Difference between revisions of "Client and Project/fi"

Revision as of 15:06, 4 August 2015

Alkusivu

Marathon on jaettu Frontofficeen ja Backofficeeen. Ohjelmat, joihin sinulla on valtuudet, ovat klikattavissa. Klikkaamalla Kalin Setterberg – logoa ylhäällä vasemmassa kulmassa, pääset aina alkusivulle.

Vie sinut alkusivulle.

Klikkamalla tätä symbolia (tai Alt + nuoli alas) näet ne toiminnat, joissa olet ollut etkä vielä ole sulkenut. Jos symboli on keltainen, jokin ohjelmista on sellaisessa tilassa, että sinun on mentävä sulkemaan se ennen kuin voit kirjautua ulos Marathonista. Kun kirjaudut pois Marathonista, lista tyhjenee

Käytetään ohjelmasta poistumiseen

Kertoo, missä kohtaa Marathonia sillä hetkellä sijaitset

Hammaspyörän alla löydät seuraavat valinnat:

Oikeassa alareunassa näet punaisella, jos sinulla on raportoimattomia päiviä Marathon Tidissä. Näet myös mikäli sinulla on laskuja hyväksyttävänä tai Marathonista lähettämiä fakseja/sähköpostiviestejä lähetysjonossa. Klikkaamalla kenttiä ohjelma vie sinut suoraan k.o. ohjelmaan eli joko Marathon Tidiin, Hyväksyntään tai Lähetysjonoon

Toiminnot

Oikea hiiripainike	Käytetään taulukoissa esim. suoratulostuksissa (Ctrl ja hiiren napautus Maceissa)
Tab/Enter	Siirry seuraavaan kohtaan/kenttään
Shift+Tab/Enter	Siirry edelliseen kohtaan/kenttään
Alt+Kirjain	Esim. AVAA, valitse Alt + A
Ctrl+Page Down	Siirry seuraavalle välilehdelle
Ctrl+Page Up	Siirry edelliselle välilehdelle
Kolmen pisteen hakuruutu	Näyttää listan kenttään syötettävästä tiedosta, esim.aikaraportointikoodit.
F1	Avaa kolmen pisteen hakuruudun
F3	Hakee viimeksi tallennetun tiedon kenttään
Pikahaku	Voit kirjoittaa kirjainyhdistelmän ensimmäiset kirjaimet ja siten rajoittaa valikoimaa. Haku toimii usealla hakutermillä.
Pikahaku	Pikahaku, joka näyttää rekisteritiedot tiputusvalikkona asennetaan hammaspyärän alla valinnassa Asetukset/Yleistä.

Taulukot Marathonissa

Marathonin taulukkojen sarakkeita voi muuttaa; niiden järjestystä, leveyttä sekä lajittelua. Asetukset tallentuvat seuraaviin kirjautumisiin.

Klikkaa harmaata hakuruutua taulukon oikeassa yläkulmassa tai klikkaa hiiren oikeaa painiketta taulukossa. Pieni valikko avautuu, valitse siitä Sarakkeet. Marathon näyttää silloin mitä sarakevaihtoehtoja taulukolle on. Rastita ne jotka haluat mukaan.

Jos haluat vaihtaa sarakkeiden paikkaa, voit vain vetää saraketta otsikosta ja päästää sen kohtaan, johon sen haluat. Sarakkeen reunoja vetämällä voit säätää leveyden.

Kun klikkaat sarakkeen otsikkoa, näet joko ylös- tai alaspäin osoittavan nuolen. Ylöspäin osoittava nuoli tarkoittaa, että suurimmat luvut näytetään ensin, alaspäin osittava näyttää pienimmät ensin. Klikkaa toisen kerran jos haluat muuttaa lajittelujärjestystä. Kaikki taulukoita koskevat asetukset tallentuvat käyttäjälle.

Suosikit

Suosikkisarake löytyy melkein jokaisesta Marathonin taulukosta. Voit nähdä taulukossa vain ne koodit, projektit, yms., joita useimmiten käytät. Tee näin: Sarakkeiden valintaruudussa (jonka saat esiin oikeaklikkauksella taulukossa tai klikkamalla harmaata ruutua otsikkorivin oikeassa laidassa) löytyy valinta Suosikit. Valitse se ja klikkaa tyhjiä palloja saadaksesi esiin tarvitsemasi värit. Paina OK.

Suosikkisarake tulee aina vasempaan laitaan eikä siinä ole otsikkoa. Merkitsemäsi rivi merkitään pallolla. Klikkaa sarakkeen otsikkopalkkia vaihtaaksesi vain suosikkien ja koko listan välillä. Kaikki parametrit toimivat rinnakkaisesti, eli voit esim. käyttää pikahakua myös suosikkilistassasi.

Asiakas ja Projekti

Perusnäkymä (Asiakkaat ja Projektit) näyttää vasemmalla puolella kaikki järjestelmään syötetyt asiakkaat. Valitsemalla asiakkaan näet sen projektit ruudun oikealla puolella.

Jos rastitat ”Kaikki projektit”, näkymä on tämänlainen:

Voit vaihtaa sarakkeiden järjestystä vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Napauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka haluat olevan lajittelua ohjaavan. Valintasi tallentuu käyttäjänimellesi.

Voit vaihtaa sarakkeiden järjestystä vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Napauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka haluat olevan lajittelua ohjaavan.

Asiakkaiden ja projektien avaus

Asiakas ja projektilistoissa on mahdollisuus rekisteröidä uusia tietoja. Uusien asiakkaiden/projektien avaaminen edellyttää valtuudet. Jos talousosasto yksin avaa uudet asiakkaat, UUSI-painike ei ole aktivoitu. Talousosasto myös valitsee Marathonin käyttöönoton yhteydessä, mitkä kentät rekisteröintinäkymiin tulee; siksi omat kuvanne ja tämän ohjekirjan kuvat voivat erota toisistaan.

Asiakkaan rekisteröinti

Klikkaa asiakaslistan päällä olevaa UUSI-painiketta. Ilmoita asiakkaan tunnus ja paina OK.

Voit kopioida toisen asiakkaan tiedot ja muokata ne uudelle asiakkaalle sopivaksi. Klikkaa painiketta Kopioi kohteesta. Huomioi, että kopioitu teksti kirjoittaa yli mahdollisen olemassa olevan tekstin

Uuden projektin avaus

Valitse asiakas, jonka projektin haluat avata. Valitse näkymän oikealla puolella (projektipuolella) UUSI. Alla oleva kuva voi poiketa omasta näkymästänne - riippuen talousosaston valinnoista

Jos yrityksenne käyttää manuaalisia projektinumeroita, on ensin ilmoitettava projektinumero. Muussa tapauksessa Marathon avaa automaattisesti seuraavan vapaan projektinumeron.

Analyysi

Analyysi-välilehdellä näkyy projektin sen hetkinen status. Alleviivattuihin otsikoihin voi syventyä.

Oman työn arvo lasketaan tuntimäärästä kerrottuna syötettyihin tuntihintoihin tai koodihintoihin.

Alihankintamäärä näyttää omakustannushinnan ja lisän.

Klikkaa sarakeotsikkoa Laskutettu, niin näet lisätietoja projektin laskutustilanteesta:

Kuvassa näet mitkä laskut kunkin määrän takana ovat, ja mitä laskut koskevat. Klikkaa laskunumeroa päiväyksen vasemmalla puolella niin näet erät, jotka ovat laskun perusteena. Klikkaa oikealla olevaa dokumentin kuvaa niin näet laskun sellaisena, kun se on asiakkaalle mennyt. Lasku avautuu Pdf-tiedostona. Laskut ovat erääntyneet jos niillä on punainen merkintä Erääntynyt -sarakkeessa.

Perustiedot

Tällä välilehdellä näytetään projektitiedot, jotka ilmoitettiin projektia avatessa sekä asiakastiedoista perityt tiedot.

Klikkaa MUUTA jos haluat muuttaa jonkun tiedon. Voit poistaa kokonaisen projektin klikkaamalla POISTA -painiketta. Edellytyksenä on, ettei projektille ole rekisteröity mitään.

Valtuudet

Tällä välilehdellä näet projektin johtajan ja asiakkaan asiakasvastaavan, sekä henkilöt, joilla on valtuudet projektiin

Hinta

Tässä näet projektin hinnoittelun jaettuna omaan työhön, alihankintoihin ja muuhun.

Mikäli projektilla on sovittu hinta, se näkyy ylimpänä kunkin otsikon alla.

Sen jälkeen näet mahdolliset poikkeukset työntekijöiden vakituisista tuntihinnoista. Hintoja ei voi tässä kuvassa muuttaa - se on tehtävä talousosastolla. Poikkeavissa tuntihinnoissa käytetään priorisointijärjestystä. ***/**** tarkoittaa kaikkia työntekijöitä/kaikkia työkoodeja.

Kuvan esimerkissä kaikkien työntekijöiden hinta on 1 500 kaikilal koodeilla , lukuun ottamatta Carl Erikssonia, jonka hinta on normaalisti 1 200 mutta koodilla 010 hänen hintansa on 1 000.

Jos yrityksenne hinnoittelee työkoodikohtaisesti, poikkeavat tuntihinnat ei toimi. Silloin näet vain tekstin: Hinta haetaan koodista.

Alihankinnoille on koodikohtaisesti ilmoitettu lisiä, joiden avulle hinat asiakkaalle lasketaan. Muun ja materiaalin hinnat haetaan muut-koodeista.

Kustannusarvio

Projektin kustannusarvio syötetään tälle välilehdelle - niitä voi käyttää myös tarjouksina.

Uusi kustannusarvio

Tee uusi kustannusarvio klikkamalla Uusi. Kustannusarviolla on välilehti Omalle työlle, Alihankinnoille, Muulle ja Tekstille. Kustannusarvion syöttämiseen ei ole erikoisia vaatimuksia, vaan arvion voi laatia tarvittavalle erittelytasolle.

Ilmoita Teksti-välilehdelle sopiva otsikko. Jos et kirjoita ensimmäiseen otsikkokenttään mitään, tulee tulosteelle automaattisesti sana Kustannusarvio. Voit myös kirjoittaa kustannusarviotekstin ja valita, tuleeko se ennen vai jälkeen varsinaisia lukuja tulosteessa.

Tulosta kustannusarvio

Tallennetun kustannusarvion voi tulostaa. Klikkaa TULOSTA. Tulostusikkunassa voit valita tiedot, jotka haluat mukaan tulosteeseen:

Oma työ

Oman työn alla on kaksi välilehteä, Tarkistuslista ja Resurssisuunnittelu. Tarkistuslista on sama lista, joka löytyy Marathon Tidistä. Työntekijöiden raportoitua aikaa voi siis tarkistaa joko per projekti tai yhteensä.

Toinen välilehti on Resurssisuunnittelu, joka näyttää ajan suunnittelun Projektihallinta/Resurssisuunnittelusta. Voit valita kauden ja lajitella listan per työntekijä, koodi tai päivämäärä. Voit myös valita yksityiskohtaisemman listan.

Purchases

Inquiries are found in the PURCHASES tab in Client & Project. Inquiries can be sent to suppliers and later be used as a framework for purchase orders. Purchase orders may be created directly from theinquiry, or from the Purchase order tab.

Create a new inquiry. Click NEW.

Creating a purchase order for a purchase facilitates the work of the accounting department and approvers, as it is possible to match the purchase order with the invoice later.

If the box Only activeis ticked, the list shows only those purchase orders that has not yet beenmatched with an invoice. Select a line and click openin order to see more details about a specific order.

All of the company’s inquiries and purchase orders are shown in Backoffice/Purchase ledger.

Printout

You can print out project status in this tab. Use the search boxes to see all alternatives. Start withPRINTOUT. If you click SAVE SELECTION, your selection will be saved and suggested to you nexttime you are in the program. Note that only imported hours are shown in the printout.

Invoicing

Determine in this tab what to invoice and the appearance of the invoice. There are different ways of prparing an invoice. Here is three methods.

New invoice – only text

Prepare the invoice text in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department, who is using the text that is prepared and the instructions that have been given. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Text

Create text in the Text tab.

The suggestion can be changed. You can add own rows and subtotals and write a new text andamounts. Down right you can see a summary of the amounts and possible pre-invoices waiting for deduction.

New invoice – text and content

Prepare invoice text and content in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Create text by following instructions in the chapter above ( 1. New invoice- only text).

Create content; please request a separate invoicing manual for instructions.

New invoice – collective invoice

Collective invoicing means invoicing several projects for a client on the same invoice. It is requested that:

The projects have the same client code

The projects have the same client number

Collective invoicing is allowed on the projects.

That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.

Open one of the invoices and select Invoice Type Collective Invoice. Go to the tab Collective Invoice and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the Content tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.

Invoice client

If the project has another rinvoicing address than the client, use a invoicing client on it. Fetch invoice client from the tab Parameters.

Notes

You can gather all notes about the project in this tab so that all colleagues can read it and also fill in their notes. A note is automatically marked with name and time.

If you want to write a note, click NEW to open a box, fill in heading and the note - you can also copy from a previous note, then Save.

Documents

Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact Kalin Setterberg for more information.

Project printouts

In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.

Reports

This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.

Select a report and click Printout. A selection window opens.

Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template