Jobstyring

Jobstyring

I startbilledet vises til venstre de kunder, som er blevet registrerede i systemet. Når du markerer en kunde, vises kundens alle jobber til højre.

Under fanen Alle jobs vises alle jobs, uanset kunde.

Kun aktive	Både på kundesiden og jobsiden er det mulig at kun se aktive kunder/jobs.
Kun egne	Kun egne kunder er kunder, der du er kundeansvarlig. Kun egne jobs er jobs, der du er projektleder eller produktionsleder.
Eksport	Du kan eksportere lister til Excel. Vælg hvilke kolonner du vil ha med i eksporten. Hvis du velger ” ifølge udvalg” kommer kun aktive/egne, hvis de er afkrydset.
Lukkes	Lukkes giver en indikation til økonomiafdelingen/faktureringen, som afslutter jobbet.
Forfaldne jobs	Hvis der findes jobs, der er nået deadline (dagens dato), vises de under forfaldne jobs. Også jobs med indlagt fakturadato vises, hvis der ikke er blevet udskrevet faktura med den fakturadato eller senere. Informationen vises kun for projekt- og produktionsledere.

Kolonner i kundelisten:

Favoritter	Bruges for at markere kunder som sine favoritter
Kode	Kundens unikke identitet
Kunde	Kundenavnet
Kundeansvarlig	Kundeansvarliges medarbejderkode
Hængelås	Viser hvis kunden er lukket. Det indebærer at kunden ikke har nogen aktive jobs og det er heller ikke mulig at åbne nye.
Gruppe	Gruppetilhørighed. (Bruges f eks når kunder har fælles Jobsystem for flere firmaer.)

Kolonner i Joblisten:

Favoritter	Bruges for at markere jobber som favoritter
Kode	Jobbets unikke identitet. Består af kundekoden og et løbenummer.
Job	Jobbenævningen
Oprettet	Jobbets oprettelsesdato
PL	Projektlederens medarbejderkode
$	Viser, at der findes lager på jobbet
Hængelås	Viser hvis jobbet er lukket, dvs. afsluttet
Forf.	Rød markering viser at der findes forfaldne ubetalte fakturaer på jobbet.
Fakt.tekst skabt	Kryds viser at der findes skabt fakturatekst på jobbet.
Fakt.tekst færdig	Kryds viser at teksten i fakturafanebladet er markeret som færdig
Produktionsleder	Produktionslederens medarbejderkode.
Lager	Viser beløbet, der findes i lagret. Tid som endnu ikke er opdateret til økonomisystemet vises ikke her.
Valuta	Viser basisvalutaen for jobbet. Bruges kun ved f lervalutahåndtering.
Jobtype	Viser jobtype: eksternt (E), gruppefælles, eksternt inden for koncernen (G), internt (I), job for internt arbejd (9) og spekulations/pitch jobber (J).
Budget	Kryds viser at der er laget budget på jobbet.
Lukkes	Kryds viser at jobbet er færdig at lukkes. Økonomiafdelingen kan selektere på fakturaer, som skal lukkes, i faktureringsprogrammet
Lager Honorar	Viser beløb i honorarlagret
Lager Indkøb	Viser beløb i indkøbslagret
Lager Øvrigt	Viser beløb i øvrigtlagret
Fast pris	Viser jobbets aftalte pris
Deadline	Viser deadline for jobbet(aktiveres i System: Basisregister/Job/Kunder og Job). Overskreden deadline vises som meddelelse på startsiden.
Fakturadato	Hvis fakturadato angives på jobbet, vises den her System: Basisregister/Job/Kunder og Job. Overskreden dato vises som meddelelse på startsiden.
Faktureret	Viser hvad der er faktureret på jobbet (inkl. aconto).
Tidsrapportering	Afkryds kolonnen, hvis tidsrapportering skal være mulig på jobbet.
Lokalt navn	Viser lokalt navn, hvis det er registreret på jobbet.
Referencenummer	Viser referencenummer, hvis det er registreret på jobbet
Stoppdato	Hvis jobbet er stoppet, vises dato her.
Startdato	Viser evt. startdato.

Hvis du vil se kolonnerne i en anden rækkefølge kan du drage i kolonnen med musen og slippe den på den plads, du ønsker. Klik i overskriften i den kolonne, der skal styre sorteringen.

Oprettelse af kunder og jobs

Nye kunder og jobber kan oprettes her, hvis funktionen hos jer er aktiveret (ellers er funktionen Ny lysgrå). Oprettelse kræver adgang. Notér, at der findes forskel fra firma til anden, hvilke felter der skal være med i oprettelsen. Derfor kan billedet neden være forskelligt fra jeres version. Felterne vælges i System: Basisregister/Job/Parametre ved tabellen Begreber ved joboprettelse i Kunde og Job.

Ny kunde

Klikk på NY i kundelisten. Indtast kode og klik på OK.

Kunde - ID	Kundens unikke identitet kan bestå af op til fire tegn.
Navn	Kundens fuldstændige navn (syns f.eks. på fakturaer).
Intern benævnelse	Internbenævnelsen kan bruges til at identificere kunden med nogen egen benævnelse. den bliver vist som kundenavn i Marathon, men på fakturaer til kunden vises kundens rigtige navn
Kundeansvarlig	Systemet foreslår automatisk dig (den som er logget ind), men du kan ændre medarbejdere.
Kundekontakt	Navn på kontaktperson hos kunden
Overkunde	For statistik kan kunder knyttes sammen med overkunder. F. eks. kan Volvo være overkunde for Volvo Göteborg og Volvo Stockholm. (Overkunder oprettes i Basisregister/Job).
Kategori	Kundekategori bruges til at kategorisere kunderne.
Moms	Før momsberegningen i systemet fungerer, kræves det at momstype bliver udfyldt. Indenrigs Ordinær momssats for kunder inden for landet. EU Fritaget fra moms udenlands, inden for EU. Udenlands Fritaget fra moms, udenlands, uden for EU.
Vat	For udenlandske kunder kræver systemet at VAT -nummer indtastes.

Vad at klikke på Kopier fra kan man hente oplysninger ind fra en allerede eksisterende kunde. I vinduet, som åbnes, hentes kunden. Husk, at hvis du har skrevet oplysninger ind, vil de blive overskrevne med den kopierede kundens oplysninger.

Oprettelse af nyt job

Marker kunden og klik Ny i job -delen.

Hvis I har en installering, således at jobnumret skal angives manuelt, begynd med at udfylde ønsket nummer. Ved automatiske jobnummer vises nummerfeltet ikke, men jobbet tildeles næste ledige nummer.

Kunde - ID	Kunde udfyldes automatisk.
Benævnelse	Jobbets navn
Projektleder	Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
Produktionsledere	Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode.
Jobbeskrivelse	En beskrivelse kan vises på jobbet
Type	De forskellige typer er: Eksternt - Job mod ekstern kunde Spekulation Pitch/ spekulationsjob. Når opdraget er sikkert, mærker økonomiafdelingen den til eksternt job Internt - Internt job
Jobtype	Hvilken type af arbejd, jobbet afser. Du kan angive op til 3 forskellige typer.
Kundekontakt	Navn på kontaktperson hos kunden. Hentes automatisk fra kunden men kan ændres.
Masterjob	Jobber kan knyttes sammen med hinanden. F eks kan SAS 0002 være Masterjob for SAS 0004 og SAS 0005. På den måde kan jobbene analyseres enten hver for sig eller sammen.
Særskilt fakturatekst	Her kan du skrive en tekst ind, som skal komme med på alle jobbets fakturaer. Teksten vil komme som forslag på hver faktura men du kan vælge at fjerne den.
Vår ref på faktura	Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan
Tidsrapportering	Afkryds feltet hvis du vil at jobbet skal være aktivt for timeføring.
Gruppe	Den jobgruppe, jobbet tilhører
Omkostningssted	Hvis jobindtægterne skal føres på et bestemt omkostningssted
Fast pris	Hvis der findes en aftalt pris på jobbet, indtast den her. I Jobanalysen og i rapporter findes siden mulighed at sammenligne registreret og faktureret beløb mod den faste pris.
Deadline	Hvis jobbet har en deadline kan du skrive den ind og se den i forskellige rapporter.
Moms	För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
Fakturadato	Hvis fakturadato angives, vil det vises under Forfaldne jobs hvis overskreden.
Kopier fra	Med Kopier fra kan du hente oplysninger ind fra et allerede eksisterende job. Hent jobbet i vinduet som vises. Husk at alt du eventuelt har skrevet ind på jobbet vil blive overskrevet.

Analyse

Under fanebladet Analyse vises jobbets aktuelle status. Understregede overskrifter indebærer at der findes mere detaljeret information, du kan fordybe dig i.

Valuta	Marathon kan håndtere flere valutaer. Du kan vælge anden valuta end basisvalutaen; beløbene bliver da omregnet med den kurs, som er angivet i Basisregister/Valuta.
Honorar/Indkøb/Øvrigt	Vælg, hvordan informationen om honorar/indkøb og øvrigt skal præsenteres ved fordybning (når du klikker på understreget overskrift).Hvis du f eks vælger Kat/Kode/Med i Honorar, vises informationen først opdelt på arbejdskategori, ved yderligere fordybning på arbejdskode, derefter per medarbejdere. Sidst vises detaljer, dvs. medarbejdernes timeføringsrader med kommentarer.
Vis kun indlæst tid	Ved at afkrydse feltet vises kun de timer, der er blevet indlæst og opdateret af økonomiafdelingen. Ellers vises al tid som er indberettet på jobbet. (Kun opdateret tid komme med på udskrifter under fanebladet Udskrift.)
Masterjob	Hvis du har koblet sammen jobber med Master-sortering kan du her se statistik for alle jobber som er koblede til en Master. Masterjob oprettes enten ved joboprettelse eller under fanebladet Basisoplysninger.
Vis periode	Under fanebladet Analyse vises i normale fald altid jobbets aktuelle status, men hvis du her vælger en periode, vises information kun fra den specifikke periode.
Fast pris	Du kan angive en fast pris ved joboprettelsen eller under fanebladet Basisoplysninger, hvis disse felter er aktiverede.
Budget	I kolonnen vises jobbets budget/budgetter opdelt på honorar, indkøb og øvrigt. (Hvis parameteren "Regn kun med bekræftede budgetter" er afkrydset, ser du kun de budgetter, der er bekræftede.)
Antal	Antallet indberettede timer, antal indkøb og antal øvrigtposter.
Registreret	Kolonnen viser værdien af oparbejdet honorar, indkøb og øvrigt. Registreret honorar viser værdien af antal timer multipliceret med de timepriser (eller kodepriser) som er blevet registrerede i systemet. For indkøb vises indprisen (omkostningen) plus eventuelt påslag.
Justeret	Justeringer gæres oftest i forbindelse med fakturering eller når jobbet bliver afsluttet. Klik for at se detaljer om justeringer.
Faktureret	I kolonnen vises hvad som hidtil er blevet faktureret på jobbet (eksklusive aconto faktureret).
Lager	Det beløb, som skal faktureres. Lagret afser registreret beløb plus eventuelle justeringer minus faktureret beløb.
Aconto	Viser hvis der findes noget aconto faktureret (ikke faktureret fra lager). Når aconto en bliver afregnet mod lager, vil faktureret beløb vises i kolonnen Faktureret.

For at kunne følge faktureret op, klik på kolonneoverskriften Faktureret. Nedenstående billede vises da.

I billedet vises information om hvilke fakturaer, der udgør beløbene samt hvad fakturaerne afser. Klik på fakturanumrene til venstre for at se, hvilke poster fakturaen baseres på samt anvisningen fra fakturafanebladet. Klik på arket til højre for fakturaoplysningerne for at se, hvordan fakturaen ser ud i Pdf format.Videre kan du se, at fakturaerne oven er forfaldne, eftersom de har en rød markering i kolonnen Forf.

Basisoplysninger

Under fanebladet Basisoplysninger vises de joboplysninger, der blev indtastet ved joboprettelsen eller som er arvet fra kunden. Hvis du vil ændre på nogen oplysning, klik på Ændre. Du ser da samme registreringsbillede som ved joboprettelsen. Du kan slette et helt job, forudsat at der ikke er noget registreret på det. Klik på feltet Slet.

Autoriserede

Under fanebladet Autoriserede vises projektledere for det aktuelle job, og kundeansvarlig for kunden. Derefter vises hvilke medarbejdere som har adgang til jobbet.

Pris

I fanebladet Pris vises hvordan jobbet er blevet prissat med opdeling på honorar, indkøb og øvrigt.

Hvis jobbet har fast pris så synes det øverst i hver kategori.

Derefter synes eventuelle afvigelser fra medarbejdernes ordinære timepriser. Afvigende timepriser kan ikke ændres i dette billede, det gøres i Backoffice. Ved brug af afvigende priser anvendes en prioritetsorden for at bestemme gældende pris. ****/**** betyder alle medarbejdere henholdsvis alle honorarskoder.

Eksempelet oven viser at alle medarbejdere koster 1 500 kr på alle koder undtaget Carl Eriksson, som koster 1 200 i normale fald, men lige på koden Informationsinsamling koster han 1 000.

Hvis parameterindstillingen "Pris pr. arbejdskode" bruges i stedet for "Pris pr. medarbejder", vil ikke de afvigende timepriser fungere. Da står det kun ”timeprisen hentes fra kode”

Ved indkøb findes bestemte tillæg pr. kode for forskellige sorter af indkøb, som bruges for at regne prisen ud til kunde.For øvrigt hentes priserne fra de forskellige øvrigtkodene.

Budget

Under fanebladet Budget oprettes jobbets budget/budgetter. Budgetfanebladet bruges for tilbud.

Bekræft	Du kan afkrydse et budget som bekræftet. Dato og bruger bliver då noteret på budgettet. (En parameter styr hvis der skal være krav på at et budget skal være bekræftet før det kan tages med i analysefanebladet, rapporter, etc.)
Fjern bekræftelse	Et bekræftet budget kan ikke ændres, men det kan fjernes, hvis en ændring skal foretages. Hvis budgettet bekræftes på nyt, bliver også datoen og brugeren noteret på nyt.
Aktiver	Mulighed at aktivere et inaktivt budget.
Deaktivér	Hvis der findes flere budgetter på et job kan du gøre forskel på revisioner af samme budget eller delbudgetter ved at deaktivere de budgetter, der ikke skal vises i rapporter, analyser, etc.

Klik Ny for at oprette et nyt budget. Budgettet har et separat faneblad for Honorar, Indkøb, Øvrigt og Tekst og valuta. Ved registrering af budgettet findes der ingen direktiver om hvad som skal indgå eller ikke; budgettet kan oprettes på ønsket detaljeniveau.

Timeprisene i fanen Honorar forelås fra jobbets prisliste, hvis der er angivet tilstrækkelig information i budgettet for at kunne fastslå det. I fanen Indkøb hentes avancerne fra jobbets prisliste.

I fanen Honorar foreslås priserne fra jobbets prisliste. Forudsat, at der findes tilstrækkelig information for at skulle fastslå prisen. I fanen Indkøb hentes priserne fra jobbets prisliste.

Under fanebladet Tekst og valuta kan du skrive en overskrift og en løbende tekst. Ved ”budgettekst efter” kan du skrive en tekst ind, som vil vises efter de budgetterede værdier i udskriften.

Kopier fra	Når du laver et nyt budget kan du bruge færdige skabeloner, eller tidligere budgetter. Klik på Kopier fra.
Mallar	I det lille vindue kan du vælge, hvis du vil bruge skabelon. Skabeloner er blevet oprettet i Backoffice/Job-Time-Sag/Budgetskabeloner.
Opdater priser	Hvis et budget er blevet lavet på medarbejderniveau og dennes pris bliver ændret, kan du klikke på Opdater pris, og den nye pris vil hentes ind.
Hent team	Klik på Hent team hvis du vil hente alle medarbejdere, der er registreret som teammedlemmer for dette job.

Når du har gemt budgettet, kan du skrive den ud. Klik på Udskrift.

Særskilt fakturatekst	Tekst som ligger på jobbet som en særskilt fakturatekst
Budgettekst før	Medtager teksten som er skrevet ind i Budgettekst før.
Ny side (1)	Afkryds, hvis der skal være et forsatsblad med information om det aktuelle job før de budgetterede værdier bliver vist.
Budgetposter	Viser den information, der er indskrevet under fanebladene Honorar, Indkøb og Øvrigt.
Ny side (2)	Ny side før Budgettekst efter vises.
Budgettekst efter	Medtager teksten som er skrevet ind i ”Budgettekst efter” i Tekst-fanebladet
Honorar/Indkøb/Øvrigt	Brug rullegardinsmenuerne for at beskrive, hvor detaljeret budgetudskriften skal være.
Vis timer	Afkryds, hvis du vil se antal timer ved Honorar.
Delsummer	Vælg, hvilken niveau de tidligere valg (honorar, indkøb og øvrigt) skal delsummeres på. Jo højre cifre, desto mere detaljeret bliver delsummeringen.
Vis nulrader	Afkryds, hvis du også vil se rader, der beløbet er nul
Vis beløb på detalje.	Afkryds, hvis du vil se beløber på hver detaljerad. Hvis du fjerner krydset, vil kun i alt -summerne for honorar, indkøb og øvrigt vises
Udskriv moms	Alle værdier angives i udskriften uden moms, men hvis du afkrydser boksen vil momsen skrives ud i summeringen.
Sprog	Du kan vælge mellem flere udskriftssprog, forudsat at omkostningskoderne er blevet oversatte (System: Basisregister/Job/Leksikon).
PDF/Excel	Du kan skrive budgettet ud enten til Pdf eller til kalkule, som eksporterer informationen til Excel.
Udskriftsskabelon	Hvis I bruger udskriftsskabeloner, vælg én her

Honorar

I fanebladet Honorar findes to underfaneblader: Afstemning og Ressourceplanlægning. I Afstemning kan du se timerne, medarbejderne har registreret enten på jobbet eller i alt. Listen er den samme som i tidsrapporteringen.

I Ressourceplanlægning kan du se de planlagte timer, som er blevet registreret i Jobs: Ressourceplanlægning. Du kan vælge datointerval og se listen pr. medarbejdere, kode, dato eller detaljeret.

Kun planlagt	Her kan du se hvad som er planlagt på jobbet. Hvis du fjerner krydset, vises det som er registreret.
Dato	Du kan udfylde datointerval
Medarbejdere	Den planlagte/registrerede tid pr. medarbejdere
Kode	Den planlagte/registrerede tid pr. kode
Dato	Den planlagte/registrerede tid pr. dato
Detaljer	En detaljeret liste vises.

Indkøb

Tilbudsforespørgsler til leverandøren kan laves inde i Marathon. De kan senere bruges som skabeloner til rekvisitioner. En rekvisition kan laves enten inde i fanebladet for forespørgsler eller rekvisitioner.

Vælg Ny for at skabe en ny forespørgsel. Følgende kan udfyldes:

Indkøb af	Tekst som i rekvisitionen vil synes i Fri tekst -feltet , og også i Marathons fakturagodkendelse. Hvis indkøbet gælder noget, du tidligere har købt, kan du finde det ved at klikke på feltet Tidligere.
Indkøbskode	Type af indkøb, rekvisitionen gælder.
Tilbudt kostpris	Kan udfyldes, hvornår forespørgselen er blevet besvaret. Den kan siden ses som en kolonne i listen over forespørgsler og kan bruges for at se hvilken leverandør man skal sende rekvisitionen til, og også for at følge prisudviklingen på tidligere forespørgsler.
Vores reference	Medarbejder i det eget selskab, som er kontaktperson.
Firma	Det firma, indkøbet gøres til.
Leverandør	Hvis leverandøren er oprettet med adresseoplysninger og betalingsbetingelser, vil disse felter blive automatisk udfyldte.
Leveranceadresse	Adresse, indkøbet skal leveres til. Vælg mellem Egen, Kunde eller skriv en adresse manuelt ind.
Godsmærkning	Leverancens mærkning
Fri rekvisitionstekst	Tekstfelt for notater til leverandøren. Der findes mulighed at koble en rekvisitionstekst til hver indkøbskode, som da bliver automatisk vist i feltet.
Kopier fra	Henter oplysninger ind fra en allerede eksisterende forespørgsel.
Udskriv	Når forespørgselen er blevet gemt kan den udskrives til Pdf eller blive sendt direkte til leverandøren, enten via fax eller e-post. Når forespørgselen er udskreven, bliver den inaktiv.
Skab rekvisition	Marker forespørgselen som skal blive en rekvisition og klik Skab rekvisition. Rekvisitionen får her et løbenummer.
Åbn rekvisition	Hvis du vil komplettere rekvisitionen kan du åbne den her (eller i fanebladet Rekvisition).
Udskriv rekvisition	Rekvisitionen kan udskrives til Pdf eller sendes med fax eller e-post til leverandøren.

Ved å skabe en rekvisition på et indkøb bliver arbejdet nemmere i den fortsatte håndteringen av indkøbet; bedre opfølgning og mulighed at matche indkøbet med købsfakturaen

Hvis du har valgt alternativet Kun aktive, viser listen kun de rekvisitioner, der endnu ikke er blevet matchede med én købsfaktura.

Alle firmaets tilbudsforespørgsler og rekvisitioner findes også i lister i Økonomi: Leverandørfakturaer.

Udskrift

Under fligen Udskrift skriver du joboplysninger ud. Klik på Skriv ud, når du er færdig med selekteringen. Hvis du klikker på Gem valg, så gemmes selektering til næste gang du anvender programmet. Husk, at kun indlæste og opdaterede timer vises i udskrifterne.

Hoved	I det s. k. jobhoved findes jobbets grundoplysninger samlede, såsom oprettelsesdato, projektleder og kundeansvarlig m.m. og her findes også oplysninger om de parametre, som er blevet bestemt for jobbet.
I alt	Viser jobstatus, dvs. den samme information, der findes under fanebladet Analyse.
Detaljer honorar	Viser timerne opdelte efter dine sorteringsvalg.
Liste honorar	Viser i detalje, hvad hver medarbejder har indberettet. Kan begrænses til periode.
Vis ikke beløber	Mulighed at skjule prisen ved udskrift.
Marker akk. jobtid	Klik,hvis I bruger koden for akkumuleret jobtid og du vil se den tid markeret i listen (udskrives som kommentar)
Detaljer indkøb	Viser indkøberne opdelte efter dine sorteringsvalg
Liste indkøb	Viser detaljeret alle indkøb.
Sum indkøb uden lager	Summerer indkøb, der allerede er fakturerede eller bortjusterede.
Liste rekvisitioner	Fortegnelse over jobbets rekvisitioner.
Detaljer øvrigt	Viser alt, som er indberettet som øvrigt opdelte efter dine sorteringsvalg
Liste øvrigt	Viser detaljeret alle registrerede øvrige omkostninger
Sum øvr. uden lager	Summerer øvrigtposter, der allerede er fakturerede eller bortjusterede.
Liste fakturaer	Viser en liste på alle fakturaer som er gjort på jobbet
Fakturakladde	Viser, hvad som findes i lager for fakturering just nu. Jobbets fakturaniveau (indstilles af økonomiafdelingen) styrer, hvor detaljeret udskriften bliver. De numeriske omkostningskoder vil ikke blive udskrevet på den rigtige faktura.

Faktura

I fanen Faktura bestemmes hvad der skal faktureres og hvordan fakturaen skal se ud. Der findes forskellige måder for at forberede en faktura, neden beskrives tre forskellige måder.

1.Ny faktura – kun tekst

Fakturaunderlaget skabes i Jobs: Forespøgsel, selve faktureringen gøres siden af økonomiafdelingen. Her skal du formulere den tekst som skal vises på fakturaen og give anvisninger til dem, der skal fakturere. Det er mulig at skabe flere fakturaer på samme job

Tekst

Under fanen Tekst skabes en fakturatekst.

Skab tekst V	ælg først i menuen hvis beløbene skal gå ud fra budgetterede værdier (og i så fald, hvilket budget), eller på de beløb, som er udførte og ligger i lager. Hvis fakturaindholdet bestems i faktura- fanen kan teksten også skabes ud fra indholdet.
Detaljeringsnivå:	Vælg, hvor detaljeret specifikationen skal være pr. honorar, indkøb og øvrigt.
Delsummer	Vælg også delsummeringer for beløbene. Klik på OK for at se resultatet.

Du kan ændre forslaget ved at indføje egne rader eller delsummer og skrive nye tekster og beløber ind. Nede til højre vises en sammenstilling af beløbene og eventuel aconto som venter på afregning.

Anvisninger	Hvis beløbene skal ændres er det vigtig at forklare for økonomipersonalet hvad der er, som skal justeres, ligge igen i lagre etc. Det gør du i fetet Anvisninger nede til venstre. Det vil ikke vises på fakturaen. Under Faktureret i Analyse-fanebladet kan man siden se anvisninger pr. faktura.
Hent tekst fra gammel…	Hvis fakturaen skal ligne en tidligere faktura kan du hente tekst ind fra en gammel faktura. Teksten kan siden redigeres.
Fakturatekst færdig	Når fakturaen er færdig for at faktureres, afkryds feltet Fakturatekst færdig” i det øvre højre hjørne.
Faktureringsgebyr	Afkryds, hvis fakturaen skal påføres faktureringsgebyr. Dette forudsat, at I har indstillet sådan, at faktureringsgebyr kan bruges.
Planlagt fakturadato	Angiv evt. en dato
Udskrift	Når fakturaen er gemt, kan en testfaktura udskrives. Vælg udskriftsskabelon.

2. Ny faktura – tekst og indhold

Forbered fakturatekst og indhold i Projects: Queries. Selve faktureringen gøres siden af økonomiafdelingen. Vælg New for at skabe en faktura. Du kan skabe flere fakturaer på et job.

For at skabe tekst, følg anvisningerne under 1. Ny faktura – kun tekst, i denne manual.

For å skabe fakturaindhold, se separat manual for grafisk fakturering.

3. Ny faktura – samlefaktura

Samlefakturering indebærer at man fakturerer flere jobs på samme kunde i én faktura. For dette kræves at:

• Jobberne har samme kundekode.

• Jobbene har samme kundenummer.

• Samlefakturering er tilladt på jobberne.

• Jobberne har samme faktureringsvaluta ved udskriftstilfældet.

Åbn én af fakturaerne og vælg Fakturatype: Samlefaktura. Gå til fanen Samlefaktura og hent alle jobs, der skal være med, også den du har åbnet. I fanen Contentser du lagret fra allejobs. Vælg, hvad du vil fakturere.

Fakturakunde

Hvis jobbet har en anden faktureringsadresse än den, der findes på kunden, angives fakturakunde på jobbet. Under fanen Parametre kan kundens fakturakunde hentes op.

Noteringer

I fanebladet Noteringer kan medarbejderne skrive noteringer ind, som gælder jobbet. Noteringerne bliver markeret med navn og tidspunkt.

Klik på Ny. Du får en felt op med overskrift og noteringstekst. I sammenstillingen synes kun overskriften, men hvis du markerer en overskrift og klikker på Åbne (eller dobbeltklikker), får du hele noteringen op. Alle, som har adgang til jobbet, kan læse noteringen.

Dokument

I dokumentfanebladet kan alle jobbets dokumenter være tilgængelige. Dokumenterne lagres på den ordinære filserver og kobles via en mappestruktur til jobbet. Kontakt Kalin Setterberg for yderligere information.

Jobudskrifter

I fanen Jobudskrifter kan forskellige typer af sammenstillinger af flere jobber udskrives. Programmet modsvarer fanebladet Udskrift ved Jobforespørgsel.

Check antal træffer	Viser hvor mange jobber som overensstemmer med din selektering
Udskrift	Skriver din selektering ud
Gem valg	Selekteringen gemmes for brugeren
Master	Hvis I bruger Masterjob for jobgruppering, kan du her vælge at se jobbene i Master-rækkefølge
Status	Vælg mellem jobber med et vist status: Aktive - Jobber som er åbne for registrering Hvilende - Jobber som er blevet lukket for registrering. Hvilende job kan have et indeværende lager. Lukkede - Jobber som er lukkede og ikke har nogen lager.

Mindste lagerbeløb	Du kan vælge kun jobber med, som har et lager som overstiger et vist niveau.
Rene tidsrapporteringsjobs	Du kan vælge kun jobber, der er åbne for registrering i tidsregistrerngen,
Sortering	Rullegardinsmenu for at vælge sorteringsrækkefølge af jobbene, f eks på jobnavn, projektledere eller oprettelsesdatoer.

Rapporter

I programmet Rapporter findes nogle standardrapporter som administreres af Kalin Setterberg. Du kan også skabe egne rapporter. For yderligere information om hvordan rapporter bygges, kontakt Kalin Setterberg for en separat beskrivelse.

Skriv ut rapport

Udskriv rapporten ved at markere den og derefter klikke på Udskrift.

Til venstre gøres selve selekteringen. Det kan skille mellem selekteringsbillederne for de forskellige rapporterne - det kommer af at man kan stille ind selekteringsalternativerne når man skaber rapporten.

Summering	Du kan vælge op til tre forskellige summeringsbegreber.
Sortering	Sorteringsorden for respektive summeringsniveau. Hvis du markerer feltet Omvendt kommer tallene i omvendt rækkefølge, dvs. at de største kommer først.
Udskriftsformat	Rapporten kan udskrives i Pdf-format eller som kalkule (i Excel).
Usummere	t Hvis du vælger Ikke summeret kan du fortsætte at arbejde og gøre yderlige beregninger på rapporten i Excel.
Start	Start udskriften ved at klikke på Start.