Difference between revisions of "Scanning of suppliers' and media invoices/en"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Updating to match new version of source page)
Line 1: Line 1:
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
   
  +
== Kululaskujen skannaus ==
−
== How to scan cost invoices ==
  
   
  +
Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta {{pth|Taloushallinto|Ostolaskut}}. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:
−
The scanning function is available in {{pth|Accounting|Suppliers' invoices}}.There are three different ways to send invoices for interpretation:
  
   
 
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild1.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild1.png}}
   
  +
Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa:
−
The first and most simple way is to send the invoices (PDF) to an e-mail address with this format: p.[COMPANY CODE].[CLIENT ID] . Note that the e-mail only can contain pdf files, nothing else. Links, signatures, etc. have to be removed before sending the mail. You can only send one invoice per file.
  
  +
<u>p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]</u>.
  +
Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä.
  +
Jokaisessa tiedostossa voi vain olla yksi lasku; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.
   
−
The second way is to use the function {{btn|Scanning}} in {{pth|Accounting/Suppliers' invoices}}, tab {{flik|Preliminary entering}}.
 +
Toinen tapa on käyttää toimintoa {{btn|Skannaus}} ohjelmassa {{pth|Taloushallinto|Ostolaskut}}, välilehdellä {{flik|Saapumisrekisteröinti}}.
  +
Tee näin:
   
 
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild2.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild2.png}}
   
  +
Klikkaa {{btn|Skannaus}}. Valitse {{btn|Tuo}} ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun.
−
Click on {{btn|Scanning}}. Import the files that shall be scanned. When they are imported, select which ones thatshall be sent for interpretation by checking the boxes beside the invoices.
 
  +
Toiminnolla {{btn|Tallenna erilliset}} voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta {{btn|Tallenna}} lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.
−
You can send the invoices as separate files with {{btn|Save separate}} or in a common file with {{btn|Save}}.
  
   
 
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild3.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild3.png}}
   
−
The third way is to use the function {{btn|Direct import}}. Select the files that shall be sent for interpretation and click {{btn|Ok}}.
 +
Kolmas tapa on toiminto {{btn|Suoratuonti}}. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina {{btn|Ok}}.
   
 
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild7.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild7.png}}
   
  +
Saapumisrekisteröinnissä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku lähetetään tulkattavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se on tullut takaisin Marathoniin, se on tyhjä ja valmis käsiteltäväksi.
−
The status of the scanned invoice is shown in a column in the Preliminary invoicing. When an invoice is sent to interpretation, its status is ”Sent” and when it returns to Marathon it is blank and ready to process.
  
   
  +
=== Muut toiminnot saapumisrekisteröinnissä ===
−
=== Other functions in the Preliminary entering ===
  
   
−
{|class= mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
!Avaa
−
!Open
  
  +
|Näyttää tulkitun laskun tiedot.
−
|Shows the interpreted invoive information
  
 
|-
  
|-
  +
!Lähetä hyväksyttäväksi
−
!Send for approval
 
  +
|Laskun tarkistaja saa ilmoituksen laskusta
−
|Sends a notification to the approver that they have invoices to approve.
 
  +
|-
−
!Change approver
  
  +
!Vaihda hyväksyjä
−
|Possibility to change approver.
  
  +
|Voit tarvittaessa vaihtaa hyväksyjää laskulle
 
|-
  
|-
  +
!Vaihda toimittaja
−
!Change supplier
  
  +
|Voit tarvittaessa vaihtaa toimittajan tai lisätä uuden toimittajan listaan
−
|Possibility to change supplier or add a new one to the suppliers' list.
  
 
|-
  
|-
  +
!Mitätöi
−
!Cancel
  
  +
|Listassa valittu rivi mitätöidään
−
|The selected row will be cancelled.
  
 
|-
  
|-
  +
!Näytä lasku
−
!Show invoice
  
  +
|Näyttää laskun kuvan pdf-muodossa
−
|Shows the invoice in pdf format.
  
 
|-
  
|-
  +
!Manuaalinen rekisteröinti
−
!Manual registration
  
  +
|Voit rekisteröidä laskun manuaalisesti ilmanKalin Setterbergin tulkintaa
−
|Possibility to enter an invoice manually, without Kalin Setterberg's interpretation.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ilmoitus
−
!Message
  
  +
|Sisäiseen käyttöön, ilmoitus näkyy suoraan rivillä. Voit myös nähdä laskua koskevia aikaisempia ilmoituksia. Voit myös lähettää ilmoituksen kollegoillesi tällä toiminnolla
−
|Possibility to write a message directly on a row and also read earlier messages concerning the invoice. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
  
 
|-
 
|-
  +
!Medialasku
−
!Media invoice
  
  +
|Muuttaa laskun medialaskuksi, jonne se lähetetään tulkittavaksi
−
|The invoice is transformed to a media invoice and will be sent for interpretation in the media system.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== The OK column ===
 +
=== Listan OK-sarake ===
  +
Sarake näyttää laskun tarkistuksen tuloksen, esim. kuinka se täsmää toimittajarekisterin kanssa. Ohjelma tarkistaa myös kunkin laskun hyväksjyän.
−
The OK column shows if there has been any errors in the check against the supplier register, approvers and other things.
 
   
 
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild12.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild12.png}}
   
  +
Virheiden lisäksi sarake näyttää, mikäli kyseessä on maksumuistutus. Ne saavat statuksen "Muistutus" kun taas virheellset saavat statuksen "Hylätty".
−
===Tab {{flik|Errors/Reminders}}===
  
   
  +
=== Muut toiminnot ===
−
This tab informs of possible reminders and invoices with errors.Reminders have status ''Reminder'' whereas other erroneous invoices have status ''Rejected''.
  
  +
{|class= mandeflist
−  
  +
!Näytä
−
=== Other functions ===
  
  +
|Näyttää virheellisen laskun tai muistustuksen pdf- muodossa
−  
−
{|class=mandeflist
 
−
!Show
  
−
|Shows the reminder/rejected invoice in pdf format
  
 
|-
  
|-
  +
!Vahvista
−
! Confirm
  
  +
|Vahvistaa, että olet tarkistanut muistutuksen tai hylätyn laskun. Vahvistettu lasku siirtyy kirjanpotolokiin.
−
|Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. The confirmed invoice will threafter be transferred to the watch list.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ilmoitus
−
!Message
  
  +
|Voit kirjoitta sisäisen kommentin ja myös lähettää sen kollelgoillesi ilmoituksena.
−
|Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it.
 
 
|}
  
|}
  +
== Medialaskujen skannaus ==
−
==How to scan media invoices ==
  
−  
−
The scanning function is available in {{pth|Media|Enter media invoices}}. There are three different ways to send invoices for interpretation:
  
   
  +
Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta {{pth|Media|Medialaskujen rekisteröinti}}.
−
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild8.png}}
  
  +
Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:
   
   
  +
Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa:
−
The first and most simple way is to send the invoices (PDF) to an e-mail address with this format: p.[COMPANY CODE].[CLIENT ID] . Note that the e-mail only can contain pdf files, nothing else. Links, signatures, etc. have to be removed before sending the mail. You can only send one invoice per file
  
  +
<u>p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]</u>.
  +
Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä.
  +
Jokaiselle laskulel on laitettava oma viesti; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.
   
  +
Toinen tapa on käyttää toimintoa {{btn|Skannaus}} ohjelmassa
−
The second way is to use the function {{Skanning}} in {{pth|Media/Enter media invoices}}, tab {{flik|Preliminary entering}}.
  
  +
{{pth|Media|Medialskujen rekisteröinti}}, välilehdellä
  +
{{flik|Saapumisrekisteröinti}}.
  +
Tee näin:
   
  +
Samoin kun ostolaskujen kanssa, klikkaa {{btn|Skannaus}}. Valitse {{btn|Tuo}} ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun.
−
Click on {{btn|Scanning}}. Import the files that shall be scanned. When they are imported, select which ones thatshall be sent for interpretation by checking the boxes beside the invoices.
  
   
  +
Toiminnalla {{btn|Tallenna erilliset}} voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta {{btn|Tallenna}} lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.
−
You can send the invoices as separate files with {{btn|Save separate}} or in a common file with {{btn|Save}}.
  
   
−
The third way is to use the function {{btn|Direct import}}. Select the files that shall be sent for interpretation and click {{btn|Ok}}.
 +
Kolmas tapa on toiminto {{btn|Suoratuonti}}. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina {{btn|Ok}}.
   
 
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild9.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild9.png}}
   
  +
Medialistassa on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku on lähetetty tulkittavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se tulee takaisin Marathoniin, sen tilan näkee sarakkeesta OK.
−
The status of the scanned invoice is shown in a column in the Media list. When an invoice is sent to interpretation, its status is ”Sent” and when it returns to Marathon its status is shown in the OK column.
  
   
 
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild10.png}}
  
{{ExpandImage|LEV-SCA-FI-Bild10.png}}

Revision as of 15:25, 26 April 2017


Kululaskujen skannaus

Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta Taloushallinto: Ostolaskut. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:

Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa: p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]. Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä. Jokaisessa tiedostossa voi vain olla yksi lasku; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.

Toinen tapa on käyttää toimintoa Skannaus ohjelmassa Taloushallinto: Ostolaskut, välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Tee näin:

Klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun. Toiminnolla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.

Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.

Saapumisrekisteröinnissä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku lähetetään tulkattavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se on tullut takaisin Marathoniin, se on tyhjä ja valmis käsiteltäväksi.

Muut toiminnot saapumisrekisteröinnissä

Avaa Näyttää tulkitun laskun tiedot.
Lähetä hyväksyttäväksi Laskun tarkistaja saa ilmoituksen laskusta
Vaihda hyväksyjä Voit tarvittaessa vaihtaa hyväksyjää laskulle
Vaihda toimittaja Voit tarvittaessa vaihtaa toimittajan tai lisätä uuden toimittajan listaan
Mitätöi Listassa valittu rivi mitätöidään
Näytä lasku Näyttää laskun kuvan pdf-muodossa
Manuaalinen rekisteröinti Voit rekisteröidä laskun manuaalisesti ilmanKalin Setterbergin tulkintaa
Ilmoitus Sisäiseen käyttöön, ilmoitus näkyy suoraan rivillä. Voit myös nähdä laskua koskevia aikaisempia ilmoituksia. Voit myös lähettää ilmoituksen kollegoillesi tällä toiminnolla
Medialasku Muuttaa laskun medialaskuksi, jonne se lähetetään tulkittavaksi

Listan OK-sarake

Sarake näyttää laskun tarkistuksen tuloksen, esim. kuinka se täsmää toimittajarekisterin kanssa. Ohjelma tarkistaa myös kunkin laskun hyväksjyän.

Virheiden lisäksi sarake näyttää, mikäli kyseessä on maksumuistutus. Ne saavat statuksen "Muistutus" kun taas virheellset saavat statuksen "Hylätty".

Muut toiminnot

Näytä Näyttää virheellisen laskun tai muistustuksen pdf- muodossa
Vahvista Vahvistaa, että olet tarkistanut muistutuksen tai hylätyn laskun. Vahvistettu lasku siirtyy kirjanpotolokiin.
Ilmoitus Voit kirjoitta sisäisen kommentin ja myös lähettää sen kollelgoillesi ilmoituksena.

Medialaskujen skannaus

Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta Media: Medialaskujen rekisteröinti. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:


Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa: p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]. Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä. Jokaiselle laskulel on laitettava oma viesti; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.

Toinen tapa on käyttää toimintoa Skannaus ohjelmassa Media: Medialskujen rekisteröinti, välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Tee näin:

Samoin kun ostolaskujen kanssa, klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun.

Toiminnalla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.

Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.

Medialistassa on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku on lähetetty tulkittavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se tulee takaisin Marathoniin, sen tilan näkee sarakkeesta OK.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Scanning_of_suppliers%27_and_media_invoices/en&oldid=33297"