= Medieplaner och ordrar =

Mediaplaner och ordrar

Denna manual är en introduktion i hur du lägger upp medieplaner och ordrar i Marathon.

Medieplaner

I Medieplaner skapas nya planer och skisser. Ordrar skapas som skickas direkt till medierna via e-post eller fax.

Klicka på Medieplaner på startsidan

Snabbsök	Sökning i medieplanslistan efter valfri information.
Ny	Skapa en ny plan.
Öppna	Öppna planen som är markerad.
Utskrift	Möjlighet att skriva ut den/de planer som är markerade.
Materiallista	Export till Excel med selekteringsmöjlighet.
Sök plan	För att söka efter en enstaka plan.
Sök	För sökning efter en order.
Export	Utskrift av planuppgifter till Excel.
Massändra	Möjlighet att ändra flera markerade planer samtidigt.
End aktiva	Bara aktiva planer visas.
End egna	Enbart de medieplaner man själv står som ägare på visas.
Fr o m införingsår	Möjlighet att begränsa planlistan till de som har införande under det valda året.
Ägare	Välj ägare för att se dennes planer.
Grupp	Välj grupp/grupper för att se dess mediaplaner.

När man skapar en ny plan ska uppgifterna i fliken Planhuvud fyllas i. Här uppges de generella upplysningarna för planen med kund, avdelning, plannamn, avtal och annan information.

När alla grunduppgifter är ifyllda sparas planen med knappen Spara. Planen får då ett nummer. Återställ = ångra.

Kopiera plan

Man kan kopiera en existerande medieplan. När du trycker på Kopiera visas en sökruta och du kan välja plan.

Genom att kopiera en plan kopieras allt som är registrerat på planen.

Det går också att kopiera delar av en plan genom att först välja plan och därefter en eller flera ordrar.

Huvud

När en plan skapas kommer du till fliken Huvud. Här anges planens allmänna information. När medieplanen är skapad kan man antingen göra en skiss eller skapa ordrar.

Avdelning	Planutskrifter och fakturor kan separeras per avdelning. De kan också användas för statistik.
Kampanj	Möjlighet att knyta ihop flera planer till en kampanj för utskrifter, rapporter.
Kontaktperson	Kan skrivas ut på fakturor.
Projekt	Om planen ska knytas samman med ett projekt ska projektet väljas här.
Referensnummer	Skrivs ut på planen, fakturan och i rapporter.
Avtal	Kundavtal måste anges. Detta avtal styr betingelserna på alla planens ordrar såvida man inte anger ett avvikande avtal på order eller prisrad.
Fakt. Datum	Möjligt att ange ett avvikande faktureringsdatum som syr över ordinarie faktureringsrutin.
Faktureringsvaluta/Kurs	Se separat manual för hur valuta hanteras i Marathon.
Grupp	Om till exempel intäkter redovisas per grupp (avdelning inom företaget) kan man göra detta till en obligatorisk uppgift. Gruppen kan också hämtas som defaultvärde från kundregistret.
Ägare	Den medarbetare som är planägare. Valet ”End egna” styrs av planägare och det är även ett urval i avstämning av mediafakturor.
Aktiv	Innebär att planen visas när man valt ”End aktiva” i listan över planer. Ta bort markeringen om planen ska inaktiveras . Naktiverade planer kan fortfarande faktureras.
Kommentar	En intern kommentar som syns på planhuvudet.
Godkänd av	och Datum Vem som godkänt planen och vilket datum den blev ghodkänd. Syns enbart inne på planhuvudet.
Kreditberäkna preliminära ordrar	Kryssa för om även preliminära ordrar ska räknas mot kundens kreditlimit.
Planmärkning 1, 2, 3	Egen märkning som kan skrivas ut i rapporter.
Tabellregistrering	Se separat manual.

Skiss

Planskissen hämtar information från Mediedatabasen och beräknar CTC enligt kundavtalet som är valt i planhuvudet. Det går inte att skicka ordrar till medierna från skissen, den har ingen koppling till vanliga bokningar.

Man kan ha upprättat flera skisser som kampanjförslag och sedan automatiskt omvandla en skiss till ordrar på planen, så att man slipper lägga upp dem manuellt. Ordrarna får statusen preliminära. Skissen kan skrivas ut till PDF eller Excel.

Så här skapar du en skiss:

Klicka på fliken Skiss.

• Välj Ny och ange namn och eventuellt en kommentar.

• Välj media och klicka på Mediedatabas. Där får du information om placering, format, färg, antal införanden, införandedatum, bruttopris med mera.

• Tryck på ”Uppdatera order” inne i mediadatabasen. Placering du valt där hämtas till skissen.

• Skriv in den förhandlade rabatten.

• Införanden för TV, radio, sök, internet, bio registreras manuellt, inte via databasen.

• Spara.

Utskrift

Med skräddarsydda utskriftsmallar kan du skriva ut en detaljerad ekonomisk plan baserad på skissen till PDF eller Excel.

Grafisk plan

Under Grafisk plan visas en översikt över införandena per dag eller vecka, om datumen är angivna i skissen. Klicka på Kalkyl för att skriva ut till Excel.

Skapa ordrar från skiss

När skissen är godkänd kan du skapa ordrar från den genom att trycka på ”Skapa ordrar”. Om ordrarna redan existerar får man en varning.

Registrera order

En order består av flera delar.

Orderhuvud	Här uppges ordern generella uppgifter.
Införande	Här registreras införandena som i sin tur består av olika prisrader.

Knappar i orderfliken:

Ny	Skapa en ny order.
Öppna	Öppna befintlig order.
Radera order	Endast preliminära ordrar kan raderas.
Dela upp	Dela upp en order till flera.
Gör definitiv	Förändra status på ordern till definitiv.
Utskrift	Utskriften kan skickas till mediet via Marathon.
Importera	Hämta en order från en annan plan. Ordern försvinner från den ursprungliga planen.
Kredit	Visar kundens kreditlimit och hur mycket som är förbrukat av den.
Massändra	Genom att markera flera ordrar och trycka på massändra kan man ändra samma uppgift på alla markerade ordrar på en gång.
Provisioner	Ger möjlighet att se och ändra ordermediets provisioner.
Sök order	För att söka efter en order på planen.

När en ny order skapats kan man ta Mediedatabasen till hjälp för att hämta information om mediet. Uppgifterna som kommer med från databasen till orderhuvudet är sektion, placering, enhet, bredd, höjd, format och färg.Se separat manual för hur Mediedatabasen fungerar

Fält i orderhuvudet:

Avdelning	Kommer från avdelning på planen om man inte valt att ha olika avdelningar på ordrarna.
Referensnr	Kommer från planen om man inte valt att ha olika referensnummer på ordrarna.
Alt. ordernr	Här kan man lägga in det ordernummer man erhållit från mediet, för att lättare kunna matcha mediefakturan.
Rubrik	Skrivs ut på ordersedel, plan, faktura, avstämningslista och i rapporter.
Anvisningar	Orderanvisning till mediet som skrivs ut på ordersedeln.
Anvis. på fakt	Kryssa i om orderanvisningen även ska skrivas ut på plan och faktura.
Mat.lev.sätt	Hur materialet levereras.
Mat.leverantör	Skrivs ut på ordern. Denna info kan läggas in på kunden och skrivs då automatiskt ut på nya ordrar.
Orderstatus

En orders status kan visas med kod eller namn enligt nedan.

P	Preliminär
R	Definitiv order
X	Ändringsorder
I	Inhiberingsorder
RF	Order som är fördelad på flera kunder

Införande

I fliken Införande kan man registera ett nytt, öppna ett befintligt och lägga in pris/rabatt och provisioner på ett eller flera. Har man använt Mediedatabasen visas införandena automatiskt. Annars får man registrera dem manuellt.

För att lägga in pris, rabatt och provisioner på flera införanden markerar du dem samtidigt som du håller inne Ctrl-knappen och trycker sen på Pris/Rabatt eller Provisioner.

Införingsstatus

Definitiva ordrar kan man ändra status på till S – Stoppat för fakturering och A – A-conto. Det går även att skapa egna statusar i backoffice, som man sedan kan ange på införandet.

Utöver detta finns status P – Preliminärt och I – Inhiberat.

Mervärde	Ger möjlighet att för annonskontrollsyfte registrera vilken placering annonsen verkligen fick, och eventuellt mervärde.
Rapporteringskod	En märkning av införandet som kan visas i rapporter.
Kreditera fördelning Se separat manual (Media Ekonomi)
Debitera fördelning Se separat manual (Media Ekonomi)
Kreditera Se separat manual (Media Ekonomi)
Lägg till till.kostnad	Används för att lägga på ytterligare kostnader, förutom mediekostnaden, på införandet.

I fliken Införande registreras nya införanden genom att trycka på Ny. Man anger då införingsdatum och eventuellt utgåva för printmedier. På övriga medier kan man ange start- och slutdatum.

I flikarna Övrigt, Avstämning och Korrigering har man tillgång till annonskontroll-, avstämnings- och fördelningsinformation.

Prisrad

För att manuellt registrera en prisrad, tryck på Ny i Införandefliken. Fyll i informationen för prisraden och spara. Färgtillägg och andra tilläggskostnader registreras på separata prisrader.

För att ta bort en prisrad, öppna den och tryck på Radera. För att att bort ett helt införande, tryck på Radera införande inne på själva införande.

När alla prisrader är registrerade spara införandet genom att trycka på Spara.

Fördelning

Man kan fördela på plan- eller ordernivå och man styr i fliken Fördelningsmall i vilket av sätten som ska gälla. Väljer man ”Fördelning per order” öppnas fliken ”Fördelning” upp på ordernivån.

Kryssar man för ”Använd fördelningsmall på nya ordrar” föreslås planens fördelning som fördelning på nya ordrar.

En manuell införingsavgift kan läggas i fördelningen om avgiften skiljer sig från det på avtalet. Också om kunderna i vanliga fall har olika införingsavgift kan man ange det som ska gälla istället på fördelningen.

Även referensnummer, rubriker och orderavgift kan anges på fördelningen.

Paket

Om mediet på ordern är ett paket aktiveras fliken Paket.

Ny	Lägg till ett nytt medie i paketet.
Öppna	Öppna mediet för att lägga in avvikelser från övriga medier i paketet, till exempel avvikande format eller införingsdatum.
Radera media/Radera ej markerade	Ta bort medier från paketet
Massändra	Ändra flera medier på samma gång.
Fördelning/Paket

I fliken Fördelning/Paket finns möjlighet att välja vilka fördelningskunder som ska vara med i vilka medier.

Övrigt

I övrigt-fliken visas valuta och andra upplysningar

Orderdatum	Datum då ordern skapades.
Valuta	Orderns valuta.
Kurs	Se separat manual för valutahantering.
Faktureringskurs	Se separat manual för valutahantering.
Faktureringsvaluta	Valutan som kunden faktureras i.
Kurs	Se separat manual för valutahantering.
Avtal	Anges om avtalet ska avvika från avtalet på planen.
Grupp	Ska ändras om ordern har en annan grupp än planen.
Faktureras med inf. från	Möjlighet att styra faktureringen fram till ett visst införingsdatum.
Omräkningssätt vid prisändring	Välj om ordern ska räknas om vid ändring av priser eller inte.
Omräkningssätt årsavtal	Välj om ordern ska räknas om vid ändring av årsavtal eller inte.

När ordern är sparad kommer du tillbaka till plannivån och kan fortsätta att skapa nya ordrar.

Gör definitiv/Utskrift

När en order är gjord definitiv kan den skrivas ut.

Lokal utskrift	Skriv ut till PDF.
Fax/E-post	Skicka via Marathons sändkö per fax eller e-post. Numret/adressen ordern skickas till hämtas från Mediedatabasen. Man kan även skriva in numret/adressen manuellt. De adresser man använt för mediet sparas och kan hämtas genom att trycka på …-knappen i fältet Fax/E-post.

I kolumnen Utskriven syns om ordern har blivit utskriven eller inte.

P = utskriven till PDF.
F F = faxad
M = mejlad
N = inte utskriven

Är bokstäverna i rött har ordern inte kunnat skickas. Öppna ordern och gå till fliken Sändkö för att se varför den inte gått iväg.

Utskrifter

Från Medieplaner går det att skriva ut planer, materiallistor och exportera planinformation till Excel.

Planutskrift	Vid utskrift av plan går det att selektera på order, produkt och införingsperiod. Det går också att få med orderanvisningar, fördelning och signeringsrad på utskriften samt välja hur ordrarna ska sorteras.

Det går att skriva ut till PDF eller e-posta/faxa planen.

Utskrift grafisk plan

En grafisk plan är en utskrift som ni själva bestämt utseendet på och som skrivs ut till Excel eller PDF. Det går att selektera på bland annat plan, kund och order och även att skriva ut flera planer på samma grafiska plan.

Har man flera olika grafiska planer väljer man i fältet Utskriftsmall vilken som ska användas.

Export

Välj den eller de planer som ska exporteras. Välj sedan de kolumner som ska visas i exporten. Det går att selektera på order och införingsperiod och välja vilken kolumn det ska sorteras efter.

The export is printed to Excel.

Material list

Yo can print a material list for one or several plans. You can also select so that th eprintout only concerns one order, some orders or a certain insertion period.

Sending queue

Orders, plans and invoices that are sent (or faxed) from Marathon go through the Sending queue in System: Sending queue. Here you can see if they have been successfully sent or not.

Status	Sending status; sent, waiting in queue or cancelled.
User	User code of the sender.
Company	Sending company.
Type	What has been sent, for example order, alteration order, plan, reminder, invoice, claim, etc.
Recipient	Name of recipient.
Fax/E-mail	Number/address of the recipient.
Attempts	Amount of sending attempts. After 25 failed attempts, the status is changed to ”In queue”.
Latest attempt	Last time of attempted sending.
Error	If failed, the reason to it.
Created	Time of latest attempt to send.

You can stop a certain document in the queue from being sent by selecting it and clicking on the function Cancel. Click Restart to make a new attempt to send. The function Show shows an image of what has been sent with sender and recipient information.

Queries

In Media: Queries, you can search information with different selections and pressing Search. The program shows a list og insertions and you can deepen into orders and plans.

Search	Searches according to your selection.
Save default	Saves selections as default so that they will be suggested next time you log in.
Reset	Resets selections to default.
Reset to zero	Resets all selections to zero.
Save selection	Save a selection with a name and fetch later from a list.
Import selection	Gets saved selections from the list.
From year	Choose from what year insertions shall be shown.

Open	Open to see an insertion and deepening in it. This is a read -only view, no editing is possible.
Batch change	This function allows to change insertion status on one or several insertions. Requires authorisation.
Mae definitive	For making one ore several insertions definitive. Requires authorisation.

The Invoices tab shows what you have invoiced the client. Select an invoice and ckilck on Show.

The Media invoices tab shows invoices that you have received from the media. Open an invoice to see how the amounts are allocated concerning gross, discounts, net, commissions and net-net. If you scan media invoices into Marathon you can see acopy by pressing Show. You can also see the invoice amounts in Excel with the Export function.

In the Reconciliation tab you can see what has been invoiced from client versus what the media have been invoicing you. You can choose to see amounts for the insertion or the whole order of the insertion.

Reports

Reports are printed from Media: Reports (see separate manual on building reports). You can make selections just as in Queries; the difference is that each media report is predefined to show certain information.

Show	Click Show to see the report. It can be shown directly in Marathon, as PDF or in Excel, choose in the lower right corner.
Reset	Resets all settings. If the selections are predefined in the reports, all info are reset to these.
Reset to zero	Resets the selections.
Save	Saves a copy of the report with current selections. The copy will be added to the list of reports.

Select subtotals, for example per order and insertion, client, media, media type, etc.