Mediebudsjetter og Ordrer

Mediebudsjetter og Ordrer

Denne manual gir en introduksjon på hvordan du skaper mediebudsjetter og ordrer i Marathon.

Mediebudsjetter

Under mediebudsjetter opprettes nye budsjetter og skisser, ordrer skapes og bookes direkte till mediene via e-post eller faks. Under startsiden gjøres forskjellige budsjettutskrifter og materielliste. Utskrift til PDF eller til Excel.

Klikk på Mediebudsjetter på startsiden.

File:MED-PLO-NO-Bildobjekt 37.png

Ny	Skap en ny mediebudsjett.
Åpne	Åpne det markerte mediebudsjettet.
Utskrift	Mulighet til å skrive ut det/de markerte mediebudsjettene.
Materialliste	Eksport til Excel med selekteringsmulighet.
Søk budsjett	Mulighet til å lete etter en viss budsjett.
Søk ordre	Mulighet til å søke etter en viss ordre for lettere å finne rett budsjett.
Eksport	Mulighet til å eksportere informasjonen i budsjettet til Excel.		F o m innr.år	Mulighet til å begrense budsjettlisten til de som har innrykk under det valgte året.
Kun aktive	Kun aktive mediebudsjetter synes.
Kun egne	Du ser kun de mediebudsjettene som du eier.
Hurtigsøk	Hurtigsøking blant mediebudsjettene etter valgfri opplysning.

Når man velger å opprette et helt nytt budsjett skal budsjetthovedet utfylles. Her oppgis de generelle opplysningene for budsjettet med budsjettnavn, avtale og andre opplysninger.

Når alle grunnopplysninger er utfylte lagres budsjettet med valget Lagre. Budsjettet lagres og får et budsjettnummer. Tilbakestill = fortryd.

Kopier budsjett

Det finnes mulighet å kopiere et eksisterende budsjett. Når du velger Kopier kommer en søkeboks opp og du kan velge et budsjett.

Å kopiere et eksisterende budsjett innebærer at alt som er registrert på budsjettet vil kopieres.

Det går også an å kopiere deler av budsjettet ved å først velge budsjett og siden en eller flere ordrer.

Hoved

Når du velger å skape en ny budsjett kommer du til fliken Hoved. Her angir du de allmenne opplysningene for budsjettet.

Etter å ha opprettet et budsjett kan du enten gå videre med å skape en skisse eller direkte opprette ordrer.

Produkt	Budsjettutskrifter og fakturaer kan separeres pr. Produkt. Kan også brukes for statistikk
Kampanje	Mulighet til å knytte sammen flere budsjetter til en kampagne.
Kontaktperson	Opplysning kun i budsjetthovedet. Kan skrives ut i fakturaer.
Prosjekt	Dersom budsjettet skal knyttes sammen med et vist prosjekt, må prosjektet hentes opp. Ellers kan man koble budsjetter med prosjekter for felles statistikk.
Referansenummer	Skrivs ut på budsjett, fakturaen og i rapporter.
Avtale	Kundeavtale må angis på budsjettet. Denne avtale bestemmerhele budsjettets ordrer, dersom ingen avvikende avtale opprettespå respektive ordrer.
Fakt. Dato
Faktureringsvaluta/Kurs	Se separat beskrivelse over hvordan valuta håndteres.
Gruppe	Dersom f eks inntekter redegjøres pr. gruppe (avdeling innen for selskapet) kan dette være en obligatorisk opplysning, dvs. den kan ikke lagres før gruppe er valgt. Gruppen kan også hentes som defaultopplysning fra kunderegistret.
Eier	Budsjetteier, valget ”kun egne” fastsettes styrs av planägare og erogså et søkekriterium i f eks avstemming mediefakturaer.
Aktiv	Fjern merkingen for å deaktivere budsjettet. Det innebærer kun at budsjettet vises ved valget ”kun aktive” og påvirker ikke fakturering eler annet.		Kommentar	Kun en intern kommentar, som vises inne på budsjetthovedet.
Godkjent av og dato	Informasjon om hvem hos kunden som har godkjent budsjettet og datoen for det. Vises kun i budsjetthovedet.
Kredittberegne planlagte ordrer	Velg hvis du vil at også planlagte ordrer regnes med i kredittkalkuleringen.
Budsjettmerking 1,2,3	egne, valgfrie merkinger for budsjetter. Vises i rapporter.
Tabellregistrering	Se separat manual.

Skisse

Budsjettskissen henter informasjon fra Mediedatabasen og beregner CTC i følge de kundavtaler som er valgte på budsjetthovedet. Dette er en ren skisse og har ingen kobling til ordinarie bookinger i systemet.

Man kan parallelt opprette flere skisser som kampanjeforslag og siden automatisk omvandle skissen til ordrer på budsjettet uten å legge inn alt på nytt. Ordrene får status Planlagte. Skissen kan utskreves til PDF og Excel.

Slik lager du en skisse:

File:MED-PLO-NO-Bildobjekt 41.png

Klikk på fliken Skisse.

• Velg Ny og angi navn og eventuell kommentar .

• Velg media og klikk på Mediadatabase. Du får da opplysninger om plassering, format, farge, antall innrykk, eventuelle innrykksdatoer og Brutto.

• Velg Oppdater ordre innen i Mediadatabasen. Opplysningene vill bli hentede til skissen.

• Den forhandlede rabatten kan skrives inn. Ved å klikke på knappen Rabatt vises tidligere rabatter hos mediet.

• Dersom det er TV, SØG, Internet registreras skissen manuellt.

• Lagr.

Utskrift

Med skreddersydde utskriftsmaler kan du utskrive en detaljert økonomisk plan til PDF eller Excel.

Grafisk plan

Under Grafisk plan vises en oversikt over innrykk pr dag eller uke (innrykksdatoer må være angitte på skissen). Klikk på Kalkyle for å skrive ut. Kalkyle = Excel

Oprett ordrer fra skisse

Når alt er godkjent kan du skape ordrer av skissen ved å klikke Oprett ordrer. Dersom ordrer allerede eksisterer, kommer et varsel.

Registrer ordrer

En ordre består av forskjellige deler.

Ordrehoved	Her oppgis den generelle informasjonen over ordren.
Innrykk	Her registreres innrykkene som i sin tur består av forskjellige prisrader.

Funksjoner i Ordre-fliken:

Ny	Oprett Ny ordre, .
Åpn	Åpn eksisterende ordrer
Slett	Slett ordre dersom den er planlagt.
Del opp	Dele opp en ordre till flere.
Gjør definitiv	Endr status til definitiv ordre.
Utskrift	Utskriften kan sendes direkte fra Marathon til mediet.
Import	Muligt at importere ordrer inn fra et annet budsjett. Noter at ordren då forsvinner fra originalbudsjettet.
Kreditt	Se hvor mye kreditlimiten er på kunden og hvor mye som hittil er forbrukt.
Rett markertr	Mulighet til å forandre en opplysning på flere ordrer samtidig. Kryss av feltene du ønsker å endre.
Provisjoner	Viser de ulike gottgjørelsene mediet gir på ordre. Provisjonene kan endres her.
Søk ordre	For å enkelt finne en ordre i en stor budsjett.

Du kan fylle i alle opplysninger selv eller bruke programmets Mediadatabase. Med Mediadatabasen får du tilgang til selve medieprislisten og kan gjennom den søke blant aviser, format osv.

Opplysningene fra Media ned til Farge kan du få hjelp til å fylle i via denne. (Se separat manual over Mediadatabasen.)

Beskrivelse av feltene i ordrehovedet:

Produkt	Kommer fra produkt angitt på budsjettet men avvikende produkt kan angis.
Referansenummer	Kommer fra budsjettet men avvikende referansenummer kan angis.
Alt. Ordrenummer	Her kan man legge inn et mottatt ordrenummer for lettere matchning med mediefakturaen.
Overskrift	Skrivs ut på ordreseddelen, budsjett, faktura, avstemminger og rapporter.
Annet	Er en ordreanvisning til mediet og skrivs ut på ordreseddelen.
Anvisning på faktura Oppgi dersom annet også skal utskrives på budsjett og faktura.
Materielleveringsmåte	Hvordan materiellet leveres.
Materielleverandør	Skrivs ut på ordren. Denne opplysning kan skrives på kunden og kommer då automatisk med ved opprettelse av ny order.
Kopiere	Kopierer opplysninger fra en annen ordre med Kopiere knappen.
Ordrestatus:	P = Planlagt R = Ordre X = Endringsordre I = Innstillingsordre RF = Ordren er fordelt

Innrykk

Under fliken Innrykk kan man registrere ny, åpne eksisterende og legge inn rabatt på ett eller flere innrykk. Dersom man har brukt mediedatabasen kommer automatisk innrykkene inn her og ellers registrerer man dem manuelt.

For å legge inn en Rabatt på flere innrykk markerer du dem ved å klikke på innrykkene og holde nede Ctrl-knappen.

Inrykksstatus	Innrykk på en definitiv ordre kan endres til status S - må ikke faktureres eller A - A-conto. Økonomiavdelingen kan også hjelpe med å legge til nye statusar i Grunnregistrene System: Grunnregister/Med/Innrykksstatuskoder

Andra statuser er: P – Planlagt og I - Innstilt.

Merverdi	Etter annonsekontrollen kan man her angi den plassering man fikk och regne ut eventuel merverdi.
Rapporteringskode	Du kan gi innrykket en kode for å bruke i rapporter.
Krediter fordeling	Se separat manual (Media Økonomi)
Debiter fordeling	Se separat manual (Media Økonomi)
Krediter	Se separat manual (Media Økonomi)
Legg till tilleggskode	Her kan du angi andre kostnader enn mediekostnad, som skal være på innrykket.

Når du står i fliken Innrykk kan du registrere nye innrykk ved å velge Ny. Her angis innrykksdato og ev. Utgivelse på aviser.

På øvrige medier kan man angi f.o.m. dato og t.o.m. dato som vises på den grafiske oversikten. F.o.m. datoen blir innrykksdato.

Under de andre flikene har du tilgang til blant annet annonsekontroll- og avstemmingsinformasjon.

Prisrad

For å manuelt registrere inn prisrader velger du Ny. Fyll i opplysningene for prisraden og velg Lagre. Fargetillegg og andre tillegg registreres på separate prisrader.

Dersom du vil slette en prisrad åpner du prisraden og velger Slette prisrad. Er det et helt innrykk som du vil slette, velger du Slet innrykket inne i selve innrykket.

Når du har registrert inn prisraderne, lagrer du innrykket med Lagre.

Fordeling

Dersom man har en fordeling pr. ordre innstilt på budsjettet så aktiveres fliken Fordeling og man kan styre hvordan kostnaden skal fordeles.

Bruk fordelningsmal på nye ordrer dersom du vil at fremtidige ordrer foreslås samme fordeling.

Et manuelt innrykksgebyr kan innlegges direkte i fordelingen, hvis avtalen ikke har innrykksgebyr eller hovedkunde og kunder i fordelingen har forskjellige gebyrer.

Dette bestemmes fra kundeavtalen men kan midlertidig endres.

Du kan også legge til referansenummer, overskrifter og andre gebyrer på fordelingen.

Samkjøring

Ved en samkjøring aktiveres fliken Samkjøring.

New	Add a new media in the combination.
Open	Open a media to edit information, if for example it has a different format or insertion date etc.
Delete media/Delete unmarked	Remove media from the combination
Batch change	Make selected changes on several media at one time.
Allocation/Combination

In this tab you can choose which allocation clients that shall be in which media.

Other

This tab shows information about currencies and some other things.

Order date	The date that the order was created.
Currency	The order currency.
Rate	See separate manual for currency handling.
Invoicing rate	See separate manual for currency handling.
Invoicing currency	The currency that is used when invoicing the client.
Rate	See separate manual for currency handling.
Agreement	In case another agreement than the one on the plan shall be used.
Group	In case the order has another group than the plan.
Invoice with insertions from	The invoicing can be limited to a certain insertion date.
Recalc. method/price changes	Select between recalculation or no recalculation when price has been changed.
Recalc. method/yearly agreements	Select between recalculation or no recalculation when the yearly agreement has been changed.

When the order is saved you will return to the media plan where you can continue creating new orders.

Make definitive/Print

You can print out an order after making it definitive.

Local printout	Print to PDF.
Fax/E-mail	Send via Marathon's sending queue per fax or e-mail. The adress is fetched automatically from the media database. It is however possible to write the number/address manually. The used addresses are saved in the system and you can fetch them by clicking on the list symbol in the Fax/E-mail field.

The column Printed shows the printing status of the order.

P = printed to PDF.
F = faxed
M = mailed
N = not printed

If the letters are in red, the orders have not been sent. Open the order and go to the Sending queue tab to find out the reason for not being sent.

Printouts

You can print out plans, material lists and export plan data to Excel from a media plan.

Plan printout	Before printing a plan you can make a selection of what to show; order, product and insertion period. You can also choose to print order instructions, allocations and a line for the signature. Choose also sorting order.

Print the plan as PDF or send directly by fax or e-mail.

Print graphic plan

A graphic plan is a printout designed by yourselves that can be printed as PDF or exported to Excel. You can select among other things on plan, client and order. You can also print out several media plans in the same graphic plan. If you have several graphic plans, select the right one in the field Print template.

Export

Select one or several plans that you want to export. Then choose which columns that shall be exported. You can select on order and insertion period and select what column the export should be sorted on.

The export is printed to Excel.

Material list

Yo can print a material list for one or several plans. You can also select so that th eprintout only concerns one order, some orders or a certain insertion period.

Sending queue

Orders, plans and invoices that are sent (or faxed) from Marathon go through the Sending queue in System: Sending queue. Here you can see if they have been successfully sent or not.

Status	Sending status; sent, waiting in queue or cancelled.
User	User code of the sender.
Company	Sending company.
Type	What has been sent, for example order, alteration order, plan, reminder, invoice, claim, etc.
Recipient	Name of recipient.
Fax/E-mail	Number/address of the recipient.
Attempts	Amount of sending attempts. After 25 failed attempts, the status is changed to ”In queue”.
Latest attempt	Last time of attempted sending.
Error	If failed, the reason to it.
Created	Time of latest attempt to send.

You can stop a certain document in the queue from being sent by selecting it and clicking on the function Cancel. Click Restart to make a new attempt to send. The function Show shows an image of what has been sent with sender and recipient information.

Queries

In Media: Queries, you can search information with different selections and pressing Search. The program shows a list og insertions and you can deepen into orders and plans.

Search	Searches according to your selection.
Save default	Saves selections as default so that they will be suggested next time you log in.
Reset	Resets selections to default.
Reset to zero	Resets all selections to zero.
Save selection	Save a selection with a name and fetch later from a list.
Import selection	Gets saved selections from the list.
From year	Choose from what year insertions shall be shown.

Open	Open to see an insertion and deepening in it. This is a read -only view, no editing is possible.
Batch change	This function allows to change insertion status on one or several insertions. Requires authorisation.
Mae definitive	For making one ore several insertions definitive. Requires authorisation.

The Invoices tab shows what you have invoiced the client. Select an invoice and ckilck on Show.

The Media invoices tab shows invoices that you have received from the media. Open an invoice to see how the amounts are allocated concerning gross, discounts, net, commissions and net-net. If you scan media invoices into Marathon you can see acopy by pressing Show. You can also see the invoice amounts in Excel with the Export function.

In the Reconciliation tab you can see what has been invoiced from client versus what the media have been invoicing you. You can choose to see amounts for the insertion or the whole order of the insertion.

Reports

Reports are printed from Media: Reports (see separate manual on building reports). You can make selections just as in Queries; the difference is that each media report is predefined to show certain information.

Show	Click Show to see the report. It can be shown directly in Marathon, as PDF or in Excel, choose in the lower right corner.
Reset	Resets all settings. If the selections are predefined in the reports, all info are reset to these.
Reset to zero	Resets the selections.
Save	Saves a copy of the report with current selections. The copy will be added to the list of reports.

Select subtotals, for example per order and insertion, client, media, media type, etc.