Fakturascanning

Fremgangsmåde

Scanningsfunktionen er tilgængelig i Økonomi: Leverandørsfakturaer. Hvis brugeren skal registrere fakturadataet, bruges Manuel registrering. Der findes tre forskellige måder for at sende fakturaer til tolkning.

En er, at sende fakturaerne til tolkning via e-mail, til separate e-mailadresser for hvert selskab. Kontakt Kalin Setterberg for at få jeres adresse(r). Dette er den enkleste måde, og anbefales derfor.

Fakturaerne i mailet er nødte til at være i PDF format og må mindst have en resolution på 300 dpi. Der kan kun ligge én PDF i hvert mail. Hvis PDF:en indeholder flere fakturaer, måtte de separeres i individuelle filer. Det er mulig at sende flere individuelle filer i en mail, men ellers må mailen ikke indeholde andre ting, så som e-mailsignaturer, links, logoer, osv.

Processen er helt automatiseret. E-mail med afvigelser vil blive fanget i en manuel kontrol, hvilket leder til forsinkelse af proceduren.

Det er også mulig at uploade fakturaerne direkte i Marathon med funktionerne Scanning eller Direkteimport.

Scanning:

Velg Scanning, derefter Import. Vælg fakturaerne, der skal importeres.

De importerede fakturaer vises på den venstre side med et billede pr. side. Brug afkrydsningsfelterne vid billederne for at vælgde, hvilke som skal sendes for tolkning. ved afkrydsning får billederne nummer.

Fakturaerne kan siden sendes ind som separate fakturaer eller som én flersidig faktura hvor numrene indikerer sider. Med Gemsendes de valgte fakturaer som en flersidig faktura og Gem separate som separate fakturaer.

Direkteimport:

Vælg DIREKTIMPORT. Vælg alle filer, der skal sendes til tolkning, klik derefter på OK.

Status:

I fanebladet Ankomstregistrering findes en kolonne, der viser status for de indscannede fakturaer.

Hver sendt faktura får en post i ankomstregistreringen. Status bliver "Sendt + dagens dato". Da fakturaen er blevet returneret efter tolkning, bliver statusfeltet blankt og fakturaen er parat for videre håndtering.

Kolonnen OK:

I denne kolonne ser du resultaterne fra forskellige kontroller, bl.a. med kreditorsregistret. Kontrollerne er:

1. Kontrol hvis leverandør mangler

2. Kontrol hvis flere leverandører matcher

3. Kontrol hvis godkendere mangler

4. Kontrol hvis samme fakturanummer allerede eksisterer

5. Kontrol hvis der findes moms på en udenlandsk leverandør

6. OK (Hvis OK, er fakturaen parat for sending til godkendere)

Andre funktioner

Send for godkendelse	Sender en meddelelse til godkenderen om at hun/han har fakturaer at godkende
Skift godkendere	Mulighed for at bytte godkendere
Skift leverandør	Mulighed for at bytte leverandør
Makulér	Den valgte rad vil blive makuleret
Manuel registrering	Mulighed for at lægge ind en faktur amanuelt, uden at skulle tolkes af Kalin Setterberg.
Meddelelse	Mulighed for at skrive en meddelelse direkte på en rad og også for at læse tidligere meddelelser, der rører fakturaen. Meddelelsen kan også sendes til dine kolleger.
Mediefaktura	Fakturaen ændres til mediefaktura og sendes for tolkning i mediesystemet.

Fanebladet Fejl/påmindelser

This tab informs of possible reminders and invoices with errors. Reminders have status Reminder whereas other erroneous invoices have status Rejected.

Other functions:

Show	Shows the reminder/rejected invoice in pdf format
Confirm	Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. If you remove the check from ”Only active”, you will see all confirmed invoices.
Message	Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it.