Fakturering

This manual describes how to proceed in project invoicing. From preparation and adjusting to printing and reprinting. It also covers how to create a pre-invoice, a credit invoice, invoice in foreign currency and how to merge invoices. Also some of the most common parameters are described here.

Forberedelser

Kontrollér afstemningslisten i Jobs: Rapporter/Afstemning Tid, at alle har rapporteret sin tid. Opdatér Honorar, Indkøb og Øvrigt i: Jobs: Registrering, korrigering og opdatering, dersom I ikke har automatik opdatering.

Skab faktura

En faktura består af en fakturatekst og en omfatning (fakturaindhold); disse må balancere før fakturaen kan udskrives.

Faktureringsproceduren skiller sig lidt, afhængig type af faktura, du skal lave. Det er også afhængigt af, hvis De bruger fakturafanebladet i Job: Forespørgsel eller ikke (se separat afsnit).

Skab faktura der fakturatekst findes

Faktureringen gøres i FanJob: Fakturering og justering Fanebladet Fakturaer lyser rødt hvornår én eller flere fakturatekster findes, der er skabte i Job: Forespørgsel, eller for så vidt der findes fakturaer på et job, der ikke er blevet udskrevet.

Gå ind på fanen Fakturaer, markér en faktura og vælg Åbn.

Indhold

Velg "faktura" som fakturasort. Åbn fanebladet Indhold for at skulel se, hvad der findes i jobbets lager for honorar, indkøb og øvrigt. Markér de linier som skal indgå i fakturaen. Det er mulig at fordybe sig på de enkelte linier. Hele lagerbeløbet på den linien flyttes da til feltet Denne fakt. Hvis ikke alt skal faktureres, er der mulighed at delfakturere. Markér da linien og klik Ændr beløb. Udfyld det beløb som skal faktureres. Du kan fordybe dig på medarbejder, kategori, kode og periode.

Afkryds alle	Markerer alle linier og flytter beløberne til feltet Denne fakt.
Fjern kryds fra alle	Afmarkerer alle rader.
Ændre beløb	Gem beløber i lager igen ved at sænke beløbet. Angiv beløbet, der skal faktureres, resterende beløb bliver igen i lagret.
Forskudsfakturering	Anvendes kun hvis såkaldt forskudsfakturering er tilladt (parameterindstilling). Angiv koden for forskudsfakturering, hvis den ikke er indstillet i forvejen og beløb, der skal faktureres.

Justering

Mulige justeringer foretages af det oparbejdede lager for at få lagerniveauerne at stemme overens med hvad der skal faktureres.

Hvis du er inde i en faktura, klik på Justér. Hvis du står i joblisten, vælg Ny justering. Gør derefter ifølge neden; baseret på hvis der findes lager at justere eller ikke.

Fordybelse

Du kan ændre på summeringerne og fordybe dig i enkelte linier med dobbeltklik. På den måde kan du vælge, det du vil justere i tilfælde at du ikke ønsker en proportionel justering.

Ændre beløb	Markér en linie og klik på Ændre beløb. Angiv det beløb (+/-) der skal justeres eller udfyld det beløb der skal blive igen i lager på linien Lager. Markér flere linier, hvis justeringen skal gøres proportionelt mod den værdi, der findes i lager/registreret. Dit valg påvirker beløb at justere på underliggende niveauer.
Ny	Om det inte finns något i lager eller registrerat på projektet, eller om en justering ska riktas mot något annat än lager/registrerat, används Ny för att göra en justering. Fyll i Medarbetare, Kod, Period och Belopp.
Kommentar	Mulighed for at skrive en justeringskommentar.
Regnskabsdato	Obligatorisk oplysning.

Justering uden lager eller registreret

Ny	Hvis der hverken findes lager eller registreret på et job – eller hvis justeringen skal pege på andet end lager/registreret, brug NY for at gøre en justering. Angiv Medarbejder, Kode, Periode og Beløb.
Kommentar	Mulighed for at skrive en kommentar til justeringen.
Regnskabsdato	Obligatoriskt felt for justeringer.

Registreret	Hvad som er registreret på jobbet.
Justeret	Viser justeret i alt på jobbet.
Lager 1	Viser registreret og opjusteret og endnu ikke faktureret.
Faktureret	Viser hvad som er faktureret på jobbet.
Ikke opdateret	Beløber, der er med i skabte, men ikke udskrevne fakturaer.
Lager 2	Lager 1 minus Ikke opdateret.
Justering	Viser hvis der findes nogen ny justering som ikke er gemt.

Udskrift faktura

Klik på Gem, når indholdet og teksten er færdigbehandlede. Du kommer da til fanen Fakturaer. Vælg Udskrift. Markér flere fakturaer med Ctrl- tasten hvis du vil udskrive flere på én gang.

Prøveudskrift	Lav en prøveudskrift for at se, at fakturaen er OK.
Fakt. Dato	Dagens dato foreslås. Ved udskrift af flere fakturaer foreslås den seneste fakturaens dato.
Forf. dato	Forfaldsdato hentes fra jobbet men kan skrives over.
Bogføringsdato	Dagens dato foreslås. Ved udskrift af flere fakturaer foreslås den seneste fakturaens dato.
Generel fakturatekst	Her kan tekst skrives ind. Kommer på alle fakturaer, hvis du skriver flere ud.
Udskriftsskabelon	Vælg firmaets skabelon

Skab faktura uden færdig tekst

Gå til Jobs: Fakturering og justering. Gå enten til fanen Fakturaer og vælg Ny for at skabe en ny faktura. Ellers kan du føre et udvalg i fanen Job:

Mindste lagerbeløb.	Lagret kan begrænses til et mindste beløb.
Lager 2	Viser lagret i alt minus det beløb, som er initieret i andre fakturaer.
Status	Projektets status, vælg mellem alle, aktive, faktura initieret, aconto initieret, samlefaktura initieret.
Fakturaer findes	Vælg mellem ingen, påbegyndte og færdige.
Lukkes	Viser jobs, mærket med Lukkes i Job: Forespørgsel. (Lukkes anvendes af projektledere for at meddele økonomiafdelingen at jobbet er parat til at lukkes.)

Vælg kolonner, der skal vises i joblisten ved at klikke på symbolet > i længst til højre (gemmes på brugeren).

Vis job	Link til analysebilledet i Job: Forespørgsel/Kunde- og Jobanalyse. Under fanen Basisoplysninger kan du ændre på joboplysninger.
Prøvefaktura	Viser på en fakturaudskrift, hvad der ligger i lager på jobbet.
Ny justering	Mulige justeringer foretages af det oparbejdede lager for at få lagerniveauerne at stemme overens med hvad der skal faktureres
Ny faktura	Her påbegyndes arbejdet med en ny faktura for så vidt fakturatekst ikke er skabt i Kunde og Job.
Ændre status	Luk, hvil eller aktivér job. Lagerniveauet må være 0 før et job kan lukkes. Der får heller ikke findes uafregnet aconto eller tid/indkøb, der ikke er opdateret.

Vælg Ny faktura for at skabe en ny faktura. Følg beskrivelsen om Indhold og Justering,og skab en fakturatekst med hjælp af beskrivelsen neden.

Tekst

Skriv enten egen tekst og beløb ind, eller brug et tekstforslag. Forslaget kan ændres. Egne linier kan tillægges, subtotaler kan laves og nye tekster og beløb kan skrives ind.

Skab tekst	Vælg Skab tekst for at hente det lager ind, der findes på jobbet, eller for at skabe en faktura ud fra budget.

I menuen vælges først hvorvidt beløbene skal baseres på budgetterede værdier (og i så fald hvilket budget) eller på beløber i lager. Du kan også vælge hvis fakturaen skal baseres på beløbene under indhold.

Detaljeringsniveau	Her bestemmes på hvilken måde fakturaen skal specificeres vedrørende honorar, indkøb og øvrigt. Bestem også hvis beløbene skal delsummeres. Vælg OK for at se resultatet.
Delsummer	Vælg evt. subtotaler/delsummer for beløbene.
Hent tekst	I det tilfælde, fakturaen ligner på en tidligere faktura, kan teksten fra den tidligere fakturaen hentes ind og derefter måske endnu korrigeres.
Anvisning	Anvisningen vises ikke på fakturaen, men kan ses i Kunde- og Jobanalysen i Jobs: Forespørgsler, pr. enkelt faktura.
Faktureringsgebyr	Hvis fakturagebyr er indstillet afkrydses fakturaen forudsat at det skal debiteres på denne faktura.

Skab acontofaktura

Under fanebladet Aconto kan et beløb, der skal forskudsfaktureres, registreres som indhold. Udfyld beløb at fakturere i kolonnen Denne fakt. Aconto kan faktureres sammen med beløber fra lager i en og samme faktura.

Hvis aconto opdelt på honorar, indkøb og øvrigt er indstillet i parametrene, bliver de opdelte. Opdelingen må siden vises i rapporter.

Acontoafregning	Gå ind under fanen Aconto og udfyld beløb, som skal afregnes eller vælg Afregn alt. Under fanerne Honorar, Indkøb og Øvrigt angives det, der acontoen skal afregnes imod, med samme fremgangsmåde som ved ordinær fakturering.

Skab samlefaktura

Samlefakturering indebærer, at man fakturerer flere jobs på samme kunde i én faktura. For at dette skal fungere kræves:

• At jobbene har samme kundekode.

• At jobbene har samme kundenummer.

• At samlefakturering er tilladt på jobbene.

• At jobbene har samme faktureringsadresse ved tidspunktet for udskrift.

• At jobbene har samme momskode.

Gå ind på ét af jobbene, der skal indgå i samlefakturaen og vælg fakturasort: Samlefaktura i fanen Samlefaktura. Hent derefter de jobs op, der indgår i fakturaen, inklusive jobbet, du er inde på, under fanen Samlefaktura. Under Indhold findes nu jobbenes lager og du kan angive, hvad der skal faktureres. Klik på Fordybning for at skulle se de forskellige jobbenes indhold

Notér, at eventuelle justeringer må foretages på de indgående jobbene før de lægges ind som samlefaktura. For at gøre en justering, markér jobbet i søgelisten i fanen Job, og vælg Ny justering.

Slå sammen fakturaer

Et alternativ til samlefakturering er, at fakturaerne gøres hver for sig, for at siden slås sammen. Denne metode passer godt da fx forskudsfakturering er i gang eller da projektlederne skaber sine fakturatekster i Jobs: Forespørgsel Kunde- og jobanalyse, hvilket gør, at samlefakturering ikke kan bruges. Fremgangsmåden er samme som for ordinære fakturaer (se tidligere afsnit). Hvornår alle fakturaer er færdige, markér dem og klik på Slå sammen. Opgiv det job, de skal slås sammen til. I fanen Tekst har det nu skabets en sektion for hvert job, med jobkode og benævnelse som overskrift for hver sektion. Teksten kan redigeres.

Fakturaer i udenlandsk valuta

Fakturavalutaen kan vælges på jobbet i System: Basisregister/JOB/Kunder og jobs, fanebladet Fakturering. Valutakursen opdateres i System: Basisregister/Generelt/Valutaer På selve fakturaer angives kun fakturateksten i den udenlandske valuta. Indholdet er altid angivet i selskabets basisvaluta. Marathon omregner beløbene i følge dagens valutakurs. På fakturaen vises beløbene på forskellige måder afhengig fanebladet, du er i. I fanebladet Tekst vises beløbene i det øvre højre hjørne i faktureringsvalutaen. Ifanebladene for fakturaindhold/honorar, indkøb, øvrigt eller aconto vises alle beløb i basisvalutaen. Mindre differencer mellem tekst og indhold er tilladt på fakturaer mi udenlandsk valuta, fordi valutakursen kan variere fra en dag til en anden. Parameteren for differencestørrelsen findes i System: Basisregister/JOB/Parametre fane Fakturering og hedder "Maks. valutadiff på udenlandsk fakturatekst"

Parametre

Krediterer

Her kan du angive et kreditnotanummer som reference på en faktura.

Fakturakunde

Hvis jobbet har en anden faktureringsadresse end hvad der er angivet på kunden, kan du ha brug for en "fakturakunde". Fakturakunde kan hentes fra fanebladet Parametre på jobbet. Fakturakunder oprettes i System: Basisregister/JOB/Fakturakunder og får et eget kundenummer i debitorsregistret.

Periode

Hvis du vil fordele honorar, indkøb og øvrigt kan du vælge en periode i fanebladet Parametre. NB! Der måtet være en konto for periodiseringer angivet i System: Basisregister/JOB/Parametre, under fanen fakturering.

Faktureringsgebyr

Dersom I bruger faktureringsgebyr, afkryds feltet for att der skulle lægges til gebyr på denne faktura.

Referencenummer

Referencenummer hentes fra jobbet men kan ændres på enkelte fakturaer.

Genudskrift faktura

Under fanen Udskrevne fakturaer kan genudskrift af fakturaer foretages.

Kun egne	Viser fakturaer, du (den indloggede bruger) har udskrevet.
Gruppe	Vælg gruppe, hvis kun én vis gruppes fakturaer skal vises.
Udskrift	Foretager genudskrift på valgt faktura.

Vælg i dropmenuen, hvilke fakturaer der skal vises efter udskriftsdato. Feltet Hurtigsøg kan bruges for fritekstsøgning.

Kreditér faktura

Fakturaer krediteres under fanen Udskrevne fakturaer. Hent fakturaen op og klikk på Kreditér. En ny faktura, lige som den oprindelige skabes, men i kredit.

Vælg hvis du vil udskrive en prøveudskrift. Dagens dato foreslås som dato for kreditfakturaen, men den kan ændres. Opgiv udskriftsskabelon og OK.