Difference between revisions of "Expense reports/sv"
(Created page with "{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild13.png}} == Attest av utlägg == Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs p...") |
(Created page with "{{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild14.png}}") |
||
| Line 242: | Line 242: | ||
För att attestera ett utlägg markeras utlägget och knappen Attest används. |
För att attestera ett utlägg markeras utlägget och knappen Attest används. |
||
| − | {{ExpandImage|ACC-EXP- |
+ | {{ExpandImage|ACC-EXP-SV-Bild14.png}} |
Revision as of 09:33, 24 July 2026
Contents
Uppstart av utlägg
Parametrar
Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring
| Skuldkonto för utläggsredovisning | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. |
|---|---|
| Skuldkonto för företagskort | Ange konto.
(Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort). |
| Ange moms vid registrering av utlägg | Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg. |
| Ange inköpskod vid registrering av utlägg | Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp. |
| Hämta kst från medarbetargrupp | Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren. |
| Attest av närmaste chef | Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte. |
| Utlägg direkt till attest | Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den
ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget. |
| Bokför endast slutattesterade utlägg | Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte. |
Behörighet
Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.
Utläggstyper
Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
| Anvisning | Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning. |
|---|---|
| Avvikande skuldkonto | Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas. |
| Motkonto för projektinköp | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.. |
| Momssats projekt | Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här. |
| Projekt | Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning. |
| Inköpskod | Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt. |
| Använd momssats | Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen |
Projektinköp
Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
Representation
When booking expensed from representation, the posting of VAT has to be made manually.
Example Internal Representation
Example Wellness benefit
Utbetalning av utlägg
Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.
Inställningar på Leverantör
Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.
| ID | Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare. |
|---|---|
| Namn | (Fliken Allmänt). |
| Betalningssätt | (Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering. |
| Mott konto | (Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror. |
| Lev skuldkonto | (Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen. |
| Kostnadsbärare | (Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare. |
Utlägg med företagskort
Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Parametrar
Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.
Användare
Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg. .
När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.
| Företagskort default | Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget. |
|---|
För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.
Skapa ett utlägg
Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
Marathon Office
Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.
| Ref | Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här. |
|---|---|
| Typ | Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras. |
| Datum | Ange inköpsdatum enligt kvittot. |
| Text | Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget. |
| Valuta | Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta. |
| Belopp | Ange inköpets totala belopp i originalvaluta. |
| Kurs | Kursen är hämtad från Marathons kursregister. Kan ändras till en mer relevant kurs. |
| Antal | Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget. |
| Belopp SEK | Totalbelopp i företagets basvaluta. |
| Moms SEK | Momsens totalbelopp i företagets basvaluta. |
| Projekt | Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt. |
| Inköpskod | Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod. |
| Bilder | Infoga bilder som gäller utlägget genom att använda listknappen. |
| Företagskort | Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte. |
Marathon Pocket
Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.
För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.
File:ACC-EXP-SV-Bild9.png File:ACC-EXP-SV-Bild10.png
Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen. Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.
File:ACC-EXP-SV-Bild11.png File:ACC-EXP-SV-Bild12.png
| Datum | Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här. |
|---|---|
| Bilaga | Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto. |
| Typ | Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras. |
| Företagskort | Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte. |
| Antal | Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget. |
| Belopp SEK | Totalbelopp i företagets basvaluta.. |
| Moms SEK | Totalbelopp i företagets basvaluta. |
| Projekt | Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt. |
| Inköpskod | Om utlägget gäller projektinköp, ange inköpskod. |
| Text | Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget. |
När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.
Attest av utlägg
Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.
Marathon Office
I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör. För att attestera ett utlägg markeras utlägget och knappen Attest används.
In the expense report you can see earlier approvals and how the expense has been reported. You can also change the approval: if it is going to be finally approved, pre-approves or if the approver should be someone else.
The options concerning approval can be set as default, depending on user settings in System | Base registers | Users, Approval tab.
| Utskrift | Utskrift av utlägget |
|---|---|
| Visa | Visar den registrerade bilagan. |
| Ny attestör | Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget. |
| Ta bort attestör | Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget. |
Marathon Pocket
Log in to Marathon Pocket and open the Approva module. Select the invoice to approve and press the button Approve invoice.
In the approval view you can choose between final approval and pre-approval, and change to another approver. Here you can also select amount to approve.
Bokföra utlägg
När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.
Utlägget konteras automatiskt på de konton som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.
