Kvittning av konton

Kvittning av konton används för att kvitta transaktioner i bokföringen, för att se enbart aktiva transaktioner och se kontosaldot.

Allmänt

Syftet med funktionen är att kunna se vilka transaktioner på ett konto som utgör kontosaldot. Det består av två delar. Först matchar du transaktioner som kan kvittas mot varandra. Matchningen görs per ett visst datum. Därefter kan funktionen användas som kontospecifikation där du kan välja att se endast omatchade transaktioner per ett visst datum. UB/saldot per konto kommer att vara detsamma oavsett om man väljer att se alla transaktioner eller endast omatchade. Skillnaden blir bara att du med valet omatchade slipper se transaktioner som är matchade och därför inte längre är ”öppna” transaktioner på kontot. Som exempel kan du vilja matcha transaktioner på konto för fordringar anställda där du dels har en transaktion för en utbetalning till en anställd och dels de utlägg som medarbetaren registrerat. När hela förskottet är använt och du har matchat utlägg mot den transaktionen så att restbeloppet = 0 kommer du inte längre att se den transaktionen i kontospecifikationen per datum efter den sista matchningen. Du kommer också att kunna se hur mycket av förskottet som är öppet per ett visst datum eftersom du kontinuerligt matchar utläggen som registreras. Funktionen kan användas för vilka konton som helst. Matchningen påverkar inte bokföringen förutom när man matchar belopp som inte tar ut varandra och för matchning av transaktioner mellan olika underkonton (XXXX1 – XXXX09). Funktionen ligger under Ekonomi: Kvittning av konton

Då funktionen tittar tillbaka till tidigare år finns möjlighet att i Basregister: Allmänt/Företagsspecifika parametrar ange första bokföringsår dvs fr o m när transaktioner ska komma med i kvittningen.

Urval

Per datum är obligatoriskt att ange. Om du i nästa steg kommer att göra en matchning av transaktioner föreslås datumet här som datum för matchning. Det går att välja antingen ett Konto eller blankt för alla konton. Väljer du ett konto med underkonton tar urvalet med även underkonton. (Ex urval på 2420 tar med även 242001-242009). Det går också att göra urval på Kostnadsställe. Genom att göra urval på matchningsstatus kan du välja om du vill se Alla transaktioner per datumet ovan, bara matchade eller bara omatchade. Är du inne i funktionen för att matcha transaktioner eller vill se den rensade kontospecifikationen för ett konto vill du ta med bara Okvittade. Har du transaktioner som har matchats felaktigt kan du vilja skriva ut listan bara för Kvittade. Det går också att göra urval på Belopp. Det är absolutbeloppet som avses. Urval på 1 000 – 1 000 tar alltså med transaktioner på 1 000 både i debet och kredit.

Lista över transaktioner

Lista visar alla transaktioner enligt urvalet på föregående bild. Listan innehåller mer eller mindre samma kolumner som finns i Huvudbok/Kontospecifikation men med ytterligare kolumner som rör själva matchningen. Absolutbelopp visar transaktionens absolutbelopp och är till för att kunna sortera på transaktioner med samma belopp men med teckenvändning. Kvittat belopp visar hur mycket som redan är kvittat på transaktionen per datumet du sökt på. Återstående belopp visar transaktionens ursprungliga belopp minus det som redan har matchats per datumet du valt – alltså så mycket som finns kvar att matcha mot. Kvittnings-ID och Kvittningsdatum visar ID och datum för tidigare gjorda matchningar.

Matcha transaktioner

För att matcha transaktioner markerar du två eller flera radera i listan och trycker på CLEAR. Bara transaktioner som ligger på samma huvudkonto och på samma kostnadsställe samt kostnadsbärare får matchas.

Alla transaktioner du har valt att matcha visas i en tabell med tre kolumner.

Belopp är transaktionens ursprungliga belopp, Återstående är omatchat belopp per datumet du sökt på och Matcha belopp är till för att ange hur mycket du vill matcha från respektive transaktion. Här föreslås att du vill matcha hela det återstående beloppet för varje transaktion men beloppet kan ändras för Delmatchning.

Matchningsdatum föreslås till samma datum som Per datum i urvalet men kan ändras. Matchnings-ID väljs automatiskt av Marathon och kan inte ändras. Det finns fyra situationer för matchning med lite olika hanteringsmetoder.

1. Enkel matchning
2. Delmatchning
3. Matchning med restbelopp
4. Matchning mellan underkonton

Enkel matchning

Enkel matchning är när hela det återstående beloppet för två eller flera transaktioner som ska matchas totalt = 0. Till exempel en debet- och en kredittransaktion som matchas mot varandra.

I det här fallet behöver du inte göra något mer än att trycka på SPARA.

Delmatchning

Delmatchning används om du vill matcha något annat belopp än återstående belopp på en eller flera transaktioner men där matchningen totalt fortfarande = 0. Till exempel om du har en debettransaktion på 8 000 SEK och en kredittransaktion på 10 000 SEK och vill matcha hela debettransaktionen på 8 000 SEK mot 8 000 SEK av kredittransaktionens 10 000. I det här fallet behöver du manuellt ändra belopp för kredittransaktionen i kolumnen Matcha belopp till -8 000, eftersom det föreslagna beloppet att matcha är hela det återstående beloppet.

Matchning med restbelopp

För matchning av transaktioner där totalbeloppet inte =0 kan du göra en clearing med restbelopp. Det är främst tänkt för matchning av poster som nästan tar ut varandra och du inte behöver hantera den lilla återstående differensen. Till exempel om du vill rensa en debettransaktion på 1 000 SEK mot en kredittransaktion på 999. Det skulle ju manuellt gå att lösa genom att bokföra in 1 i debet på kontot och 1 i kredit på något diffkonto och därefter matcha de tre transaktionerna med ett restbelopp på 0. Funktionen för matchning med restbelopp gör egentligen precis detta men du slipper alltså göra bokföringen manuellt. Eftersom det totalt matchade beloppet per konto alltid behöver vara = 0 per ett visst datum (annars skulle den utgående balansen kunna skilja sig mellan Alla transaktioner och Endast omatchade) behöver Marathon - för att kunna matcha 1 000 mot 999 - skapa en ny verifikation med differensen i debet / kredit på det ursprungliga kontot och med motkontering på ett specifikt konto för avvikelser. Den nya transaktionen på det ursprungliga kontot matchas automatiskt och den nya transaktionen på det specifika kontot för avvikelser kommer att förbli omatchat. Denna metod säkerställer att totalt matchat belopp alltid = 0. Den nya verifikationen registreras i verifikationsserie BO om inte annan serie har valts för kvittning under Basregister: BOK/Parametrar flik Registrering.

Matchning mellan underkonton

Generellt tillåts inte matchning mellan konton. Undantaget är om matchningen är mellan två underkonton på samma huvudkonto. Till exempel mellan 24901 och 24903. Om du matchar transaktioner mellan två underkonton kommer Marathon först att skapa en ny verifikation som vänder beloppet på alla transaktioner som matchas. Alla transaktioner – både de ursprungliga och vändningarna – matchas sedan automatiskt. Tänk på att matchning mellan 6-ställiga med ändelse 1-9 påverkar momsgrundande belopp. Sådana matchningar bör alltså ej göras. Den nya verifikationen registreras på verifikationsserie vald i parametrarna (om ingen vald blir det BO) och får samma bokföringsdatum som matchningsdatum

Vända en matchning

Om en matchning görs felaktig kan den ångras. Ångringen gör en ny matchning med teckenvändning. Om du vill ångra en matchning markerar du en transaktion i listan och trycker på ÖPPNA. Alla gjorda matchningar på transaktionen visas i en tabell. Markera en matchningspostrad och tryck på VÄND MATCHNING. Tabellen visar nu alla transaktioner som ingår i matchningen som vänds och därmed kommer att påverkas av vändningen. Välj matchningsdatum och tryck på SPARA.