljnivå som behövs.

Timpriserna i fliken Arvode föreslås från projektets prislista om tillräckligt med information för att fastställa detta har fyllts i. I fliken Inköp hämtas påslagen från projektets prislista.

I fliken Text och valuta kan rubriker anges och en löpande text skrivas. Vid Budgettext efter kan en text som ska hamna efter de budgeterade värdena i utskriften skrivas.

Då budgeten sparats kan den skrivas ut genom att klicka på Utskrift.

Arvode

I fliken Arvode finns i den vänstra fliken Avprickning där de tider medarbetare registrerat antingen på projektet eller totalt listas. (Samma avprickningslista som i Tidrapporteringen) Gula dagar är stoppade, gröna dagar är färdigrapporterade och röda dagar är ofärdiga. Är rutan "End projekt" ikryssad visas timmar markerade med fetstil på de dagar som innehåller tidrapporter från detta projekt.

I den högra fliken under Arvode finns Resursplanering, där den planerade tiden från Projekt: Resursplanering visas. Datumintervall kan väljas och listan kan visas per medarbetare, kod, datum eller detaljerat.

Inköp

I fliken Inköp finns till vänster Förfrågningar. Förfrågningar kan skickas ut till leverantörer och efter det kan en rekvisition (inköpsorder) skapas med förfrågningen som underlag. Rekvisitioner skapas antingen från förfrågningen eller under fliken Rekvisitioner. Rekvisitionen kan sedan användas vid attest av leverantörsfakturor för att matcha inköpet mot rekvisitionen.

Välj Ny för att skapa en ny förfrågan. Följande kan fyllas i:

Genom att skapa en rekvisition på ett inköp underlättas kontrollen av inköpet och arbetet för ekonomiavdelningen alternativt för attestören om Marathon Attest används, eftersom rekvisitionen kan matchas med fakturan.

Om rutan "Endast aktiva" är ibockad syns endast omatchade rekvisitioner som fortfarande är aktiva. För att få upp mer information om rekvisitionen eller göra förändringar kan man dubbelklicka på den eller markera den och klicka på knappen Öppna.

I Ekonomi: Leverantörsfakturor visas alla företagets Förfrågningar och Rekvisitioner.

Utskrift

Under fliken Utskrift skrivs projektstatus ut. Välj Skriv ut för att starta utskriften. I Spara val sparas selekteringen till nästa gång programmet används. Endast tider som är uppdaterade av ekonomipersonal syns i utskriften.

Faktura

I fliken Faktura bestäms vad som ska faktureras och hur fakturan ska se ut. Det finns olika sätt att förbereda en faktura, nedan beskrivs tre olika sätt.

1.Ny faktura – enbart text

Fakturatexten förbereds i Projekt: Frågor, själva faktureringen sköts sedan av backofficepersonalen som använder sig av texten som förberetts och de anvisningar som gjorts. Välj Ny för att skapa en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.

Text

Under fliken Text skapas en fakturatext.

Förslaget kan ändras genom att lägga till egna rader eller delsummor och skriva in ny text och belopp. Uppe till höger syns en sammanställning av beloppen och eventuellt aconto som ligger för avräkning.

2. Ny faktura – text och innehåll

Fakturatexten och fakturans innehåll förbereds i Projekt: Frågor Fakturan skrivs sedan ut av ekonomipersonalen. Välj Ny för att skapa en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.

För att skapa text, följ anvisningar under 1. Ny faktura – enbart text i denna manual.

Create content; please request a separate invoicing manual for instructions.

3. New invoice – collective invoice

Collective invoicing means invoicing several projects for a client on the same invoice. It is requested that:

• The projects have the same client code

• The projects have the same client number

• Collective invoicing is allowed on the projects.

• That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.

Open one of the invoices and select Invoice Type: Collective Invoice. Go to the tab Collective Invoice and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the Content tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.

Invoice client

If the project has another invoicing address than the client, use a invoicing client on it. Fetch invoice client from the tab Parameters.

Notes

You can gather all notes about the project in this tab so that all colleagues can read it and also fill in their notes. A note is automatically marked with name and time.

If you want to write a note, click New to open a box, fill in heading and the note - you can also copy from a previous note, then Save.

Documents

Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact Kalin Setterberg for more information.

Project printouts

In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.

Reports

This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.

Select a report and click Printout. A selection window opens.

Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template