Difference between revisions of "Scanning of suppliers' and media invoices/en"

Revision as of 15:42, 28 September 2016

How to scan cost invoices

The scanning function is available in Accounting: Suppliers' invoices. There are three different ways to send invoices for interpretation:

The first and most simple way is to send the invoices (PDF) to an e-mail address with this format: p.[COMPANY CODE].[CLIENT ID] . Note that the e-mail only can contain pdf files, nothing else. Links, signatures, etc. have to be removed before sending the mail. You can only send one invoice per e-mail.

The second way is to use the function Scanning in Accounting/Suppliers' invoices, tab Preliminary entering.

Klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun. Toiminnolla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.

Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.

Saapumisrekisteröinnissä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku lähetetään tulkattavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se on tullut takaisin Marathoniin, se on ”Ei tarkistettu”.

Medialaskujen skannaus

Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta Media: Medialaskujen rekisteröinti. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:

Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa: p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]. Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä. Jokaiselle laskulel on laitettava oma viesti; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.

Toinen tapa on käyttää toimintoa Skannaus ohjelmassa Media: Medialskujen rekisteröinti, välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Tee näin:

Samoin kun ostolaskujen kanssa, klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun.

Toiminnalla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.

Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.

Medialistassa on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku on lähetetty tulkittavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se tulee takaisin Marathoniin, sen tilan näkee sarakkeesta OK.