Revision as of 13:21, 26 January 2026

Media Ekonomi

Fakturering

All fakturering sker under Media | Fakturering, även a-conto-fakturering, avräkningar och vändning av faktura.

Olika selekteringar kan göras på bland annat införingsdatum, plannummer, kund och kundkategori. Även fakturering per kampanj om det används.

Om en specifik medietyp eller kund faktureras kontinuerligt så kan urvalet sparas så att en ny selektering inte måste göras varje gång. Valen finns bakom den blå pilen.

Olika selekteringar och beskrivning

Kreditera faktura

Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras under fliken Vändning. Där går det också att vända en del av fakturan genom att ange ordernummer/införande.

Kreditera införande

I Media | Planer krediteras order och enskilda införanden. Där görs också korrigeringar.

• Öppna order och införande.
• Markera ett eller flera införanden som ska krediteras och använd knappen Kreditera.
• Välj vilken sorts kreditering det ska vara och markera med OK.

Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditinförande och får en korrigeringsmärkning. Nu kan krediten faktureras separat i den löpande faktureringen.

• Välj om referens till tidigare fakturanummer skall läggas till som kommentar.

Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.

För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan dessa avgifter undantryckas.

Undertryck (välj bort) kapitalkostnad inne på införandet

Kreditera del av fördelning

Om det finns en fördelning och enbart en av kunderna ska krediteras så innebär det att kostnaden ”flyttas” till annan kund.

Exempel Kunden Toyota Norge ska krediteras och i stället debiteras kunden Toyota Sverige, Toyota Sverige ska alltså betala hela kostnaden.

• Öppna ordern och markera det införande som ska korrigeras, klicka på knappen Kreditera fördelning.

• Markera den faktura som ska krediteras och tryck OK.
• Öppna Krediteringsraden och lägg på en fakturakommentar under fliken Korrigering.

• Markera införandet som ska debiteras (ursprungliga införandet, ej krediteringen).
• Använd Debitera fördelning och markera den kund som ska debiteras.

• Markera det nya debetinförandet och öppna.
• Under fliken korrigering kan en fakturakommentar läggas till

• Spara, och två nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till Toyota Norge och en ny debitering till Toyota Sverige.

A-contofakturering

Listan under fliken A-conto visar status på acontot. Här syns hur mycket fakturan är utställd på, vad som har blivit avräknat och mot vilka fakturor samt restbelopp. Kolumnen Avräknas mot visar definitiva order som kan räknas av.

Det finns två sätt att fakturera a-conto som styrs från kundavtalet. Ej löpande acontoavräkning Kunden förskottsfaktureras och en kontrollerad avräkning sker. Löpande acontoavräkning Kunden förskottsfaktureras och alla definitiva införanden räknas av löpande.

Parameterinställningen ”Löpande acontoavräkning per rad” bör ställas in för att säkerhetsställa att det man lagt in under ”avräknas mot” endast skall tas. Denna parameter ligger under: Media | Backoffice | Basregister | Parametrar | fliken Fakturering  

Nytt a-conto

• Lägg upp ett aconto under fliken A-conto

• Ange kund och eventuellt ägare. Ägare används endast för att kunna sortera och filtrera på egna i acontolistan.
• Ange en beskrivning som sedan visas i acontolistan.
• Spärra löpande avräkning betyder att acontot inte räknas av vid den löpande acontoavräkningen.
• Avräkning kan ske mot annan kund som ligger under samma Överkund.
• Ange NY under acontofakturor.

• Ange kund och eventuellt ägare. Ägare används endast för att kunna sortera och filtrera på egna i acontolistan.
• Ange en beskrivning som sedan visas i acontolistan.
• Spärra löpande avräkning betyder att acontot inte räknas av vid den löpande acontoavräkningen.
• Avräkning kan ske mot annan kund som ligger under samma Överkund.
• Ange NY under acontofakturor.

• Spara och skriv ut fakturan under fliken Acontofaktura.

Avräkna aconto

Löpande aconto räknas av under fliken Fakturering.

Ej löpande aconto dvs en kontrollerad avräkning görs under fliken Acontoavräkning Här anges acontonumret som ska räknas av. Eventuell över-/underskott faktureras ut i form av en debet eller kreditfaktura och acontot töms.

Att tänka på Vid fakturering på kunder med avtal som säger ”Löpande a-contoavräkning” tar systemet det äldsta acontot och börjar med det. Om inget uppfyller villkoret som är satt för det acontot så fortsätter avräkning med nästa aconto och fortsätter då tills så mycket som möjligt kan räknas av.

Man bör alltså koppla ett aconto till plan/order om man vill vara säker på att endast den plan/dessa order skall komma med vid avräkning.

Fakturera projekt tillsammans med mediafaktura

För att kunna skriva ut en projektfaktura tillsammans med en mediefaktura ska parameterinställningar göras inne i Media | Backoffice | Basregister | Parametrar | Fakturering.

• Skapa en faktura inne i Projekt | Fakturering och koppla fakturan till mediaplanen under fliken Parametrar.
• Faktureringen sker från mediafaktureringen.

OBS! Mediefakturamallen (utskriftsmallen) måste uppdateras så att den hämtar information från projektredovisningen.

Avstämning mediadifferenser / Differenshantering

Avstämning och bortbokningar av differenser görs under Media | Avstämning. Selektering kan göras på avstämningskoder, ägare, kund, datum eller andra fält. Val som gjorts kan sparas default eller som ett urval som kan sparas för att slippa ändra varje gång man vill ta ut listan.

Dif. net/Diff. Net-Net

Här anges hur stora diffar som ska visas i listan. 1–999 999 999 i Diff Net-Net anges för att slippa se alla införanden utan differens eller som redan är bortbokade. 0–999 999 999 i Diff Net-Net anges för att se bortbokade differenser.

Vid avstämning mot medieavräkningskontot fylls till och med bokföringsdatum i, inget annat. Net-Net beloppet stäms av mot medieavräkningskontot i tex Ekonomi | Frågor, fliken Konton eller Kontospecifikation i Ekonomi | Rapporter, fliken Bokföring

Set up the columns so that the relevant information is visible. The columns are selected using the list button on the far right of the header row.

Book away discrepancies

• Select one or several rows and press Book away.
• Enter accounting date. It is also possible to book away a part by changing the amount and also change to optional account.

Move media invoice to another order or insertion date

• Use the function Change order number/insertion date for moving an erroneously registered media invoice. Select the order and press the button.
• Select the media invoice and enter order number the insertion date into which the invoice shall be moved. It is possible to move it to an existing order number/insertion date.
• If only a part of the invoice shall be moved, enter amount.

Agency settlement

For clients whose agreements stipulate that the advertising agency is to receive a share of commissions, fees and charges, Agency is added to the client in order to create an agency settlement. When the agency settlement is printed, a supplier invoice is created and added to the corresponding supplier in the Purchase ledger, which is then paid.

Set up agency in Media | Backoffice | Base registers | Agencies

Enter the agency on the client in Media | Backoffice | Base registers | Client, Parameters 1 tab.

On the client agreement in Media | Backoffice | Base registers | Agreements, you state how big part/percentage of insertion fee, agency commission and capital cost that shall be forwarded to the agency.

• Media | Backoffice | Agency settlement for printing out invoice and agency settlement specification.
• Select agency and accounting date or another selection. You can have different selections for different purposes, e.g. if only a certain media shall be settled on a plan.